办公室实务
办公室实务
办公厅.如:中共中央办公厅,上海市人民政府办公厅,中级的或基层的称 办公室,如江苏省昆山市人民雅座办公室,三星公司办公室等. ❖ (4)专指的:某种专门的独的工作机构.如:国务院台湾事务办公室,上海市 渍东新区征兵办公室. ❖ 1.2办公室的职能与特征 ❖ 服务性,分散性,专业性,主动性,繁杂性. ❖ 2,办公室实各的范围和内容
办公室实务
概述
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教学目的
❖ 了解办公室管理含义 ❖ 掌握办公室事务管理特征，以及我国文
秘工作，国际文秘人员工作，我国外资 企业与合资企业办公室实务内容。
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教学重点
❖ 办公室的职能 ❖ 办公室实务 ❖ 主要办公器械的使用权 ❖ 办公用品的准备，办公室和接待的管理
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教学难点
❖ 办公的职能 ❖ 办公室实务 ❖ 办公室和接待的管理
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教学过程
❖ 一.办公室的含义与职能 ❖ 1.1办公室的含义 ❖ 办公室,一个常用的很普通的名词 ,却有着多种含义.如果具体分析,办公
室有以下风种不同的含义. ❖ (1)广义的:泛指一切办公场所,区别于用于教学的教室,用于生产的车间,
或是医疗,实验室等 ❖ (2)狭义的:是指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所.譬如:教
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办公室实务作业考试题
《办公室实务》考试(一)单项选择题(请将正确答案的字母序号填在括号内。
每小题2 分，共10 分)1．以下哪点不是办公室事务管理的特征？( )。
A．服务性B．决策性C．专业性D．主动性2．办公室布置要注意( )。
A．上司单独用的办公桌椅靠墙放B．普通办公室桌椅最好面对面放置C．打字、复印间离上司办公室近些D．各种沟通、保密3．文员在进行办公室布置时，以下哪些行为是不适宜的？( )。
A．准备一些敞开的文件夹，贴上相应的标识条B．办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要时常清理C．较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方D．下班前要整理好自己的办公桌，把文件、资料收藏好以免丢失和泄密4．以下关于文员对办公室布置的情况，哪一个是错误的？( )。
A．伸直双臂再合拢，在高于桌面15cm 摆布画弧形，手臂所能覆盖的桌子面积，比较适合摆放与工作有关的物品B．办公桌抽屉里的物品摆放要注意放置整齐，东西可放得满一些C．各种类型的文件柜要分门别类安放文件、资料和物品，并贴上标识D．纸张和较重的东西放在架子下面几层，较小的物品先放人盒中，再放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方5 ．在办公室里， ( )的位置是上座。
A．离入口最远B．离入口最近C．挨近门口D．挨近窗户二、判断题(正确打“∨”，错误“×”。
每小题2 分，共10 分)1 ．办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。
( )2 ．办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。
( )3 ．在阳光璀璨的教室和会议室内使用投影机，效果不受影响。
( )4．没有两位办公室人员一天的工作内容是彻底相同的，但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作。
( )5 ．文员第一次做一项工作时应该快一些，如果错误可以再做一遍。
( )三、简答题(每小题20 分，共20 分)1．什么是受意？受意有几种？办公室人员应怎样运用受意方法？四、设计题(每小题20 分，共20 分)1．小李是刚到公司的文员，公司办公室内有各种文件柜、储物架、书报架，办公室主任给她配置了带锁的办公桌、电脑、电话机，还给了她新的文件架、文具用品盒、各种笔、胶水、剪刀、参考书、需要翻译的资料、公司印章、印盒、墨水、复印纸(2 刀)，要求小李整理好办公桌，把东西分门别类放置在适当的位置。
第一章办公室实务讲解
挂画、摆设：用毛刷 拂尘
废物筒：每天清倒， 且不可倒掉机密文件。
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（3）文员办公室的布置
原则：简单实用，注重效率，保持良好 的工作氛围
体现“5S”原则
办 公 室 实 务 概 述
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注意以下事项：
桌椅摆设
电话、电脑摆设
随时准备文件夹和笔
基本办公用品随时备用
购买和分配办公用品：
公司有专门的采购部门，向采购部门申请
自己采购：比较价格、降低交易成本、提前订 购
办 公
分发办公用品，应做好及时的记录，杜绝浪费
室
实
务
概
述
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储备办公用品
实时了解库存
估计一个周期的需求量，预计短缺及时
补充
物品摆放整齐
办 公 室 实 务 概 述
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6. 办公室和接待室的管理
文员应该注意以下几点 沙发干净？
桌子和办公器械
窗帘
钟表是否准
废纸篓、垃圾袋
盆景、挂画
办 公
报纸是否更新
室
实 务
书架摆正？
概
述
办公用品 印象体现于细节
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（2）清理和清扫的方法
办公桌椅：抹布擦拭 沙发：刷、换桌布
办公用品：定期擦拭 抽烟工具：检查清楚
书架：没有灰尘
地毯：吸尘器清洁
办 公 室 实 务 概 述
7
问题：
明星助理属不属于办公室秘书？
你最熟悉的是哪一种？
干什么工作？在哪里办公？
办 公 室 实 务 概 述
8
1.2 办公室的职能和特征
两大职能：政务（或业务）服务和事务 管理
事务管理是为政务（或业务）服务而开
办公室工作实务
入职流程 (1)离职流程 (2)请、休假流程 (3)公章使用流程 (4)文件档案的归档管理及借阅流程 (5)公文办理流程 (6)公文传阅 (7)文件资料发放流程 (8)办公用品及日常用品的采购、发放流程 (9)日常故障处理 (10)处理突发事件 (11)会议室的使用及管理 (12)车辆使用流程 (13)来宾用餐流程 (14)填写《报名登记表》部门负责人组织面试合格者试工三天(应聘部门)相关负责人允许试用进入试用期填写《录用登记表》正式入职上交公司所需入职资料人力资源管理员录入人事档案存档上交《离职申请书》填写《员工离职交接表》填写《解除劳动合同协议书》各分公司、部门负责人、财审部、人力资源部签名分管领导签名公司领导签名填写《员工离职流程表》人力资源部办理员工档案移交存档填写《员工请(休)假申请表》直接主管审批各分公司、部门负责人审批分管领导审批(2－3 天假期) 人事部审核、填写意见(年假、婚假等超过 3 天长假期)分管领导审批总经理审批2 天以上假期销假(病假销假时需将医院证明附上)填写《印章申请表》各分公司、部门负责人审批办公室审批总经理审批办公室监印人员盖章、登记各类合同(含意向书)、协议书、上报文件综合办公室留存一份备案文件、资料采集分类整理编号立卷归档装订成册存放借阅文件、档案借阅登记签收、登记(急件、特急件随到随办)审核拟办公司领导批示办复存档公文登记、分类传阅处理签办存档文件、资料接收分类整理办公室审阅上传下达各单位、部门签收各部门、分公司办公用品等故障处理申请办公室工作负责人查明原因、联系相关维修人员处理完办公室人员登记维修记录待事后备查各分公司、部门填写《物品采购申请表》办公室、财审部等相关负责人审批总经理审批物品采购检查验收领用登记表公司领导使用会议室办公室安排会务准备工作会后清理工作检查设备设施各分公司、部门使用会议室填写《会议室使用申请表》(使用前一天)使用分公司、部门申请总经理审批办公室登记、借车突发事件浮现主要情况采集及时汇报领导妥善解决处理处理结果汇报定期盘点库存帐物相符监督检查检查车辆、设备用车补贴申请(1 元/公里)执行报销程序申请用餐事项(时间、地点等)相关负责人、总经理审批办公室安排就餐事项简餐 30 元/人、普通酒席 60 元/人、贵宾席 100 元/人引导就餐。
办公室实务 第2版 项目五 常规办公室工作
学习目标
知识目标
• 了解印章的作用、种类、样式 • 掌握印章管理的基本要求
素养目标
• 使学生养成良好的执业行为习惯，严格遵守各项规章制度 • 合规操作，注重细节，培养责任心 • 坚持原则，严于律己、杜绝“关系章”、“人情章”。
任务描述
中信集团的小林是一位刚毕业的大学生，因为总经理秘书刘小姐即将升任公关部 经理，总经理安排小林跟随刘小姐学习，有意让她接任刘小姐的位子。一天，刘小姐 与总经理外出开会，小林自己留守办公室。
在印章启用通知所规定的生效日之前，所刻印章 不得使用
为安全起见，取公章应实行双人同行制 取回后，立即交办公室负责人拆封检验，指定专 人保管
启用新公章时，将印模和启用日期报送上级主 管部门。上级主管部门和使用单位都要把印模
和启用日期的材料立卷归档，永久保存。
一、印章
4.印章的使用 印章使用程序
申请用印 正确用印 用印登记
应届大学毕业生小林近日在跨国化妆品企业华润公司实习，其职位是经理秘书。 经理让小林先负责电话的接打工作。请问小林应注意哪些方面的问题？
理论知识 理论知识
一
特殊电话处理技巧
一、接听电话的技巧
1.接听电话程序
做好记录笔记
响铃不过三 接听电话礼貌应答
认真做好记录 礼貌结束通话
三、特殊电话处理技巧
Q1 1．接听上级来电
认真记录 核对内容 及时传达
Q3 3．接听直接找上司的电话
问清身份 酌情处理
Q2 2．接听下属来电
马上请示 马上转达 马上决策
Q4 4．接听推销电话
态度明确 柔中带刚 礼貌拒绝
办公室实务课程讲解
办公室实务课程讲解办公室实务课程是一门帮助职场新手掌握各种办公室技能并适应工作环境的课程。
在这门课程中，学员将学习到基本的商业礼仪、沟通技巧、文件管理和时间管理等方面的知识。
本文将讲解这门课程的具体内容及其重要性。
一、课程内容1. 商业礼仪：商业礼仪是指处于商业活动中应遵守的行为准则和社交规范。
学员将学习到如何正确地应对各种商业场景，提升自己在职场中的形象和信誉。
2. 沟通技巧：在办公室里，沟通技巧是非常关键的。
学员将学习如何正确地与同事、上司和客户进行交流，并了解如何在工作中发挥积极的作用。
3. 文件管理：在办公室工作中，文件管理是必不可少的一环。
学员将学习如何正确地分类、保存和归档文件，并了解如何在需要的时候快速地找到所需文件。
4. 时间管理：时间管理是办公室生产力的关键。
学员将学习如何制定清晰的工作计划，规划自己的时间，提高自己的工作效率。
5. 办公软件：在办公室工作中，我们必须熟练掌握各种办公软件，如Word、Excel和PPT等。
学员将学习如何使用这些办公软件进行文档编辑、数据分析和演示报告等操作。
二、课程重要性1. 提升职场竞争力：在如今竞争日益激烈的职场中，学习办公室实务课程可以帮助我们提升自己的竞争力，更好地适应工作环境，从而取得更好的职业发展。
2. 提高工作效率：学习办公室实务课程可以帮助我们更好地管理时间和文件，提高工作效率，更好地完成工作任务。
3. 全面提升素质：办公室实务课程涵盖了商业礼仪、沟通技巧和办公软件等多个方面，学习这门课程可以帮助我们全面提升自己的素质和能力，更好地适应职场工作。
4. 增强信心：通过学习办公室实务课程，我们将更好地掌握各种办公技能并适应工作环境，从而增强自己的信心和自信心，更好地面对职场挑战。
最后，办公室实务课程是适合职场新手的一门课程，可以帮助我们掌握各种办公技能并适应工作环境。
通过学习这门课程，我们可以提升自己的竞争力，提高工作效率，全面提升素质，增强信心。
办公室实务 教案
办公室实务教案教案标题：办公室实务教学目标：1. 了解办公室实务的基本概念和重要性；2. 掌握办公室实务的常见流程和操作技巧；3. 培养学生的办公室实务能力，提高工作效率和质量。
教学内容和安排：1. 办公室实务的概念和重要性（15分钟）a. 介绍办公室实务的定义和范围；b. 强调办公室实务在组织管理中的作用和价值。
2. 办公室文件管理（30分钟）a. 解释文件分类和归档的原则；b. 演示如何建立和维护文件索引和档案；c. 强调保密和备份文件的重要性。
3. 办公室会议管理（30分钟）a. 介绍会议的分类和组织流程；b. 解释会议前、中、后的工作准备和安排；c. 演示会议记录和会议纪要的编写方法。
4. 办公室日常事务处理（30分钟）a. 介绍办公室日常事务的种类和处理流程；b. 演示如何处理来访者、电话和电子邮件等沟通方式；c. 强调高效沟通和良好服务态度的重要性。
5. 办公室设备和资源管理（20分钟）a. 介绍办公设备的种类和使用方法；b. 演示如何合理使用办公设备和资源；c. 强调设备维护和资源节约的意识。
教学方法和手段：1. 讲授法：通过讲解理论知识，介绍办公室实务的基本概念和重要性。
2. 演示法：通过实际操作演示，展示文件管理、会议管理和日常事务处理等流程和技巧。
3. 讨论法：引导学生参与讨论，分享工作中遇到的问题和解决方法，促进互动和经验交流。
4. 案例分析法：通过分析实际案例，帮助学生理解办公室实务的应用和实际操作。
教学评估方法：1. 课堂练习：在课堂上设置相关练习，检验学生对办公室实务知识的掌握程度。
2. 小组讨论：组织学生进行小组讨论，解决办公室实务相关问题，评估学生的分析和解决问题的能力。
3. 个人作业：布置个人作业，要求学生撰写办公室实务操作手册或总结，评估学生的综合应用能力。
教学资源和参考资料：1. 办公室实务教材和参考书籍；2. 办公软件和工具的演示和操作指南；3. 相关案例和实际工作经验分享。
办公室工作实务通用课件
良好嘅礼仪同形象塑造系个人同 组织形象嘅重要组成部分，有助
于建立良好嘅人际关系。
住装得体
根据场合拣合适嘅住装，展现专 业形象。
言谈举止
注意言谈举止，尊重他人，避免 唔礼貌行为。
商务礼仪
晒解并遵守商务礼仪，如名片交 换、会议座次等。
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办公室工作实务发展趋势与展望
数字化办公嘅发展趋势
数字化办公嘅普及
时间分配
合理分配工作时间，提高 工作效率，避免拖延同浪 费时间。
工作节奏
保持稳定嘅工作节奏，适 时休息同调整，避免过度 疲劳同压力。
沟通协调
明确沟通目嘅
倾听与反馈
喺沟通之前明确沟通目嘅同重点，以 提高沟通效率同效果。
喺沟通过程中注意倾听对方嘅意见同 建议，给予及时反馈同回应。
拣适当嘅沟通方式
根据沟通内容同对象拣适当嘅沟通方 式，如面对面交流、电话、邮件等。
绿色办公嘅推广与实践
节可以减排
通过采用节可以设备、合理利用资源等方式，降 低办公过程中嘅可以源消耗同排放。
环保材料嘅使用
使用环保材料同可再生资源，减少对环境嘅负担。
绿色出行
鼓励员工采用公共交通、骑行或步行等绿色出行 方式，减少碳排放。
多谢您嘅观看
THANKS
特点
办公室工作具有繁琐性、综合性、服务性同细致性等特点，要求工作人员具备高度嘅责任心、组织协调可以力、沟 通可以力以及细致嘅观察可以力。
办公室工作嘅职责与要求
职责
办公室工作人员要承担起文件管理、 资料整理、会议组织、沟通协调、行 政事务处理等职责，确保组织内部各 项工作嘅顺利进行。
要求
办公室工作人员要具备高度嘅责任心、 细致嘅工作态度、良好嘅组织协调可以 力、高效嘅沟通可以力以及唔断学习同 创新嘅精神。
办公室工作实务管理
办公室工作实务管理摘要办公室工作实务管理是组织中至关重要的一环，它涵盖了许多方面，包括人力资源管理、文件管理、会议管理等。
本文旨在探讨办公室工作实务管理的重要性、方法和技巧，以帮助办公室人员更高效地开展工作。
一、办公室工作实务管理的重要性办公室工作实务管理对于组织来说至关重要，它直接影响到工作效率和绩效。
良好的办公室工作实务管理可以帮助组织更好地协调工作、提高工作效率，同时也能带来员工工作满意度的提升。
二、人力资源管理人力资源是组织中最重要的资产之一，因此在办公室工作实务管理中，人力资源管理起着至关重要的作用。
包括招聘、培训、绩效考核等方面都需要得到妥善管理。
2.1 招聘招聘是人力资源管理的第一步，组织需要通过招聘来吸引合适的人才加入。
招聘流程的规范化和系统化是保证招聘质量的关键。
2.2 培训培训是保证员工技能与知识更新的重要手段，办公室需要定期组织培训活动，以提升员工的综合素质和工作效率。
2.3 绩效考核绩效考核是激励员工积极工作的有效方式，通过设立明确的绩效目标和规范的考核流程，可以更好地激发员工的工作动力。
三、文件管理办公室每天都会产生大量的文件和资料，如何有效地管理这些文件对于办公室工作的顺利进行至关重要。
文件管理涉及文档存储、归档、检索等方面。
3.1 文档存储为了方便文件管理和查阅，办公室需要建立完善的文档存储系统，包括电子文档和纸质文档的存储方式和管理规范。
3.2 归档管理及时归档对于文件管理非常重要，只有及时归档才能保证文件的整齐有序，方便后续查找和使用。
3.3 文件检索文件检索是文件管理的重要环节，办公室需要建立高效的文件检索系统，便于快速查找需要的文件和信息。
四、会议管理办公室会议是沟通和协调工作的重要方式，而会议管理则是保证会议达到预期效果的关键。
良好的会议管理可以提高会议效率，节约时间成本。
4.1 会议筹备会议筹备是会议管理的第一步，包括确定会议议程、参会人员、会议时间地点等，确保会议顺利进行。
《办公室实务管理》课件
简介：《办公室实务管理》PPT课件介绍现代办公管理的基本原则、管理手段、 常用工具和应用技巧，以及对企业和职场人士的意义和启示。
一、背景介绍
定义
办公室实务管理是指有效组织和管理办公室工作的一系列行为和措施。
作用
办公室实务管理可以提高办公效率、保障工作安全、节省时间和资源，促进协作和沟通。
办公用品
如笔、纸、文件夹等，提供日常办公所需的各 种用品。
通讯设备
如电话、传真机、复印机等，促进内外部沟通 和协作。
会议设备
如投影仪、音响设备、白板等，支持有效的会 议和演示。
四、办公室实务管理的重要管理手段
文件管理
建立科学的文件管 理制度，确保文件 的安全、完整和易 于查找。
信息管理
有效组织和处理各 种信息，保护信息 安全和隐私。
二、办公室实务管理的基本原则
1 效率原则
2 安全原则
通过合理规划、组织和控制，提高工作效 率和质量。
确保办公环境安全，预防事故和意外发生。
3 简洁原则
4 灵活原则
简化工作程序，减少冗余和不必要的环节。
根据实际情况灵活调整管理方法和流程， 适应变化的需求。
三、办公室实务管理的常用工具
电子设备
如电脑、打印机、扫描仪等，提高办公效率和 信息处理能力。
时间管理技巧
4
如制定优先级、避免拖延和合理规划 工作时间。
六、结语
办公室实务管理对现代企业的意义
提升组织效果和工作效率，促进创新和协作。
对职场人士的启示
重视综合素质和专业技能培养，不断学习和适应变化。
时间管理
合理安排和利用时 间，提高工作效率 和个人效能。
办公室实务概述
办公室实务概述一、办公室实务的定义办公室实务是指在办公室日常工作中所涉及到的各种管理和操作实践，包括文件处理、会议管理、日程安排、邮件沟通、协调配合等工作内容。
二、办公室实务的重要性办公室实务是保障办公室正常运转和高效工作的基础。
合理的办公室实务管理能够提高办公效率，优化工作流程，减少错误发生，提升整个办公室的工作水平和绩效。
三、办公室实务内容3.1 文件处理办公室实务中常涉及到文件的处理和管理，包括文件的收发、归档、整理和保管等工作。
合理的文件处理流程能够确保办公室工作的顺利进行。
3.2 会议管理办公室通常会组织各种会议，办公室实务管理也包括会议的策划、组织、记录和跟进等工作。
有效的会议管理能够提高会议效率，达成会议目标。
3.3 日程安排办公室实务中需要合理规划和安排各种工作日程，包括个人的日程安排和团队的协调安排等。
良好的日程安排能够提高工作效率，避免工作冲突。
3.4 邮件沟通邮件是办公室工作中常用的沟通方式，办公室实务管理也包括了邮件的发送、接收、回复和管理等工作。
高效的邮件沟通能够及时传递信息，提升工作效率。
3.5 协调配合办公室实务管理还需要进行各种协调和配合工作，包括与部门的沟通协调、与同事的合作配合等。
良好的协调配合能够提高整个办公室的团队协作能力。
四、办公室实务管理的方法4.1 制定规章制度在办公室实务管理中，需要建立相应的规章制度，明确各种工作流程和规范，使全体员工能够遵守统一的管理标准。
4.2 采用办公软件现代办公室实务管理可以借助各种办公软件来提高工作效率，如日程管理软件、邮件管理软件、文档管理软件等，能够更加便捷地处理各项工作。
4.3 建立沟通渠道办公室实务管理中重要的一环是建立良好的沟通渠道，确保信息的流通和反馈，促进协作配合，提高团队合作效率。
五、办公室实务管理的挑战5.1 多任务处理在办公室实务管理中，常常需要处理多个任务和项目，挑战在于合理安排工作时间和优先级，保证各项任务的高效完成。
办公室工作实务26文库
眼了，赶紧又说：“我去问问”。当时李强真是尴尬万分！ 最搞笑的是，当李强开始查询关于3频手机的介绍时才发 现，并不是只有移动电信局才有3频手机，现在很多上市 比较晚的手机早就是3频了。可李强只知道肖总用的是 Nokia，什么型号却不清楚。只有硬着头皮去问。那一刻
上司公务旅行，秘书的准备工作是很多的，无论作什 么样的准备工作，秘书一定要细心周到，任何事情都要想 在前，以保证上司的公务差旅顺利进行。
会说 会写 会做事 会做人
Company Logo
差旅计划和旅行表
Logo
由于工作的需要，单位领导会经常出差、旅 行，很多出差旅行任务甚至是临时性决定下来的。 但无论是国内出差还是国外出访，短期出差还是 长期出差，在每次出差之前，秘书都要为领导做 好相关的准备工作。
预支差旅费 会说 会写 会做事 会做人
同上司沟通， 准备工作的查漏补缺
Company Logo
小技法
Logo
秘书在准备预订车票时，一定要查用最新的列车时刻 表，车次很有可能因为季节等原因发生变化。出差途中换车， 稍不注意就会误车误点，所以能直达的就最好不要换车。如 要换车，在时间上一定要安排的宽裕些。
Company Logo
出国差旅的准备工作
递呈出Байду номын сангаас申请书
办理护照
Logo
申请签证
办理健康证书
办理出境登记卡
会说 会写 会做事 会做人
Company Logo
Logo
出国申请手续一览表
办理项目
内容及程序
办理出国申请 办理护照 申请签证 办理健康证书
办公室实务PPT课件
支撑。不断提升自己的专业能力，保持学习成长的态度，能够使自己在
工作中更具竞争力。
05
办公室安全与保密
信息安全
信息安全概述
信息安全是保护组织免 受潜在威胁的重要措施， 包括数据保护、网络安 全和物理安全等。
信息安全策略
制定和实施信息安全策 略是确保组织信息安全 的关键，包括员工培训、 政策制定和监督执行等。
着装要求
正式场合着装
在正式的商务场合，着装应大方得体，符合场合的氛围。男士应 着西装、领带、皮鞋等，女士应着职业装或礼服。
休闲场合着装
在较为休闲的办公场合，着装应舒适自然，同时也要注意保持专业 形象。选择合适的牛仔裤、休闲裤、衬衫等搭配。
配饰选择
配饰的选择也是着装的重要组成部分，如领带、手表、首饰等，应 与服装搭配协调，展现出整体的美感。
THANKS
感谢观看
以便及时传递信息、解决问题和协调工作。
04
办公室礼仪与职业形象
商务礼仪
商务场合介绍
在商务场合中，如何恰当地介绍他人以及自我介绍，是建立良好人 际关系的第一步。
握手礼仪
握手是一种常见的商务礼仪，通过正确的握手方式，可以展现出自 己的自信和尊重。
名片交换礼仪
名片是商务场合中的一种重要沟通工具，掌握正确的名片交换礼仪能 够提升个人形象。
选择经济实惠且符合需求 的交通和住宿方式。
跨部门协作成功案例
详细描述
建立定期沟通机制，如周会、邮 件或即时通讯工具，确保信息畅 通。
根据项目需求明确责任分工，避 免任务重叠或遗漏。
总结词：通过建立良好的沟通机 制、明确的责任分工和及时的反 馈，实现跨部门的高效协作。
鼓励团队成员及时反馈问题或提 出建议，以便及时调整计划或解 决障碍。
办公室实务
办公室实务陆河电大行政管理专业（专科）辅导老师刘汉庭E-mail:lhlht2005@实务：实际事务，要务。
——《现代汉语大辞典》➢近年来，“实务”一词被广泛使用，如《商贸实务》、《会计实务》、《律师实务》、《秘书实务》等。
➢所谓实务：即实际从事的业务。
其中的“业务”意指个人或某个机构的专业工作。
➢所以办公室实务就是指办公室的专业工作，文员实务就是指文员的专业工作。
第一章、第二章办公室和文员实务概述（一）办公室实务概述1、办公室的含义与职能（1）办公室的含义第一、泛指一切办公场所，区别于用于教学的教室，用于生产的车间，或是医疗室、实验室等。
第二、是指某一类职业人员的办公场所。
第三、党和政府机关、企事业单位内的综合办事机构。
第四、某种专门的独立的工作机构。
本书述及的办公室为第三种含义（2）办公室的职能与特征办公室工作具有两大职能：政务服务（主要是中高级文秘人员的工作）和事务管理（就是为确保有效、快捷的政务服务而开展的辅助性工作，它是办公室工作体系中不可缺少的重要组成部分）。
特征：服务性（上级、组织公众）、分散性（工作内容、人员）、专业性、主动性、繁杂性2、办公室实务的范围和内容办公室实务，就是指办公室的工作事务和操作实务。
●我国办公室实务的主要内容●国际秘书协会确定的办公室实务的主要内容●我国外资、合资企业办公实务主要的内容3、办公室环境的布置和管理（1）办公室环境布置的目的第一、创造舒适而又工作效率高的环境第二、塑造组织形象第三、建立挡驾制度第四、有利于保密工作（2）办公室环境布置的内容与要求（3）办公室的整理4、办公器械的使用●信息社会的办公器械●传真机的使用●复印机的使用●录音机的使用●投影机的使用5、办公用品的准备●熟悉本单位本部门办公用品的准备的种类●订购和储备办公用品6、办公室零用现金管理●建立零星收支基金●用零用现金付账●补充基金●严格认真对待零用现金的管理（二）文员实务1、文员的工作顺序●文员工作指导思想：计划——实施——检查●文员在工作时，首先要仔细制定计划。
办公室行政管理实务考核卷考核试卷
B.接受客户贿赂
C.欺骗上级
D.私用公司资源
16.以下哪些是办公室行政管理中常用的办公设备？（）
A.打印机
B.传真机
C.扫描仪
D.电视机
17.在办公室行政管理中，以下哪些是有效的团队协作方式？（）
A.明确分工
B.定期沟通
C.相互支持
D.独立完成任务
18.以下哪些是办公室行政管理中应关注的网络安全问题？（）
C.制定公司战略
D.资料整理
10.在办公室行政管理中，以下哪个不属于办公设备管理的主要内容？（）
A.设备购置
B.设备维护
C.设备报废
D.设备研发
11.以下哪个不是提高办公室工作效率的方法？（）
A.合理安排工作计划
B.使用高效办公软件
C.增加工作时间
D.消除干扰因素
12.在办公室行政管理中，以下哪个不是协调同事关系的方法？（）
C.拟定预算
D.选择工作地点
7.以下哪个不是办公室行政管理的基本职能？（）
A.人力资源
B.财务管理
C.生产管理
D.文件管理
8.在处理办公室突发事件时，以下哪个原则是错误的？（）
A.快速反应
B.优先处理重要事件
C.拖延处理
D.通知相关人员
9.以下哪个不是办公室文员的基本职责？（）
A.接听电话
B.收发邮件
A.信息泄露
B.计算机病毒
C.网络钓鱼
D.适当使用公司网络资源
19.在办公室行政管理中，以下哪些措施有助于提高员工健康水平？（）
A.提供健康午餐
B.定期体检
C.健身设施
D.合理的工作时间安排
20.以下哪些是办公室行政管理中对外联络时应注意的沟通技巧？（）
办公室工作实务2--3
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情景案例
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周三上班，宏利公司秘书贾珊就发现今天工作很繁重。她迅速地 开始工作，搞得手忙脚乱，临近下班时间，仍有部分工作没有完成。 导致她今天工作忙乱的原因主要是今天办公室的邮件收发处理工作很 多：
1、处理发给总经理的函件，封面上有“急件”字样； 2、复印一份将给某客户的答复信以备存，原件邮寄给对方； 3、处理寄给人事部刘部长的包裹； 4、处理市商业局发来的一份政策性文件，上面有总经理的批办意 见：“交各部门负责人传阅”； 5、正在外地参加某商品交易会的副总打来电话，要求贾珊立即寄 送本公司的一个商品的样本过去； 6、处理一批收到的商业信函、若干封私人信件和报刊、小册子等 印刷材料； 7、三个客户的邮件需要在四小时内回复，江苏分公司催要广告宣 传单等文字材料。
❖ 素质点： 培养忠于职守、乐于奉献的职业道德素养 培养并逐步具备管理者应有的宏观视野和全局意识 养成严谨、规范的办公室工作习惯
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第三节 办公室的邮件处理工作
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处理邮件的注意事项
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1、要熟悉本公司报刊、邮件、函电收发制度；
2、要了解各种邮政业务，如信函业务、邮政包裹业务、特 快专递业务等，特别是要熟悉一些邮政操作方面的小常识， 如如何填写业务单式；如何封装包裹；如何查询、更改、撤 回邮件等。
3、领导外出不在公司，秘书仍应按规范程序和要求处理各 种邮件，但一定要和领导保持联系和沟通，重要邮件要及时 请示汇报，处理过的各种来信应保留至领导返回后，请他逐 一阅读处理。
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办公室实务综合实训报告
一、实训背景与目的随着信息技术的飞速发展，办公自动化已成为现代企业提高工作效率、降低成本的重要手段。
为了使学生对办公自动化有更深入的了解，提高实际操作能力，我校电子工程系电子信息工程技术（营销方向）专业组织了一次办公室实务综合实训。
本次实训旨在通过模拟真实的办公环境，让学生掌握办公软件的使用技巧，熟悉办公室各项业务流程，提升学生的职业素养和团队协作能力。
二、实训内容与过程本次实训主要包括以下内容：1. 办公软件应用：熟练使用Word、Excel、PowerPoint等办公软件，进行文档编辑、表格制作、演示文稿制作等。
2. 公文处理：学习公文格式、拟制程序、处理流程等，掌握各类公文（请示、报告、通知、通报、函、纪要等）的写作方法。
3. 办公室业务流程：了解办公室各项业务流程，包括信息采集、信息加工、信息转输、信息保存等。
4. 团队协作与沟通：通过小组合作完成实训任务，培养团队协作精神和沟通能力。
实训过程分为三个阶段：1. 理论学习阶段：通过课堂讲解、案例分析等方式，使学生掌握办公自动化、公文处理、办公室业务流程等相关理论知识。
2. 实践操作阶段：在老师的指导下，学生使用办公软件进行文档编辑、表格制作、演示文稿制作等实践操作。
3. 综合实训阶段：学生以小组为单位，模拟真实的办公环境，完成公文处理、信息采集、信息加工等任务。
三、实训成果与体会1. 成果展示：- 完成各类文档编辑、表格制作、演示文稿制作等任务。
- 编写各类公文，如请示、报告、通知、通报、函、纪要等。
- 模拟真实的办公环境，完成信息采集、信息加工、信息转输、信息保存等任务。
2. 体会：- 办公自动化技术在提高工作效率、降低成本方面具有重要意义。
- 熟练掌握办公软件的使用技巧是提高办公效率的关键。
- 团队协作和沟通能力在办公室工作中至关重要。
- 实践操作是巩固理论知识、提高实际操作能力的重要途径。
四、建议与展望1. 建议：- 加强对学生办公软件应用的培训，提高学生实际操作能力。
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第一讲：办公室与文员实务概述
一、关于“实务” 二、办公室实务概述 ➢ ㈠、办公室的含义和职能 ➢ ㈡、办公室实务的范围和
内容 三、文员实务概述 ➢ ㈠、文员的工作顺序 ➢ ㈡、文员管理时间、费用
的方法 ➢ ㈢、文员的工作方法
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一、关于“实务”
实务：实际事务，要务。——《现代汉语大 辞典》
分散性
专业性 主动性 繁杂性
为上司 为组织 为公众 工作 服务 服务 服务 分散
人员 分散
涉及 独立性 面广 专业性
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㈡、办公室实务的范围和内容
——办公室实务就是指办 公室的工作事务和操作实 务.主要工作人员是秘书 人员和文员.
1、我国办公室实务的主 要内容
2、国际秘书协会确定的 办公室实务的主要内容
办公室实务
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这是一个变幻难测的世 纪，这是一个催人奋进 的时代，科学技术飞速 发展，知识更替日新月 异。希望、困惑、机遇、 挑战，随时随地都有可 能出现在每一个社会成 员的生活之中。抓住机 遇，寻求发展，迎接挑 战，适应变化的制胜法
宝就是学习——依靠自 己学习，终生学习。
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㈠、文员的工作顺序
➢第一、确定文员工作的指导思想
➢第二、按照“优先顺序”处理工作
第一：…… 第二：…… 第三：……
先计划，再执行！
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第一、确定文员工作的指导思想
——文员在工作时，首 先要仔细制定计划。然后 根据计划去实施，并严格 检查其结果，使得这个结 果对下一次的计划有所帮 助和启示。只要能按照制 定计划、实施、检查这三 个步骤进行，文员工作就 能科学、高效地完成。
应该做的事，
第一阶段：以工作的重
A、是否应该做的事？
集中精力做。
要程度为标准分解工作.
B、是否做或不做都无所谓的事？
C、是否不可以做的事？
A、重要且紧急的事；
第二阶段：以工作的紧 要程度为标准分解工作.
B、紧急但不重要的事； C、重要但不紧的事；
有价值，但不紧急，也不重要；
2、办公室的 职能
3、办公室事 务管理工作的 特征
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1、办公室的含义
——办公室是一个常用而普通的名词，却有着多种 含义： 第一种：泛指一切办公场所，区别于用于教学的教 室，用于生产的车间，或是医疗室、实验室等等。 第二种：是指某一类职业人员或某一级职务人员的 办公场所。如：教师、护士、厂长、长办公室等. 第三种：指党、政府机关、企事业单位内的综合办 事机构。如：中共中央办公厅、三星公司办公室等. 第四种：指某种专门的独立的工作机构。如国务院 台湾事务办公室等。
计划 实施 检查
充分了解工作内容 排定优先顺序 选择工作方法
依计划、按上司的 要求进行。
分析实绩与计划的 差异，并与以前的 工作进行比较。
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第二、按照“优先顺序”处理工
作
——文员面对多项工作时，正确决定工作的优先顺序是十 分重要的，既能提高工作效率，也有利于文员的时间管理.
如何决定工作的优先顺序呢？
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3、我国外资、合资企业 办公室实务的主要内容
⑴、办公室环境的布置和整理； ⑵、通讯事务、电话、信函和邮件处理； ⑶、执行上司交办事项； ⑷、照料上司身边的琐事； ⑸、接待宾客和员工的来访； ⑹、记录上司指令及会谈、会议内容； ⑺、打印文告及表格； ⑻、收集及整理各种信息； ⑼、保管办公室设备及用品； ⑽、外出办事，如银行、邮局、税务所等。
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主要内容
第一讲：办公室与文员实务概述 第八讲：关于日程安排
第二讲：办公室的布置与管理 第九讲：差旅事宜
第三讲：电话与电子通讯 第十讲：照料上司身边琐事
第四讲：邮件收发 第五讲：接待实务 第六讲：信访实务 第七讲：会议与会谈实务
第十一讲：交际与礼仪 第十二讲：办公室用语 第十三讲：印信与值班工作 第十四讲：文书与档案实务
3、我国外资、合资企业 办公室实务的主要内容
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1、我国办公室实务的主要内容
⑴文书撰写（会议记录等） ⑼接待工作（各种来访的 ⑵文书制作（打字、复印等） 接待）
⑶文书处理（收发、传递等） ⑽ 协调工作（政策等） ⑷档案管理（归档、管理等） ⑾ 督察工作（决议的实施） ⑸会议组织（准备、善后等） ⑿ 日程安排（各种日程） ⑹调查研究（计划、实施等） ⒀ 日常事务（通讯值班） ⑺信息资料（收集、整理等） ⒁ 办公室管理（环境等） ⑻信访工作（来访、投诉等） ⒂ 其它临时交办的事项
⑿为上司安排旅行或考察； ⒀替公司宾客订房间机票等； ⒁准备好公司要公开的资料； ⒂替上司收集演讲等的资料； ⒃协助上司准备财务等报告； ⒄整理并组织好粗略的资料； ⒅替上司保管各种记录； ⒆协助上司搞好交税等事务； ⒇督导一般职员或速记员； 21、搞好会务工作 22、复印资料
近年来，“实务”一词被广泛使用，如《商 贸实务》、《会计实务》、《律师实务》、 《秘书实务》等。
所谓实务：即实际从事的业务。其中的“业 务”意指个人或某个机构的专业工作。
所以办公室实务就是指办公室的专业工作， 文员实务就是指文员的专业工作。
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㈠、办公室的含义和职能
1、办公室的 含义
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2、办公室的职能
办公室的职能
秘主 人要
员是
政务(或业务)服务
的中 工高
作级
事务管理
.
文
事务管理是为确保有效、快捷的政务或业务 服务而开展的辅助性工作，它是办公室工作
体系中不可缺少的重要组成部分。
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3、办公室事务管 理工作的特征
办公室事 务管理工 作的特征
服务性
以上除⑹ ⑽ ⑾项外，其余工作文员都会涉及到。
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2、国际秘书协会确定的 办公室实务的主要内容
⑴速记上司交代事项； ⑵执行录音吩咐； ⑶档案管理； ⑷阅读并分类信件； ⑸以电话维持公共关系； ⑹替上司定约会并记录； ⑺按上司指示完成信函； ⑻在权限内自发信函； ⑼接待来访宾客； ⑽替上司接洽外界人士； ⑾自动处理例行的事务；