1.文字材料撰写基本规范

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撰写文字材料的方法与技巧

SECRETARY ’S

COMPANION

撰写文字材料的方法与技巧

□张丽花

材料是泛称,是工作中涉及的文件、通知、电报、讲话等文体的总称。每种材料都有各自的具体要求,但一般来说有以下几项基本要求:一要意图清楚,即说什么,明确提出问题;二要结构合理,即怎么说,围绕问题怎么展开,提出解决问题的方案,有头有尾,有理有据,主次分明;三要语言流畅,即说得好,要把材料写得有声有色、回味无穷。材料的质量有优劣之分:最基本的就是讲清楚,让人明白你在讲什么;再好点的就是讲到位,让人明白你讲的主题是什么,干净简洁;最好的材料讲得美,不但让人明白你讲什么,而且引人入胜,让人如沐春风,能得到启发。

一、撰写材料的基本步骤

按照撰写材料的顺序,一般可以分为如下七个主要

步骤:把握方向、领会意图、理清思路、搭好框架、充实内容、修饰语言、反复校对。如同建房屋一样,把握方向相当于建房选址,领会意图如同确定房屋用途,理清思路相当于完成施工图纸,搭好框架相当于打好地基和建好整栋房屋的主体结构,充实内容如同砌好每个房间,修饰语言如同室内装修,反复校对就是在装修过程中不断修改。

(一)把握方向。方向比

速度更重要。每个行业都有一定的规章制度和行业规范,特别是涉及政治性问题时尤其如此。撰写材料前一定要了解国家法律法规和相关行业的规章制度,不能出现与法律法规和上级精神不一致的内容。一般来说,在把握方向上要做到合法、合理、合情。

(二)领会意图。撰写材料是为了说明问题,这就涉及领导和上级的工作意图。有些领导会明确说明讲哪几方面问题,这样相对来说容易把握。有些领导没有明确说明,或者由于时间关系没有完整的思路,这就需要撰写者自己揣摩领导意图。一般来说,要根据领导的办事风格来揣摩。大多数领导由于事务繁忙,往往交代一件事情后就会遗忘,这就需要主动向领导汇报征询意见,防止材料出现较大的偏差。

文字材料撰写规范要求

文字资料撰写规范要求

一、文稿基本格式

1．纸张要乞降页面设置

种类要求纸张A4（210× 297），幅面白色

页面设置上、下 2.54cm，左、右 3.17cm，页眉 1.5cm、页脚 1.75cm，装订线 0cm

页码页面下脚居中，小五号阿拉伯数字

2．正文

种类示例要求

标题×××系 2011 年度教课黑体小二加粗居中，单倍行距，段前 1 行，工作剖析报告段后 1行

一级标题第一部分教课工作基本仿宋体小三加粗，单倍行距，段落首行左状态缩进 2 个汉字符

二级标题 1. 教师队伍仿宋体四号加粗，单倍行距，段落首行左缩进 2 个汉字符

三级标题（1）××××仿宋体四号加粗，单倍行距，段落首行左缩进 2 个汉字符

××××××××仿宋体四号（英文用 TimesNewRoman体四段落文字××××××××××号），段落首行左缩进 2 个汉字符，行距××。固定值 22 磅

表格居中，表名置于表的上方，仿宋体小

表格表 1 专任教师人员基本四号居中，段前和段后各 0.5 行，单倍行状况表距；表中标题加粗；表格内文字为仿宋体，

大小依据表的内容自行调整。

图表居中，图名置于图的下方，仿宋体小

图像图 1XX曲线图四号居中，段前和段后各 0.5 行，单倍行

距

在正文下空一行左空两个字用仿宋体四号

附件附件： 1．×××××表记“附件”，后标全角冒号和名称。附件若有序号使用阿拉伯数字；附件名称后不加标点符号。

××××××部门

仿宋体小三号，单倍行距，成文日期用汉落款二○一×年×月

字将年、月、日标全，“零”写为“○”

×日

标题：黑体小二加粗居中，单倍行距，

上交文字材料规范

学生会上交文字材料规范

一、所有材料须用A4纸输出（特殊情况除外），页边距（上、下为2.54cm;左、右为3.17cm ;装订线在上方，订两个钉）

二、封页（附样本）

1. 眉头字体为宋体，一号字，居中。

2. 主标题用竖版，字体为黑体，字号为65号字，居中。

3. 落款写所在单位全称（如校学生会办公室），时间用阿拉伯数字，二者互相对齐，字体为宋体，字号为小三号字。

三、正文

1. 标题字体为宋体，字号为三号字，加粗，居中，1.5倍行间距，首行缩进2个字符。小标题字体为宋体，字号为小三号字，加粗，左对齐。

2. 正文字体为宋体，字号为小四号字,1.5倍行间距。

3. 落款字体为宋体，字号为小四号字，内容和封页内容一致。

整体要求：排版美观。

校学生会办公室

2 0 1 1 年 9 月 17 日

2011—2012学年度上学期

（宋体一号字）

工

作

计

划（黑体，65号字）

校学生会办公室

2011年9月17日

（宋体小三号字）

公文材料写作要求

1.明确目的和主题：公文材料的目的是传达信息或规定事项，因此在

写作之前需要明确写作目的和主题，确保内容清晰、准确。

2.语言简明扼要：公文材料为了达到简单、明确的传达效果，语言要

求简明扼要。不使用复杂的句子结构和长篇大论，避免使用过多的修饰词

和形容词，力求用简练的语言表达清楚要点。

3.使用正式的文体：公文材料属于正式的文体写作，要求使用正式、

规范的语言。避免使用口语化、随意性的词语和句式，注重使用规范的词

汇和语法结构。

4.遵循规范的格式：公文材料有一定的格式要求，要求格式整齐、规范。包括信头、称呼、标题、正文、落款等。在写作过程中要注意格式的

正确使用，确保公文材料的统一性和规范性。

5.逻辑层次清楚：公文材料的信息传达要具备逻辑层次性，主次关系

要明确，内容之间要有一定的逻辑关联。可以使用段落分隔、标点符号和

重点标记等手段，使读者易于理解和接收信息。

6.表达准确无误：公文材料的表达要求准确无误，信息内容要真实可靠。要注意避免使用模糊、含糊不清的词汇和句子，确保表达的信息明确、准确、一致。

7.注意文字规范性：公文材料要求文字规范，避免使用错别字、词语

用错、标点符号用错等问题。要注意校对和审查，确保文字没有错误和瑕疵。

总结起来，公文材料写作要求内容清晰、简明扼要，语言正式、规范，格式整齐、准确无误，表达逻辑性好，文字规范，细节完善。通过遵循以

上要求，能够使公文材料更具有可读性和专业性。

文字材料格式规范

一、文字材料的格式

文字材料的格式一般包括：标题、正文、行文机构、行文日期、附件等。

（一）标题。标题应当准确、简要地概括文字材料的主要内容，居于正文上端中央，用二号华文中宋体或加粗宋体。标题较长需回行时不能把完整的词拆开。标题与正文之间间隔使用“段后间距”适当调整，不可以空行调整或不调整。

（二）正文。正文是文字材料的主体，叙述文字材料的具体内容。正文内容要求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法。

1.层次序数要求。文中的结构层次序数为：第一层用“一、”，第二层用“（一）”，第三层用“1．”（不能写成“1、”），第四层用“（1）”。在正文层次不多的情况下，第一层用“一、”，第二层可用“1．”。层次序数必须为输入格式，不可使用自动生成格式。第一层为“一、二、三”，第二层为”（一）（二）（三）“，第三层为1.

2.3，第四层为（1）（2）（3），第五层为①②③

2.字体要求。正文中只能用仿宋、黑体、楷体等字体，均用三号字，不能加粗。正文中只有一级小标题的，用黑体字；有两级小标题的，第一级用黑体字，第二级用楷体字；有多级小标题的，第一级用黑体字，第二级用楷体字，第三级及以下用仿宋体。除小标题之外的正文文字用仿宋体，每自然段第一行左空2字。

（三）行文机构。写在正文下偏右处，又称落款，在正文之下一般空4行（也可根据页面需要适当空行），且一般要写全称，用三号仿宋体。

（四）行文日期。文字材料必须注明行文日期，行文日期位于文字材料的末尾、行文机构下并适当调整与行文机构的对应位置。行文日期必须写明“年、月、日”全称，用汉字标注，即“大写”，“零”应写作“〇”，用三号仿宋体。

文字材料规范格式要点

在日常工作和学习中，我们经常需要编写文字材料，如报告、论文、简历等。这些文字材料不仅需要表述清晰、准确，还需要符合规范格式。下面就是文字材料规范格式要点的详细介绍。

1. 字体和字号

首先，在文字材料中应该使用通用字体，如宋体、黑体等。避免使用太花哨或特别的字体，以确保可读性和易用性。其次，要注意字号的选择。一般来说，标题使用22磅，正文使用小

于16磅的字号，如14磅或12磅等。在文字材料中使用一致

的字体和字号，可以让材料看起来更整洁、更专业。

2. 行距和段距

行距和段距也是文字材料格式的重要方面。行距指的是每行之间的距离，应该保持在1.5倍或2倍行高。段落之间应该

保持一个空行，这被称为段距。通常情况下，段距应该为1.5

倍或2倍行高。

3. 对齐和缩进

文字材料中的对齐和缩进也非常重要。标题一般采用居中对齐，正文采用左对齐。而段落的首行应该缩进一个字符距离。这样做可以使文件看起来更有组织、更整洁。

4. 页面设置和页眉

页面设置可以用来控制页面的大小、边距和方向等。默认情况下，一般采用A4纸张，边距为2.54厘米。另外，页面中

的页眉也应该规范设置，包括名称、页码等信息，以方便阅读和管理。

5. 超链接和目录

在文字材料中，超链接和目录也是常见的格式要点。超链接可以用来在文本中嵌入链接，在读者方便查看附加信息。而目录则可以用来统一管理各个章节或内容，简化读取难度。

除了以上的格式要点，还有其他细节上的要求，如使用合适的标点符号、注意段落的长度、注意公式和图片的排版等。这些要点虽然看似琐碎，但对文字材料的质量和美观性具有重要意义。

文字材料规范标准

序号
材料类型
页边距要求
上下边距:2.5cm
标题要求
字体：宋体，加粗字号：二号标题居中字体：宋体，加粗字号：二号字体：宋体，加粗字号：小二号
正文要求
文字：字体为仿宋，字号为三号，字符间距（0.4磅），首行缩进2个字符段落：行距为固定值26磅副标题加粗，不需缩进文字：字体为仿宋，字号为三号，字符间距（0.4磅），首行缩进2个字符段落：行距为固定值26磅
落款要求
时间中出现的零为大写阿拉伯数例如：二〇一一年文字：字体为仿宋，字号为三号与正文隔五行（根据情况而定）时间中出现的零为大写阿拉伯数例如：二〇一一年文字：字体为仿宋，字号为三号
标号标注要求
备注
1
通知、通报
左右边距:2.5cm
文件中数字符号统一为四级，顺序：一；（一）;1；模板：范稿1 (1) 文字为：三号，仿宋，加粗文件中数字符号统一为四级，顺序：一；（一）;1；模板：范稿2 (1) 文字为：三号，仿宋，加粗文件中数字符号统一为四级，顺序：一；（一）;1；模板：范稿3 (1)
“主题词”三字用三号黑体字，词组用三号宋体加粗，词组间空两个字符 Excel竖版 5 Excel横版版上下边距：1.2 左右边距：1.2 上下边距：1.2 左右边距：1.2 宋体，18号居中，加粗宋体，20号居中，加粗正文字体：宋体，10或11号字，内容居中

关于规范上报文字材料格式

提高文字材料质量，规范文字材料格式，按照省厅要求和我局统一安排，特做出如下要求，请各单位严格执行。

一、上报的各类公文由局办公室统一按国家公文标准印发。

二、各单位上报省厅非公文类的文字材料，必须按照省厅要求的格式上报，由局办公室负责把关。

三、各单位上报局领导的文字汇报材料，也按省厅要求的标准和格式，由各单位负责人把关。

四、具体格式要求：

1、页面设置：页边距（上：3.7厘米，下：3.5厘米，左：2.8厘米，右：2.6厘米）。

2、标题：用二号微软简标宋、居中（如有副标题，用三号仿宋_GB2312居中）。标题可分一行或多行居中排布，回行时要做到词意完整，排列对称，段落间距为单倍行距。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号，标题下空一行。

3、正文：

（1）用三号仿宋体_GB2312，每自然段首行缩进2个字符，回行顶格，段落间距为单倍行距。

（2）结构层次序数:第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。正文中如有多级标题，第一级标题用三号黑体字，第二级标题用三号仿宋 _GB2312 字加粗。所有标题独立成行，不加标点。

（3）页码页脚外侧默认，用阿拉伯数字，数字左右各放一条一字线，如：—1—。

（4）报送材料如有附件，在正文下一行左空 2 字用小三号仿宋 _GB2312 字“附件”，后标名称。附件如有序号使用阿拉伯数字，附件名称后不加标点符号。

4、字库下载：\\10.21.6.5\计划\局办\字库\(simfang、simfang_0、微软简标宋 )。

文字材料校稿要求

文字材料校稿要求主要包括以下几个方面：

1. 校对错别字、漏字、多字等文字错误，保持文稿的完整性和准确性。

2. 校对文稿的格式和排版，确保文稿格式统一、美观，符合出版规范。

3. 校对文稿中的专业术语、引文、单位等，保证相关内容正确，避免出现知识性错误。

4. 校对文稿中的语句通顺，避免出现语法错误、标点符号错误等问题。

5. 校对文稿中使用的数字和单位，保持统一，避免出现前后不一致的情况。

6. 校对文稿中的图片、表格等元素，保持其清晰度和格式统一。

7. 校对文稿的版面布局，保持美观、大方，符合出版要求。

8. 校对文稿中的标题、目录等元素，保持其准确性和完整性。

9. 校对文稿中的注释、参考文献等元素，保持其格式统一、完整。

10. 校对文稿的整体内容，确保文稿的逻辑性和条理性。

总之，文字材料校稿要求非常细致，需要认真细致地进行校对，及时发现并修正错误，保证文稿的准确性和规范性。

申报材料等文档撰写规范

烦躁之余，列个此类材料撰写的一般要求吧，希望能起到“格式刷”的作用。

申报材料撰写的基本要求：

1、材料应有标题，可以设主、副标题，格式居中。标题一般可采用黑体，主标题字号略大，可用三号，副标题略小一些。可以根据字数多少和版面布局作适当调整。

标题样例：张三同学“优秀团干部”申报材料；因为付出，所以快乐——09新闻本1李四“雷锋奖”申报材料；……诸如此类。

2、正文要求：宋体，小四，1.5倍行距，段落首行缩进2个字符。也可根据字数和版面需要，作适当调整。

3、标点符号应为中文（全角）状态下输入，如“、，。《》——……”而非英文半角状态，如,.""省略号不能打成。。。。。

4、规范书写数字，正确区分使用汉字与阿拉伯数字的情况。同一词汇在同一篇文档中书写应统一，根据我校文档样式，年级和班级一般使用阿拉伯数字，例如：09新闻本科1班，填表时，“年级”栏一般写“09（级）”，而不写“大一”。年份一般应写完整，如2022年，不要简写成12年。

5、评优评先的申报材料一般使用第三人称写，正文语言不应过于口语化。如果是要求提交个人小结、自荐材料，则用第一人称。

6、申报材料一般采用“总—分—总”布局，正文部分首先简要介绍姓名、年级专业班级、担任职务等基本信息。

7、先进事迹、个人小结等文档采用word程序撰写（后缀.doc），而非记事本（.t某t），按照规范对文字、段落等进行排版。

9、如是发送邮件，应将文档以附件发送，而非在邮件正文中直接撰写申报材料。

2022年9月获上海建桥学院军训“优秀学员”称号

如何规范撰写公文

公文是指用于国家机关、政府部门、企事业单位等进行内外部交流

和沟通的正式文件。规范撰写公文具有重要的意义，不仅能够确保信

息的准确传达，还能提高机构的形象和行政效率。本文将从公文的基

本要素、撰写规范和排版要求等方面进行探讨。

一、公文的基本要素

公文包括标题、正文、署名、日期等要素。

1. 标题：标题应精确明确，能够准确概括文意。一般采用简洁的词

组或名词短语，避免使用长句或复杂的语法结构。同时，标题的字体

应与正文相对应，一般采用加粗字体。

2. 正文：正文是公文的主体部分，应围绕主题进行论述，内容要简

明扼要、逻辑严谨、层次分明。段落应遵循一个主题一个段落的原则，段间留白明显。

3. 署名：署名是公文的发文依据，应标明发文单位、署名人和联系

方式，确保公文的可查性和可追溯性。署名位置一般位于正文下方，

居中对齐。

4. 日期：日期一般位于署名之下，具体格式为“年、月、日”，年份

可采用阿拉伯数字。

二、公文的撰写规范

撰写公文时应注意以下几点，以确保公文的规范性和准确性。

1. 表达准确：在撰写公文时，应注意用词准确、简练，避免使用含

糊不清或模棱两可的词汇。同时，语句应符合逻辑，内容要完整、明确，避免出现歧义。

2. 语法规范：应注意语法的正确使用。避免出现主谓不一致、主谓

宾关系混淆等错误。同时，句子结构清晰，排比、对偶等修辞手法的

运用要合理，提高语句的表达力和感染力。

3. 信息完整：公文的内容应完整、详细地传达所需信息。避免遗漏

或含糊其辞，确保读者能够准确理解文意。

4. 逻辑严密：公文的撰写应注意逻辑的严密性，确保论述的前后衔

文字材料格式规范

为统一集团各类文字材料格式，提高页面排版质量，现对文字材料的格式规范如下：

一、文字材料的格式

文字材料的格式一般包括：标题、正文、行文机构、行文日期、附件等。

（二）正文。正文是文字材料的主体，叙述文字材料的具体内容。正文内容要求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法。

1.层次序数要求。文中的结构层次序数为：第一层用“一、”，第二层用“（一）”，第三层用“1．”（不能写成“1、”），第四层用“（1）”。在正文层次不多的情况下，第一层用“一、”，第二层可用“1．”。层次序数必须为输入格式，不可使用自动生成格式。

2.字体要求。正文中只能用仿宋、黑体、楷体等字体，均用三号字，不能加粗。正文中只有一级小标题的，用黑体字；有两级小标题的，第一级用黑体字，第二级用楷体字；有多级小标题的，第一级用黑体字，第二级用楷体字，第三级及以下

用仿宋体。除小标题之外的正文文字用仿宋体，每自然段第一行左空2字。

（三）行文机构。写在正文下偏右处，又称落款，在正文之下一般空4行（也可根据页面需要适当空行），且一般要写全称，用三号仿宋体。

公文材料规范用字及格式要求

公文格式是公文的门面和形象，必须保持庄重、大方的形象和统一、规范的格式。这不仅是公文法定的权威性、严肃性和特定的效用在形式上的重要体现，也是公文处理手段逐步信息化、规范化的客观需要。现将常用公文材料用字及格式要求说明如下：

一、公文纸型和字数

公文用A4纸打印，每页22行，每行28个字。

二、公文字体和字号

（一）标题字体和字号。标题用二号小标宋体字；一级标题用三号黑体字；二级标题用三号加粗楷体字；三级标题用三号加粗仿宋体字。

（二）正文字体和字号。正文用三号仿宋体字。

三、文字材料中序号、标点的正确使用

(一)“第一、”、“第二、”或“首先、”、“其次、”等用顿号不规范，应该用逗号，即“第一，”、“第二，”、“首先，”、“其次，”等。

(二)“一，”、“二，”、“三，”等用逗号不规范，而应该用顿号，即“一、”、“二、”、“三、”。

(三)“1、”、“2、”、“3、”和“A、”、“B、”、“C、”等用顿

号不规范，而应该使用齐线墨点（实心小圆点），即“1.”、“ 2.”、“ 3.”或“A.”、“B.”、“C.”。

(四)序号如加括号，如（1）（2）（3）等不再加标点符号；如加圆圈，如①②③等也不能加标点符号。

(五)序号的结构层次为：第一层“一、二、三、”，第二层“（一）（二）（三）”，第三层“ 1.2.3 .”，第四层“（1）（2）（3）”，第五层“①②③”。

四、年份中“零”的正确使用

年份如用中文形式表示，如“二〇一一年五月三日”，则中间的“〇”不能写成阿拉伯数字的长“0”或英语全角字符“O”，而应该用圆“〇”表示。

公文和材料用字及格式规范要求(1)

1公文和材料用字及格式标准要求

一、标题、字号1.主标题：二号宋体。

2.一级标题：“一、〞三号黑体。

3.二级标题：“〔一〕〞三号楷体加粗。

4.三级标题：“1.〞三号仿宋加黑。

5.四级标题：“〔1〕〞三号仿宋。

6.五级标题：“①〞三号仿宋。

二、文字材料中序号、标点的正确使用1.“第一、〞、“第二、〞

或“首先、〞、“其次、〞等用顿号不标准，应该用逗号，即“第一，〞、“第二，〞、“首先，〞、“其次，〞等。

2.“一，〞、“二，〞、“三，〞等用逗号不标准，应该用顿号，即“一、〞、“二、〞、“三、〞等。

3.“1、〞、“2、〞、“3、〞和“A、〞、“B、〞、“C、〞等用顿

号不标准，应该使用齐线墨点〔实心小圆点〕，即“1.〞、“2.〞、“3.〞和“A.〞、“B.〞、“C.〞等。

4.序号如加括号，如〔1〕〔2〕〔3〕等，不再加标点符号。

5.年份中“〇〞的正确使用。年份如果用中文形式表示，如“二〇二

一年三月〞，那么中间的“〇〞不能写成阿拉伯数

2字的长“0〞或者英语全角字符“Ｏ〞，而应该用圆“〇〞；年份

如果用阿拉伯数字形式表示，那么中间应该用阿拉伯数字的长“0〞表示，如“2022年3月〞。

6.公文文号的正确使用。印发公文时，年份外的符号应该使用六角形

符号“〔〕〞〔一般在电脑“插入〞栏里“特殊符号〞中选择〕，而不应

该用小括号“〔〕〞或中括号“[]〞。如内教〔2022〕8号。

7.正确区分连接号和破折号。凡文中使用连接号的一般使用“－〞或

者浪纹“～〞，连接号一般占一个字的位置；破折号“——〞(用TimsNewRoman字体可以将“——〞变为“——〞)，占两个字的位置，中

一般文字材料格式要求

一、一般文字材料格式要求

1、标题的设置

大标题一般用二号“宋体”加粗，位置居中,标题中一般不出现标点符号;副标题或作者姓名一般用三号楷体（不加粗，居中)。

大标题上方应空1行，大标题与副标题（或作者姓名)之间空1行；副标题与正文之间空2行；若无副标题,大标题与正文之间直接空2行。

2、正文字体的设置

正文用仿宋体.

正文小标题层次一般不超过四层，各层次标题设置要求如下：

第一层次标题用黑体（不加粗)

其余层次标题用仿宋体（不加粗）

所用数字、英文字母等请用Times New Roman体；

标题及正文均不宜用斜体。

3、字号的设置

除文件外，一般材料可用四号字。

4、字间距、行间距的设置

（一）字间距的设置

字间距一般设为标准状态,四号字体时，一般每行30字。（二）行间距的设置

行间距一般设置为固定值26磅。

5、边界的设置（纸型为A4)

上：2.54厘米

下:2.54厘米

左：3。17厘米

右：3.17厘米

装订线：0厘米

页眉：1.5厘米

页脚：1。75厘米

6、页码的设置

正式文字材料“页码对齐”方式一般设为“外侧”，数字设成小四号Times New Roman体，数字前后各有半个破折号“—”，“—"与数字之间各空半格,设成“- 4 —”.

样式附后：

大标题：宋体二号，加粗,居中（上空一行）副标题，楷体三号,不加粗，居中（上空一行）

姓名，楷体三号，不加粗，居中(上空一行)

一、第一层次标题用黑体（四号，不加粗，上空两行）

（二）第二层次标题用仿宋体（四号，不加粗）

3。第三层次标题用仿宋体（四号，不加粗）

(4）第四层次标题用仿宋体（四号,不加粗)