浅析干部人事档案信息化管理建设

专题研究
浅析干部人事档案信息化管理建设
黄若苹
深圳市城市管理科学研究所（城管宣教信息中心）广东深圳518000
摘要：干部人事档案管理信息化是组织系统信息化工作的重要组成部分。

新形势下，构建安全、高效、便捷、共享的干部人事数字化档案网络，有利于实现业务部门与档案部门的“双赢”。

因此，要坚持从实际出发，以业务应用为导向，逐步建设适应发展的信息化系统，不断提高干部人事档案工作水平。

关键词：人事；档案管理；信息化
一、单位传统干部人事档案管理现存的问题
（一）档案材料来源不规范
档案材料较不规范，收集工作随意性强，不同时期的人员所用的表格样式和填写的内容均有差异，如果是外部调入的干部档案，更存在部门甚至是地区差异，导致档案资料信息来源广泛，形式多样等问题。

凡是与干 部发生联系的部门均可能产生档案材料，杂乱无章，整理起来毫无头绪，查找信息更是无从下手，有些档案材料填写字体潦草，难于辨识，更有个别内容填写敷衍的情况，导致鉴别工作难度加大，给下一步开展工作带来困难。

（二）档案材料不够真实
干部人事档案是教育培养、选拔任用、评鉴人才和管理监督干部的重要基础，是维护干部人才合法权益的重要依据，是社会信用体系的重要组成部分，是党的重要执政资源，属于党和国家所有。

过去的档案资料都是纸质材料，个别干部可能由于事件发生时间久远而出现记忆偏差，导致每次填写表格材料信息前后不一致，且因信息量大，很难核对每次信息填写是否一致。

还有个别干部出于个人利益的需要，在填写入档材料时，故意歪曲事实，弄虚造假，导致个人档案前后矛盾、失真失实，造成档案审核工作困难重重。

一旦“问题材料”进入档案，很难在以后的查阅中辨识材料的真实性。

（三）档案管理人员水平不高
机关事业单位在选择档案管理人员的过程中要考虑到各方面的因素，很难保证档案管理人员的专业水平和专业技能，时常存在临时上岗的现象。

如果档案管理人员自身不具备专业管理水平，又缺乏专业的岗前培训,就会对如何科学管理、充分发挥档案价值，缺乏相应思考和学习。

常出现的问题有：专业水平不高，没有严格按照人事档案归档要求，个人档案中会缺少部分材料，档案目录会不规范、不齐全；有些干部不及时提交和归还档案材料，给管理部门档案存档造成不便；还有个别干部在传递档案的过程中，刻意对材料信息进行涂抹修改。

一旦经过涂改的材料不能被及时发现，后续工作将存在诸多隐患。

二、信息化干部人事档案管理优势凸显
（一）信息化管理有利于资料信息查询
干部档案材料管理是最基础的工作，是从人员入职开始积累的人员信息，有繁复和冗杂的特点，却是教育培养、选拔任用、评鉴人才和管理监督干部等必不可少的参考材料。

每次需要参考干部档案资料的时候，传统的干部档案管理方式都需要消耗大量人力，投入大量时间进行档案调取、查阅和信息整理。

工作人员进行手工挑选和比对，不但费时费力，还不一定会保证所得信息准确无误，极容易出现内容查询不全面和所得信息不明确等问题。

对干部人事档案进行信息化管理，可以将干部档案的内容全部输入到数据库中，不但可以长久保存资料,而且有助于资料信息的归类和去重，更为管理人员日后的查询和检索带来极大的便利，迅速地从众多信息当中将需要的内容呈现给管理人员，极大提高查询信息的效率和质量。

干部人事档案管理，通过信息化管理，能够 大大提升干部人事档案管理水平，提高干部人事档案管理的高效化和有效性，有助于工作人员效率的提升，更有助于后续工作的顺利开展。

（二）信息化管理强化了档案信息的规范明确
干部档案管理是各个企事业单位干部人员的基本信息的统计，是关于干部信息增加、删除、修改和分类,以及对干部信息进行查询和信息处理的一系列工作。

传统的干部档案材料都是当事人或者是档案管理人员，而填写信息的时候，往往会因为字迹原因，导致一些资料内容不易辨识。

信息化管理就解决了这一问题。

档案管理人员按照规定和统一的格式，进行单位干部档案的规范性信息录入，有效避免填写信息敷衍，过后难以查证的问题。

信息化干部人事档案管理，因统一规范的字体录入，更可以避免传统档案管理字迹模糊潦草等问题,为将来查找相关信息提供了最为明确的第一手资料。

（三）信息化管理更易于档案资料长久保存
传统的干部档案资料管理，资料留存由于都是纸质档案，随着时间的推移，易因借阅和翻看而损坏丢失,且纸质档案资料对存放环境要求颇高，需要避免高温、潮湿的环境，否则会造成字迹模糊、损坏。

存放和保管纸质档案还需要专门的大空间档案室。

现代干部人事档案通过信息化管理的应用，档案管理人员可以通过计算机将干部人事档案信息进行数字化转换，通过云端保存，不但节省存放空间，还能实现资料信息的永久保存。

（四）信息化管理保证了档案信息的可靠安全
档案管理人员利用信息技术对人事档案信息进行分类、整合、设置开放权限等，既能让数据即时呈现，也可以通过设定查阅时限和开放部分信息内容共享等，保护当事人档案信息免遭不当公开和泄露。

干部人事档案信息技术的应用，实现干部人事的档案信息使用价值和信息的保密性提高的双重效果。

档案管理专员利用档案信息化管理，强化档案信息保密设置，实现档案信息的安全管理，干部档案资料内容不会被轻易泄露，更不会
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资源
被人轻易修改信息或是增减内容。

三、干部人事档案管理优化及改进方向
随着信息技术的发展，传统的纸质档案已经不能满足现代档案管理工作发展需求，传统简单的干部人事档案管理方法必将被新时代的信息化管理方式所取代，传统干部人事档案管理向着信息化干部人事档案管理的转化将成为不可逆转的方向，也成为解决档案信息冗繁、筛选信息效率低下以及所得信息准确率低的重要途径,同时这也是长久保存档案数据信息，防止丢失和损坏的重要人事档案管理手段。

（一）正确认识档案信息化管理的重要性
干部人事档案管理从传统纸质化管理转变为现代信息化管理，首先，单位领导要拥有重视干部人事档案管理的观念，将档案管理工作视为一项重要工作来做，从根本上认识档案管理是做好各项建设性工作的基础，重视干部人事档案管理的重要程度。

其次，单位领导要明 确干部人事档案管理必要性，对信息化档案管理初期投入大量的人力、物力和财力来推进此项工作有所预期。

再次，档案管理的相关干事也要摆正心态，不惧艰难,做好万事开头难的准备，积极适应传统纸质化管理转变为现代信息化管理过程中，工作量骤增的情况。

为了后续工作的顺利开展以及数据的准确程度，从领导到干事，都要有着坚定的信念，要做到底，将人事档案管理信息化转变进行到底，扫清信息化管理的障碍。

（二）坚定清除变革进程中的各种阻碍
每一种制度和模式的改变，都会带来各方面的阻挠和牵制，即便是一个较小的改变都可能会带来各种突发性的问题，尤其是在这种变革可能会损害个别人利益的情况下，单位领导就更要有破除单位原本看似“平衡关系”假象的魄力，要有截断有所图之人私利通道的意志，要有清除各种阻碍的决心。

为了适应现代社会快节奏的工作，实行干部人事档案信息化管理建设是必然的发展方向。

每一种变革都必须有壮士断腕的勇气，改变也必然会带来心理的不适应和工作量的骤增，但为了后续工作的有序进行，就必须着眼未来舍弃眼前的小利益。

（三）全面提升档案管理人员综合素质
如果想要打造具有良好干部人事档案管理专业水平和专业技能的管理队伍，就一定要根据单位的实际需要，选拔具备较高政治素养、高度责任心和过硬专业技能的档案管理员，并且上岗前要进行专业的岗前培训，日常工作中定期开展专业培训，全面提升档案管理人员的信息系统操作水平和业务能力。

档案管理人员一方面要全程跟踪，动态管理，种好“责任田”，及时录入、随时更新干部的职务变动、工作履历、继续教育、奖惩情况等动态信息，立体反映干部“德能勤绩廉”情况。

注重档案信息与其他资源的整合,实现统计功能与干部数据库实时联动，为做出科学合理的决策提供数据支持，实现档案信息在干部选拔任用过程中的利用率最大化；另一方面要精准采集，严格审核，把好“入口关”。

严格采集程序，准确录入干部的基本信息、学历、职称等固定信息，将现有纸质档案转化为直观的电子图片文档，确保干部人事档案的完整性。

严格材料鉴定审核，对造假一律实行“零容忍”，去伪存真，查漏补缺，确保干部人事档案的权威性。

（四）建立健全管理制度
干部人事档案信息化管理是对传统干部人事档案管理的优化与提升，这一管理模式的改变是档案管理工作朝着正规化发展的开端，要想保证此项改革能够贯彻执行，就必须有规范的干部人事档案管理工作制度作为保证，用规范的条例和章程作为依据，确保干部人事档案信息资料严格按照查阅审批流程执行，但凡查阅、借用必须要有主管部门领导审批签字。

对于不按要求借阅和不能严格把控借阅权限的干事，要进行批评教育甚至是负激励惩罚。

另外，单位要定期和不定期地进行档案信息系统维护，对档案信息进行核对和校对，做到一人一档，人档相符，在出现差错的时候要及时查找原因，对于大的纰漏要进行追责。

（五） 选择适合自身的信息化管理模式
经济在发展，科技在进步，在飞速发展的今时今日，干部人事档案信息化管理已经是新时代发展的必然要求，每个政府机关单位的干部人事档案管理模式不能千篇一律，要从单位实际情况出发，适当调整和创新信息化管理项目，优化传统的档案管理模式，最大程度实现信息化管理价值。

信息化干部人事档案管理目的在于将人员信息进行整合管理，将档案管理工作化繁为简，不能因为档案管理信息系统的导入而使得工作流程更加复杂。

比如，有些具有较高信息技术条件的单位，可以利用信息技术的导入，通过对人事档案信息进行分类、整合、设置开放权限等，让数据呈现在查看数据的人员系统中，也可以通过设定查阅时限和开放部分权限，实现部分信息内容共享。

这种完全科技型无纸化在日常工作中投入的资金和系统维护人员可能相对要多一些，但需要的信息管理人员会相对较少。

对于原先纸质档案资料已经非常明晰且已做了资料材质处理的单位，则可以将信息技术和传统档案管理相互结合利用，大多信息化工作主要应用在对于信息的检索和输出等环节，投入较少的资金进行档案管理信息化转化，这是一种基础性的转化，省时省力且基本不需要投入多余的资金及人员负责系统维护，但却依旧耗费实体空间，未解决传统档案管理的根本性问题，没有考虑到档案信息管理的长远性。

实行干部人事档案信息化管理转化，是一个长期的过程，在这个过程中，档案管理人员需要科学分析，科学管理，不断学习，不断提升，利用现代科学技术条件，更好地提高工作效率和工作质量。

参考文献：
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[2]文丽华.机关事业单位干部人事档案管理思考[J].科学研究，2018（26）：61.
[3]唐晓岭.事业单位干部人事档案的管理工作应用[J].读与写，2019,16（3）：252.
作者简介：
黄若苹（1983—）,女，广东省汕头市人，汉族,大学本科，深圳市城市管理科学研究所（城管宣教信息中心），研究方向：人力资源％
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