采购过程中的风险控制

采购过程中的风险控制
(1)意外风险。

物资采购过程中由于自然、经济政策、价格变动等因素所造成的意外风险。

对应预防措施:关注市场行情,经常与供应商沟通,掌握市场动态与最新政策。

(2)采购质量风险。

因采购的原材料的质量有问题,直接影响到企业产品的整
体质量、制造加工与交货期,降低企业信誉和产品竞争力。

对应预防措施:1、定期对供应商进行现场审计,只有资质齐全、具备一定竞争能力的合格供应商才能供货,杜绝空壳公司供货。

2、与质量部密切配合,加强对进入公司的原材料的质量检验。

(3)合同欺诈风险。

1)以虚假的合同主体身份与我公司订立合同,以伪造、假冒、作废的票据或其他虚假的产权证明作为合同担保;2)接受我公司给付的货款、预付款,担保财产后逃之夭夭。

3)签订空头合同,而供货方本身是“皮包公司”,将骗来的合同转手倒卖,从中谋利,而所需的物资则无法保证。

4)供应商设置的合同陷阱,如供应商无故中止合同,违反合同规定等可能性及造成损失。

5)合同条款模糊不清,盲目签约;违约责任约束简化,口头协议,君子协定。

对应预防措施:1、定期对供应商进行现场审计,只有资质齐全、具备一定竞争能力的合格供应商才能供货,杜绝空壳公司供货。

2、双方订立合同时,尽量由我公司出具合同,并严格按照公司的合同条款执行,检查合同条款是否有悖于政策、法律,避免合同因内容违法、当事人主体不合格或超越经营范围而无效;通过资信调查,切实掌握对方的履约能力;审查合同条款是否齐全、当事人权利义务是否明确、手续是否具备、签章是否齐全,杜绝模糊不清的条款存在。

3、付款方式,尽量是“先到货,后付款”,预防资金风险。

(4)到货验收风险。

在时间上过早或太迟;在数量上缺斤少两;在质量上鱼目混珠,以次充好;在品种规格上货不对路,不合规定要求;在价格上发生变形等等。

对应预防措施:跟踪物资的到货时间,严格控制货物的到库时间,过早——影响库存、过迟——影响生产;加强货物的验收,先是货物刚送到仓库时的初步
验收,包括外观、重量和数量验收,以及厂家检验报告(海关检验报告、中英文报告等);其次要与质量部密切配合,加强对进入公司的原材料的质量检验。

(5)存量风险。

一是采购量不能及时供应生产之需要,生产中断造成缺货损失而引发的风险。

二是物资过多,造成积压,大量资金沉淀于库存中,失去了资金的机会利润,形成存储损耗风险。

对应预防措施:严格按照计划调度部的采购计划采购物资,无论数量、重量还是到货时间等,并经常与该部门联系,了解近期内可能需要采购的物资,与相应的供应商联系,做好前期准备工作。

(6)责任风险。

许多风险归根至底是一种人为风险。

主要体现为责任风险。

例如,合同签约过程中,由于工作人员责任心不强未能把好合同关,造成合同纠纷。

对应预防措施:应建立与完善内部控制制度与程序,加强对职工尤其是采购业务人员的培训和教育,不断增强法律观念,重视职业道德建设,做到依法办事,培养企业团队精神,增强企业内部的风险防范能力。