英文书信格式

并列式/齐头式 正排式 并列式 齐头式/正排式 齐头式 这种格式的要领：每个要素都从左边开始排列，每一行都不 向右缩进，因而 整封信的左边成一垂直线，右边参差不齐， 单倍行距，段与段之间要空一行。这种格式在商务英语信函 中是目前最为流行的英文书信格式。
[Your Name] [Adress] [Phone] [Date] Re: [To what this letter refers]
Best regards Best wishes Love With (Lots of ) Love
附件 信件若有附件，应在左下角注明Encl.或Enc.。若多个附件， 则应写Encls. 副本转送 信件若有副本转送，应在左下角注明CC. 再启 再启部分用来补充正文中遗漏的话，一般应尽量少用，正式 的文件中更应避免使用。如果有可用P.S.补叙
Sincerely yours, Li Wei Encl: Personal Resume
结束语 及签名 正文下 正文下 一、二 行处
关于称呼
不认识的人： 不认识的人：Dear Sir/Madam 认识但不熟悉的人： 认识但不熟悉的人：Dear Mr./Mrs./Ms./ Dr./ Prof. Smith 朋友： 朋友：Dear Mary
特殊信函（1）— 投诉信 特殊信函（ ）
• 开头段：说明与收信人的相关性，并标明写作意图。 开头段：说明与收信人的相关性，并标明写作意图。 • 主体段：写明投诉的原因，要展开说明。可以说具 主体段：写明投诉的原因，要展开说明。 体理由，也可以说问题的具体体现方式。此外， 体理由，也可以说问题的具体体现方式。此外，提 出你对如何改进或解决问题的建议，清楚地表明你 出你对如何改进或解决问题的建议， 希望问题如何得到解决。 希望问题如何得到解决。 • 结尾段：表达你希望上述问题得到迅速解决的强烈 结尾段： 愿望，并对有关人员作出的努力表示感谢， 愿望，并对有关人员作出的努力表示感谢，希望尽 快得到满意的答复。 快得到满意的答复。
信件常用称呼和落款用法
情况
未知收信人姓名
称呼
Dear Sir(s) Dear Madam Dear Sir or Madam
落款
Yours Faithfully Faithfully Yours Yours Sincerely Sincerely Yours
知道收信人的姓名， Dear Mr. Bush 但关系一般 Dear Ms. Bush Dear Dr. Bush Dear Prof. Bush 知道收信人姓名且 关系亲密 Dear Mary Dear Smith
1. 完整 一封完整的书信，有助于建立和表达友善关系，可以避免由 于疏漏所导致的诉讼；一封书信写得是否完整，建议用5个 W来检验。例如在定货信中，必须明确说明：（1）需要什 么商品 （What you want）；（2）何时需要（When you need the goods）；（3）货物发到何地何人收 （to Whom and Where the goods to be sent）；（4）如何付款（How payment will be made）；（5）为什么（Why）；如拒绝对方的要求， 或对对方提出要求时应说明理由 2. 清楚 清楚是指写信者必须将所需传递的信息表达清楚，以免对方 产生误解。例如： 原句：I am writing to apply for admission to your university. 改为：I am writing to apply for admission to the graduate school of your university in the spring of 2009.
特殊信函（1）— 投诉信 特殊信函（ ）
Dear ***, _________. Now I am writing to complain about ________. _______. But I am completely disappointed at what I experienced there. Firstly, _______. Moreover, _______. Worse of all, _______. I believe ________. It is not properly settled, I would complain to the Consumers’ Association. At the same time, I sincerely hope that ________. I would be glad to see _________ and I look forward to a day when _______.
英文书信的组成部分
一封正式的英文书信通常包括下面几个组成 部分：信头(Heading) 信内地址(Inside (Heading)、 部分：信头(Heading)、信内地址(Inside Address)、称呼(Salutation) 正文(Body) (Salutation)、 (Body)、 Address)、称呼(Salutation)、正文(Body)、 结束语(Complimentary Close)、 结束语(Complimentary Close)、签名 (Signature)、附件(Enclosure) (Enclosure)、 (Signature)、附件(Enclosure)、副本转送 Copies)、再启(Postscript) (Postscript)等 (Carbon Copies)、再启(Postscript)等。
关于结束语
写给机关、团体或不认识的人： 写给机关、团体或不认识的人：Yours truly, Truly yours, Yours faithfully, Yours sincerely… 写给长者或上级： 写给长者或上级：Yours respectfully, Respectfully yours, Yours obediently … 朋友或亲戚： 朋友或亲戚：Yours, Ever yours, Yours ever, Yours affectionately, Lovingly yours, (Much) Love, With Love, Your devoted friend…
并列式
斜列式
Foreign Languages Department College of Foreign Languages Beijing University Beijing,100044 People’s People s Republic of China Tel:86-010Tel:86-010-51688719 (美式 美式) Aug.20,2009 (美式)
并列式
斜列式
Mr.William Wood 81 Fifth Street Washington D.C. 10038 U.S.A.
Mr.William Wood 81 Fifth Street Washington D.C. 10038 U.S.A.
Junior Class 1 Dept. of Education Shandong University No.579 Qianwan Road Qingdao, 266000 Apr. 6, 2008
信头 寄信人 的地址 和日期
信内地址 收信人地址 称呼
Zhiyuan Middle School, No.579 Qianwan Road Qingdao, 266000
Dear Mr. Wang, Learning from Mr. Zhou, a teacher in…
正文 每段开 头右缩 进约五 个字母
Lecture 8 English Letters
书信是应用文主要考试题型,包括自荐信、 书信是应用文主要考试题型,包括自荐信、邀请 投诉信、感谢信、介绍信、说明书、 信、投诉信、感谢信、介绍信、说明书、推荐 求职信、祝贺信等。 2001年 信、求职信、祝贺信等。如2001年6月（写一 封信给一位校友，对度假安排提出建议） 封信给一位校友，对度假安排提出建议）以及 2002年 2002年1月（要求就本校食堂的状况给校长写 一封信）。书信写作格式非常重要， ）。书信写作格式非常重要 一封信）。书信写作格式非常重要，格式不正 确往往是很多考生失分的主要原因。 确往往是很多考生失分的主要原因。
3. 具体 书信中的具体原则指信要写得具体明确。特别是答复对方要 求的信，一定要具体，如对电报、电传的日期、号码等要交 代清楚。例如： 原句：We wish to confirm our telegram yesterday. 改为：We confirm our telegram of March 18. 4. 简洁 书信应行文流畅、言简意赅，避免冗长。例如： 原句：We wish to acknowledge receipt of your letter… 改为：We apprciate your letter…
信头
一般包括写信人的地址和写信日期。 一般包括写信人的地址和写信日期。一些正 式信函的信头还包括写信人或单位的电话号 传真和邮政编码等。 码、传真和邮政编码等。西方国家中有些信 头甚至还有单位负责人的姓名、职务和职称。 头甚至还有单位负责人的姓名、职务和职称。 信头的目的是使收信人一看便知道书信来自 何处，何时发出，便于复信和查阅。 何处，何时发出，便于复信和查阅。 写信头时，先写发信人的地址， 写信头时，先写发信人的地址，然后写其他 项目和发信日期。具体次序是： 项目和发信日期。具体次序是：第一行写门 牌号和街名；第二行写区名、 牌号和街名；第二行写区名、市、省、国家 国家名前加上邮政编码， 名；国家名前加上邮政编码，国家名称后面 可以加上电话号码，最后一行写发信日期。 可以加上电话号码，最后一行写发信日期。
[CERTIFIED MAIL] [PERSONAL]
[Recipient’s Name] [Company Name] [Address]
Attention [Recipient’s Name]
Dear***
Βιβλιοθήκη Baidu
[Body]
Sincerely,
[Signiture]
Encl:
cc:
信封的写法
寄信人姓名地址 寄件人姓名地址 Wang Haibo Department of Environment Hefei University of Technology 收件人姓名 Hefei, 230009 Anhui,China
5. 正确 英文书信中，除了避免语法、拼写、标点错误外，所引用的 史料、数据等也应准确无误。 6. 谦恭 语言要有礼且谦虚，及时回信也是礼貌的表现。
7. 谅解 写信时要处处从对方的角度考虑有什么需求，而不是从自身 出发，语气上更尊重对方。例如： 原句：We won’t be able to sent you our latest catelog this month. 改为：We will sent you our latest catelog next monty.
579 Qianwangang Road Huangdao,Qingdao,Shandong People’s People s Republic of China (英式 英式) 20 Aug.,2009 (英式)
信内地址
信内地址即收信人的姓名和地址， 信内地址即收信人的姓名和地址，它要写在 信纸的左上角， 信纸的左上角，低于写信人地址和发信日期 一两行写。其书写顺序是，先写收信人姓名、 一两行写。其书写顺序是，先写收信人姓名、 头衔和单位名称，占一二行，然后写地址， 头衔和单位名称，占一二行，然后写地址， 可占二至四行。 可占二至四行。
Dr. William Jones
收件人地址 University of Pittsburgh Pittsburgh 15213
英文书信的基本原则 英文书信的书写可概括为7个C原则：Completeness （完整）, Clarity（清楚）, Concreteness（具体）, Conciseness（简明）, Correctness（正确）, Courtesy（谦恭）, Consideration（谅 解）。