由问题导向探究如何提高高校公文处理工作中收文阶段的办文质量——以广西农业职业技术学院公文处理中收文办

公文处理
Ｄｏｃｕｍｅｎｔ　ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ
由问题导向探究如何提高高校公文处理工作中
收文阶段的办文质量
——以广西农业职业技术学院公文处理中收文办理情况为例
文／广西农业职业技术学院 王川　杨凤敏
【摘要】高校公文处理中，收文管理是一个维系学校正常运转的基础阶段，但是实际工作中，会产生一些影响收文效率和质量的问题，需要我们针对问题产生的原因、关键环节、结果进行分析，提出应对之策。

【关键词】常见问题；高校公文；收文管理；办文质量
高校公文办理工作是指高校公文运转过程中公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

公文办理过程中必须坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则，而其中精简高效，是我们提高办文质量最重要的标准之一。

收文办理阶段的公文处理质量是整个公文办理流程合格与否的前提，而收文办理阶段相对于其他两个环节往往又是各高校关注较少的一块，由于实际情况的不同，收文阶段出现的问题也就导致了后续工作无法保质保量地开展。

针对这一现实问题，本文以广西农业职业技术学院为例，将收文阶段所遇到的问题进行剖析，并尽可能地提出相应的对策。

一、收文阶段概要
根据国务院2012年4月16日下发的《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）中规定，收文阶段主要包含签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复七个程序。

在实际收文工作中，承办中的领导批示往往会单独形成一个环节，而确定公文分送范围、明确主办部门、确定公文办结时限等工作大多数情况会在初审环节就已经完成，所以，由于各个单位工作程序和办文习惯的不同，会造成收文阶段文件处理难以使用标准化来衡量，再加上现在网络信息传输技术高速发展等客观因素的影响，收文处理的时效性也难以得到有效保障。

二、收文阶段常遇到的问题
（一）签收和登记容易遗漏。

随着信息化建设的不断发展，非涉密文件来文材质绝大部分都以电子版的形式下发，在相关上级部门OA系统收文平台就可以进行文件的签收工作，而少量的纸质文件是以邮寄或者传真的形式送达单位，签收环节往往会出现“只收不签”，只有极少数的传真文件传送单位后会以电话确认的形式确认文件送达情况。

文件在登记时，会根据文件的轻重缓急进行初步分类，遇到特急件通常会采取“特事特办”的方式，直接跳过登记这一环节，先处理再登记，而在文件较多的情况下，这样的处理方式容易因为未及时登记而造成文件遗漏，从而耽搁一些重要的事情。

（二）部门间分工不明导致公文处理中拟办意见不周全。

在公文处理中，起草拟办意见大多都由办文秘书起草，起草拟办意见最重要的依据就是单位各位领导的管辖范围和各部门的职责分工。

若部门间的主要职责或业务特性明显，较容易分辨，但是一些从属性业务，或者由于单位特殊情况而设置的非常规性、临时性业务，在文件处理时就比较难归类和区分。

由于一些临时性业务变动比较频繁，关于规定各个部门业务范围的文件更新不及时，文件处理中，多数文件是涉及多个部门业务范畴的，在涉及一些常规工作中较少涉及的工作范畴时，办文秘书对于文件涉及的部门就比较难把控，容易造成拟办意见处理不周全，牵头部门不明确，影响公文办理的效率和质量。

（三）公文分发过程缺乏规范。

公文处理对时效性的要求比较高，特别是一些特急件或者急件。

《广西壮族自治区国家行政机关公文处理办法实施细则》里规定“特急”件必须在文件签收后24小时内办结，“急件”必须要在文件签收后3个工作日内办结。

但是文件签收OA系统中上级发文人员对“文件紧急程度”的定级比较随意，造成系统显示与文件内容多有不符，有的负责发送文件的上级部门工作人员为了提高收文秘书的关注度而在相关系统中全部设置成“特急”或者“急件”状态，给收文秘书在收文分类中区分轻重缓急带来极大的困扰。

另外，上级部门在发送非涉密公文时，相关的工作人员会在同行业的微信群、QQ群里上传文件给大家，使得业务部门的工作人员会与办文秘书同时甚至是提前收到相关文件，办文秘书在办文中就显得更加被动，甚至会被业务部门的领导误解为办文秘书办文效率低下。

（四）公文的督办催办工作不到位。

公文在分发给各业务部门后，整个公文的办理重心也就转移到了业务部门，办文秘书的职责就是紧盯文件办理情况，实时掌握文件办理进度，定
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期做到办文提醒。

在实际工作中，办文秘书一天收到的文件多达30份左右，文件从签收到分发，再到需要督办催办的文件，总共加起来有80—100份之多。

由于人手短缺，单凭一个办文秘书，在以传统纸质办文方式为主的情况下，难以做到对分发出去的每一分文件处理进度和结果进行精确了解，一些文件临近截止时间，甚至是有的文件已经超时未办结，但是缺少办文工作人员的提醒，导致一些重要文件的办结和重要材料的上报被耽搁，造成影响单位形象、耽误重要事项办理的严重后果。

（五）办文工作缺乏连贯性。

办文是一个极其注重连贯性的工作。

整个办文工作是一个细致而繁琐的系统，从文件的签收到最后的办结，都有着一个严格的程序和标准，办文过程中的某一个环节出了差错都会影响到接下来的一系列工作。

但在实际工作中，由于文件本身涉及面广、领导批示传阅时间久、办文人员未及时跟踪等问题，容易造成办文流程中断，影响重要事项的布置和传达。

办文人员因晋升、工作调动等原因造成的人员流动，会涉及工作的交接，但是由于新进人员工作熟悉过程、交接过程中材料不完整等原因，容易造成新手在接手收文工作初期，文件处理缺乏与前任办文人员工作的连贯性，遗漏一些未办理的文件，甚至是造成屡次犯同样的错误。

三、造成收文工作中常见问题的原因分析
（一）缺乏规范办文流程的规章制度。

公文办理是一个可以标准化的过程，从公文的签收（领取）开始，就必须做到依章办事。

有章可循，是让工作质量不以人的变化而变化，不以借口为推脱，得以高标准长期保持下去的基础。

文件办理过程中，正是因为没有相关规章制度的约束，才造成许多文件处理不合格，文件处理过程中出现漏登漏办漏催，办文人员一变动办文质量就下降，文件办理缺乏连贯性等问题。

（二）规范各部门职责范围（包括临时性挂靠的职责）的文件没做到及时更新。

在文件处理过程中，涉及两个及以上部门业务的文件较多，以广西农业职业技术学院为例，2016年4月至2017年3月期间，文件办理过程中涉及两个及以上部门业务的文件多达369份，占到总收文数的21.7%。

部门的主要职责我们都可以清楚地划分，但是一些不常涉及的“冷门”职责，不光是办文人员不清楚，有些职能部门自己都不清楚。

由于有的业务职责划分不明，造成一些部门“能不能为，敢不敢为”变得似是而非，在办文人员分送文件时遇到部门间“踢皮球”。

不可否认，有的部门或者人员有推责的心理，但是更多的是由于部门间职责划分不明造成的，所以，整个单位层面做到了职责明确这个顶层设计，办文工作中出现部门间相互推诿的问题就会减少很多。

（三）公文办理的传阅手段单一死板。

公文办理过程中，办文秘书常常遇到业务部门比自己先收到相关文件的情况，造成工作被动，而办文人员还在依靠传统的纸质办文工作方式来应对。

办文秘书由于缺乏文件追踪手段，造成重要文件迟办漏办。

现代网络信息传播技术发展快，信息传播手段不断更新升级，多数非涉密公文收发早已由传统纸质文件转变为电子文件。

办文人员可以从业务部门获得文件的途径获得启发，在收
到紧急的或重要的非涉密文件时，可以在呈给领导批阅的同时
将相关文件电子版通过内部OA系统、QQ群、微信群等发送给
文件相关执行部门。

最终都是以按时传达好上级部门和相关领
导的指示、按时办理好文件提出的相关事情为前提，而文件处
理过程，可以在遵循基本程序的基础上进行灵活处理。

（四）收文工作缺少定期工作总结。

收文工作是一个需要
长期坚持、定期总结才能不断提高业务素质的岗位。

以广西农
业职业技术学院为例，2016年4月至2017年3月，一年的收文工
作量就有1697份，在办文过程中，办文秘书填写拟办意见时，
拟办意见被办公室主任修改过的有122份，而被学院领导修改
的有333份，这一年的整个办文过程中拟办初始阶段的不合格
率达26.8%。

第一次出了差错没有及时进行总结归纳，汲取教训，导致在以后的工作中多次犯重复的错误，一个问题被领导
多次提出，增加了领导的工作量，也耽搁了文件处理，办文人
员自身的业务素质也没有得到提高。

（五）办文工作缺乏质量考核标准。

办文工作效率一直上
不去，相同的错误多次出现，公文出现漏登、漏呈、漏批、漏办、漏催、漏报等问题，主要还是缺少一个公文处理质量考核
标准。

公文办理程序是否规范、公文是否按时办结、公文办理
是否合格、公文办理的时间跨度是多少、相关领导是否都批阅
完毕、报送材料是否按时报送、文件是否按时归档，这些问题
都是衡量一份公文是否保质保量办结的标准。

由于没有明确的
质量指标，办文过程中仅凭办文人员自身业务知识来判定，办
文水平也就势必会随着办文人员自身的业务知识水平的变化而
变化。

四、提高高校公文处理工作中收文阶段办文质量的对策及建议
（一）制定符合学校自身校情的公文办理规章制度。

广
西农业职业技术学院现有关于办文程序的相关规定是十几年前的，规定包含的内容也只有短短的六条，仅是一些常规性的办
文要求，而针对这十几年来不断变化的办文要求和学院的校情，办文规定却并没有及时进行修改。

由于近年来节约办文、
绿色办文的要求，现在大部分的文件传输以电子文档的形式发送，广西农职院一年收文中，电子文件占到了91.9%，学院内
部办公也由十几年前的线下人工到现在的通过内部OA系统进
行办公。

公文载体形式的变化，以及办公方式的变化，都为公
文办理提出了新的要求。

公文电子化后完全可以实现无纸化办文，公文的签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复在网
上就可以实现。

每个单位都有自身的特点，各部门的分工有所
不同，比如说广西农职院没有设立专门的统战部门，而是将
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统战的相关业务归于组织人事部门负责。

由于每个单位实情不同，公文的办理就不能生搬硬套其他单位的公文处理规定。

所以结合本单位制定一个与时俱进、因地制宜的公文办理规章制度势在必行。

（二）加大对学院领导、各业务部门负责人、办文秘书的业务技能培训。

公文办理过程中，部门间“踢皮球”，往往都是由于领导批示不明确、部门负责人对本部门的职权范围划分不清、办文秘书对文件精神吃不透等原因造成的。

针对这些自身造成的问题，一个行之有效的方法就是培训，通过学习专业知识和业务技能来提高自身业务水平，以此来提高公文办理的质量。

相关培训一定要具有周期性、层次性和针对性。

很多文件都是以一年为一个周期，定期出现，而相关文问题也就随着定期出现，办文秘书一定要定期参加办公室业务技能的培训，通过培训了解新的知识，交流办文经验，提高办文技能。

对于办文中出现的各类问题，是由于不同层次的人员造成的，学校的领导、各部门的负责人和办文秘书这三类人员，在办文过程中各自承担的责任不同，需要掌握的办文技能也不同，培训的内容也就不同。

学校领导需要的是一些有利于把控全局性的宏观性的技巧，部门负责人需要的是管理部门人员以及某些专业性较强的业务技能，而办文秘书需要培训的是一些具体实用性强的办文技能。

同一层次的人员也会在不同阶段遇到不同的问题，培训也就要求具有针对性，例如办文秘书会在刚接触公文处理工作时急需公文办理相关的专业技能，而在熟悉工作后，需要的是一些提高办公室综合性业务技能的培训，从事公文办理工作几年后，则需要培训一些释放心理压力、排解心理积於的方法。

（三）善于利用新科技、新方法、新途径来提高办文效率。

随着科技的发展，网络技术的更新，以及公文电子化的普及，这些客观环境的变化都要求我们对仍采用的传统纸质办文方式作出改变，与时俱进。

各单位OA系统的建设，为公文的收发提供了一个便捷的方式。

广西农业职业技术学院签收外单位的公文有90%左右是电子公文，只有10%左右是纸质公文。

这90%左右的公文是通过上级部门的OA系统进行查收，还有一小部分是通过单位公共邮箱查收，这其中80%以上是PDF格式，剩下的还有文档格式和图片格式。

这些电子版的文件完全可以直接上传到学院的OA系统上，通过电子走文方式填写拟办意见、呈送领导批阅、分发有关部门办理。

而剩下10%左右通过邮寄、传真等形式收到的纸质文件，也可以借助扫描仪等工具把纸质文件转化成电子文件。

所以，我们在收文拟办过程中，通过单位内部OA系统进行电子走文，不但可以提高公文的运转效率，方便领导修改，更利于文件归档管理。

如有遇到急文，在呈送领导批阅的同时也可以借助办公微信群、QQ群等新媒体将文件传送给相关业务部门，避免执行部门比办文件秘书先收到文的尴尬，也是尽可能地为执行部门争取办理时间。

因此，公文处理方式必须及时转变，做到与时代接轨，充分利用新媒体来辅助公文办理，严防抱残守缺。

（四）建立公文处理结果质量考核标准体系。

各高校都有教学质量考核标准管理体系、课题建设质量考核标准等，但公文办理的质量如何，没有一个可行的评判标准，所以我们完全可以参照高校各种质量考核标准，结合公文处理的特点，制定一个公文处理结果质量考核标准体系，甚至可以将相关考核标准的考评结果运用到单位的年度工作考核中。

收文阶段的公文处理，根据其特点、目的、作用，可以制定相应的指标，比如走文时间跨度、文件涉及部门个数、文件电子版是否发送业务部门、阅件还是办件、是否按时办结、单位主要负责人是否批阅、拟办意见是否有领导修改（补充）等，这些指标都可以从某一方面反映出一份文件的特点和办理情况。

有了这些明确的指标，收文秘书就可以根据相关标准来约束自己的办文工作，公文处理的相关质量也就得到保障。

五、结语
综上所述，由于高校公文处理中收文阶段常见问题突出，亟待解决，我们必须积极寻求解决办法，努力通过出台规章制度、培训有关人员、转变工作方式、制定评估标准等方式来提高高校公文处理工作中收文阶段的办文质量。

对于笔者提出的四点解决措施，主要是根据日常收文工作中总结得出的经验。

高校的公文处理，相对于机关单位公文处理的标准来说，还有较多的不规范，提高高校公文办文质量还需要与各位同仁一起努力。

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