物资精细化管理讲义

清华苑物资精细化管理讲义
一、物资管理工作标准
(一)、物资供应商管理工作标准
1.物机部长组织根据工程项目实际从上级管理单位发布的《合格物资供方名录》中选择供应商，对不在合格名录内的供应商须进行调查。

调查内容包括供应商资本运营情况、价格、质量、运费以及信誉等因素。

2.根据“谁采购谁评价”的原则，由物机部长组织各部门对物机部调查的供应商进行评审，经评审“合格”的供应商，物机部长填写《物资供方调查审批表》经项目经理审批后，上报公司审核。

3.物机部组织各部门每年对本单位所评价的合格供应商进行一次复评，物机部长填写《物资供方定期复评表》，对复评不合格的供应商应将其不合格事实根据AB类供应商管理权限逐级上报。

对经上级主管部门认定的不合格供应商，《不合格物资供方名录》列入的三年内不得使用。

4.供应商管理流程图
(二)、物资计划管理工作标准
1.工程部编制《分工号主要物资需用数量明细表》，经项目总工程师审核，物机部据此编制《主要物资需用限（定）额数量总计划表》，并建立分工号《定（限）额领、发料卡》作为整个项目编制采购方案、组织物资采购、进行消耗总控的依据，并将《主要物资需用限（定）额数量总计划表》定期上报公司物资部。

2.发生变更时，物机部根据工程部提供的（经项目总工审核后的）变更通知及时调整《主要物资需用限（定）额数量总计划表》并更新分工号《定（限）额领、发料卡》，及时上报公司物资管理部。

3.工程部根据施工月（季度）进度计划，依据分工号主要物资需用量核算表，及时编制《主要物资需用限（定）额数量总计划表》，，并报总工程师审核。

4.物机部根据工程部提供的当期《主要物资月（季）度需用量计划表》，结合上期物资库存、储备需要等，及时按要求编制《主要物资月（季）度采购（申请）计划表》。

属甲供或上级单位集采的物资，则编制《月（季）度物资申请计划》表。

物资采购计划由封面、编制说明、当期物资需用量核算表、上期计划执行情况说明等组成。

计划须明确编制依据、物资名称、规格、数量、质量标准与性能指标、单位、单价、金额、用料地点及进料时间等。

5.《主要物资月（季）度采购（申请）计划表》经物机部长、工程部长、财务部长审核项目经理审批后转入“物资采购流程”。

6.计划管理流程图
(三)、物资采购管理工作标准
1.项目中标后，物机部组织相关人员对周边主要资源产地和供应商进行市场调查，重点调查当地及周边各种资源主要来源、购销习惯、出厂（场）价格、道路及运力状况、运杂费，主要资源供应（生产）商及其产品质量、资信、销售能力等，同时收集当地政府对各种资源的生产、销售的限制性政策与措施，并收集、记录必要的数据材料；绘制资源分布与运输组织示意图（含项目位置、主要资源位置、主要工点、施工里程、砼搅拌站和级配碎石拌合站位置、公路运输线路名称、运距、收费站位置及收费标准、道路状况等）；撰写书面调查报告，注明主要材料预算用量、单价走势预测及控制建议，并上报公司（指挥部）。

施工过程中，还应定期或不定期的组织市场调查，掌握市场行情变化及其变化原因，并及时上报公司（指挥部）备案或批准，把握好最佳采购时机，合理储备。

2.物机部根据项目主要物资需用总量计划，并按照集团公司\公司和业主的物资管理办法和要求，结合施工组织安排，拟订主要物资采购方案，内容包括各项采购制度说明，物资规格型号、数量、技术标准与性能指标、金额、潜在供应厂商、采购方式及资金状况、结算方式等。

3.采购领导小组召开评审会议（采购领导小组由项目部领导及各部门负责人组成），审核采购方案，并重点关注物资数量与质量要求、采购方式及料款结算方式与项目实际情况是否相符；物机部修订完善后按程序报公司（指挥部）审批。

4.对构成工程实体的主要物资，按照集团公司物资采购管理制度要求，积极推行物资集中（区域）招标采购、战略采购、网上竞价采购等方式；充分利用股份公司开发的《中国中铁电子商务平台》开展物资采购业务。

集团公司负责对钢材、水泥、商砼、钢绞线、锚具等主要材料实行区域物资集中招标采购；公司（指挥部）负责对地材及其它批量物资的招标采购；二三项料、辅助材料等实行网上竞价采购。

项目部积极配合上级单位组织的公开招标和邀请招标采购工作，参与招标和评标，并按照招（议）标结果与供应商签订合同、组织供应和结算料款。

对指挥部组织的招标由指挥部按照招（议）标结果与供应商签订合同、组织供应和结算料款。

5.对不适宜采取招标采购的物资，项目部可采取竞争性谈判或询价采购等方式进行，妥善保存谈判会议纪要、供应商报价单、采购比价汇总表等资料。

严禁劳务企业自行采购工程实体物资。

6.物机部按照合同和采购计划组织进货、验收与发放，确保物资供应，并及时填报集采报表。

7.物资采购管理流程图
(四)、物资采购、租赁合同评审与签订工作标准
1.合同签订前，物机部根据“物资采购流程“确定的供应商，就合同内容、合同单价、结算方式、付款方式等一切合同条款进行洽谈。

2.物机部长根据洽谈结果，按照集团公司下发的合同范本起草合同初稿。

3.项目部合同评审小组（项目经理任组长，班子其他成员任副组长，各部门负责人及经办人员任组员）对拟签合同进行评审，分析评估合同的可行性、经济性、适宜性、合法性、合同风险，制定风险防范措施，形成书面评审意见，填写《合同评审表》。

4.合同在完成评审后应根据集团公司、公司管理制度要求确定是否上报审批，严禁擅自签订。

项目部物资采购合同金额10 万元以上（租赁合同预计租费结算金额5 万元以上）的需报公司审批，指挥部物资采购合同金额50 万元以上的需报集团公司审批，物机部经办人填写《合同审查登记表》，审批部门和领导填写审查意见。

5.项目（指挥）部物机部长按照公司（集团公司）审查意见修改定稿后由项目经理签订正式合同。

严禁不按审批意见签订合同。

签订合同时原则上应当让签约对方先行签字盖章，或者双方同时签字盖章。

加盖骑缝章，由法定代表人或授权委托人在每页上签字。

严禁将仅有我方已签字、盖章、无合同条款具体内容的合同末页，交、寄给对方签字盖章。

严禁向对方出具盖有我方印章的空白合同书。

6.所有正式签订的合同盖章后，项目物机部需在当月上报公司备案。

7.合同签订后物机部经办人应建立合同管理台帐，实行“一合同一登记”原则，保存合同基础资料。

合同基础资料包括法定代表人身份证明书、法定代表人授权委托书、法定代表人和合法委托代理人的有效身份证明复印件和签字样本、企业法人营业执照等资信资料、来往函件、数据电文、招标投标文件、合同、补充合同、会议纪要、来往函件的签收单据、合同评审记录等。

8.物资采购、租赁合同评审签订流程图
(五)、物资验收管理工作标准
1.物资到场后，物机部经办人即时组织核对计划、发货通知等，确认来料的合规性，并根据来料性质决定是否通知试验室、验收小组成员进行收料。

2.物机部自行验收时由经办人核对物资品名、规格、型号、数量、外观质量、产品质量证明文件、附带的零配件数量、安全防护措施等与采购合同、发票或料单及其它规定是否相互一致。

针对不同种类的物资，可采用计重、计件、理论计算等方法验收数量，物资数量和外观质量验收无误后，才可出具《物资验收单》，并及时登记《进场\入库物资验收登记簿》。

对于砂石料、级配碎石、AB组填料、道碴等大宗物资实行两人或以上共同验收制度，验收合格出具《大堆料收料单》，并做到一车一票。

需要过磅验收的要附原始磅单，条件具备的可通过视频监督物资验收过程。

材料到场后自验时间不得超过一天。

3.按规定必须进行理化性能检验或试验的物资，物机部经办人开具《主要材料复试通知单》，并负责取样送检，必要时，试验人员或外部单位共同见证取样。

试验室经办人根据《主要材料复试通知单》，按按试验规程，及时组织试验检测，并出具试验报告，通知物机部试验结果。

4.对技术程度较高或验收复杂的精密仪器仪表等专用物资，项目部须成立验收小组，验收小组由工程技术人员、物资人员、外部专家及厂家技术人员共同组成。

验收小组按照合同要求和厂家技术资料进行验收评价质量是否合格，且只能是合格的物资才可以进行数量验收；需施工班组参与共同验收的，经办人员和施工班组有权领料人共同验收，当场开具物资验收交接单。

5.对数量短缺、无产品质量证明文件的物资，经核对与采购计划不符的物资、外观质量有明显问题的物资、经理化检验或试验不合格的物资给予标识、单独存放，禁止发放和使用，物资部填写《物资验收记录》，同时由物机部与供方联系退货、换货、索赔等事宜（注：
甲供物资及时进行隔离标识并与业主及供应商联系处理）。

6.物机部经办人及时获取试验报告，对进场验收无问题的物资，在《物资送检台账》和《进场\入库物资验收登记簿》中登记试验报告编号。

7.物机部部长审核《物资验收单》，审核的重点是供应商、物资品种规格等是否与合同、计划、要求一致。

审核无误后，物机部部长签字。

8.物机部经办人对物资堆码须做到整齐、有序、合理，不能存在混存、混码现象。

物资标识要规范、醒目。

料区环境要干净、整洁、无杂草、无积水。

库存物资实行先进先发制度，对有保存期限的物资必须在期限内发放使用。

9.物资验收管理流程图
(六)、物资发放管理工作标准
1.作业队伍用料申请人根据现场施工需要，填写物资用料申请计划，并报分管领导进行审批后作为领料依据。

2.物机部长根据现场施工计划安排，并结合现场进度和现场库存及时审核用料人《用料申请单》的合理性。

3.项目经理审批《用料申请单》。

4.物机部经办人核对确认授权领料人的资格和用料申请计划审批意见，对照分工号《定（限）额领、发料卡》核对物资累计领用数量是否超过限额数量。

5.申请领料的计划数量超出限额数量时，由工程部提出物资调整补充计划，项目总工审核，经项目经理审批后，按领料程序发放，并更新供应数量。

超限额数量未审批的，拒绝发料。

6.物机部经办人根据分工号《定（限）额领、发料卡》填写《发料单》进行物资发放，作业队伍授权领料人领料时在物机部经办人提供的《发料单》上进行签字确认。

7.物机部经办人根据《发料单》，登记分工号《定（限）额领、发料卡》，记录物资发放日期、数量、规格、使用部位、累计发放数量、收料人等信息并录入《工程物资管理系统》。

8.物机部长对照《发料单》，对分工号《定（限）额领、发料卡》进行审核。

9.物资发放管理流程图
(七)、周转材料、小型机具管理工作标准
1.项目中标后,工程部应在制定施工组织设计、施工组织方案时，对周转材料的使用、需求做出明确的安排和计划，并向物机部提交《周转材料、小型机具需用计划》。

2.物机部组织对加工生产厂家和周边租赁市场进行调查。

根据市场调查情况，并按照公司周转材料管理制度和要求，拟订周转材料、小型机具购置/加工/租用方案，方案包括：内部租赁和调拨、外租、自行加工、委外加工、购置等。

3.采购领导小组（由项目部领导及各部门负责人组成）对拟订的方案进行审核，重点审核进场时间、规格型号、技术标准、数量、采购方式等。

4.项目部将审核后的方案上报公司审批。

未经批准，严禁自行购置和租赁。

5.公司批准项目部外部租赁的，采购领导小组选定不少于三家的租赁商进行租赁单价调查和合同谈判，拟定合同内容后转至“物资采购合同评审与签订流程”。

6.公司批准集中购置和统筹调拨、内部租赁的，由公司物资部负责组织实施。

7.物机部按照合同约定和需求计划，结合现场施工要求，及时协调、督促供应商或出租人组织供应。

材料到现场后执行“物资验收流程”。

8.物机部负责现场所有周转材料和小型机具的使用、维护和保养，建立健全周转材料和小型机具的收、发、存、领、用、退、租赁台帐，按时上报周转材料小型机具动态报表。

每月至少组织一次相关部门和作业队伍共同对现场使用的周转材料进行盘点、核查，发现丢失或损坏时，及时与出租人协商赔偿停租，并向作业队伍办理扣款签认手续。

9. 对自购的周转材料，物机部协助财务部拟订各种周转材料的摊销方法和预测摊销比例，填写《周转料摊销表》经采购领导小组决
定后按月进行摊销；对于租赁的周转材料，物机部根据租赁合同、进场验收单和租赁时间填写《租赁费结算单》，办理结算手续。

10.工程完工后，物机部及时组织租赁周转材料退租工作。

退租完成后必须与出租人签订封帐协议，明确租赁费总额、赔偿金额、约定租费停止。

自有周转材料，拟定处置方案后报公司审批，并根据公司批示办理，公司批示就地处理的执行《废旧物资处理流程》。

11.周转材料管理流程图
(八)、废旧物资处理管理工作标准
1.根据现场施工情况，物机部定期或项目主体工程完工后，对项目废旧物资进行分类清点，登记造册，记录其规格、数量、新旧程度等基本信息。

填写《废旧物资统计表》。

2.物机部对旧货市场、废品市场和公司相关项目部进行调查、询问，了解市场行情和潜在处置客户，编制市场调查报告，拟定现有废旧物资处置方案建议。

3.废旧物资处理小组（项目经理或项目书记任组长、物机、财务、工经等部门负责人为成员）对照市场调查报告，结合待处置物资的实际状况，对废旧物资处置方案进行审核完善后，按程序报公司审批，禁止未经审批擅自处理。

4.按公司批复的废旧物资处理方案，处理小组在公司相关部门的监督下进行处置，并将处置结果报公司备案。

5.物机部对废旧物资处置结果，按照数量、规格进行归档登记，填写《废旧物资处理登记表》，以备核查。

7.废旧物资处理管理流程图
(九)、物资盘点管理工作标准
1.每月20 日项目部分管物资副经理牵头组织物资盘点小组（包括物机部、财务部、工程部、工经部负责人）召开物资盘点会议，明确盘点工作内容，安排工作计划。

物资盘点与收方结算同步，库存盘点不仅包含库房及料场的原材料库存，还包括各工号未投入使用的原材料和半成品。

2. 每月25 日前，分管副经理（或委托物机部长）组织物资盘点小组按作业队伍、分工号根据工作计划逐项清点、记录基础数据。

3.物机部长根据现场清点记录，计算各作业队伍、各工点的盘点结果，填写《存货盘点记录表》。

4.物资盘点小组成员复核物机部长编制的《存货盘点记录表》并签字确认。

5.若盘点的实物数量与账面数量不符，或者有毁损的材料，物资部经办人填写《材质鉴定书》、《材料遗失、损坏赔偿单》，物机部长应及时查明原因，填写《材料损失、贬值、报废报告单》提出处理意见经项目经理审批后上报公司。

6.财务部长根据物资盘点小组签字确认的《存货盘点记录表》和公司的审批意见（如有），做好当期物资账务处理工作。

7.物资盘点管理流程图
(十)、物资结算管理工作标准
1.每月25 日前物机部经办人根据“物资验收流程“结果，就上月21 日至本月20 日的供应情况与供应商核对验收单据。

并根据核对结果出具对账单，交物机部长审核。

2.物机部长根据核对结果审核对账单。

属于物贸公司、指挥部或物资分公司集采的物资，物机部及时将结算单传递到相关单位由相关单位办理结算手续。

3.物贸公司、指挥部或物资分公司根据集采合同办理结算手续，结算后对项目部办理调拨手续。

4.项目部自行结算的物资，由项目部经办人核对合同单价（属于按浮动价结算的，依据合同约定计算方式计算当期结算单价），并根据对账结果出具结算单，结算单经物机部长审核后由供应商核对签字。

5.供应商依据核对后的结算单出具发票，交物资部经办人点收入账。

6.物机部长、财务部长对收料单进行审核，审核后报项目经理审批。

7.财务部依据项目经理审批的收料单、发票、结算单以及原始验收单据进行账务处理。

8.物机部经办人对收料单、发票、结算单以及原始验收单据复印件进行存档，建立结算台账并及时更新，结算台账报公司备案作为物资结算付款审核的依据。

9.物资结算管理流程图
(十一)、物资核算分析工作标准
1.工程部每月底25 日前分工号或作业队伍向物机部提供实际完成工程量主要物资应耗数量。

2.工经部每月底25 日前统计汇总主要物资预算单价和各工号主要物资控制损耗系数，并提供给物机部，其中控制损耗系数以公司责任成本确定的损耗率或合同约定的损耗率为依据。

3.物机部每月底27 日前根据现场收、发料单、材料明细帐、材料动态表等基础记录，统计计算各工号或作业队伍当期开累发放物资数量。

4.物机部每月20 日开始组织现场联合盘点。

5.物机部根据现场盘点结果和统计的物资实发数量，计算物资实耗数量（实耗实量＝实发数量－库存数量－半成品数量）。

6.物机部长组织核算物资量价盈亏情况，其中数量盈亏=应耗数量-实耗数量，金额盈亏=盈亏数量×红线成本单价（或采购单价）。

7.工经部根据已完工程结算数量、红线成本预算确定的主要物资控制损耗系数等基本数据，复核物机部编制的物资核算表并提出复核意见。

8.物机部长依据核算结果编制物资成本分析报告，说明当期物资采购和消耗控制的具体情况，并对节超的主要原因进行分析，找出问题，提出改进措施或建议。

9.项目经理审批物资成本分析报告，重点关注物资分析资料是否真实准确、原因分析是否客观、深入。

10.物机部长依据审批后的物资成本分析报告参与项目部经济活动分析。

成本分析报告作为办理作业队伍物资奖罚、扣款的依据。

11.物资核算分析管理流程图
二、物资管理后台管控及考核评价
(一)、物资供应商管理后台管控及考核评价
1.实行供应商管理责任追究制。

按照供应商准入“谁评审，谁负责”、供应商选用“谁采购，谁监督”的原则，公司（指挥部）落实管理责任。

对未按规定进行供应商准入的，或对供应商未进行考核评价的；对供应商存在重大质量问题或隐患知情不报的；未经批准在供应商档案库以外选择供应商的；在供应商管理过程中营私舞弊和收受贿赂的；私自将相关信息更改、销毁或泄漏的；将给予批评教育；情节严重的，按照集团公司有关规定进行处理。

2.公司（指挥部）定期对项目部供应商管理情况进行检查督导重点检查合格供应商调查评审过程、是否在合格供应商处采购等，检查结果纳入项目综合考评。

直（共）管项目的检查督导由公司、指挥部共同完成，其他项目由公司负责。

3.集团公司通过效能监察、专项检查，对公司、项目部的成本分析过程进行抽查，抽查结果纳入对公司、项目部的系统考评。

(二)、物资计划管理后台管控及考核评价
1.公司（指挥部）负责定期对项目部计划提报、上报以及台账建立情况进行检查督导，检查结果纳入项目综合考评。

直（共）管项目的检查督导由公司、指挥部共同完成，其他项目由公司负责。

2.集团公司通过效能监察、专项检查，对公司、项目部的计划管理过程进行抽查，抽查结果纳入对公司、项目部的系统考评。

(三)、物资采购管理后台管控及考核评价
1.公司（指挥部）汇总各项目上报的采购方案、采购计划，对需由集团公司或股份公司集采专供的物资计划上报集团公司组织采购，对公司（指挥部）权限内集中采购的物资由公司（指挥部）组织实施。

2.集团公司根据公司（指挥部）汇总上报的采购方案、采购计划对股份公司集采专供物资汇总后上报股份公司。

对集团公司权限内集中采购的物资由集团公司组织实施。

3.公司（指挥部）对项目的集采合同执行、自采物资的采购过程进行指导和定期抽查。

抽查结果纳入项目综合考评。

直（共）管项目的检查督导由公司、指挥部共同完成，其他项目由公司负责。

4.集团公司依据各公司上报的集采报表对公司的集采工作进行考核，通过效能监察、专项检查，对公司、项目部的物资采购管理过程进行抽查，抽查结果纳入对公司、项目部的系统考评。

(四)、物资采购、租赁合同评审与签订后台管控及考核评价
1.公司对项目部上报的物资采购、租赁合同根据公司管理规定组织各部门进行评审，评审结果经主管领导审批，由项目部按照审批意见修订完善后签订合同。

2.集团公司物资部、法律事务部对指挥部上报的物资采购合同进行审核，提出评审意见，经主管领导审批后由指挥部按照审批意见修订完善后签订合同。

3.公司依据项目审核备案的物资采购、租赁合同针对合同执行情况进行指导和定期抽查。

抽查结果纳入项目综合考评。

4.集团公司通过效能监察、专项检查，对公司、指挥部、项目部的物资采购、租赁合同评审与签订过程进行抽查，抽查结果纳入对公司、指挥部、项目部的系统考评。

(五)、物资验收管理后台管控及考核评价
1.公司（指挥部）负责定期对项目部物资验收过程、单据以及现场储存管理等进行检查督导，检查结果纳入项目综合考评。

直（共）管项目的检查督导由公司（指挥部）共同完成，其他项目由各公司负责。

2.集团公司通过效能监察、专项检查，对公司、项目部的物资验收管理过程进行抽查，抽查结果纳入对公司、项目部的综合考评。

(六)、物资发放管理后台管控及考核评价
1.公司（指挥部）负责定期对项目部用料计划申请、限额发料管理等进行检查督导，检查结果纳入项目综合考评。

直（共）管项目的检查督导由公司、指挥部共同完成，其他项目由公司负责。