心理档案建设移交管理制度

心理档案建设移交管理制度
一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

二、归档范围
公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计工作、财务会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、同意、委托书、协议、合约、项目方案、通告等具备参考价值的文件资料。

三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

四、档案管理员的职责：确保公司及各部门的完整资料及单据齐全完备、安全保密和使用方便。

五、资料的收集与整理
1. 公司的档案资料推行“季度档案”及“年度档案”制度，即为：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料档案期。

2. 在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。

各主管部门经理应积极配合与支持。

3. 凡必须及时档案的资料，由档案管理员负责管理及时档案。

4. 各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。

凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

5. 档案管理员根据公司的《文书立卷档案管理制度》实行档案档案整理。

六、资料的分类与归档
1. 公司档案资料的分类依据《文书立卷档案管理制度》的有关规定继续执行。

2. 公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

七、档案的借书
1. 总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

2. 因工作须要，公司的其他人员须要借书非密级档案时，由部门经理办理《借书档案申请表》送来总经理办公室主任购买方。

3. 公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借;秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小
时。

秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。

总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。

4. 档案借书者必须努力做到：
① 爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

② 注意安全保密，不得擅自重印、抄写、借用、遗失。

八、档案的销毁
1. 公司任何个人或部门非经容许严禁封存公司档案资料。

2. 当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

3. 凡属密级的档案资料必须由总经理核准方可封存;通常的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可封存。

4. 经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。

登记表永久保存。

5. 在封存公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任选定专人监督封存。

第一条为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

第二条档案管理机构及其职责
1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理;二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

2、综合管理部档案管理员负责管理公司所有档案资料的统一搜集管理，各部门的档案管理员负责管理本部门档案资料的采用管理。

3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

4、综合管理部档案管理员存有责任对二级档案管理工作展开监督和指导，每年对二级档案管理展开一次检查环评。

第三条归档制度
1、凡是充分反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具备考据利用价值的文件资料均属于档案范围。

2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

3、档案的文件资料，原则上必须就是原件，原件用作按程序无法档案或有关部门留
存的，综合部留存复印件。

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5、业务活动中牵涉金融财税方面的资料，由财务部留存原件;属人事方面的资料，由
人力资源部留存原件;属工程建设方面的，由规划建设部留存原件。

以上部门应当将民商
事事务的复印件报综合管理部备案。

6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及
合同执行(或签订)部门各保存一份。

特殊情况只有一份原件时，由综合部保存原件。

7、在档案范围内的其他资料，由经办人整理后联同有关资料转交综合管理部档案室。

部门须要采用的可以影印或激活，档案范围外的由各部门自行看管。

第四条档案保管制度
1、公司综合管理部设放置档案的专门库房，各部门应当根据留存档案数量，设置放
置档案的箱柜，并具有防雷、防潮、防虫等安全条件。

2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

3、档案管理员必须科学地基本建设分类法，根据分类法，基本建设分类目录;根据须
要基本建设专题目录，健全检索工具，以便于搜寻。

4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

5、库存档案必须图物吻合，帐物吻合。

6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

7、根据有关规定及公司实际情况，确认档案留存期限，每年年终据此展开整理、剔出。

8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审
批准后销毁。

销毁的档案清单由档案员永久保存。

9、严格遵守档案安全保密制度，搞好档案外流的防水工作。

10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

第五条档案借书制度
1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。

外单位人员未经公司领导批准不
得借阅。

2、借书档案资料，须经档案看管部门负责人核准。

王莎莎必须在办公室选定的地方，严禁随身携带出外。

须要借给档案的，须经档案看管部门负责人核准。

3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。

4、借给档案材料的时间严禁少于一周，必要时可以续租。

过期由档案管理员急还。

须要长期借给的，须经分管副总经理核准。

5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅
单位或借阅人，以便查阅和催还。

6、借书档案资料者必须得当看管档案资料，严禁任一借用或影印、严禁过期、损污
文件，交还时确保档案材料完整无损，否则，追责当事人责任。

7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

8、关键档案、机密档案严禁借书，必须借书的必须经分管副总经理同意，必须租借的，由总经理审核。

第六条二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一次，必须保留的尽量
留复印件，其余资料交综合管理部统一保存。

第七条本制度从二O 一一年十月一日起至继续执行。