办公文档集中管理系统研究与设计

办公文档集中管理系统研究与设计
摘要：针对当前文档管理的需求，设计了一套基于网络的办公文档集中管理系统。

系统采用b/s结构的三层架构技术体系，实现了机关办公文档的基本公文流转过程，并通过文档服务器，对单位文档实行集中化存储和管理，对文档的管理和使用进行分级授权，解决了文档管理混乱以及信息安全问题，满足了单位办公文档管理的实用性与安全性要求。

关键词：文档集中管理系统；管理权限；版本管理
中图分类号：tp319文献标识码：a文章编号：1672-7800（2012）012-0098-02
0引言
当前，绝大多数单位都面临着文档管理呈现个人化与无序化的现状。

例如，分散在职员pc与移动设备中的文档资料缺少规范化的集中管理，管理随意，并且极有可能因为职员离职、设备故障等因素而损失；职员之间，无知识与信息的传递，或只存在小范围低频率的共享，难以真正发挥知识与信息共享的效用……这说明重要的工作文档急需集中管理以提供更加专业的安全保障。

针对文档管理个人化、零散化，不利于集体协作并且存在安全隐患的现状而言，进行集中管理是必然之选。

1系统设计与实现
1.1系统主要功能
系统主要包括收文管理、发文管理、文档应用、系统管理四大功能模块。

收文管理：包括收文登记、收文拟办、收文跟踪查询、批阅流转以及办毕文件归档处理等功能，并提供方便、灵活、直观的文件批示处理。

发文管理：包括文件起草人拟稿、发文版本管理、部门领导审稿、单位领导会签、签发文件、生成发文号并进行归档等功能。

在发文的整个形成过程中任何人对文件的修改均记录在案，每个人修改的部分都以不同的颜色显示，可以打印出修改人和修改时间。

文档应用：包括浏览文档目录、查阅文档内容、文档组合搜索、文档打印、文档共享等功能。

根据登陆用户的权限决定用户可以进行的操作和使用的功能。

系统管理：包括用户管理、权限管理、部门管理、基础数据维护、数据库备份与恢复等功能。

系统管理大部分功能只有管理员才有权限使用。

1.2处理流程
系统用户按角色总体分为两类：即普通用户和系统管理员。

普通用户通过登录到系统可以进行收文、发文及部分文档管理操作；管理员通过登录到系统可以进行各种系统管理操作，如添加用户、维护数据、备份数据库等等。

收文和发文流程同一般公文处理流程，见图1。

1.3系统体系结构
本系统的总体目标是实现一套基于网络的电子文档管理系统，对单位办公文档进行统一管理，通过加密传输、集中存储、集中备份以及完善的分级权限机制保证文档的数据安全。

系统采用 及功能强大的后台sql server数据库开发，基于b/s（浏览器/服务器）模式。

系统软件和数据集中存放于服务器中，用户只通过浏览器就能完成所有管理功能。

系统结构采用三层架构体系，由上而下依次为表示层、功能层和数据层，如图2。

用户通过浏览器向网络上的web服务器发出请求，web服务器对浏览器的请求进行处理，将用户所需信息返回到浏览器。

b/s结构简化了客户机的工作，一般来说前端采用基于瘦客户端的浏览器（ie或chrome等等），通过web服务器（microsoft的iis）及中间件访问数据。

浏览器发出请求，而其余如数据请求、加工、结果返回以及动态网页生成等工作全部由web服务器及中间件来完成，数据库服务器则负责管理数据库中的数据。

2系统特色
2.1集中存储
大多数单位的文件都存放在职员各自的电脑里面，或者由各部门各自存放，没有将文件进行集中管理。

由此既无法通过统一的平台来访问文件，也无法对单位文档进行统一备份。

职员之间通过u盘、
email、msn、qq、共享文件夹等方式来传递文件，文件安全性差，文件版本混乱，文件查找不方便。

万一出现操作失误将出现文件删除、电脑硬盘损坏等事故，可能对单位正常运作造成重大影响。

文档的集中存储使文档不再分散存储在职员或者部门的电脑中，而是通过系统集中存储在单位的指定服务器中，防止了文档的丢失。

文档的统一访问使职员需要调用单位文档时，要通过统一的系统访问平台进行操作，有效避免因职员出差等情况导致某些文档无法调用的情况发生。

文档集中管理后，文档总数量较单台电脑中的文档要多。

除了根据文件夹目录来查找文档外，系统还支持通过文档名称、作者、修改时间、大小、版本等属性来快速搜索文件。

2.2安全管理
系统采用了完善的权限管理机制，细化了文档操作权限。

用户对一份文档由低到高的操作权限依次为只能查看标题和作者、可以阅读文档内容、可以修改文档内容、可以批示文档等，根据用户的身份职位（一般职员、部门领导、单位领导等等）由管理员授予不同的权限。

同时还可以分别基于用户、用户组、部门和职务进行权限设置，可以通过模板权限来集中化管理权限设置，支持反授权和权限回收机制。

系统对用户密码采用高强度加密保护，并以密文形式存储于数据
库中，能一定程度上防止用户密码泄露。

对文档的上传和下载，系统支持基于ssl的数据传输加密，能有效防止文档在传输过程中的失泄密。

系统支持数据库自动备份任务策略。

管理员可以设置数据库定期进行完全备份和差异备份，以防止因硬件故障带来的文档销毁损失。

2.3版本管理
在文档版本管理方面通常存在以下问题：文档版本繁多，难以整合和统一管理；文档版本无法恢复，造成知识流失；经常出现使用错误的文档版本的现象。

为解决以上问题，系统提供了版本管理功能。

系统提供新版本上传功能，用户在上传文档时，可以选择将该文档作为已有文档的新版本，并将当前版本切换为历史版本。

系统提供获取历史版本功能，帮助用户在文档多版本中查找到历史版本，以免造成知识流失。

找到需要获取历史版本的文档，可以进行下载。

系统支持非二进制文件版本差异比较功能，用户可在文档的多个版本中选择两个版本进行比较，版本比较的结果会自动显示，包括两个版本中有增加的文字和删除的文字都会采取颜色对比形式进行显示。

3结语
本文介绍了b/s结构办公文档集中管理系统的原理以及软件设计。

文档集中管理系统利用三层架构技术体系，实现了机关办公文
档的基本公文流转过程，达到了单位文档集中存储、集中管理、集中备份的目标，确保了文档在拟制、传输、使用、存储等各个环节上的数据安全。

本系统已实际在某单位运行，其结果满足了单位办公文档管理的实用性与安全性要求，具有良好的推广应用前景。

参考文献：
[1]陈锐.文档管理系统的设计与实现[j].现代电子技术，2006（15）.
[2]周峰，黄洪钟，刘伟.产品开发系统中文档的版本管理[j].中国工程机械，2007（6）.（责任编辑：杜能钢）
research and design of centralized management
system for office document
abstract：in view of the lack and needs of current document management，we design a set of office document management system based on the network.the system uses the b/s structure of 3-tier architecture system，and realizes the basic circulation of office document.through the document server and the system，the organization unit can adopt centralized storage and management for office document，carry out the hierarchical authority for users，and prevent the document from bad management and information loss，to meet the office document management utility and safety requirements.
key words： document； centralized management；administration authority； version management。