律师事务所业务档案管理制度

律师事务所业务档案管理制度
一、总则
第一条为了加强律师事务所业务档案的管理，保
障档案的完整性、准确性和及时性，根据《中华人民共和国档案法》、《律师法》等相关法律法规，结合本律师事务所实际情况，制定本制度。

第二条本制度所称业务档案，是指本律师事务所
办理的案件、法律事务和其他业务活动中形成的具有保存价值的文件材料。

第三条本律师事务所业务档案管理工作，应当遵
循统一领导、分级负责、归档及时、查阅方便、保密安全的原则。

第四条本律师事务所应当设立专门的档案管理部门，配备专职或者兼职档案管理人员，负责业务档案的收集、整理、归档、保管、查阅和销毁等工作。

第五条本律师事务所档案管理人员应当具备档案
管理知识和业务能力，遵守档案管理法律法规和本制度，确保业务档案的质量和安全。

第六条本律师事务所应当定期对业务档案管理情
况进行检查和评估，不断完善档案管理制度，提高档案管理水平和效率。

二、业务档案的收集和整理
第七条律师在办理案件、法律事务和其他业务活
动过程中，应当注意收集和整理相关文件材料，包括法律文件、证据材料、会议记录、电子邮件、短信、录音、录像等。

第八条律师应当及时将办理完毕的案件、法律事
务和其他业务活动中的文件材料，按照案件名称、时间、地点、委托人、律师等分类，整理成册，并在归档前进行初步筛选和排序。

第九条业务档案的整理工作，应当遵循以下原则：
（一）文件材料的真实性、完整性、准确性和及时性；
（二）文件的顺序性和系统性；
（三）文件的规范性和标准化；
（四）文件的保密性和安全性。

第十条业务档案的整理要求如下：
（一）文件材料应当采用耐久性好的材料，确保档
案的长期保存；
（二）文件材料应当清晰、工整，易于阅读和识别；
（三）文件材料应当标明编号、日期、密级、保密
期限、查阅范围等；
（四）文件材料应当分类编号，便于检索和查阅；
（五）文件材料应当使用统一的档案封面和档案盒，封面应当注明档案名称、编号、日期、密级、保密期限、查阅范围等。

三、业务档案的归档和保管
第十一条业务档案的归档工作，应当在办理完毕
案件、法律事务和其他业务活动后一个月内完成。

特殊情况需要延长的，应当经档案管理部门负责人批准。

第十二条归档的业务档案，应当经过档案管理人
员审核，确认材料齐全、整理规范后，由律师和档案管理人员在归档清单上签字，并按照规定归档。

第十三条业务档案应当采用电子档案和纸质档案
双重保存方式。

电子档案和纸质档案应当同步进行，确保档案的完整性和一致性。

第十四条业务档案的保管工作，应当做到以下几点：
（一）档案室应当保持干净、整洁、安全，防火、防盗、防潮、防虫蛀、防霉烂、防丢失；
（二）档案室应当配备必要的档案保管设施设备，确保档案的安全和完好；
（三）档案管理人员应当定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理；
（四）档案管理人员应当建立档案保管台账，记录档案的收发、借阅、归还、销毁等情况；
（五）档案的销毁工作，应当按照国家有关规定和本律师事务所档案销毁制度执行。

四、业务档案的查阅和借阅
第十五条业务档案的查阅和借阅，应当遵循保密原则，确保档案的安全和完整。

第十六条查阅和借阅业务档案的律师，应当向档案管理人员提出申请，说明查阅和借阅的目的、范围、时间等，并填写查阅和借阅申请表。

第十七条档案管理人员应当在收到查阅和借阅申请后，对申请人进行审核，确认其查阅和借阅资格。

经
审核合格的，应当在档案查阅和借阅登记簿上登记，并发放查阅和借阅证件。

第十八条查阅和借阅业务档案的律师，应当按照
规定的范围、时间和方式进行，不得泄露档案内容，不得将档案带出档案室。

第十九条借阅业务档案的律师，应当在规定的时
间内归还档案，并办理归还手续。

如有特殊情况需要延长的，应当重新办理借阅手续。

第二十条业务档案的查阅和借阅记录，应当由档
案管理人员进行归档保存，以备查阅。

五、业务档案的保密和信息安全
第二十一条业务档案中涉及的国家秘密、商业秘
密和个人隐私，应当按照国家有关规定和本律师事务所保密制度进行保密。

第二十二条档案管理人员和律师，应当严格遵守
保密法律法规和本制度，不得泄露档案内容，不得利用档案进行不正当竞争或者其他违法行为。

第二十三条业务档案的电子版本，应当采取加密、备份等技术措施，确保信息安全。

第二十四条业务档案的电子版本，不得在互联网
或者其他公共信息网络上传输、发布，不得复制、打印或者制作副本，除法律另有规定外，不得向他人提供。

六、法律责任
第二十五条律师和档案管理人员违反本制度的，
本律师事务所应当依法予以处理，并可以依法追究其法律责任。

第二十六条律师和档案管理人员因故意或者过失
导致业务档案损毁、丢失的，应当承担相应的责任。

七、附则
第二十七条本制度自发布之日起施行，本律师事
务所原有档案管理制度与本制度不一致的，以本制度为准。

第二十八条本制度的解释权归本律师事务所所有。