文件编制规范

企业制度-执行类制度名称北海炼化文件编制规范

制度编号GBHLH-B0703-43-001-

2012-1-T3.01.001

制度文号/

制度版本 1 主办部门综合管理部

所属业务类别企业改革管理/制度建设与管理会签部门

监督检查者综合管理部审核部门综合管理部

解释权归属综合管理部签发日期2012年11月19日

废止说明原《中国石化北海分公司文件编

制规范》

[GBHSH-B0703-43-002-2011-1-T

301]同时废止。

生效日期2012年11月20日

制定目的明确公司体系文件（包括制度）的结构、内容、格式、命名、编号、字体字号等编写要求,以确保公司体系文件编制规范化,并具有简明性、可操作性。

制定依据《中国石化制度管理办法》（中国石化企〔2011〕395号）及国家《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写》（GB/T 1.1—2009）。

适用范围中国石化北海炼化有限责任公司

中国石油化工集团北海石化有限责任公司

约束对象一体化管理体系文件编写

涉及的相关制度北海炼化文件控制程序业务类别

企业改革管理/制度建设与管

理

北海炼化记录控制程序业务类别

企业改革管理/制度建设与管

理

北海炼化管理体系办公自动化系

统应用管理规定

业务类别

企业改革管理/制度建设与管

理

所属层级企业制度-执行类

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1 基本要求

1.1本规范所称文件是指公司一体化管理体系文件。

1.2本规范规定了公司内部所使用文件的分类、编号以及文件的编写格式。

1.3 公司文件实行“统一归口管理、业务分管负责”的管理原则。

1.4文件的分类、编号由各文件业务主管部门按照本规范要求确定。

1.5 文件的编写格式执行本规范所确定的模板及有关要求。

1.6文件必须符合国家、地方现行法律法规要求；符合相关行业标准、规范及中国石化相关规定的要求；符合公司一体化管理体系涵盖的各项标准的要求。

1.7所有文件必须在公司“管理体系办公自动化系统”中发布。

1.8未作特别说明的文件，均适用于中国石化北海炼化有限责任公司及中国石化集团北海石化有限责任公司。

2 术语和定义

下列术语和定义适用于本规范

2.1 文件

信息及其承载的媒体，媒体可以是纸张，计算机磁盘、光盘或其他电子媒体，照片或标准样品，或它们的组合。包括：手册、管理性文件、技术性文件、岗位说明书、记录格式（表格、表单、表样）、模板格式、业务流程图及外来文件等。

2.2 受控文件

需要对文件的编写、审查、批准、发布、编目、标识、归档、使用、处理、更改等过程进行控制的文件，公司员工在工作中须以现行有效受控文件为依据，更改时须追溯更新：“管理体系办公自动化系统”上能查阅到的现行有效文件均为受控文件。

2.3 非受控文件

提供公司内部员工学习或提供给顾客、相关方参考的资料，内容虽与同版本受控文件一致，但不能作为执行和判定的依据，在文件更改后不对它进行追溯更新。

2.4 记录格式和模板格式

记录格式：用于记录管理所要求数据的文件，记录格式大部分为表格。

模板格式：用于规定文件（包括记录）格式的文件。

2.5 记录

阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。当记录格式填入数据后即成为记录，包括原始记录和通过对原始记录进行初步整理、归纳后所形成的台帐等。本规范所称的记录仅限于管理体系所要求的证据文件。

2.6 手册

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本规定所称的手册特指公司管理手册、职责划分手册和内部控制手册等三大手册的总称。

管理手册是用来阐述并规定公司管理体系的方针、目标、基本结构、范围、过程/要素之间的相互作用等内容的纲领性文件。

职责划分手册是基于公司各项业务管理要求，明确责任部门、横向部门和执行单位（部门）的职责、权限及相互关系的文件。

内部控制手册是按照中国石化股份公司内部控制手册要求结合本公司实际情况而编制的本公司范围内使用的内部控制手册。

2.7 程序文件

本规定所称的程序文件特指依据体系管理要求，用文本描述某些特定过程/要素的文本文件，通常是针对管理手册某过程/要素的进一步阐述，或针对某项复杂业务管理作概括性描述，其下还可有其它文件予以支撑。

2.8 业务流程图

业务流程图是指根据职责划分，用图形、文字、符号等形式图形化表述的工作程序。

2.9 管理性文件

指对公司内部需要协调统一的管理事项做出规定的文件，一般称为“制度”，如手册、程序文件、管理规定、办法、细则等文件及相关记录等。

2.10 技术性文件

指对需要协调统一的技术事项做出规定的文件，如技术标准、试验方法、各类操作规程、检定（修）规程、工艺卡片及相关记录等。

2.11 岗位说明书

指对公司岗位的任职条件、岗位目的、指挥关系、沟通关系、职责范围、工作标准和考核评价内容等做出具体规定的文件。

2.12 外来文件

公司执行相关法律法规和其它要求的管理规定，识别来自公司外部的文件，其中直接采用的这类文件称为外来文件。

2.13 受控通知

用于布置工作，阶段性有效的规范性文件。

2.14 会议纪要

会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项，要求相关单位执行的规范性文件，需经相应权限的与会领导签发。

2.15 受控公文

特指按受控要求分发管理的公司公文。

3 职责

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