档案管理现代化的探讨

档案管理现代化的探讨
引言
在新的经济和科技形式下，推进档案管理的现代化已经是大势所趋，它不仅能够满足档案管理自身的需要，也能够加强对档案的保护和利用。

但是，由于现代化的档案管理模式还不成熟，在运行过程中还存在着各种各样的问题，所以，在此情况下，要运用合理的方法，加强档案管理的现代化水平。

一、檔案管理现代化概述
首先，现代化的管理思想。

现代化的管理思想就是在档案管理中要做到与时俱进，及时更新档案管理的现代化管理理念，用现代化的管理思想和方法来武装自已，加强对现代化档案管理的认识。

其次，现代化的管理人才。

现代化的管理人才就是能够熟练掌握和使用各种现代化的科学技术和管理技能的专业人员，是档案管理实现代化的重要保证。

因此，档案管理人员必须要努力学习和掌握各相关学科的知识，而档案管理单位也要加强对现代化新型管理人才的引进和培养。

再次，现代化的管理方法。

现代化的管理方法主要就是通过建立健全各种规章制度，对档案管理实行现代化的管理，这是档案管理现代化的重要部分和集中体现。

最后，现代化的管理手段。

这是档案管理实现现代化管理的主要标志，主要就是在档案管理工作中，通过加大对现代化管理设备和管理软件的使用，提升档案管理的现代化水平。

二、档案管理现代化重要性
1、档案管理现代化可以拓展档案工作的服务领域
档案管理归根结底是信息资源的管理。

信息资源的社会价值在于开发利用，开发利用的效果取决于开发的时效和利用的广泛程度。

相比较而言，现代化管理手段储存的各种信息，为档案信息资源的开发利用创造了条件。

可以将档案信息资源合理配置，科学管理，使其实现数字化、标准化、系统化、网络化，以满足社会各方面对档案信息的需要，并能产生更广泛的社会效益。

特别是计算机网络技术的产生与发展，使档案信息能超越时间、空间、机构等因素提供资讯。

建立
档案信息网站，将其联入互联网或公众信息网，不仅能实现档案部门间的信息交流和资源共享，而且能够拓展档案利用服务的范围：从封闭的机要服务转向开放服务；从为单纯为本领域服务扩展到为全社会服务。

2、档案管理现代化是自身发展的需要
档案工作自身要发展，仅靠传统的管理方式，已不能适应信息社会对档案信息资源的需求。

因此，档案工作必须走现代化管理的道路。

档案管理现代化，离不开电子计算机为主的现代科学技术，如自动标引、光盘存储、多媒体技术、人工智能、超文本等高新技术在档案管理中将得到普遍应用。

只有以现代化的管理方式和手段来提高档案管理的效率与质量，档案工作才能获得应有的地位，档案事业本身才能有发展的前途。

因此，档案管理现代化是适应档案工作自身发展需要的重要举措。

3、档案现代化管理可以增加信息存储量档案现代化管理可以极大地增加信息的存储量，其中包括两个方面：一是在存储的范围上，二是存储的数量上。

在传统档案中，纸质载体的文件一般只能记录文字、图形、图表等信息。

随着科学技术的不断发展，特别是缩微技术、扫描技术、光盘技术的广泛利用，大大增加了档案信息的存储量，存储密度比纸质档案高出许多倍，电子文件可以在一份文档里同时记录文字、图形、图表、声音、动画等各种媒体信息。

这样利用很小的空间就可以保存大量的信息，而且开发利用的速度快。

具有直观性、选择性、易操作性。

三、实现档案管理现代化的有关措施
1、更新观念，增强档案管理现代化意识
在实现档案管理现代化的过程中，首先是提高领导干部的认识，他们握着地区或单位档案工作现代化管理的命运与前途。

其次档案工作人员也要牢固树立依靠科技进步和科学管理的观念，建立与时代合拍的档案意识，克服对档案管理现代化的片面认识，切实转变计划经济时代形成的对档案重管理轻利用、等客上门、封闭保守等思想观念，实现档案管理的被动式服务为主动式服务，将封闭式服务转化为开放式服务，进而有计划、有步骤积极而稳妥地开展档案现代化建设。

2、加强档案人员的培养，提高业务能力
要牢固树立人才资源是第一资源的思想，抓好档案人才的培养，不断提高档案人员的自身素质，以人才资源开发推动档案现代化的进程。

首先要提高档案工
作人员的基础素质，树立标准意识，因为档案人员的标准意识如何，决定了档案基础业务工作的质量。

其次加强对信息技术应用能力的培训，学习与档案信息化相关的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识、外语知识等，从理论和实践上认真解决档案专业与各种现代化管理专业相结合的问题，提高档案工作人员的业务素质，以满足档案信息化发展的需要。

3、推行规范化、标准化、信息化的档案管理
在档案管理领域的标准化、规范化，需要档案事业主管机关会同标准化主管机关或部门共同协调完成。

制定标准化档案管理的相关原则、工作模式、评价方法等，是完成档案管理标准化建设的基础和保障。

相关单位及部门要确定出科学、统一的工作规范、技术规范，同时加强监督作用保证其贯彻落实并执行。

保证档案管理的规范化、标准化是实现档案管理现代化的基础。

因此，应该尽快实现档案管理工作的标准化。

首先，要求技术方法的规范和统一；其次，要求设备、设施的规范化。

规范化、标准化管理的最终目的是确保档案保管及利用价值，因此，管理者要实现档案管理的最大化，同时使检索利用档案信息更加便捷。

信息化是知识经济时代的主要特征，也是加快档案管理现代化进程的有效途径。

信息管理只有借助信息化存储和数字化的处理才能真正复合现代社会的要求，因此，必须促进信息化在档案管理中的应用。

档案工作中要积极计算机技术和信息化管理手段，从而提高档案整理、编目、检索等工作的效率。

4、加快硬件设施建设，实现装备和技术的现代化
这是实现档案管理现代化的物质基础和保障。

要及时配备档案管理现代化所必有的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，要充分发挥现代科技、缩微技术在档案管理中的作用，加速实用、通用软件的研制，加快档案信息数字化处理步伐。

为此，各级政府应加大财政投入的力度，档案部门应努力提高自身的工作水平，争取更多的经费支持；同时，档案部门要充分利用存有大量档案资源的自身优势，挖掘各方面潜力，重点加强档案的提供利用工作，及时开发出丰富的档案信息以满足社会各界的需要，将各类档案的潜在价值转化为经济效益。

而现代化技术及手段在档案部门的广泛运用，又将为档案工作注入新的活力，将极大地提高档案利用工作的水平，创造出更为可观的社会效益和经济效益，为档案工作现代化的继续发展提供有力保证。

四、结束语
总之，档案管理现代化是一项复杂的系统工程，要充分调动各方面的积极性，相互配合，共同努力，使档案工作形成一个科学、完整、合理的现代化管理体系，真正实现档案管理的智能化、自动化、提高档案管理的整体水平。