Excel在会计电算化中的应用

Excel在会计电算化中的应用
1.背景
随着企业信息化进程的不断推进,使企业财务从业人员的计算机应用能力也在不断提高,会计电算化已经被人们所接受。

为了使会计电算化满足目前会计工作的要求,需要使用到Excel的具体操作,使会计电算化得到完善,并且满足人们日常会计工作的需求。

Excel作为MicroSoft公司开发的办公软件Office中的一员,集表格计算、图形显示和数据管理功能与一体,是目前市场上最优秀的电子表格软件,并且由于其拥有强大的数据处理和分析功能,被财经管理人员公认为卓越的信息分析和信息处理软件。

Excel具有以下特点和功能：（1）强大的表格处理功能；（2）绘图和图表制作功能；（3）丰富的应用函数；（4）支持数学模型,为用户提供数据分析工具和决策支持功能；（5）宏功能；（6）共享数据与Internet功能。

2.我国会计电算化的特点
中国现有的会计电算化仍处于较低水平,具体体现在：首先,人们对会计电算化的认识是不够的。

第二,会计电算化员工的专业技能需要改进。

第三,会计软件的约束限制了我国会计电算化事业发展。

最后,会计电算化无法实现信息资源的充分共享。

所有这些方面都严重阻碍了我国会计电算化普及。

3.Excel在会计核算中的应用实例
（1）在excel 的工作薄会计报表中的凭证输入表中分别选择单元格A1：G1、A3：B3、C3：E3、A2：G2,单击合并单元格。

（2）在表格中输入内容,并选中单元格区域A3：G9,选择格式单元格菜单命令,在弹出的单元格格式对齐方式中选择居中。

（3）对表名、内容的字体进行设置,并适当的调整表格的高度和宽度,是文字全部显示出来。

选中 F5：G18 单元格,在格式单元格菜单命令,在弹出的对话框中设置数值选项卡,在分类框中设置会计专用,在小数位数中选择 2,在货币符号中选择￥,并确定。

（4）设置表格边框。

在 A3：G9 单元格中的格式单元格单元格格式边框的选项卡中,设置相应的边框。

（5）借方合计=F5+F6+F7+F8+=F18；贷方合计=G5+G6+G7+G8+=G186。

通过以上步骤即可制作出需要表格。

4.Excel在会计电算化中的模块实例
（1）创建图表
打开工作薄,进入新建工作表,选中需要生成图表的数据区域。

单击常用工具栏上的图表向导按钮。

或者选择菜单插入图表命令。

打开图表向导对话框。

默认图表类型为柱形图和子图表类型,单击下方的按下不放可查看示例按钮,可以看到将得到的图表外观的预览。

直接单击完成按钮,将在当前工作表中得到生成的图表。

（2）数据的排序与分类汇总
财务人员可以利用Excel 软件的排序功能,依据数据表的一个或多个字段进行升序或降序排列,甚至自定义序列排序。

Excel软件在
财务分析中的主要作用是进行分类汇总,通过分类汇总,可以得到财务中诸如小计或总计的汇总数据,并且可实现数据的分级显示。

（3）图表数据和图表类型的修改
进入一个已经创建好的图表,可用鼠标单击图表边缘,图表的四周会出现八个黑色的小方块,表示选中了图表。

这时单击鼠标右键,在弹出的菜单中选择图表类型命令（也可以选择菜单图表图表类型命令）,打开图表类型对话框。

在这里选择需要的图表类型和子类型,单击确定按钮完成修改。

（4）使用数据标签
用鼠标右键单击空白图表区域,然后在快捷菜单上选择图表选项命令。

或者先选中图表区,然后选择菜单图表图表选项命令。

打开图表选项对话框。

进入数据标志选项卡,勾选值复选框,可以在右边的预览框中查看具体效果。

单击确定按钮后,返回Excel编辑窗口,选中数值轴,按下键盘delete,即可删除数值轴。

如果删去了数值轴,那么一定要把值数据标签显示出来,不然图表数值含义就难于理解。

5.会计电算化的注意事项
（1）加强会计电算化制度建设,并建立了严格的管理制度,按照财政部颁布的《会计电算化工作规范》要求进行实施,完善内部控制制度,建立风险控制机制,并加强审核。

明确了岗位职责和操作权限,使每个操作人员只能在自己的操作权限范围内进行工作,保证会计电算化系统能够正常顺利地工作,确保会计数据的安全、准确、可靠。

（2）电算化岗位一般可分为系统管理、系统操作、凭证审核、系
统维护等,这些岗位也可以由基本会计岗位的会计人员来兼任,但必须对职权不相容的岗位进行明确分工,不得兼任,同时各岗位人员要保持相对稳定。

如专职系统操作员不能接触系统设计文件,不能兼任会计及审核工作；系统维护员不得担任系统操作和会计工作等。

（3）会计电算化系统只在财务科局域网内运行,不并入互联网。

另外,还专门配备了移动硬盘进行每个月的财务数据备份,确保了财务信息的安全、完整。

还加强了对外来存储盘的检测,不使用未经检测的存储盘。

同时,提高会计操作人员对计算机病毒的防范意识,计算机使用的安全意识,保证会计电算化安全运行。

做好日常会计数据保存和备份,确保会计信息的万无一失。

三是加强数据的保密与保护。

在进入系统时加一些诸如用户口令、指纹辨认等检测手段和用户权限设置等限制手段。

另外还可以考虑硬件加密、软件加密或把系统做在芯片上加密等机器保密措施和专门的管理制度。

6.结论
会计信息化是会计电算化的发展趋势,会计电算化将会计人员从繁杂的工作中解脱出来,大大减轻了他们的工作负担,部分工作替代手工完成了对会计信息的分析、决策,对财务管理工作有一定的促进作用。

目前,会计电算化没有与会计信息系统很好地衔接起来。

这在电子商务蓬勃发展、竞争日趋激烈的现代商业环境中越来越不适应。

因此,应大力加快会计电算化的发展速度,提高会计电算化效率和质量,以适应时代的发展和社会的进步。