IATF16949：2016记录控制程序

IATF16949：2016记录控制程序
1.目的：
通过对公司ISO9001:2015和IATF16949:2016质量管理体系（QMS质量管理体系）相关的记录的标识、收集、编目、查阅、归档、保管和处理之控制，确保其完整、准确、清晰，以证明管理体系满足规定要求且有效运行，并为实现可追溯性、采取纠正和预防措施提供依据。

2.适用范围：
适用于公司所有与质量环境管理体系有关之记录的管理与控制。

3.职责与权限：
3.1 品质部文控：负责本程序的监督执行和公司所有记录空白表单的有效性管理与控制。

3.2 各部门：负责与本部门相关之记录的填写、收集、归档、贮存、保管、作废。

4.定义：无。

5.作业流程
5.1 记录空白表单的标识编码及表单流水编码：依据文件编号原则进行标识编号。

5.2表单设计：各部门根据文件/业务需要设计适合的表单，并随同文件送审，参见《文件控制程序》。

5.3 记录空白表单的编号管理
5.3.1公司所有记录空白表单样板（背面盖'受控文件'）由品质部文控进行统一编号管理，其电子档加盖'德晋文控'电子印章后存放于共享服务器上，未加盖'德晋文控'电子印章的电子档均为无效版本；
5.3.2《受控记录一览表》(电子档)应包括序号、表单名称、表单编号、版次及发行部门等。

5.4表单的更改：根据公司实际工作需要和变化，需要对已不能满足要求的表单予以更改或作废，必须填写《文件/表单发放修改申请单》，经更改后的表单，按 5.3之要求进行登录及归档，同时通知相
关部门印刷新版表单。

如修改文件的同时变更相关表单则无需填写《文件/表单发放修改申请单》。

表单作废及表单名称变更需同时变更相关的文件。

5.5记录的使用和填写
5.5.1日常所使用的表格的样式，必须与盖有'受控文件'印章的样板表格样式保持一致。

5.5.2各部门、岗位填写记录时应注意保持字迹清晰、工整，确保所填写的内容完整、实用、真实、准确。

必要时，记录应由相关负责人审批或审核签名。

5.5.3所填写的记录如有更改的必要，更改者应在更改处签名或盖'更正章'确认。

5.6 表单的会签：如有些表单记录内容中需要几个部门会签的，原则上需要相关部门会签，但如果记录部门可以判定和决定时，则不需要其他部门会签。

5.7记录的审批：已填写完毕的表单必须依审批权限给相关人员进行审批。

5.8记录的保存：由责任部门对各记录之文件归档进行统一标识，建立标识卡，所有记录按分类要求及时存档。

注：记录保存3年以上或按照客户要求保存。

5.9 记录的周期整理：责任部门视情况每季度对超过保存期限的记录，根据表单保存期限要求，整理失效表单，交相关部门负责人审批后销毁或作其它处理。

5.10记录的销毁：
5.10.1未逾期、未经审批的记录不得销毁。

5.10.2已逾期且经审批后的所有与技术有关的记录及有关公司商业之保密记录需进行销毁。

其它记录如可用背面再生利用，则集中交品质部文控盖'作废文件'章，用于在公司内部流通之文件的打印、复印。

销毁及作废的记录需记录于《失效记录表单一览表》中。

5.10.3当逾期但经相应部门负责人确认仍有参考价值的记录，应按要求对记录继续保存，由相应部门负责人签名注明继续保存期，如：
延长保存期至：XX年XX月XX日，并记录于《失效记录表单一览表》中。

延长保存期到后，由相应部门负责人确认是否销毁或继续保存。

6.参考文件：
《文件控制程序》
《文件编号原则》
7.记录表单：
《受控记录一览表》
《失效记录表单一览表》
《受控文件发行/修订/废止申请单》
表单填写
审批
汇总整理
标识
采取适当防护措施
周期整理
失效记录
销毁审批
YES
NO
延期保存
失效记录销毁
未经许可不准复印。