人事档案管理制度和操作流程
人事档案管理制度内控流程
一、目的为确保人事档案的机密性、完整性和准确性，及时向相关主管人员提供人事档案信息，特制定本制度内控流程。
二、适用范围本流程适用于公司全体员工的人事档案管理。
三、职责1. 人事部门：负责人事档案的收集、整理、归档、保管、查阅、销毁等工作。
2. 员工本人：负责提供真实、准确的人事档案资料。
四、内控流程1. 档案收集（1）员工入职时，提供身份证、学历证书、资格证书等个人资料。
（2）员工入职后，人事部门负责收集员工的劳动合同、岗位说明书、绩效考核等资料。
2. 档案整理（1）人事部门对收集到的档案资料进行分类、编号、登记。
（2）按照档案保管要求，对档案进行装订、装盒。
3. 档案归档（1）人事部门将整理好的档案按照档案保管期限和类别，及时归档。
（2）归档的档案应放置在档案室，由专人负责保管。
4. 档案保管（1）档案保管人员应定期对档案进行检查，确保档案的完好。
（2）档案保管人员应做好防火、防盗、防潮、防虫等工作。
5. 档案查阅（1）员工查阅档案需填写《档案查阅申请表》，经部门负责人审批后，由档案保管人员提供。
（2）查阅档案时，档案保管人员应做好登记工作。
6. 档案销毁（1）档案保管期限到期后，人事部门应进行审查，确定是否销毁。
（2）经审查后，由档案保管人员按照规定程序进行销毁。
五、内控措施1. 制定档案管理制度，明确档案管理职责。
2. 对档案管理人员进行培训，提高其业务水平。
3. 实行档案查阅审批制度，确保档案安全。
4. 定期对档案进行检查，发现问题及时整改。
5. 对档案保管设施进行维护，确保档案安全。
六、附则1. 本流程由人事部门负责解释。
2. 本流程自发布之日起实施。
人事部档案管理制度
人事部档案管理制度一、引言档案管理作为一个紧要的构成部分，是企业管理的紧要环节。
人力资源档案管理是人事工作的核心之一，是各项人事活动的基础和前提。
人事部门必需对企业员工的档案管理工作进行严格监管，建立科学、合理的档案管理系统，确保档案安全，提高企业管理水平。
二、目的本制度的目的是为了规范人事档案管理工作，推动人事工作的科学化、规范化、精细化进展，保障企业人事管理的合法性、适时性和精准性，提高人事管理的效率和质量，为企业的可持续进展供给有力保障。
三、适用范围本制度适用于本企业的全部人事档案管理工作。
四、档案管理工作职责1.人事部门是档案的管理部门，负责企业员工档案的管理工作。
2.人事部门依据企业组织架构，确定职能部门、工作岗位，并负责建立、更新和完善员工的档案。
3.人事部门应保证全部员工档案完整、精准、适时，对于涉及到员工个人隐私的信息要进行保密。
4.人事部门应建立档案管理制度手册，对档案的管理流程及人事部门员工职责进行认真说明。
5.人事部门应建立档案管理信息系统，实现档案的电子管理化，提高档案管理的工作效率。
6.聘任人事档案管理员，负责档案的保管、整理、归档等工作，并做好日常档案管理工作的记录。
五、档案管理流程人事档案管理流程应遵从以下步骤：1.建立员工档案：人事部门应依据企业组织架构，建立员工档案，包括基本信息、入职信息、工资等级、培训信息、纪律处分等条目。
2.录入员工信息：人事部门应适时将员工信息录入档案系统中。
3.档案管理：人事部门应依据档案管理制度手册，将员工档案整理、归档，并依照档案管理流程管理。
4.档案借阅：员工需要查看本身的档案时应向人事部门提出申请，并在规定的时间内完成查看。
5.档案销毁：经过审批后，档案管理员可以对员工档案信息进行销毁处理，保留期限应依据档案管理制度手册规定。
六、档案安全保密1.档案中的任何信息都应当予以保密处理，未经过授权的人员不得查阅档案，不得向任何外部人员透露档案中的任何信息。
人事档案管理制度及规范
人事档案管理制度及规范引言概述：人事档案是组织管理中重要的一环，对于企业和组织来说，建立健全的人事档案管理制度和规范是保证人力资源管理的有效性和合规性的基础。
本文将从五个方面详细阐述人事档案管理制度及规范。
一、人事档案的建立与归档1.1 档案建立：企业应根据员工入职时提供的个人资料，包括身份证、学历证明、工作经历等，建立员工档案。
同时，还应建立电子档案系统，方便档案的管理和查询。
1.2 档案归档：企业应根据员工的档案编号，将纸质档案进行归档存放，并制定档案归档管理规定，明确档案的存储位置、保管责任人等。
电子档案应进行定期备份，确保数据的安全性。
二、人事档案的保密与权限控制2.1 保密意识培养：企业应加强对员工保密意识的培养，明确员工在处理档案时的保密责任。
同时，建立保密制度，对于涉及个人隐私和公司机密的档案信息，设置权限控制，确保档案信息的安全。
2.2 访问权限管理：企业应根据员工的职位和工作需要，设定不同的访问权限，确保员工只能查阅与其工作相关的档案信息。
对于档案的修改和删除，应设置审批流程，并记录操作日志，以便追溯。
2.3 外部信息共享：企业在与外部机构或部门共享档案信息时，应签订保密协议，并严格控制对外共享的信息范围，以防止信息泄露。
三、人事档案的更新与维护3.1 档案信息更新：企业应定期核实员工的个人信息，并及时更新档案。
特别是员工的职位变动、晋升、离职等情况，都需要及时更新档案，以保证档案信息的准确性和及时性。
3.2 档案维护措施：企业应制定档案维护措施，包括纸质档案的防潮、防火措施，电子档案的定期备份和存储。
同时，还应进行定期的档案整理和清理，确保档案的有序性和完整性。
3.3 档案借阅与归还：企业应建立档案借阅制度，对于需要查阅档案的员工，应填写借阅申请，并记录借阅信息。
借阅期限到期后，员工应及时归还档案，以保证档案的正常使用和管理。
四、人事档案的销毁与保管期限4.1 档案销毁程序：企业应建立档案销毁程序，包括档案销毁申请、审批和执行等环节。
人事档案管理制度
人事档案管理制度人事档案是企业管理中的重要组成部分，对于员工的招聘、绩效评估、晋升晋级、福利发放等方面起到了关键作用。
为了规范和优化人事档案管理，我公司特制定了以下《人事档案管理制度》，以确保档案的完整、准确、保密和便于查询。
一、档案归档和管理1. 档案归档(1) 入职材料：员工入职时，需提供身份证、学历证书、社会保险证等相关材料，由人事部核对并归入个人档案；(2) 进修培训材料：员工参加培训、进修时，需提供培训证书、资料等，由培训部门核对并归入个人档案；(3) 奖惩材料：员工获奖或受到纪律处分时，相关证明文件由奖惩部门核对并归入个人档案。
2. 档案管理(1) 分类存储：根据员工性质、工作部门进行分类存储，确保档案有序、清晰；(2) 安全保管：档案室设置专门的保管人员，负责对档案进行密封、防火、防潮等措施，防止遗失和损坏；(3) 访问权限：人事部门、上级主管、法务部门等有关人员，经过授权才能访问档案，保证档案的保密性；(4) 定期更新：员工信息发生变更时，需要及时更新档案，避免信息的过时。
二、档案查阅和利用1. 查阅申请(1) 员工申请：员工有权查阅个人档案，应提出书面申请，注明目的、时间，经人事部门批准后方可查阅；(2) 部门申请：部门为了开展工作需要，如人事调动、绩效评估等，在保证员工隐私的前提下，可向人事部门申请查阅相关档案。
2. 档案利用(1) 绩效评估：绩效评估时，相关人员可根据员工档案中的工作记录、奖惩情况等信息进行评估；(2) 晋升晋级：晋升晋级时，通过查阅员工档案，综合考虑工作能力、工作表现等方面的信息，做出合理的晋升决策；(3) 福利发放：根据员工档案中的个人情况，如工龄、学历等，合理安排福利待遇，确保公平公正。
三、档案保密和备份1. 保密措施(1) 保密责任：人事部门及相关人员对档案信息负有保密责任，禁止私自披露、泄露员工个人信息；(2) 电子档案密码：对于涉及机密级别的档案，采用电子档案形式并设置密码，限制查阅权限，确保档案安全。
人事档案管理制度制度
人事档案管理制度制度第一章总则第一条为了规范企业人事档案管理行为，加强人事档案的保密性和完整性，保障员工合法权益，提高企业的管理效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于全体员工。
第三条人事档案管理应遵循“合法、规范、保密、完整”的原则。
第四条人事档案管理委员会是负责人事档案全面管理的机构，对人事档案管理负有全面责任。
第五条本制度的具体实施由人事部门负责深入研究，探索出一套适合企业实际情况的管理模式。
第二章人事档案的建立第六条入职前，应征职者需要提供真实有效的个人信息和相关证明材料，包括身份证、学历证明等，由人事部门建立人事档案。
第七条人事档案应包括个人基本信息、个人照片、身份证复印件、学历证明、职称证书、岗位任职资格证书、工作经历等。
第八条个人基本信息包括姓名、性别、出生日期、籍贯、婚姻状况、身份证号码、联系方式等。
第九条人事档案应建立电子档案和纸质档案两种形式，确保信息的安全存储。
第十条纸质档案应放置在防火、防潮、防盗、防震的安全柜内，严禁接触档案的非相关人员。
第三章人事档案管理第十一条人事档案管理委员会应制定人事档案查阅、借阅、调阅等流程，并落实到各部门。
第十二条人事档案的查阅、借阅、调阅均需由相关领导或人事部门负责人批准，同时需填写相应的申请表格，办理相关手续。
第十三条人事档案的存档期限一般为5年，到期后需依据企业实际情况决定是否归档或继续保管。
第十四条部门需定期对人事档案进行检查，确保档案的完整性和一致性，并做好相关记录。
第十五条人事档案管理委员会应建立档案调度制度，对需要调取的档案进行审核并控制调取的次数和时间。
第四章人事档案的归档和销毁第十六条人事档案管理委员会应制定人事档案的归档和销毁规定，并建立相应的流程。
第十七条人事档案的归档主要包括离职员工档案、退休员工档案等。
第十八条离职员工的档案应根据相关规定进行整理、归档，并在规定的时间内进行销毁。
第十九条退休员工的档案应妥善归档，并建立档案倒查制度，确保档案的安全性。
人事档案管理制度
人事档案管理制度一、制度目的为规范公司人事档案管理，保障员工权益，使公司人事档案管理工作科学有序、质量高效。
二、适用范围本制度适用于所有进入公司劳动合同的工人、职员、管理人员，以及临时工，不包括兼职人员。
三、制度内容1. 建档原则1.身份真实：要求所有员工提供真实有效的身份证件。
2.完备准确：确保档案资料齐全、准确、不遗漏。
3.按时录入：在入职日起十个工作日内将资料完整录入电子系统。
2. 档案保管1.电子档案存储：使用公司提供的电子档案管理系统，将员工档案信息录入电子档案库中。
2.纸质档案存储：纸质档案按月份分类存储，置于专用文件柜中，并进行全面保密。
3. 档案查询使用1.需求范围：员工可以随时向人事部申请查阅个人档案，管理层可以向人事部申请查阅员工档案。
2.使用方式：员工可以书面或者口头申请，管理层可以采用口头或者书面申请，人事部查阅后向申请人提供答复。
4. 档案审核1.档案审核：在员工离职时，人事部门必须对员工档案进行归档审核。
2.审核结果：审核结果应在三个工作日内反馈员工，并将离职员工档案进行归档处理。
5. 档案合规性1.内部审查：公司人力资源部门需要定期对员工档案进行内部审查，确保每位员工档案信息合规。
2.外部审查：定期进行公司的外部审查，避免违规情况的发生。
四、档案保密1.档案保密原则：人事部门要加强保密工作，确保员工档案信息不泄露，员工的个人隐私得到充分保护。
2.保密措施：所有工作人员必须签署保密协议，并接受保密培训，严格遵守保密规定，防止档案信息被泄露。
五、制度执行1.人事部门负责制定本制度并定期进行检查和修订；2.全体工作人员应严格遵守本制度，凡违反本制度者，人力资源部门将依法按规定进行处理。
六、制度解释1.解释权：本制度由公司人事部门负责解释。
2.修改权：公司人事部门有权修改、调整、完善本制度。
所有修改的内容，将在工作人员范围内通知公告。
修改后的内容自发布之日起即可执行。
以上是公司的人事档案管理制度，希望大家能够认真遵守，确保公司的人事档案管理工作正常进行。
人事档案管理制度及流程
一、制度目的为确保公司人事档案的完整性、准确性和安全性，便于档案资料的有效利用和管理，特制定本制度。
二、制度适用范围本制度适用于公司所有员工的人事档案管理。
三、档案管理职责1. 人事部门负责公司人事档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
2. 各部门负责人负责对本部门员工的人事档案进行监督和管理。
四、档案管理流程1. 档案收集（1）新员工入职时，由人力资源部负责收集其个人简历、身份证、学历证书、资格证书等相关资料。
（2）员工离职时，由人力资源部负责收集其离职申请、离职证明等相关资料。
2. 档案整理（1）按照档案类别对收集到的资料进行分类整理。
（2）对档案资料进行编号、登记，确保档案的完整性和可追溯性。
3. 档案归档（1）将整理好的档案资料按照规定时间、规定顺序归档。
（2）归档过程中，对档案资料进行再次检查，确保档案的准确性。
4. 档案保管（1）档案库房应保持通风、干燥，防止档案资料受潮、霉变。
（2）档案资料应按照类别、编号进行存放，便于查阅。
（3）档案资料应定期进行清理、消毒，确保档案的清洁卫生。
5. 档案利用（1）员工本人需查阅档案时，应经本人申请，经部门负责人审批后，由人力资源部提供。
（2）非员工本人需查阅档案时，应经本人申请，经部门负责人审批后，由人力资源部提供。
6. 档案销毁（1）档案资料达到销毁期限或无保存价值的，由人力资源部提出销毁申请，经部门负责人审批后，进行销毁。
（2）销毁档案资料时，应采取焚烧、碎纸等方式，确保档案信息不被泄露。
五、档案管理要求1. 严格遵守国家档案管理的法律法规，确保档案的完整性和安全性。
2. 档案管理人员应具备一定的档案管理知识和技能，提高档案管理水平。
3. 各部门负责人应加强对本部门档案管理的监督，确保档案资料的真实、准确、完整。
4. 档案管理人员应定期对档案进行清理、检查，确保档案的整洁、有序。
六、奖惩措施1. 对在档案管理工作中表现突出的个人，给予表彰和奖励。
入职新员工人事档案管理流程
入职新员工人事档案管理流程入职新员工人事档案管理流程，是指企业为了规范和管理新员工的人事档案，从员工入职开始，进行档案建立、档案管理和档案维护的一系列操作和措施。
下面将详细介绍入职新员工人事档案管理流程，并且包含必要的流程控制措施。
人事档案是企业管理中非常重要的一项工作，对于企业合法合规的运营起到了至关重要的作用。
良好的人事档案管理流程能够帮助企业准确记录员工的基本信息、学历和工作经验等，有效管理员工档案，提高管理效率。
一、档案建立1.人事部门接收员工入职通知后，收集新员工的个人信息、入职材料等，生成一份个人档案。
4.建立纸质档案和电子档案两个版本，确保档案的安全性和便捷性。
二、档案归档1.档案管理人员按照一定的分类和顺序，将新员工的档案归档到人事档案室，并制定详细的档案归档标准和流程。
2.按照个人信息的不同特点，对档案进行分类，如按姓名首字母、职位、部门等分类。
4.将归档位置进行标识，确保档案的存储不会混淆和遗漏。
三、档案管理1.指定专人负责档案管理工作，负责档案的存储、整理、更新和备份等工作。
2.档案管理人员需要定期对档案进行检查和整理，确保档案的完整性和准确性。
3.建立档案管理系统，对档案进行电子化管理，提高档案管理的效率和便捷性。
4.严格遵守保密制度，对档案信息进行保密，确保员工隐私的安全。
四、档案维护1.按照一定的时间周期对员工档案进行更新和维护，及时记录员工的岗位调整、晋升、转正、考核结果等信息。
2.对员工的职业生涯发展记录进行维护，包括员工培训、荣誉称号、奖励惩罚等信息。
3.对员工违纪、辞职、解聘等情况进行记录和存档。
4.档案维护过程中，注意保留签字、日期和审核人等必要的信息，以便于日后的查询和核对。
以上就是入职新员工人事档案管理流程的详细介绍。
在实施过程中，企业还可以根据自身需求和实际情况进行相应的调整和完善。
通过规范的流程控制和细致的操作，能够确保员工档案的准确性和完整性，有效提高企业的管理效率。
人力资源部档案管理制度及流程
一、目的为了规范人力资源部档案管理工作，确保档案资料的完整、安全，提高档案利用效率，特制定本制度及流程。
二、档案管理范围1. 人力资源部档案包括人事档案、培训档案、绩效档案等。
2. 人事档案包括入职及表单资料、协议资料、人事基本信息等。
3. 培训档案包括纸质档案、电子版档案、培训学习资料等。
4. 绩效档案包括纸质档案、电子版档案等。
三、档案管理制度1. 档案收集与整理（1）各部门负责将档案资料按照规定格式收集齐全，并及时上报人力资源部。
（2）人力资源部对收集到的档案资料进行整理、分类、归档。
2. 档案保管与维护（1）人力资源部设立专门的档案室，负责档案的保管工作。
（2）档案室配备必要的档案柜、防火、防盗、防潮、防虫等设施。
（3）档案资料应按照规定的时间进行消毒、防潮、防虫等维护工作。
3. 档案借阅与使用（1）档案借阅需填写借阅单，经部门负责人批准后，方可借阅。
（2）借阅人需在规定时间内归还档案，并确保档案安全。
（3）档案借阅过程中，不得擅自复制、涂改、损坏档案资料。
4. 档案销毁与迁移（1）档案资料达到规定保管期限后，需进行销毁或迁移。
（2）销毁档案资料需经部门负责人批准，并做好销毁记录。
（3）迁移档案资料需确保档案安全，并做好迁移记录。
四、档案流程1. 档案收集（1）各部门将档案资料收集齐全，并上报人力资源部。
（2）人力资源部对收集到的档案资料进行审核、整理。
2. 档案归档（1）人力资源部按照档案分类标准，将档案资料归档。
（2）归档后的档案资料需编号、登记，并填写档案目录。
3. 档案借阅（1）借阅人填写借阅单，经部门负责人批准后，方可借阅。
（2）人力资源部将档案资料借出，并做好借阅记录。
4. 档案归还（1）借阅人将档案资料在规定时间内归还。
（2）人力资源部对归还的档案资料进行检查，确保档案安全。
5. 档案销毁与迁移（1）档案资料达到规定保管期限后，需进行销毁或迁移。
（2）销毁或迁移档案资料需经部门负责人批准，并做好销毁或迁移记录。
人事档案收集工作制度
人事档案收集工作制度一、制度目的：为了规范人事档案收集工作，保障员工信息的安全和完整性，提高人事管理的效率和质量，特制定本制度。
二、适用范围：本制度适用于公司所有部门的人事档案收集工作，包括员工入职、离职和变动等各个环节。
三、工作责任：1. 人事部门负责设计、制定和调整人事档案收集工作规程，明确收集流程和标准。
2. 各部门人事岗位负责人负责组织并监督本部门的人事档案收集工作。
3. 员工应配合人事档案收集工作，如如实提供个人信息和资料，并按要求主动提交相关证明文件。
四、操作流程：1. 入职阶段：员工须在入职当日或者前一天向人事部门提交个人基本信息和入职所需证明文件，如身份证、学历证书等。
2. 离职阶段：员工离职前应主动向人事部门提交离职申请和必要的离职证明文件，如离职申请表、交接清单等。
3. 变动阶段：员工如发生职称、职务、薪酬等变动，须及时通知人事部门，并提交相关变动证明文件。
五、保密注意事项：1. 人事档案涉及员工的个人信息，包括但不限于身份证号、联系方式、家庭地址等，所有收集、存储和使用都应遵守相关法律法规，严格保密。
2. 任何人员不得擅自查阅、泄露或篡改他人人事档案信息，如有违反，一经发现，将严肃追究责任。
六、档案管理：1. 人事档案应建立电子档案和纸质档案并行的管理模式，确保档案信息的保存和查阅安全。
2. 档案管理员负责对电子档案进行备份和存储，对纸质档案进行分类、编号和妥善保管。
七、违纪处罚：对于违反本制度规定，影响人事档案管理工作的行为，将按照公司相关规定给予相应的处罚，情节严重者可能追究法律责任。
八、其他：1. 本制度须每年进行一次审查和更新，并在公司内部进行宣传和培训。
2. 公司应按照本制度建立相应的档案收集工作考核和奖惩机制，鼓励和规范员工的行为。
以上为人事档案收集工作制度的基本内容，希望能够得到各部门的支持和配合，确保人事档案工作的顺利进行。
人事档案管理制度（通用9篇）
人事档案管理制度人事档案管理制度（通用9篇）在社会一步步向前发展的今天，越来越多地方需要用到制度，制度就是在人类社会当中人们行为的准则。
到底应如何拟定制度呢？以下是小编精心整理的人事档案管理制度（通用9篇），欢迎大家借鉴与参考，希望对大家有所帮助。
人事档案管理制度1第一章总则第一条人事档案工作是人力资源管理工作的重要基础工作之一，是档案工作的重要组成部分。
人事档案是员工个人经历和社会实践的记录，是历史、全面地考察了解和正确选拔、用人的重要依据。
第二条员工人事档案由人力资源部集中保管，其任务是：收集、保管、鉴别、整理员工人事档案材料，办理档案的查询、借用和转递，建立科学的档案检索工具。
调查研究档案工作情况，逐步实现人事档案管理的科学化和现代化。
第三条贯彻执行国家关于员工人事档案工作的法令、政策和规定，结合我司的实际情况制定员工人事档案工作的规章制度，并负责组织、监督、指导和检查执行情况。
第四条严格执行员工人事档案使用借阅规定，严格执行保密制度，同时确保档案的安全。
第二章人事档案归档范围和要求第五条归档范围(一)在人力资源工作中形成的履历表、简历表、自传和属于自传性质的材料。
(二)鉴定、考核、考察工作中形成的有关材料;民主评议干部的综合材料，组织审定的考察材料等。
(三)审计工作中涉及个人的有关处分材料。
(四)成人教育(大中专)、党校、学生(学员)登记表、考生登记表、学习成绩表、毕业生登记表、鉴定表、授予学位的材料、学历证明书、学习鉴定、博士后研究人员工作期满登记表等材料。
(五)评聘专业技术职称工作中形成的有关材料：专业技术职称任职资格申报表、聘任专业技术职务审批表及考核材料等。
(六)政审工作中形成的材料：调查报告，审查报告，上级批复，本人对结论的意见，检查交代或情况说明材料;作为结论依据的调查证明、证据材料：甄别、复查结论(意见、决定)、调查报告、批复及有关的主要依据材料。
(七)更改姓名、民族、出生日期、国籍、入党入团时间、参加革命工作时间等工作中形成的有关材料;个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料，上级批复等材料。
人事档案管理制度及流程
（2）其他档案资料分类a.累积类资料：是指不可用新版替代旧版的其他档案资料，这一类资料需要累积存入人事档案中。
b.更新类资料：是指可用新版替代旧版的其他档案资料，这一类资料仅需用新版替代旧版存入人事档案中即可（旧版抽出，新版存入）。
3、离职档案资料离职档案资料是指在办理离职手续时需填写、上交、归档的档案资料。
第三条档案组卷、存放规定1、设立专用的人事档案柜，档案存入箱柜时排列要系统，重要档案要专柜存放。
2、每位员工的人事资料使用人事档案袋，档案袋一面贴上《基本档案目录》并注明档案内的资料，必要时可统一使用档案盒存储档案。
3、档案盒背侧应当贴有统一的档案名称及档案号。
4、档案盒内首页应当设置档案索引表。
5、根据《制度》有关档案分类的规定，设置档案盒。
档案子类别、文件数量较多的情况下，应当设立档案分类分文件夹。
6、归档的文件材料，必须用统一的报告纸、拟稿纸书写，一律使用碳素墨水、蓝黑墨水，禁止使用圆珠笔或铅笔。
第四条管理原则1、人力资源中心人事部设立档案管理员，对人事档案进行统一管理，原则上人员档案资料终身保存，但至少保留两年。
2、员工调离原公司时，原公司档案管理员需对其档案资料进行检查，并抽出档案资料中的劳动合同资料存于原公司。
员工调出时还需与原公司签订《劳动合同补充条款》一式两份：一份存入档案资料里一起邮寄至调入公司，一份由原公司连同其合同资料一起保存。
3、严格借阅、调阅人事档案手续，严禁档案丢失。
未经允许，任何部门不得借阅人事档案资料。
严守机密，维护员工个人隐私权利。
其他部门及员工未经人事经理及公司高层领导批准，不得擅自打印、复印或查询。
经发现员工档案泄漏的，责任到人，给予 1000 元--2000 元罚款。
第五条人事档案管理流程。
人事档案归档管理制度
人事档案归档管理制度人事档案归档管理制度是企业内部重要的管理规定，其目的是确保员工档案的完整性、准确性和机密性。
本制度包括档案归档流程、档案的分类与存储、档案借阅与归还、档案销毁等方面的规定。
通过建立健全的归档管理制度，可以提高人事档案管理的效率，保障员工信息的安全性。
一、档案归档流程1. 档案归档申请员工离职、转岗或者其他需要进行档案归档的情况，应及时向人力资源部门提交档案归档申请。
申请中应包括员工基本信息、申请理由、归档文件清单等内容。
2. 档案整理与审核人力资源部门收到申请后，将负责对员工档案进行整理与审核。
整理包括对档案文件进行排序、打印归档标签等工作；审核则是对档案材料的真实性、完整性进行检查。
3. 档案存储审核通过的员工档案将按照一定的分类规则进行存储。
档案室应具备良好的环境，通过温湿度控制、防火防潮等措施保证档案的安全与保存。
二、档案的分类与存储1. 基本档案基本档案包括员工的身份证明、雇佣合同、职称证书等重要文件。
这些档案应分类存储，并按照员工姓名或者档案编号进行编号，以便于查阅和管理。
2. 绩效档案绩效档案记录了员工在工作中的表现与评价。
根据评价内容与时间进行分类存储，方便对员工的绩效进行分析与评估。
3. 奖惩档案奖惩档案记录了员工在工作中的表现得失以及相关奖惩措施。
对于同一员工的奖惩档案，应按照时间进行排序，以确保查阅时的便捷性。
4. 个人简历个人简历是员工在不同阶段的教育和工作经历的记录。
个人简历的归档应按照时间顺序进行存储，以便全面了解员工的成长与发展。
三、档案借阅与归还1. 借阅申请员工在需要查阅某个档案时，应向人力资源部门提交借阅申请。
申请中应注明借阅的目的和时间。
2. 档案借阅记录人力资源部门将详细记录员工的档案借阅情况，包括借阅时间、归还时间等信息。
借阅者需保证档案的安全，不得私自复印、外借或泄露档案内容。
3. 档案归还员工在查阅完毕后，应及时归还档案。
人力资源部门将对归还的档案进行检查和记录，确保档案的完整性和准确性。
人事档案管理制度
人事档案管理制度1. 概述人事档案管理制度是组织机构内部对员工档案进行规范管理的一套制度。
该制度的主要目的是确保员工档案的完整性、保密性和准确性，以便为组织的人力资源管理提供可靠依据。
2. 档案存储2.1 档案室为了保护档案的安全和机密性，组织应设立专门的档案室，并配备合适的防火、防潮、防盗等设施，确保档案的完整性和安全性。
2.2 档案分类按照员工个人信息的不同，档案应进行合理的分类，包括个人基本情况、教育背景、工作经历、奖惩情况等。
同时，还应设立索引系统，方便快速查阅和检索档案信息。
2.3 档案保存期限根据相关法律法规和组织的规定，每类档案都应有明确的保存期限。
过期档案应及时销毁，以确保档案管理的及时性和规范性。
3. 档案管理流程3.1 招聘录用阶段在员工入职之前，招聘团队应收集申请人的相关材料，并建立其相应的档案。
招聘录用的决策需经过相关主管部门批准并记录在案。
3.2 档案建立阶段员工入职后，人事部门应将其档案存入档案室，并对档案进行审核、归档和索引工作。
同时，应及时更新档案，确保其中的信息始终准确无误。
3.3 档案调阅阶段在员工工作期间，他们可能需要调阅自己的档案，以了解个人信息或提交相关证明材料。
针对这种情况，应建立明确的档案调阅流程，限制调阅权限，确保档案的安全和保密。
3.4 档案归档阶段当员工离职时，其档案应进行归档处理。
归档包括记录离职原因、办理手续、交接工作等。
同时，应将离职员工的档案妥善保存，并根据需要设立留存期限。
4. 档案保密性和完整性4.1 保密要求员工档案中的个人隐私信息必须严格保密，不得未经授权泄露给他人。
只有在合法得到员工许可或法律要求的情况下，方可使用档案信息。
4.2 数据备份为防止档案丢失或损坏，人事部门应定期进行档案备份，并将其存储在安全可靠的地方，以确保档案的可追溯性和持久性。
5. 档案审计与监督为确保档案管理制度的实施和执行效果，组织应定期进行档案审计，检查档案的保密性、完整性和准确性，并与相关法律法规以及组织内部的政策相符合。
深圳龙岗人事档案管理制度及流程
深圳龙岗人事档案管理制度及流程
深圳市龙岗区人事档案管理制度主要包括以下几方面：
一、人事档案管理的原则
1、严格依据有关法律、法规和规章的规定，进行人事档案的管理。
2、统一规范人事档案的管理，严格保密。
3、充分考虑部门和人事管理的需要，努力提高管理的效率，提供便捷的服务。
二、人事档案管理的基本流程
1、档案申请和维护：由档案主管部门负责申请和维护人事档案。
包括档案建档、档案归档和保存等。
2、档案变更：每当发生变动时，由档案管理部门按规定及时填写档案变更表并提供相关材料，进行档案的变更登记。
3、档案移交、借用：移交和借用档案应遵守档案移交或借用申请表和《档案借用协议》，经批准后进行办理移交和借用档案。
4、档案归还：归还档案应正确填写档案归还暂存卡片，并加盖单位公章，正确归还档案，归还前，确认后再归还。
5、档案查阅：档案查阅只能由本单位人事部经批准后，才准许对档案进行查阅和原件核对，严格遵守相关管理制度及流程，科学管理档案，保护人事档案不受损害。
6、档案统计：定期统计档案，核查统计数据的准确性，及时发现存在的问题，制定相应的整改对策。
三、处理不正当人事档案行为
对于将不正当的人事档案信息违反履行义务的行为，应予以严肃处理。
处理过程应当公开、公平和公正，根据事实情况和经济损失等因素，从轻或者从重进行处理。
人事档案管理制度及流程
人事档案管理制度及流程一、背景介绍人事档案是企业管理中非常重要的一项工作，它涉及到员工的入职、离职、晋升、培训等信息，对于企业的人力资源管理起到了重要的作用。
一个合理、规范的人事档案管理制度及流程对于企业管理的有效性和高效性具有关键性的作用。
二、制度概述1.目的建立健全的人事档案管理制度及流程，确保员工信息的完整性、准确性和保密性，提高人力资源管理的效率和效果。
2.适用范围本制度适用于企业内部管理人事档案的各个环节，并涵盖了员工入职、工作期间和离职的全过程。
3.原则（1）合法合规原则：所有的人事档案管理行为必须符合国家相关法律法规的规定。
（2）严格保密原则：任何人不得擅自查阅、泄露或篡改他人的人事档案，必要时要签署保密协议。
（3）准确完整原则：人事档案的录入应准确无误，重要信息不得有遗漏，例如个人基本信息、教育经历、工作经历等必须真实详尽。
（4）可靠可访问原则：建立完善的人事档案管理系统，实现档案信息的快速检索和管理。
三、流程说明1.入职阶段（1）员工填写入职材料：员工填写入职申请表、个人信息表等相关入职材料，并提供相关证明材料。
（2）档案登记：人力资源部门负责将员工的入职材料进行登记，包括入职登记、发放工号等。
（3）档案归档：将员工的入职材料归档，并进行分类存储，建立个人档案。
2.在职阶段（1）档案维护：定期检查员工档案的完整性和准确性，及时更新员工的工作情况、培训记录等。
（2）档案使用：相关部门有权根据需要查阅员工档案，但需事先取得相关的许可和授权。
3.离职阶段（1）离职申请：员工提出离职申请，并填写离职材料。
（2）档案整理：人力资源部门负责对员工的档案进行整理，核对员工应归还的物品，并做相关清退。
（3）离职存档：将员工的离职材料归档，包括离职申请、离职报告等，同时将员工的个人档案进行存档。
（4）档案保管：离职后的员工档案存放在人力资源部门或专门的档案室中进行保管。
四、档案管理系统建设为了提高档案管理的效率和效果，企业可以通过建立和完善档案管理系统来实现。
国企_人事档案管理制度
第一章总则第一条为加强国有企业（以下简称“企业”）人事档案管理工作，确保人事档案的真实性、完整性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合企业实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于企业内部所有员工的档案管理工作，包括在职员工、退休员工、离职员工等。
第三条企业人事档案管理工作遵循以下原则：（一）依法管理：严格按照国家有关法律法规和政策要求，确保人事档案管理的合法合规。
（二）真实性：人事档案内容真实、准确，反映员工个人实际情况。
（三）完整性：人事档案内容全面，涵盖员工个人基本信息、工作经历、学历、职称、奖惩等。
（四）安全性：采取有效措施，确保人事档案的安全，防止档案丢失、损毁、泄露。
第二章管理职责第四条企业人事档案管理工作由人力资源部门负责，具体职责如下：（一）制定企业人事档案管理制度，并组织实施。
（二）负责企业人事档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作。
（三）组织开展人事档案业务培训，提高档案管理人员业务水平。
（四）加强对档案管理工作的监督检查，确保档案管理的规范化和标准化。
第五条企业其他部门及员工应积极配合人力资源部门开展人事档案管理工作，具体职责如下：（一）各部门应按照规定，及时、准确地报送员工人事档案材料。
（二）员工应主动配合人力资源部门进行档案材料的收集、整理、归档等工作。
第三章档案管理第六条企业人事档案分为以下几类：（一）员工基本信息档案：包括身份证、户口本、学历证明、专业技术资格证书等。
（二）员工工作经历档案：包括劳动合同、工作总结、考核材料、奖惩记录等。
（三）员工培训档案：包括培训记录、考核成绩、证书等。
（四）员工退休、离职档案：包括退休手续、离职手续、档案移交清单等。
第七条人事档案管理流程：（一）收集：各部门按照规定，及时、准确地收集员工人事档案材料。
（二）整理：人力资源部门对收集到的档案材料进行分类、整理、归档。
（三）保管：企业应设立专门的档案室，配备档案柜、防火、防盗、防潮、防虫等设施，确保档案安全。
人事档案管理制度和操作流程
人事档案管理制度和操作流程1、人事档案管理基本要点保密管理：人事档案为公司机密，公司由人力资源部同事专人负责管理，无关人员不得查阅。
动态管理：随着员工在公司的变动情况和个人情况变更，例如结婚生育、岗位调动、薪酬调整、个人联系方式变更…只要员工的信息有变更，员工档案就应该实时更新，否则就失去员工档案的意义，没法给公司工作提供价值。
2、人事档案管理主要规定：（1）保卫制度：设立专人管理档案柜钥匙和维护档案柜清洁等，档案柜保持清洁和干燥卫生，有相应的防火防潮措施，档案柜不准放无关物品。
（2）归档制度：所有员工人事档案要及时归档，入职新员工要新建档案袋，档案袋上贴员工姓名、入职时间、工号等，员工档案要分部门和时间管理，以便在需要时快速查找。
公司设立人事档案管理清单，里面注明档案袋统计数量、人员清单、使用登记等等。
（3）审阅制度：公司领导或者相关人员如因工作需要查阅人事档案，需在借阅表格上填写审阅人、审阅理由、到期归还时间等，再由审阅人员的领导签字并由人事档案部门审核批准，人事档案管理部门对申请报告进行审核，若手续齐全，可以给予审阅并借出人事档案。
在归还时间快到时，管理人员要检查人事档案是否已经完整归还，是否有损坏等情况。
（4）出具证明材料：公司、部门、个人需要由人事档案出具证明材料时，例如工资证明、婚育证明等等，需要求使用人出具证明材料的理由，例如用于贷款、买房、报销费用等等，人事部门结合档案材料出具证明材料，证明材料还需人事部门检查是否合适，再给予盖章、使用。
（5）检查制度：公司定期对人事档案进行检查，检查文件是否及时更新、是否完备。
如果遇上公司突发事故，还需对员工档案进行抽查，检查是否有损坏和遗失。
（6）销毁制度：如果档案袋满足销毁要求，需在销毁登记表上注明销毁原因、销毁时间、审核人签名。
人事档案管理制度及规范
人事档案管理制度及规范一、引言人事档案是组织管理中不可或者缺的一部份，它记录了员工的个人信息、工作经历、培训记录等重要资料。
为了保证人事档案的完整性、准确性和保密性，制定和执行人事档案管理制度及规范是必要的。
本文将详细介绍人事档案管理制度及规范的内容和要求。
二、人事档案的分类1. 员工基本信息档案：包括员工的个人身份证明、家庭背景、教育背景等信息。
2. 员工工作经历档案：记录员工的工作经历、岗位调动、晋升等情况。
3. 员工培训记录档案：记录员工的培训情况、培训证书等。
4. 员工绩效评估档案：记录员工的绩效评估结果及相应的奖惩情况。
三、人事档案管理制度1. 档案管理责任- 确定专门负责人事档案管理的部门或者人员，并明确其职责和权限。
- 确保人事档案管理人员具备相关的知识和技能，定期进行培训。
2. 档案管理流程- 建立档案管理的流程和标准操作规程，包括档案的采集、整理、归档和借阅等环节。
- 设立档案管理系统，实现档案的电子化管理，提高档案的安全性和便捷性。
3. 档案保密措施- 制定保密制度，明确档案的保密级别和限制访问权限。
- 建立档案保管室或者专门的保密设施，确保档案的安全性和防火防灾措施。
4. 档案的保存期限- 根据相关法律法规和公司要求，制定档案的保存期限。
- 定期对已过期的档案进行清理和销毁，确保档案的及时更新和管理。
四、人事档案管理规范1. 档案的采集与整理- 员工入职时，要求员工提供必要的个人信息和证明材料，并进行核实和整理。
- 档案应按照一定的分类和编号规则进行整理，确保档案的清晰和易于查阅。
2. 档案的归档与借阅- 档案应按照一定的归档规则进行归档，确保档案的有序和完整。
- 对于需要借阅档案的人员，要进行严格的审批和登记，确保档案的安全和追溯性。
3. 档案的更新与销毁- 对于员工的离职、调动等情况，要及时更新档案，并进行相应的销毁或者归档处理。
- 档案的销毁应按照一定的程序和规定进行，确保档案的安全和合规性。
hr档案管理制度
hr档案管理制度一、总则为规范企业员工档案管理，提高档案管理效率和安全性，确保员工档案的完整性和保密性，提升企业整体管理水平，特制定本档案管理制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有员工档案的管理工作，包括员工个人档案、入职档案、离职档案和其他相关档案管理工作。
三、档案管理部门公司设立人力资源部，负责员工档案的管理工作，包括档案的收集、整理、归档、保管和查询等工作。
四、档案的建立和归档1.员工入职时，需填写《员工入职登记表》，并提供有效身份证明及相关证明材料。
人力资源部在收到员工相关资料后，建立员工个人档案，并进行编号归档。
2.员工离职时，需填写《员工离职手续表》，交人力资源部办理离职手续。
人力资源部在收到员工离职手续后，整理员工档案并将其归档。
3.员工个人档案包括但不限于个人基本信息、学历、工作经历、考核记录、奖惩记录等内容，由责任制原则不定期进行归档管理。
五、档案的保管和保密1.员工档案由人力资源部专门负责保管和管理，严格遵守保密原则，未经授权不得私自查阅和泄露员工档案信息。
2.人力资源部应配备专职人员保管员工档案，定期检查档案的完整性和安全性，确保档案的安全可控。
3.员工档案需根据法律法规和公司规定的保留期限保存，逾期需做好销毁和处理工作。
4.员工及其亲属可向人力资源部提出申请查询自己的档案信息，人力资源部应及时提供相关证明。
六、档案的利用和管理1.员工档案仅限于公司内部使用，不得用于其他商业用途。
公司可以根据需要进行档案查询和调阅，但需提前征得员工本人同意。
2.人力资源部应建立档案管理制度和流程，做好档案的整理、更新和归档工作，确保档案信息的及时和准确性。
3.员工有权申请修改或补充自己的档案信息，人力资源部应及时处理并更新档案信息。
七、档案管理的监督和评估1.公司领导应高度重视员工档案管理工作，加强对档案管理工作的监督和指导，制定档案管理绩效评估办法。
2.公司定期对档案管理工作进行评估和检查，发现问题及时整改，并提高档案管理工作的效率和安全性。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
人事档案管理制度和操作流程
1、人事档案管理基本要点
保密管理：人事档案为公司机密，公司由人力资源部同事专人负责管理，无关人员不得查阅。
动态管理：随着员工在公司的变动情况和个人情况变更，例如结婚生育、岗位调动、薪酬调整、个人联系方式变更…只要员工的信息有变更，员工档案就应该实时更新，否则就失去员工档案的意义，没法给公司工作提供价值。
2、人事档案管理主要规定：
（1）保卫制度：设立专人管理档案柜钥匙和维护档案柜清洁等，档案柜保持清洁和干燥卫生，有相应的防火防潮措施，档案柜不准放无关物品。
（2）归档制度：所有员工人事档案要及时归档，入职新员工要新建档案袋，档案袋上贴员工姓名、入职时间、工号等，员工档案要分部门和时间管理，以便在需要时快速查找。
公司设立人事档案管理清单，里面注明档案袋统计数量、人员清单、使用登记等等。
（3）审阅制度：公司领导或者相关人员如因工作需要查阅人事档案，需在借阅表格上填写审阅人、审阅理由、到期归还时间等，再由审阅人员的领导签字并由人事档案部门审核批准，人事档案管理部门对申请报告进行审核，若手续齐全，可以给予审阅并借出人事档案。
在归还时间快到时，管理人员要检查人事档案是否已经完整归还，是否有损坏等情况。
（4）出具证明材料：公司、部门、个人需要由人事档案出具证明材料时，例如工资证
明、婚育证明等等，需要求使用人出具证明材料的理由，例如用于贷款、买房、报销费用等等，人事部门结合档案材料出具证明材料，证明材料还需人事部门检查是否合适，再给予盖章、使用。
（5）检查制度：公司定期对人事档案进行检查，检查文件是否及时更新、是否完备。
如果遇上公司突发事故，还需对员工档案进行抽查，检查是否有损坏和遗失。
（6）销毁制度：如果档案袋满足销毁要求，需在销毁登记表上注明销毁原因、销毁时间、审核人签名。