高效率工作的本质和提升

该 怎 样 进 行 时 间 管 理
效 能
——珍惜有限的时间创造无限的价值！
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案例分析1 讨论分享
一天下午，生产部杨经理在参加公司召开的企业 发展战略研讨会，由于晚上要给他女朋友过生日，心 理在盘算这件事。突然收到手机短信，两个同学从外 地出差来此，约他晚上参加校友聚会。这时主持人 宣布，由于这次会议时间紧，请全体与会人员晚上要 参加分组讨论。刚一散会，车间的一名班长满头大汗 跑进会场，拉着杨经理就往外走，原来几名工人与仓 储部门的几个搬运工发生纠纷，现在打起架来了，车 间主任和在场的保安制止不了，因此派一个班长来找 杨经理。
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提高工作效率的本质是“时间管理”
工作效率的提升其实就是更好的进行时间管理， 就是在最短的时间内完成高质量的工作。
“时间管理”就是“自我”管理！
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怎样进行时间管理
效能
注重事轻重缓急，做最重要的事
该 怎 样 进 行 时 间 管 理
效 能
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事情的轻重缓急和瓶中的东西
紧 急 A（碎石型的事务）
危机 重 急迫的问题 要 有期限压力的计划

不紧急 B（石块型的事务）
发掘新机会 规划 改进产能 建立伙伴关系 防患于未然
偏重于处理碎石型事务的人，压力感无时不在，似乎总在处理危机， 所以容易心力交瘁。 偏重于沙子型事务的人，通常缺乏自制力、目光短浅，人际关系浮泛。 偏重于水型事务的人，欠缺基本的责任感，做事不牢靠。 大家会想“偏重石块型事务，会不会耽误了碎石型事务的处理呢，毕 竟那是紧急的呀！”
该 怎 样 进 行 时 间 管 理
《高效率工作的本质和提升》
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大家下午好！ 好！ 很好！ 非常好！ 越来越好！ 一年更比一年好！
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头脑风暴
在这个世界上 有什么东西 是你看不见、摸不着， 但它却真实存在的？？？
“碎石是怎么来的？它是由石块破碎而成的， 偏重于碎石型事 务的人，他的碎石会源源不断。而偏重于石块型事务的人，他的 碎石会很少，这才是真正有效率的人，有远见，自制力强，并且 能够防患于未然，是能成大事的人。”
效 能
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高效组织的时间分配比率
该 怎 样 进 行 时 间 管 理
效 能
里，她让我给你打电话，你赶快来！”
假设你是张经理，从接到总经理指示到此时此刻，该怎么办？
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故事分享：农夫的效率
在美国，有一个农庄，经统计发现其农作物的产出值达平均上限的二倍，这是令人 难以置信的。有一位效率专家想去研究高效率原因，他千里迢迢来到这个农庄。看到一户 农家，他就推门而入。 他发现有一位农妇，正在工作，她怎么工作呢？二只手打毛线，一只脚正推动着摇 篮，摇篮里睡着一位刚出生不久的婴儿，另外一只脚在推动一个链条带动的搅拌器，嘴里 哼着催眠曲，炉子上烧着有汽笛的水壶，耳朵注意听水有没有烧开。 但是效率专家觉得很奇怪，为什么每隔一会儿，她就站起来，再重重地坐下去，这 样一直地重复？效率专家再仔细一看，才发现这位农妇的坐垫，竟是一大袋必须重复压才 会好吃的奶酪。因此效率专家说不必查了，他已经知道高效率的原因了。
不善授权
下属的不断请示和汇报， 大大浪费了自己的时间。
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这些时间杀手是否就在身边？
等待或各种干扰来袭……
没有目标或缺乏计划
为 什 么 时 间 总 不 够 用
沟通不良，做无用功
没有轻重缓急安排
官僚作风、文牍主义
时间 杀手
没有设定完成时限
效率
在一定的时间内尽可能做更多的事
勤奋
珍惜时间，充分利用时间，不浪费
时间管理步骤
介绍具体的时间管理步骤以参考
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时间管理
分清工作的轻重缓急
有下列四种东西要放到瓶里：石块、 沙子、碎石、水，为了充分利用瓶子 的空间，你会用什么样的次序放这四 种东西？
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效 能
假设你是杨经理，此时此刻你该怎么办？
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案例分析1 1 讨论分享
某公司由于市场竞争近来业绩严重下滑，员工士气低落，今天上午竟 有两名业务骨干向市场部张经理提出辞职申请。为稳定员工队伍，张经理
紧 I 重 要 急 II 不紧急
该 怎 样 进 行 时 间 管 理
20-25%
65-80%
效 能
III
不
IV
重
要
15%
<1%
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时间管理20/80定律 我们80％的成果来自于我们20％的行为； 我们所做的事情中有80％几乎没有产生 任何成果！ 你所花费的努力中，通常有20%已决定 了最后的结果。人生中值得夸耀的80% 的成绩，是用20%的时间换来的。
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法国哲人的谜语 哲人伏尔泰问： “世界上，什么东西是最长而又最短的； 最快的而又是最慢的； 最能分割的又是最广大的； 最不受重视的而又是最受惋惜的； 没有它，什么事情都做不成； 它使一切渺小的东西归于消灭， 使一切伟大的东西生命不绝？”
你猜是什么？
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撕纸人生
现在我给大家发一张纸条，这张纸条上有10个等分 的格子，上面有1-10的数字。 我们现在做一个游戏，必须要认真对待这个游戏， 因为我们是在面对我们的人生。 这张纸条就代表着我们的人生，每一个格子就代表 10年，假设我们的人生有一百年。
已约定今晚同这两人谈话。但下午接到出差在外的总经理的紧急电话，一
位西安的客户今天晚上六点到机场，因为这是一个跟进了很长时间的大客 户，总经理特别强调要张经理代表他亲自去机场迎接并配合办公室搞好接 待。其实，张经理的MBA论文尚未完成，这两天也到了最后的期限，他曾 想让在本市某大学工作的妻子帮忙，妻子未同意，这样公事私事便搅得他 十分着急。这时，突然手机响了：“你是张文斌吗？你母亲在菜市场前面 的马路上被汽车撞伤，我是路边商店的售货员，你母亲现在被扶到了我店
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撕纸人生
第三步：大家可以看看手中的纸条长度有多少？ 一个格子代表10年！
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撕纸人生
假如我们手中纸还有3格，即30年时间！
30年中有效工作时间只有3.4年左右 20年中有效工作时间只有2.2年左右
优化流程,简化 操作
克服办公桌杂乱和个人混乱。通过对电脑 文档、书面文件及身边工具等的整理，使 得文件资料或工具的拿取和存放都能快速 定位，从而提高效率。
统筹安排,平行 作业
整理整顿,快速 定位
世界上最没有效率的就是一开始 没有做好，被推倒重来。第一次 就把事情做对、做好、做到位， 是一个观念，也是一个良好的习 惯。它会节省我们很多的人力、 物力、财力，使我们少 走很多不必要的弯路。
冗长而又无效的会议 有求必应，来者不拒
不懂得统筹安排 大包大揽，事必躬亲
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时间杀手会使你：
越忙越空虚 工作太多，总是做不完 忙得没有时间吃饭和睡觉 努力工作，却感受不到快乐 忙忙碌碌，焦头烂额，却毫无成就感
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马经理的时间哪儿去了
上司召见 电话干扰
对员工解释有关薪酬问题， 这本不属于马经理的事 上司不定期的召见，使中 层经理的时间具有很大的 随意性。
为 什 么 时 间 总 不 够 用
低效会议
会议安排没有计划， 会议拖延，主题不 明确，对会议没有 实行有效控制。
事必躬亲
对下属工作不放心，凡事 事必躬亲，替下属做工作， 结果整天被埋在事务性的 工作里。
该 怎 样 进 行 时 间 管 理
效 能
C（细沙型的事务）
不速之客的接待 不 某些信件、文件、电话的处理 某些会议的出席 重 某些必要而不重要的会议、活动

D（水型的事务）
一些可做可不做的杂事 一些不必要的应酬 有趣的活动

要
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效 率
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效率就是单位时间内完成的工作量。
一个效率糟糕的人与一个高效的人工作效率相差可达10倍以上。
生活或者工作，无论做什么都应当有较高的效率，这在无形中就 可以延长时间，这就是注重效率的好处。
该 怎 样 进 行 时 间 管 理
11:00
对秘书报上来的文件等进行批示、处理；阅读文件、各类的报告、 建议书等，到12：00，还有一部分没有过目。 √
12:00
匆匆吃过饭，看了会报纸、与同事聊了会天，猛然想起总经理交 待的人力资源规划报告还没完成，于是赶紧冲进办公室。
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16:00
16:30
召集下属开会，因下属反映部门内部不团结影响到了工作。但会 议不仅没有达到预期目的，还拖延了时间，一直持续到17：30。
17:30
下属走后，已过了下班时间，没有时间完成报告了，马经理只好 带着未写完的报告回到家中，看样子今晚上又得加班到午夜了。
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8:00
上司打电话让马经理去谈话，谈了会有关公司人力资源规划的问 题，中间总经理接听电话、客人来访等，谈话延续到10：00。
10:00
准备布置下属工作，又有电话打来询问有关新入职人员薪资的问 题，解释到10：20。
10:20
找来下属布置招聘工作，中间不断有其他下属请示工作，马经理 的思路和时间被分割和耽误，布置工作一直延续到11：00。 √
去掉每天睡觉、吃饭、学习、娱乐等时间，每天实际只有4个小时左右 是有效工作时间。而我们每年上班天数248天，有效工作992个小时 （41.3天左右）。41.3天*30年/356天=3.4年
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8小时的工作时间都去哪儿了？
请 看 马 经 理 的 一 天
8小时的工作时间都去哪儿了？
13:00
销售经理来找马经理讨论业务员招聘事宜，由于对招聘专员的工 作不放心，本应是下属的职责，马经理准备亲自做相关计划。
请 看 马 经 理 的 一 天
14:00
招聘计划、招聘人员资格的具体、招聘渠道及广告发布等内容拟 定占去马经理2个小时的时间。√ 刚要写公司人力资源规划报告，一个下属又进来请示和审批，同 时聊了一会儿个人的私事和公司最近的传闻。
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撕纸人生
第一步，请把你年龄前的纸条撕掉。 如果3继续。
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撕纸人生
第二步，如果你的退休年龄是60岁的话，请把6后面的纸条 再撕掉。
10年中有效工作时间只有1.1年左右
…… 你还有多少有效工作时间创造价值？
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我们的时间去哪儿了？
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项目 每天耗时
8小时 2.5小时 1.5小时 1小时 2小时 2小时 1.5小时 1.5小时 4小时？ 睡眠 一日三餐 交通 电话 看电视、上网 看书、聊天 刷牙、洗脸、洗澡 情绪、身体不适 实际有效工作
通过对流程的不断优化，使得工作 更为顺畅；通过对流程中具体工作 节点的操作过程进行简化，提高流 程各环节的运行速度，从而提高效 率。 “先装石头还是先装沙子才能发挥罐 子最大容量”的故事模型。类比到时 间的统筹安排上，则就是利用大块的 时间处理“大块”的事情，利用琐碎 的时间处理琐碎的事情，利用等待的 事件兼做别的事情