应用文写作第二讲

应用文写作第二讲
总结的定义：是对以往某一时期或某项工作进行全面、系统的回顾、检查，分析情况，总结经验教训，探求规律，用以指导今后实践的文体。

意义：总结是人们认识客观事物，做好工作的一个重要环节。

通过总结，可以把获得的感性认识，经过分析的概括，提高到理性认识，提示客观事物的内部联系及其本质，总结出具有典型意义的经验教训。

目的：掌握规律性的东西，推动工作向前发展。

总结的作用：
1、回顾过去，提高认识
回顾过去是为了积累经验，提高认识是为了改进工作。

通过总结，可以肯定成绩，发现问题，分析原因，找出经验和教训，从而进一步掌握客观规律，主观决策符合客观实际，行动符合规律。

制订的方针、政策、计划，用以指导今后的工作。

2、交流经验，汇报工作
在完成工作后，及时总结可以为各级领导提供情况，以便领导掌握各单位、各部门的工作情况，根据工作过程及结果的得失，做出决策。

有的专题总结，提供的经验推广交流，树立典型。

（肯德基、麦当劳的经营模式）
3、指导实践，参考借鉴的作用
只的经过总结，才能把成功的经验和失败的教训分析出来。

运用成功的经验，可以使日后的工作做得更好；
借鉴失败的教训，使今后不再犯同类的错误。

总结的特点：
1、自为性：
是对自己的工作实践进行总结。

对象、范围都是自己的机关、单位及本人的的工作实践。

目的：为今后的工作提供资料。

2、客观性：
对自己工作的回顾
内容必须完全忠于客观实际，引用的材料要严格核实，不能凭空担造，不能添枝加叶。

3、理论性
总结的根本目的就是在于指导未来的实践，所以就要把感性认识上升到理论的高度。

总结种类：
1、全面性总结（综合性总结）
特点：
1）内容全面、系统，能够反映工作的全貌；
2）材料丰富，涉及面广，篇幅较长；
3）结构完整，层次较多，写作要求高，难度大。

注意：既要全面，又要突出重点；但不要写成面面俱到的的流水账的记录。

2、专题性总结
对某一项工作的某一方面的工作所作的总结。

内容要求着重写某项工作的主要成绩，介绍做法的经验。

有的还提出今后的工作改革的思路（探索的设想）。

特点：
1）偏重于经验教训的分析，内容较为单一、集中，针对性强。

2）有的只讲成功的经验，对问题是一笔带过。

有的是专谈教训，对成绩只是略为一提即止。

3）结构简单，篇幅较短。

多用于实际工作及发表于专业报刊杂志。

总结的结构：标题、正文、落款。

（一）标题：
1、公文式标题——常用于综合性工作总结
2、文章式标题——适用于专题性总结
3、正副式标题——适用于专题性总结
（二）正文：分导言和主体两部分。

根据目的要求，全面、具体地回答“做了什么”、“怎么样做”和“为什么会这样做”。

1、导言
总结的开头用精练的语言概述基本情况。

提示精粹之处，使读者对这篇总结有初步的印象。

方式：
（1）概述式：概括基本情况，简明扼要地说明总结工作的时间、单位、背景，概述总的成绩、基本经验，点明主旨。

（2）结论式：总结的开头先讲结论性意见，或总体评价，给人以总的印象，然后再引出正文。

（3）提问式：先提出问题，点明重点，以提起人们的注意。

（4）对比式：总结的开头采用纵向的比较方法，以数据的变化为说明主要成绩和问题。

2、主体：
（1）主要成绩和收获：综合性总结应当详细具体归纳成绩和收获几个方面；专题总结则除在前言部分扼要点明成绩和收获处，其他具体的成绩在“经验和体会”中不必专门写明这项。

（2）做法和体会：总结的重点。

在对基本情况进行分析研究后，详细地阐述工作中的哪些做法是成功的，取得成绩的主客观因素是什么，提炼出规律的认识。

把感性认识升华到理性的高度（把实践转化为理论）：
典型材料充分，观点精辟，观点与材料高度统一。

（3）问题和教训：把应当做而没有做、应当做好而没有做好的的工作反映出来，对工作中出现的失误也应事实求事地说明。

着重分析问题产生的客观因素，提出改进意见与途径，以便今后克服缺点，继续前进。

（4）展望未来及努力的方向：针对存在的问题与不足，提出切实可行的改进措施。

并根据实际情况提出今后的计划和努力方向。

要点：这部分内容的写作应视实际情况而定，行文要简洁，只提观点，不作进一步的展开。

写作要求：
1、全面收集材料，精心选择。

2、正确评估突出重点。

3、抓住矛盾、找出规律。

4、语言朴实、简洁。

报告的定义：是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级机关询问时使用的公文。

报告的使用范围：报告使用的范围很广。

按上级部署或工作计划，每完成一项任务，一般都要向上级写报告，反映工作的基本情况、工作取得成绩、发现存的问题，以及今后工作设想等，以取得上级领导部门的指导。

党、人大、政府、军队的公文处理规范中，都规定了这种文种。

《中国共产党机关公文处理条例》第七条的规定：报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。

《人大机关公文处理办法》第六条的规定：报告适用于汇报工作，反映情况、提出建议等。

《国家行政机关公文处理办法》第九条第八项的规定：报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

《中国人民解放军机关公文处理条例》第八条第七项的规定：报告用于向上级机关汇报工作，反映情况和意见建议，回复询问。

从上述的“报告”的定义中发现：四大机关的报告，均是向上行文。

其中，党、人大、军队三家的报告，都规定了“汇报工作”、“反映情况”、“提出建议”、“答复上级机关询问”等。

而政府的报告只有“汇报工作”、“反映情况”、“答复上级机关询问”等，没有了“提出建议”这一项了。

（2000年发布的行政《办法》也有“提出建议”的，后来在新的行政《办法》取消了。

而采用了另一个文种——由“意见”承担了。

报告的特点：
1、内容的汇报性：一切报告都是下级向上级机关或者业务主管部门汇报工作，让上级掌握基本情况并及时对自己的工作进行指导。

2、语言的陈述性：行文一般都使用陈述性，即直接地陈述报告的所指向的事。

而不象“请示”那样采用祈使、请求的修辞方式写。

报告具有汇报性，是向上级讲述做了什么工作，或工作是怎样做的，有什么情况、经验、体会，存在什么问题，今后有什么打算，对领导有什么意见、建议。

3、行文的单向性：报告时，是下级向上级行文，是为上级机关的宏观领导提供依据，一般不需要受文机关的批复。

4、成文的事后性：多数报告是在事情做完或发生后，向上级机关作出汇报，是事后或事中行文。

5、双向的沟通性：报告虽然不须要批复，却是下级机关以此取得上级机关的支持、指导的桥梁。

同时，上级机关也能通过报告获得信息，了解下情，成为上级机关决策、指导和协调工作的依据。

报告的类别和功用：
1、例行报告：日报、周报、旬报、月报、季报、年报。

例行报告不能变成“例行公事”，而是要随着工作的进展，反映新情况、新问题。

2、综合报告：全面汇报机关工作情况，可以总结工作、计划安排结合起来。

要有分析，有综合、有新意、有重点。

3、专题报告：向上级机关反映本机关的某项工作、某个问题，某一方面的情况，要求上级对些有所了解的报告。

报告要迅速、及时，一事一报。

呈报、呈转要分清写明。

（如：农村违章建筑情况调查报告）
结构格式：标题、抬头（上款）、主体、结尾
标题：包括事由和公文名称组成。

（如：××年度××市××区关于清拆农村违章建筑情况的报告）
抬头：收文机关或主管领导。

主体：与一般公文相同。

从内容方面看：
1）报告情况：应有情况、说明、结论三部分，其中，情况不能省略。

2）报告意见：应有依据、说明、设想三部分，其中，设想不能省略。

从形式上看：复杂一点的，要分开头、主体、结尾。

开头使用较多的是以导语式、提问式，即给一个总概念，或引起注意。

主体部分，可分二级标题，或分条加序码。

结尾：写结语，照应开头，或深化主题。

也可以不写，自然收笔。

不论何种结尾方式，都要力求干脆利落，不要拖泥带水。

注意：转呈报告的要写上“以上报告如无不妥，请批转各地参照执行。

”最后写明发文机关、日期。

写报告的注意事项：情况真实，观点鲜明，口吻得体，不要夹带请示事项。

一般控制在3000字以内。

错误：“特此报告”、“以上报告当否，请指示”、“联系人”、“联系电话”。

因为报告是无须上级回复处理的文种，上级是不会回复的。