档案管理工作的现状及对策

技师学院档案管理工作的现状及对策档案管理是学校常规管理的重要组成部分，是提高教育质量，办好特色学校的基础。学校作为社会的一个重要窗口，几乎每天都会有新的事件发生，而每件大也会有新的亮点，把这些事件的过程和亮点记载下来形成档案，可以为学校的发展提供参考和借鉴，使学校管理更加科学化。以下是广州白云技师学院档案管理工作的现状及对策。

一、学校档案管理工作的重要性

（一）档案是学校办学历史的重要见证

学校的档案是师生员工在从事教育教学、教改科研、管理和开展各项活动中直接形成的，经过档案管理人员的收集、整理，形成对学校和社会有利用保存价值的各种不同形式的记录材料。它们是有价值的材料，具有凭证和参考的作用，是反映学校办学历史的重要见证。

1、档案具有重要的凭证作用。这是由档案所形成的特点和档案本身的特点所决定的。因为，档案是自然形成的，这种形成的自然性，决定了档案记录历史情况的客观性，是令人信服的历史证据。从档案自身的物质体态上看，它保留了当事人的历史真迹，如亲笔手稿、印信、当事人的声音和形象等，这些原始的真迹，显示了它的权威性，反映了档案是确凿的真凭实据。

2、档案具有重要的参考作用。档案的参考作用，其主要特点在于它的可靠性和广泛性。档案是原始记录，是第一手资料。历史学家称档案是“没有掺过水的史料”，它比其他资料来源可靠。其次，档案参考作用具有一定的广泛性。档案是人类在活动中形成的，人类的活动是广泛的，因而，档案也是很广泛的。其内容也是丰富的，它是各单位和个人广泛利用的资料。革命先辈董必武同志的《咏档案》诗中云“典谟训诰，宝之无佚；只字片言，亦所珍惜。……察往知来，视兹故帙”，对档案的宝贵和参考借鉴的重要作用作了高度的概括。

（二）档案是学校通过评估的重要依据

学校要上规模上档次，档案工作是重要的基础，科学规范的管理档案，是衡量一个学校办学业绩和管理水平的重要尺度。学校档案记载着学校发展史上的优秀成果，学校在办学过程中形成的办学理念、办学特色、办学质量在档案管理中得到提炼；学校的教育教学改革、教学管理、教学成果、师资队伍资料等各类信息在档案管理中得到汇总。这些档案材料反映了学校办学的成果，是评估专家组进行考察评判的重要依据。例如，我校通过省一类技校、省重点技校、国家级重点技校、技师学院的评估和复评，都是借助档案资料的查考，最终得到评估专家的充分肯定。

二、学校档案管理工作的现状

（一）对档案管理的认识不足，重视程度不够

长期以来，有相当一部分人包括部分管理干部对档案工作的认识存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付查档就行。没有认识到档案管理对规范学校管理，提升办学水平的重要作用。

（二）档案历史遗留问题多，整理归档任务重

我校是民办学校，学校在办学初期，主要精力大多集中在招生、教学和学生的就业工作上，忽视了对档案的管理。由于收集不及时，出现了丢失现象，给学校造成了损失。目前仍有办学初期和中期的档案待整理、归档和立卷，由于欠债多，人员紧，工作任务十分繁重。

（三）管理力量薄弱，管理水平不高

管理力量薄弱主要有两方面的原因，一方面学校虽然成立了档案室，配备了专职的档案管理员，但人员编制少，各职能部门的兼职档案员大部分没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不了解，而且所有兼职档案人员都是以其他工作为主，档案工作为辅，对档案工作精力投入不足，对档案收集意识淡薄，应收集的没有收集，日常事务往往只是将材料放入档案盒，没有及时整理归档。另一方面年度移交档案不能按时上交，移交的材料质量不高，具体表现为：用纸不一，用复印件、废纸等打印材料存档；排版页面顶天立地，不留装订余地；用铅笔、红笔填写或划改；必须填写的栏目没填写；材料内容描述不全或表达不准确。这些都增加了档案管理工作的难度，严重影响了档案管理的水平。

（四）档案室硬件设施落后

学校对档案管理必备的设备设施配置不够，已有设备也较为落后。档案室面积较小，整理室与档案室合在一起，库房放置的防虫剂，会给人的身体带来影响。随着档案资料的日益增多，目前档案室硬件设施完全不能满足档案规范化管理的需要。

三、加强学校档案管理工作的对策

（一）提高对档案管理的认识，努力实现全员参与

档案是学校从事各种社会实践活动的原始记录和历史见证。在学校档案管理工作中，各层级管理干部在思想上要提高对档案管理工作的认识，认真抓好在日常工作中自然形成的档案资料，通过部门会议等方式向全体教职工宣传档案管理工作的重要性，每学期检查本部门在工作过程中形成的档案资料，对不符合归档要求和出现错漏的要及时纠正，逐步形成全校范围内人人关心档案工作、人人参与档案工作的良好氛围。

（二）加强档案队伍建设，努力提高档案管理水平

做好档案管理工作，人才队伍是基础。档案管理是一项既非常枯燥又十分繁琐的工作，如果没有强烈的责任感、使命感和甘于寂寞、默默无闻的奉献精神是做不好档案工作的。因此，各部门要认真遴选和重点培养档案管理人员，组建一支热爱档案管理工作的档案员队伍。学校档案室要适当增加专职档案员编制，学校行政部门要设多名兼职档案员，各系室设兼职文管员或教学秘书，配合学校开展好档案管理工作。

档案管理工作水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的素质。在加强政治思想教育和职业道德教育的同时，加强对档案人才培养，采取内部专题培训和外出参观学习等措施，让全体档案管理员树立起“业务精通，爱档如珍，维护历史，服务现实”的理念，不断提高档案人员政治思想素质和业务水平。在实际工作中要求档案人员学会运用现代化管理知识和先进技术设备，使学校的档案工作跟上办公自动化步伐，为学校教学、科研和其他工作服务，促进档案管理水平不断提高。

（三)完善档案管理工作体系，规范档案内容

学校领导应高度重视档案管理工作，成立以校长为组长、各部门负责人共同参与的档案工作领导小组，建立完善的档案管理立卷制度、查阅制度、移交制度、保密制度、鉴定销毁制度等档案管理制度，实行档案工作责任制，将档案工作纳入各部门的年度工作目标，并作为对其负责人进行实绩考核的内容，使学校档案工作有章可循，有据可依，增强工作的缜密性，防止随意性，形成有效地档案管理体系机制，推进学校档案管理工作发展。

学校还要结合自身的实际，与ISO质量管理体系有机结合起来，汲取ISO质量管理PDCA循环精髓，使档案管理工作更加科学与完善。根据档案管理的分类要求，结合学校档案的特点，将上级和本校在教育教学活动中形成的具有参考利用价值的全部文件材料进行系统的分类，制定详细的分