卓顶精文最新采购管理手册.docx
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2.一级权限：
其他部门有权得知，自己部门需求物品的以上信息，除价格；
采购工程师和采购专员有权得知，只与自己职责范围相关的以上信息；
3.二级权限：
采购经理和采购报告链的上级领导有权得知所有采购产品以上所有信息。
c)采购申请和紧急采购流程
i.采购申请流程
1.各部门根据需求，参考由采购物流部提供的“订单周期和缓冲时间”，由专人在每月第三个工作日把采购需求以表格的形式通过电子邮件传达给采购物流部；
b)各部门要求到货期小于供应商承诺的供货期；
2.流程：
a)各部门由专人以电子邮件的形式向采购物流部递交《紧急采购申请单》；
b)采购物流部制定紧急采购计划；
c)分管副总审批紧急采购计划；
d)将审批后的采购计划传递给财务部并申请备用金；
e)采购物流部按计划执行采购；
d)询价
i.询价原因
1.对于没有签订采购协议或采购协议已经到期，需重新签订采购协议的物品，通过询价，寻找最有竞争力的供应商；
2.采购物流部根据需求，在三个工作日内编制月采购计划和付款预算，提交分管副总审批；
3.修改采购计划，直到分管副总审批通过；
4.之后，将审批后的采购计划传递给财务部并申请备用金；
5.采购物流经部把月计划分解为各周计划，按内部分工，执行采购。
ii.紧急采购流程
1.定义：
a)各部门在月采购计划外的采购申请；
c)追踪供货进度；
d)处理紧急采购。
3.货到后通知库管入库；
4.处理退货、索赔；
5.付款管理；
iv.采购助理
1.编制、整理合同和报告；
2.ERP系统录入和校对；
3.内部监督；
4.处理一般的中英文互译；
5.安排、接待来访供应商；
v.运输员
1.承担本地采购的搬运和运输工作；
2.物品出入库的搬运工作。
b)采购权限
采购人员代表公司行使采购权和供应商管理权。
3．采购流程与规定
a)采购分工
依据“供应商管理、采购执行、部门管理和内部监督不为同一人”原则和岗位责任制，分工如下；
i.采购经理
1.管理采购部门内部分工和制度流程，确保各项采购任务顺利完成；
2.协调部门间的沟通和协作；
3.向分管副总报告采购计划、进度并执行公司的决议；
4.在《认证供应商名录》中没有可选供应商时，采购专员须报告采购物流部经理。由采购物流部经理指派采购工程师选择新供应商。
e)合同要求和条款
采购合同是买卖双方进行交易的法律依据和规则约定。原则上所有原材料定额采购都需签订合同并具备以下主要条款：
<财务部和采购物流部各保留合同原件一份和原件扫描版一份>
i.商品的品种、规格和数量
采购管理手册
修订记录
时间
内容
提交人/职务
审批人/职务
1．目的和适用范围
此文件旨在建立物品采购流程和供应商管理流程，确保公司所采购的物品满足质量要求，并保证供应、降低采购成本、合理优化库存与资金的使用。
公司除办公室用品外的物品采购，皆以此手册为准，详见附录。
2．采购职责
采购人员负责归口采购业务的管理与实施，为各需求部门寻找物美价廉、高性价比的物品，合理保持库存量并努力减少库存。
1.卖方若因不可抗力以外的原因不能按期交货，卖方须在交货期前至少7天通知买方，以使买方有时间减少损失。若货品在承诺的交货期后到货，7天以内含7天，买方按合同金额1%收取损失费用，7天以后，每增加7天，增加收取1%损失费。最多累计收取合同金额5%的损失费。若卖方在承诺的交货期30天后仍未交货，买方有权选择解除合同，卖方须交还买方的预付款或定金等，并赔偿合同金额的5%。
i.审批权（单位：人民币）
1.分管副总审的订单审批：
a)定义：
如果公司与供应商签署在某一时期内定价采购协议，即在规定时期内采购价格和服务不发生变化，或价格按照双方协商的固定模式变化，此种情况下发生的采购即为协议采购。
b)审批：
采购专员根据采购计划，直接下订单。
2.潜在供应商评价时，通过询价来衡量其价格的竞争力。
ii.询价流程
1.在大于或等于两家供应商的情况下，采购专员须以竞标的形式，把完全相同的采购内容以电子邮件的形式告知供应商，设置统一时间作为回复期限，选择最有竞争力的供应商。在经过符合合同金额的审批后，签订合同。采购专员须保留过程中所有邮件。
a)在竞标期间，采购专员不得与其中一家供应商单独接触，更不可泄漏其他供应商的报价等信息；
ii.采购工程师
1.按照流程，组织和管理供应商的选择、评估、考核和更替；
2.采购协议谈判；
3.更新《供应商信息卡》和《认证供应商名录》；
4.寻找和开发供应商；
iii.采购专员
1.编制采购计划；
2.采购订单处理
a)对于签署采购协议的供应商，根据协议内容，下单采购；
b)对于没有签署采购协议的供应商，进行询价或价格谈判，通过审批后签署合同；
c）单笔合同金额在五万元以上（含五万元），由采购专员与供应商确认合同内容，再由采购经理首先复核，再交由分管副总审批并签字生效。
4.每年初，需根据采购预算和人员分配，重新分配合同审批权。
ii.保密等级
1.范围：
供应商信息、原材料规格和质量要求、供应商生产原材料的工具和流程、采购价格、最小订货量、供货期、采购合同、供应商评价内容和考核表现等
ii.商品的质量、质保期和包装
iii.商品的价格和结算方式
iv.交货期限、地点和发送方式
v.商品验收办法
vi.违约责任
1.不按合同规定的商品数量、品种、规格供应商品;
2.不按合同中规定的商品质量标准交货;
3.逾期发送商品。
vii.合同的变更和解除条件
此外，增加以下补充规定，使签订的合同更切实际，行之有效。
b)若有供应商在询价期限过后，报出更为合理的价格和服务。采购专员在尚未签订合同的情况下，须把情况告知采购物流经理，由采购物流经理决定是否进行二次询价；
2.在《认证供应商名录》里只有一家可选供应商时，采购专员须与供方进行价格谈判，在经过审批后，签订合同；
3.在《认证供应商名录》中已有供应商不配合报价或报价过高的情况下，采购专员须及时将情况告知采购物流部经理。若属实，由采购经理甚至分管副总亲自约谈供应商；
3.非采购协议下的合同审批：
a)定义：
公司与供应商没有签署采购协议，每次购买都需要进行询价的采购即为非协议采购；
b)审批：
a）单笔合同金额在二千元以下，由采购专员与供应商签署合同并生效；
b）单笔合同金额在二千元以上（含二千元）且五万元以下，由采购专员与供应商确认合同内容，再由采购物流经理审批合同并签字生效；
其他部门有权得知，自己部门需求物品的以上信息，除价格；
采购工程师和采购专员有权得知，只与自己职责范围相关的以上信息；
3.二级权限：
采购经理和采购报告链的上级领导有权得知所有采购产品以上所有信息。
c)采购申请和紧急采购流程
i.采购申请流程
1.各部门根据需求，参考由采购物流部提供的“订单周期和缓冲时间”，由专人在每月第三个工作日把采购需求以表格的形式通过电子邮件传达给采购物流部；
b)各部门要求到货期小于供应商承诺的供货期；
2.流程：
a)各部门由专人以电子邮件的形式向采购物流部递交《紧急采购申请单》；
b)采购物流部制定紧急采购计划；
c)分管副总审批紧急采购计划；
d)将审批后的采购计划传递给财务部并申请备用金；
e)采购物流部按计划执行采购；
d)询价
i.询价原因
1.对于没有签订采购协议或采购协议已经到期，需重新签订采购协议的物品，通过询价，寻找最有竞争力的供应商；
2.采购物流部根据需求，在三个工作日内编制月采购计划和付款预算，提交分管副总审批；
3.修改采购计划，直到分管副总审批通过；
4.之后，将审批后的采购计划传递给财务部并申请备用金；
5.采购物流经部把月计划分解为各周计划，按内部分工，执行采购。
ii.紧急采购流程
1.定义：
a)各部门在月采购计划外的采购申请；
c)追踪供货进度；
d)处理紧急采购。
3.货到后通知库管入库；
4.处理退货、索赔；
5.付款管理；
iv.采购助理
1.编制、整理合同和报告；
2.ERP系统录入和校对；
3.内部监督；
4.处理一般的中英文互译；
5.安排、接待来访供应商；
v.运输员
1.承担本地采购的搬运和运输工作；
2.物品出入库的搬运工作。
b)采购权限
采购人员代表公司行使采购权和供应商管理权。
3．采购流程与规定
a)采购分工
依据“供应商管理、采购执行、部门管理和内部监督不为同一人”原则和岗位责任制，分工如下；
i.采购经理
1.管理采购部门内部分工和制度流程，确保各项采购任务顺利完成；
2.协调部门间的沟通和协作；
3.向分管副总报告采购计划、进度并执行公司的决议；
4.在《认证供应商名录》中没有可选供应商时，采购专员须报告采购物流部经理。由采购物流部经理指派采购工程师选择新供应商。
e)合同要求和条款
采购合同是买卖双方进行交易的法律依据和规则约定。原则上所有原材料定额采购都需签订合同并具备以下主要条款：
<财务部和采购物流部各保留合同原件一份和原件扫描版一份>
i.商品的品种、规格和数量
采购管理手册
修订记录
时间
内容
提交人/职务
审批人/职务
1．目的和适用范围
此文件旨在建立物品采购流程和供应商管理流程，确保公司所采购的物品满足质量要求，并保证供应、降低采购成本、合理优化库存与资金的使用。
公司除办公室用品外的物品采购，皆以此手册为准，详见附录。
2．采购职责
采购人员负责归口采购业务的管理与实施，为各需求部门寻找物美价廉、高性价比的物品，合理保持库存量并努力减少库存。
1.卖方若因不可抗力以外的原因不能按期交货，卖方须在交货期前至少7天通知买方，以使买方有时间减少损失。若货品在承诺的交货期后到货，7天以内含7天，买方按合同金额1%收取损失费用，7天以后，每增加7天，增加收取1%损失费。最多累计收取合同金额5%的损失费。若卖方在承诺的交货期30天后仍未交货，买方有权选择解除合同，卖方须交还买方的预付款或定金等，并赔偿合同金额的5%。
i.审批权（单位：人民币）
1.分管副总审的订单审批：
a)定义：
如果公司与供应商签署在某一时期内定价采购协议，即在规定时期内采购价格和服务不发生变化，或价格按照双方协商的固定模式变化，此种情况下发生的采购即为协议采购。
b)审批：
采购专员根据采购计划，直接下订单。
2.潜在供应商评价时，通过询价来衡量其价格的竞争力。
ii.询价流程
1.在大于或等于两家供应商的情况下，采购专员须以竞标的形式，把完全相同的采购内容以电子邮件的形式告知供应商，设置统一时间作为回复期限，选择最有竞争力的供应商。在经过符合合同金额的审批后，签订合同。采购专员须保留过程中所有邮件。
a)在竞标期间，采购专员不得与其中一家供应商单独接触，更不可泄漏其他供应商的报价等信息；
ii.采购工程师
1.按照流程，组织和管理供应商的选择、评估、考核和更替；
2.采购协议谈判；
3.更新《供应商信息卡》和《认证供应商名录》；
4.寻找和开发供应商；
iii.采购专员
1.编制采购计划；
2.采购订单处理
a)对于签署采购协议的供应商，根据协议内容，下单采购；
b)对于没有签署采购协议的供应商，进行询价或价格谈判，通过审批后签署合同；
c）单笔合同金额在五万元以上（含五万元），由采购专员与供应商确认合同内容，再由采购经理首先复核，再交由分管副总审批并签字生效。
4.每年初，需根据采购预算和人员分配，重新分配合同审批权。
ii.保密等级
1.范围：
供应商信息、原材料规格和质量要求、供应商生产原材料的工具和流程、采购价格、最小订货量、供货期、采购合同、供应商评价内容和考核表现等
ii.商品的质量、质保期和包装
iii.商品的价格和结算方式
iv.交货期限、地点和发送方式
v.商品验收办法
vi.违约责任
1.不按合同规定的商品数量、品种、规格供应商品;
2.不按合同中规定的商品质量标准交货;
3.逾期发送商品。
vii.合同的变更和解除条件
此外，增加以下补充规定，使签订的合同更切实际，行之有效。
b)若有供应商在询价期限过后，报出更为合理的价格和服务。采购专员在尚未签订合同的情况下，须把情况告知采购物流经理，由采购物流经理决定是否进行二次询价；
2.在《认证供应商名录》里只有一家可选供应商时，采购专员须与供方进行价格谈判，在经过审批后，签订合同；
3.在《认证供应商名录》中已有供应商不配合报价或报价过高的情况下，采购专员须及时将情况告知采购物流部经理。若属实，由采购经理甚至分管副总亲自约谈供应商；
3.非采购协议下的合同审批：
a)定义：
公司与供应商没有签署采购协议，每次购买都需要进行询价的采购即为非协议采购；
b)审批：
a）单笔合同金额在二千元以下，由采购专员与供应商签署合同并生效；
b）单笔合同金额在二千元以上（含二千元）且五万元以下，由采购专员与供应商确认合同内容，再由采购物流经理审批合同并签字生效；