谈档案信息化建设与工程档案管理

谈档案信息化建立与工程档案管理
档案信息化就是以室藏档案为依据，在不改变档案原来的内容
信息的情况下，对档案本身的内容及档案的存在形式进行符合信息
转变原那么的改变，使档案信息社会化，实现档案资源共享。

档案
之所以能够进行信息化处理，是因为它自身就包涵着信息。

“档案是历史的原始记录”，这种记录就是一种信息。

但是在
这里我们要弄清信息化中的信息不仅仅限于档案本身的记录信息，
它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更
广泛的信息。

可见档案信息化的内容就有两方面:一是狭义上的信息化，就是将档案自身的内容信息化;二是广义上的信息化，就是将档
案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。

所以，档案信息化建立的目标就是在现代化的技术条件下，一
方面促进档案本身信息进入社会交流系统，在社会中广为传播，另
一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用，在社会
中传播，广泛地效劳于社会。

当然这两个方面的目标并不孤立的，
而是相互联系，相互促进的。

因为档案信息一旦广为社会群众利用，狭义的档案资源信息化，必然与社会发生普遍的联系，必然要与社
会中的其他信息交融而广泛地交流和传播，形成另外形式的信息，
即广泛意义的档案信息化。

马克思主义哲学认为意识具有能动性，一定的社会意识就具有
一定的社会能动作用。

那么社会档案意识在档案信息化建立中必然
有能动的影响，成为档案信息化建立的根本推动力。

所以，档案信
息化在某种意义上讲就是“观念信息化”。

档案工作人员是档案信
息化建立的根本力量，他们的能动性事关信息化建立的成败，只有
让档案工作人员在思想上树立档案信息的意识，认识到档案信息化
建立的重要性，档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心，才
会主动关心档案信息化建立事业，认真做好信息化过程中的各项工作，主动思考社会文献信息系统中各种文献信息的渗透和融合，促
使档案信息化建立与其他社会信息事业相互结合，共同开展。

2.2.2 档案中心目录及全文的数字化。

档案信息数据输入是目
录中心的根底性工作，对各职能部门每年移交的大量成果档案资料，边边输入，从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，实施纸质
档案和数字档案“双套制”工作模式，防止重复劳动，不但能节约
人力和财力，而且也会大大加快了档案信息数字化的进程。

2.2.3 对上网信息进行密级界定。

首先制订密级标准，对室藏
档案按公开、内部、秘密、机密进行界定;其次对档案信息使用者进
行网上身份验证，对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限，
以保障软件系统的平安。

信息技术的广泛采用和电子政务的加快推进，使档案根底建立
的重心向档案信息化建立转变。

现今，在计算机管理渗透的形式下，计算机管理软件的应用为实现档案管理现代化做出了巨大奉献。

档
案部门建立自己的局域网，添置计算机、光盘刻录机、扫描仪等，
在系统开发和档案利用过程中发挥着重要作用。

2.3.1 随着电子文件的大量产生，如何平安且高效地管理电子
档案已成为不可回避的现实问题。

早在xx年，国家档案局就了《全
国档案信息化建立实施纲要》，要求电子文件形成单位和接收单位
认真做好电子档案的管理等工作。

因此，选取适合电子文件形成单
位自身特点的档案管理软件，有方案、有针对性地进行录入、开发
利用等工作是开展档案信息化建立不可回避的一项重要工作。

2.3.2 档案管理软件的对象是电子文件，通过选取适宜的档案
管理软件，不但可以到达科学、高效管理电子文件的目的，而且电
子文件作为信息资源，经过软件的整合和开发，既是电子文件形成
单位的有益积累，又是经济社会开展过程中的一笔巨大的文化财富。

2.3.3 “工欲善其事，必先利其器”，选取适合的档案管理软
件是档案信息化建立工作付诸实施的重要媒介。

信息化建立理念，
需要科学的档案管理软件作支撑，单纯以传统方式管理大量电子文件，绝非明智之举，档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效
等优点于一身，是疏通信息化建立管理脉络，提高档案工作质量和
效率的关键环节，在很大程度上决定着档案信息化建立的成败。

2.3.4 从平安角度来说，优良的档案管理软件自身的平安设置，如访问授权、用户平安级别、密码设置等功能模块，已成为电子文
件管理、利用的一道坚实屏障，能有效地确保档案信息平安。

工程建立的过程就是工程档案的形成过程，这就决定了工程档
案的建立是一个漫长而复杂的过程。

从工程立项直到工程验收的各
个阶段，档案资料的收集、都是由不同的单位或部门来实施的，这
就在客观和主观上都大大增加了工程档案建立的难度，信息化管理
无疑提高工程档案管理效率与效益。

3.1 加强工程档案信息化建立，选用适合企业档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章，改革不适应档案信息化要求的管
理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创
造更多有利于方便公众利用的条件。

3.2 建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训
制度和考评制度，逐步提高相关岗位人员工作素质和能力。

3.3 档案工作人员要学习计算机和信息管理化知识，只有对计
算机信息管理软件系统有了足够的了解，才能参与本单位的软件开
发工作，才能提出正确信息需求，使系统运行保持在良好状态之中。