物资部制度及工作流程

物资部制度及工作流程
物资部是公司主营业务部门之一，主要通过投标等形式为电厂等企业提供物资供应及相关服务。

第一部分、工作内容及流程
部门主要工作有：项目询价、投标、采购合同谈判及签订、货物及发票的跟踪、验货、送货及相关手续、发票递交、催收账款等。

一、项目关注：
通过招标平台等途径，寻找适合公司业务的项目。

（一）每天不少于两次（上午、下午至少各一次）登录平台，寻找项目。

（二）找到适合自己项目后，应立即开展询价工作。

（市场上先询价的，可能会有价格优势）（三）目前实行，谁先询价，项目归谁的原则。

应及时与同事交流，避免重复询价。

（四）适合公司但自己无法完成的项目，应及时与同事沟通交流或咨询主管。

二、项目询价及比价：
通过线上、线下等渠道，货比三家，进行询价、比价工作，并用表格整理出比价单。

（一）询价前需要做的工作：
1、招标文件保存：建立文件夹，注明时间、项目名称，将“供应商报价表”及“采购文件”下载保存至文件夹中。

2、研读招标文件：仔细研读招标需求，重点关注产品型号、货期、技术要求、是否品牌厂家指定、是否需要安装服务等要素。

3、产品名称及型号确定：产品名称及型号优先以备注或附件为准。

4、产品学习：对于不清楚的产品和型号应提前自学，以便询价更专业。

（二）询价原则：
货比三家原则、新供应商进入原则、质优价低原则、维护长期合作的老供应商原则。

（三）询价过程中需要注意的问题：
1、规格型号：替代型号要注意产品的安装尺寸、差异等问题。

2、单价：注意单价是否含税、是否含运费。

3、发票：确定是否含发票，含几个点的发票，发票寄送时间。

4、送货方式：询价前先搞清送货地址为哪里，是直接送到电厂还是送到公司。

确定货物是送货上门还是自提。

了解大致的发货时间及到货时间。

5、货期：询价时，一定要询问货期。

货期一般指从公司下单到其发货的时间。

6、品牌、生产厂家：询价时，需要确定产品的品牌及生产厂家。

7、厂家筛选：利用“企查查”辨别公司实力。

注册资金过少、成立时间过短（三年以内）、官司较多的企业，一般不建议使用。

8、正品：采购某些关键产品时甲方强调要求必须是正品，我们在询价时一定要问清供货商产品的真伪，搞清是正品还是高仿等情况。

9、各种文件证明：部分产品客户要求较高，需要询问相关授权、合格证、业绩证明、检测报告、报关单等各类资质证明文件是否能够提供。

（四）询价后工作:
1、结果登记：按公司表格要求做好询价结果的登记工作，并在下班前上传至公司QQ群中。

2、资料整理：将询价过程中重要的信息保存至文件夹中归档。

3、供货商管理：做好供货商信息的登记工作，方便日后再次联系。

4、跟踪结果：跟踪此次询价是否投标，是否中标。

5、学习总结：在询价过程中学习到的相关知识进行及时总结记录，提升个人业务能力。

部门会议上大家互相学习交流。

三、投标：
由专门投标人员，根据比价确认单，综合考虑公司利润、税费、市场行情、关系等进行投标。

（一）根据比价单选取质优价低的供应商。

（二）投标时间不应过早，接近投标截止日期为宜。

（三）制作“投标报价单”，综合考虑利润等因素，注明货期、品牌或厂家等相关信息。

四、中标：
（一）开标后客户会以电话等形式通知，是否采购以客户物资部门通知为准。

（二）个别复杂产品，客户会让先与其专工进行沟通，沟通确认产品无误后，方会通知公司中标采购。

（三）中标后及时登记中标项目台账，并发至公司群中。

（四）中标后及时整理相关资料，包括电子版和纸质版。

五、采购：
（一）采购时间：客户电话通知公司采购后方可采购。

（二）采购方式：与厂家签订合同对公付款（一般含专票的货物都需要签合同对公付款）。

无须对公的小额物资可以自己先行购买，后凭票据报销。

（三）合同签订：根据之前询价的内容，进行合同的谈判与签订，合同签订注意事项如下：
1、优先采用公司制式合同，若对方拒绝，通过谈判也可采用对方合同。

2、合同需要特别注意的约定：价格含税；发货时间；运费、收货地点；正品保证；付款方式。

3、合同制作好后，认真审核双方公司的税号、银行账号等基本信息。

4、合同打印后盖章扫描，将扫描件归档。

合同专用章盖于本公司的名称中间，两页及以上的合同需盖骑缝章。

（四）付款与跟踪：
1、合同签订后，填写付款申请单，申请单需注明项目名称、付款方式等。

2、将合同置于付款申请单之后，经办人签字、主管领导审核签字、财务审核签字。

3、付款后，制作“项目跟踪表”。

4、货物跟踪，敦促供应商按时发货，及时跟踪货物流信息保证按时到货。

5、发票跟踪，敦促供应商按要求、按时开具发票，发票到公司后交由财务。

六、验货：
（一）货物送到后，拆开包装，对货物进行数量、质量、规格型号的检查，防止货不对板。

（二）检查包装里是否有发票、收据、资质证明等资料。

（三）如有问题，及时与供应商联系。

七、送货与发票递交：
（一）打印手续：根据客户要求，打印相关送货手续，各厂手续详见《送货手续》。

（二）检查货物：送货前，再次核对货物的数量、规格型号等。

在货物中放一张公司名片，增加曝光度。

（三）进厂注意事项：在门卫处登记，若进厂区，需符合厂区管理规范。

（安全帽，长衣长袖）（四）送货手续：货物送完后，将相关手续文件带回公司保存，若个别没签字应持续跟踪。

（五）人际关系：送货时会接触很多客户的相关人员，处理好人际关系，方便日后工作。

（六）发票递交：打印发票回执单，将发票装入发票袋中避免折损，收票人应在发票回执单上签字确认，最后将回执单带回公司交由财务。

八、回款：
（一）追踪客户的发票进展情况，确保按时交由对方财务挂账。

（二）持续跟踪回款情况，若发生延期，应及时解决或与领导汇报沟通。

第二部分、部门员工管理
一、员工招聘、试用及转正：
（一）员工招聘及面试：
1、招聘计划：由部门主管根据业务发展需要提出招聘计划，总经理同意后方可招聘。

编写岗位职责等信息交由人事进行招聘。

2、面试：人事负责应聘者的前期接待及初步面试，通过后由部门主管进行后续面试。

（二）员工试用及转正：
1、试用期：1-2个月，最少1个月，最多2个月。

2、试用培训：由部门主管负责，初期培训主要内容“部门管理制度及流程、各厂送货手续、各类部门常用表格、基本话术技巧”。

3、转正：试用期内每月至少成交1单或试用期内成交总金额大于等于8000元+主管综合评定。

4、试用期提成奖励：试用期员工的部门提成奖励按正常的50%发放。

（三）员工日常工作：
1、编制比价单，每天上传。

2、电脑资料按要求分类整理，时常备份。

3、供应商管理。

4、客户通讯录整理。

5、中标项目跟踪表。

6、产品、型号学习交流。

7、话术整理及学习交流。

8、每周至少一次的部门会议。

三、员工提成奖励办法。