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公司档案管理制度及流程
公司档案管理制度及流程一、前言：随着信息技术的迅猛发展，各个企事业单位的档案管理工作也日渐重要，因为企事业单位的档案管理工作的好坏，对于其自身发展以及长远的发展起到了非常重要的作用。
本文将具体介绍公司档案管理制度及流程。
二、公司档案管理制度：1.档案管理目标：确保公司档案的真实性、完整性、安全性和有效性，在有效管理档案的基础上，提高公司工作效率。
2.档案管理范围：公司内部各个部门的所有文件和材料，包括纸质档案和电子档案。
3.档案管理职责：（1）公司领导层负责制定档案管理制度，明确档案管理目标和责任；（2）各个部门负责本部门档案的管理和整理工作；（3）公司档案管理部门负责档案的统一管理、分类整理和审核。
4.档案管理制度：（1）档案登记制度：对公司所有的纸质和电子文档进行登记，明确档案的名称、编码、类别、保管期限等信息。
（2）档案归档制度：将档案按照公司的分类标准进行归档，确保档案的有序存放。
（3）档案借阅制度：员工需要借阅档案时，必须填写借阅申请表，并经过部门主管的审批，才能借阅档案，同时需在规定的时间内归还。
（4）档案销毁制度：对于已经过期的档案，根据公司的规定进行销毁，销毁过程必须由相关部门的负责人监督，并出具销毁记录。
三、公司档案管理流程：1.档案登记流程：（1）新的纸质档案进库时，由负责档案管理的员工进行登记，填写档案的名称、文号、主题、保管期限等信息。
（2）电子文档应根据类别进行文件夹和目录的管理，并在数据库中登记相关信息。
（3）档案管理员对登记信息进行复核，确保档案登记的准确性和完整性。
2.档案归档流程：（1）对于新进库的档案，根据公司的分类标准进行归档，确保档案的有序存放。
（2）将档案按照编码放置在指定的位置，并记录在档案目录中，便于后续查找和管理。
3.档案借阅流程：（1）员工需要借阅档案时，填写借阅申请表，明确借阅目的、借阅期限等信息。
（2）部门主管对借阅申请进行审批，确保借阅的合理性。
公司档案管理制度及流程(总4页)
公司档案管理制度及流程(总4页)-CAL-FENGHAI.-(YICAI)-Company One1-CAL-本页仅作为文档封面，使用请直接删除一、目的加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。
提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。
二、适用范围公司在生产、经营活动和各项管理工作中形成的具有保存价值的各种门类和载体的全部档案，包括各部门、各项目的各种文字、图表、声像等不同形式的文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像档案、荣誉实物档案等。
适用于公司及各部档案的收集、整理、分类、利用及归档。
三、职责（一）档案管理员工作职责1.规划公司档案工作，起草公司档案工作的各项管理制度，组织公司专兼职档案管理员学习并执行公司档案工作规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况；2.收集、整理各部门、项目部移交的各种文件材料，并对接收入库的档案资料进行分类、整理、立卷、归档、编制多种检索工具，有计划、有步骤地进行档案史料汇编，编辑档案参考资料，编制检索工具，积极做好档案信息资源的开发工作；3.集中统一管理各种门类、载体的公司档案，积极做好鉴定、保管、统计、检索、编研，主动提供利用，为各项工作服务；4.督促公司各部兼职档案员收集、整理和移交各种档案材料，指导各部的档案工作。
5.坚持平时立卷，根据本部门不同种类文件材料形成的特征，制定其案卷类目，合理分类存放，便于利用和立卷归档；做好档案的利用工作；6.加强对各部兼职档案员的业务监督、指导、检查工作，协助各部门文书立卷人员做好文件材料的形成、积累和整理归档工作，保证归档档案的质量；7.对保存的文书档案数量进行准确的统计。
（二）兼职档案管理人员职责1.负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理立卷归档的前期准备工作，保证归档文件材料完整、准确、系统；2.主动接受档案室的业务指导和督促检查，按规定时间向档案室移交归档材料；3.注意文件材料的安全和保密工作。
(完整版)公司档案管理工作流程
附件一：档案整理工作流程及要求一、收集了解部门职能职责，将平时在工作活动中形成的文字，图表，声像等材料完整地收集起来。
二、鉴定对收集的材料逐份鉴定，看是否属于部门文件材料的归档范围，不属归档范围的，可作参考资料保存，属于部门归档的文件材料，按照档案整理流程及要求逐一整理。
三、分类根据文件、图表的形成规律，将相互联系的文件材料、图表等组合在一起列为同一类别。
四、组卷组卷的具体做法：项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷；项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等顺序组卷；设备文件按专业、台件组卷；管理性文件按问题、时间或项目依据件、基础性、竣工验收文件组卷；监理文件按文种组卷；原材料试验按单项工程、单位工程组卷。
五、案卷及卷内文件的排列1、管理性文件按问题、时间或重要程度排列；2、竣工图按专业、图号排列；3、卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。
六、卷内文件页号的编写1、卷内文件有书写内容的页面都要编写页号。
2、页号编写的位置：单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角、背面在左下角。
图样页号编写在右下角，或标题栏外右下方；成套图样或印刷成册文件，不必再重新编写页号。
案卷封面、卷内目录不编写页号。
七、加盖档号章与档号的编写档号章盖在每件材料的右上角空白处。
档号由三部分组成：项目代号+分类代号+案卷流水号，如：中国铁建·国际城（ZGTJ·GJC）+部门标准简称（如ZHB）+案卷流水号。
八、卷内目录的编制（卷内目录式样见图A.3）文件排列与编号之后，每份文件在卷内的位置已固定，为了便于文件利用，按规定格式逐件填写卷内文件目录，卷内目录的内容包括以下内容：1、序号,用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一份文件一个号。
正件与附件、转发文与被转发文、印件与定稿、请示与批复、来文与复文在整理时视为一件。
公司档案管理流程(实用版)
公司档案管理流程(实用版).责任人4.4.1负责公司档案管理工作的监督和检查；4.4.2对公司档案管理制度的修订和完善提出意见和建议；4.4.3对公司档案管理工作的效果进行评估和总结。
公司档案管理流程是为了加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。
这一流程提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。
该流程适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。
在此流程中，档案是指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种历史记录。
而档案管理则是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。
人事行政部是该流程的主要责任部门，负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理和项目档案管理。
各职能部门也有自己的职责，如负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档等。
各部门经理则需要批准对自己部门资料或合同复印件的处置。
在该流程中，人事行政部分管副总/常务副总负责公司档案管理工作的监督和检查，对公司档案管理制度的修订和完善提出意见和建议，对公司档案管理工作的效果进行评估和总结。
通过该流程，公司可以更加规范地管理其档案，提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通，确保公司档案的安全，并为公司的管理体系提供有效的证据支持。
录，并经人事行政部分管领导及常务副总批准后方可进行销毁。
5.6.2销毁过程中必须严格按照公司档案管理规定进行，确保档案安全。
5.6.3销毁后的档案必须进行档案销毁证明，并在档案管理系统中进行相应记录。
5.7档案保管5.7.1档案室应保持干燥、通风、防潮、防火、防盗的环境，保证档案安全。
5.7.2档案室应定期进行消毒、防虫处理等工作，确保档案的完整性和可靠性。
5.7.3档案室应定期进行档案清点，确保档案的数量和完整性。
5.7.4档案室应定期进行档案整理和调换，确保档案的有序性和便捷性。
最新公司档案管理制度细则公司档案管理制度及流程
最新公司档案管理制度细则公司档案管理制度及流程公司档案管理制度及流程一、总则为了规范公司档案管理工作，确保档案的安全性、完整性和可追溯性，提高档案的利用价值和管理效率，特制定本公司档案管理制度及流程。
二、档案管理职责1.公司领导负责监督档案管理工作，并任命专人负责具体的档案管理工作。
2.档案管理人员负责档案的收集、整理、保管、利用和销毁工作，并制定相应的管理制度，确保档案的安全和有序运营。
3.全体员工应按照公司档案管理制度的要求履行档案管理的职责，保护档案资料的安全。
三、档案管理流程1.档案收集-每个部门在收集档案资料时，应按照统一的档案登记表格进行记录，并归档存储在指定的档案柜中。
-档案管理人员定期进行档案资料的汇总整理和归档，并在档案登记表格中进行标注。
2.档案保管-档案管理人员负责对档案资料进行分类、编号和盘点，并制定详细的档案目录。
-档案资料存放在指定的档案柜中，遵循分类存放、密封包装和编号管理原则。
-档案柜应设置定期巡检制度，确保柜内档案的完整性和安全性。
3.档案利用-公司员工在需要使用档案资料时，应按照公司档案利用流程进行申请，并填写档案利用申请表。
-档案管理人员审核申请表格，确认申请人身份和使用目的，然后提供相应的档案资料。
-使用完毕后，申请人应将档案资料归还给档案管理人员，并由其负责归档存放。
4.档案销毁-档案管理人员应定期对档案进行鉴定、筛选和销毁。
-被销毁的档案应填写销毁记录，并进行签字确认，在环保的原则下进行档案资料的安全销毁。
-销毁记录应备份储存，并由公司领导进行专员监督。
四、档案管理制度的监督与评估1.公司领导定期对档案管理工作进行检查和评估，并提出改进建议和要求。
2.档案管理人员应按照公司领导的要求，进行档案管理流程和制度的调整和改进。
3.档案管理人员应定期组织全体员工进行档案管理培训，提高员工的档案管理意识和能力。
4.档案管理工作的每一次调整和改进都应及时记录下来，并形成档案管理制度修订版。
公司档案管理流程（通用9篇）
公司档案管理流程公司档案管理流程（通用9篇）档案管理亦称档案工作。
是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。
以下是小编整理的公司档案管理流程，仅供参考，大家一起来看看吧。
公司档案管理流程篇1一、目的：为加强和规范公司档案管理，建立起良好的档案运行管理制度，提高档案利用效率及品质。
二、档案整理：编码：由综合部统一编码。
（见附件一）备注：如遇有新增文件或遗漏文件，各个部门需及时进行预先的统计与整理，最后汇总到综合部门进行统一的编码。
整理方法：由综合部整理出‘范本’，各部门则按‘范本’对各自部门的文件进行整理。
（见附件一）备注：如在整理的方法上有更好的建议，请及时联络综合部门进行修正。
档案归档：（1）、原则上每一项工作一结束，就需将所有的相关资料送至档案室进行归档。
（2）、对于正在进行的各项工作所涉及的文件，各部门应作好‘预先归档’工作，整理方法与‘范本’雷同。
外来文件的收发：由档案室进行统一接收，并作好登记、存档，再分发到各个职能部门，各部门在接收到资料时也应作好相应的登记与归档。
备注：原则上档案室均保留原稿，如有特殊情况需保留复印件需在‘文件收发记录表’（见附件三）上的备注栏上注明。
档案资料的发行：如因工作上的需要，有些部门需备有相关档案资料，此时应填写‘档案资料发行申请表’（如附件四）并经核准后再由档案室统一发行。
备注：（1）、当有新的档案资料时，档案室应及时进行更新、回收、发行等工作。
（2）、各种发行档案资料需盖有‘档案发行章’才能生效，严禁私自对各种发行的档案进行复印。
印章管理：闽泰、泰尔隆、博泰三个档案专用章，并各分设‘受付’、‘发行’、‘作废’三枚印章盖在文件背面，执照等证件除外），（1）所有的档案资料需盖有‘受付’章——红色（2）发行的档案资料需盖有‘发行’章——兰色（3）对于过期或失效的档案应改有‘作废’章——兰色（4）档案的‘受付’、‘发行’、‘作废’应做相关的履历（如附件五）。
公司档案管理制度及流程
公司档案管理制度及流程一、目的加强公司档案管理，规范公司档案的收集及归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。
提供符合公司需求和保证管理体系有效执行的措施。
二、适用范围公司员工人事档案及各部门档案的收集、整理、分类、利用和归档；三、定义1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务经营、管理、企业宣传等活动中对企业产生有保存价值的图文文件、账册、凭证、录像、荣誉证书、证件等历史记录；2、档案管理：规范收集、管理、分类、保管、统计、查看等活动；四、职责部门1、人力行政中心部①负责公司档案的集中管理及制度执行监督及检查工作；②健全档案管理制度，指导、监督及检查实施情况；③收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司档案及资料；④负责公司档案的利用及处理，确保档案的安全⑤负责组织学习和培训档案管理办法；2、公司其他部门相关人员①负责本部门的资料文件（含部门制度流程、合同、对、对外签订合同及相关文件等）的收集保管、标识分类、备份、归档并需及时向人力行政中心提交原文件及复印件②负责人员工作变动时及时做好工作交接，并通知人力行政中心；③财务部按照国家财政制度规定独立建档保管财务资料（部门制度流程及对外涉及费用类文件需提交原文件及复印件给到人力行政中心）五、流程1、档案资料的收集①各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同文件等资料收集，并编制《文件（合同）管理记录目录》；②各部门的合同文件等资料需留底的备份一份，含复印件及阴影扫描件，并编制《移交目录》每季度向人力行政中心移交；③档案资料的标识人力行政中心及各部门对各自保管的档案进行编号，编号规则见公司档案管理规定；④档案资料的日常管理a、电子类合同及扫描件及时保存于档案指定硬盘、U盘，或者专门光盘保存；b、文件资料合同遵循科学排列，按序号排放文件盒/柜中，将《文件（合同）管理记录目录》置于封面，方便检索查找；⑤档案借阅a、档案借阅需履行借阅手续，填写《档案借阅审批单》。
公司档案管理制度及流程完整篇.doc
公司档案管理制度及流程1公司档案管理制度及流程一、目的加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。
提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。
二、适用范围适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。
三、职责(一)办公室：1.负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理。
2.建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；3.收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；4.负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。
5.提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；6.负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。
(二)其他各部门相关人员：1.负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知办公室；2.定期向办公室移交本部门档案；3.负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；4.财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；四、工作程序(一)档案资料的收集1.各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集。
2.各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每月向办公室移交。
3.档案资料的日常管理：⑴公司的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。
⑵文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在档案柜中。
4.档案借阅：⑴借阅档案要履行借阅手续，填写《档案借阅登记表》，有部门经理签字同意后，经办公室主任核查后方可借出；⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；⑷借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；5.档案销毁：⑴对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报办公室主任鉴定，最后报总经理的批准，方可销毁。
《公司档案管理制度及流程》
《公司档案管理制度及流程》公司文件档案管理制度及流程一、目的加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。
提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。
二、适用范围适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。
三、术语和定义1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
4、各部门负责人1）负责对部门档案管理监督检查。
a)归档范围及移交时间：每季度结束后次月10日前。
d)档案借阅(1)借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》借阅档案原件只限在公司内，不能带出；必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准；⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；⑷借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；e)档案销毁⑴对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门总经理批准，批准后方可销毁。
⑵执行销毁任务时，必须由行政人事部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。
最后，把销毁目录和批准手续文件，一并存档永久保存。
⑸各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。
b)一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。
c)每年3月底前必须向行政人事部移交上一年度的所有归档电子文件数据集，行政人事部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。
5、档案交接⑴部门内档案交接部门档案管理人员（兼）工作变动或离职的，要填写《档案移交清单》，由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，行政人事部见证。
公司档案管理制度及流程
公司档案管理制度及流程一、目的加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。
提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。
二、适用范围适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。
三、术语和定义1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。
四、职责1、综合部：1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理。
2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。
5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。
2、其他各部门相关人员：1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知综合部；2）向综合部移交合同或文件资料原件或复印件；3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；4）财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；3、各部门主管人员1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置。
4、各部门经理/副总1）负责对档案管理监督检查报告的审批。
五、工作程序1、档案资料的收集1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。
2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向综合部移交。
a)归档范围及移交时间b)档案资料的标识综合部及各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。
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档案管理流程
一、主要内容及归档范围
1、主要内容
1.1凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表，都必须及时归档，确保完整无缺。
1.2档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料。
1.3负责档案管理的人员必须坚持文书随时立卷的归档制度，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档工作。
2、归档范围
2.1行政综合类：包括重要的会议材料；制定的内部法规性、政策性文件；组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料；发展规划、工作总结汇报；政府机关颁发的重要文件。
2.2组织人事\教育培训类：员工个人档案、员工变动表、员工花名册、培训登记表等。
2.3会计统计类：年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表，政府主管部门下发的有关文件材料。
二、档案的管理机构及其主要职责
1、管理机构
1.1文书结案后，原稿由公司行政部所辖档案室归档。
1.2各经办部门或个人视实际需要，经有关领导批准后可留存影本。
2、档案管理机构主要职责：
2.1制定或参与制定档案工作的规章制度；
2.2对公司其他部门文件材料的归档工作，进行指导和监督；
2.3做好公司档案的收集、整理、保管和利用工作；
2.4提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。
三、档案的种类
1、法规性文件。
包括上级颁发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。
2、企业的重大决议。
包括由企业股东大会、董事会、督委会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。
3、计划性文件。
包括公司总体计划或规划、开发计划、营销计划、财务计划等。
4、总结性文件。
包括公司年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结等。
5、批示性文件。
包括公司各类计划指标、技术指标、营销指标等。
以及公司各类命令、工作指示等。
6、凭证性文书材料。
包括公司各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。
7、证件性文书资料。
包括法人营业执照、税务登记证、组织机构代码证、公司获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。
8、劳资人力资源资料。
包括公司下属各部门的人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。
12、题赠性资料。
包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。
四、立卷归档的范围
凡属本标准的档案种类中所函盖的文件资料，均应立卷归档。
五、立卷归档的时间
凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交行政部立卷归档。
六、立卷归档的要求
1、各部门文件档案管理的负责人在规定的归档时间内，把整理审定完毕的档案资料，递交行政部立卷归档。
2、移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。
3、归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起。
七、档案的借阅
1、各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。
如需查阅非本部门的重要文件档案，须经公司领导或原形成档案的部门领导批准，方可借阅。
2、档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借，如有违纪，酌情处罚。
3、对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。
复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式。
复制件应仔细校对，与原稿无误后，然后提供使用。
如有必要，给复制件加盖公章，以示复制不会有误。
4、档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载，而不能对某事下结论。
档案管理员不可擅自以档案资料作解释或下结论。
5、档案一般不得借出档案室。
如有特殊情况，可以作短期外借，最多为十天，但必须经有关领导批准并办理借阅手续。
如延长借阅时间，须办理续借手续。
逾期不还者，档案管理人员要及时催还。
6、借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。
八、档案保密要求
1、档案管理员和借阅档案的人员要树立高度责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。
2、档案分一般档案和有密级档案两类。
3、有密级档案只许在档案室查阅，不许带离档案室。
有密级档案复制时，需经公司主任或副总以上领导批准。
4、有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经部门总监或副总以上领导批准。
5、外来参观人员，统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。
6、档案管理员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。
九、档案的保存期限
文件保存期限除政府有关法令或公司其他规章特定者外，依下列规定办理：
1.永久保存：
1.1公司章程；
1.2股东名簿；
1.3组织规程及办事细则；
1.4董事会及股东会纪录；
1.5财务报表；
1.6政府机关核准文件；
1.7不动产所有权状及其他债权凭证；
1.8其他经核定须永久保存的文书。
2、规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。
十、档案的保管
1、档案保管工作应做到四不：不散（不使档案分散），不乱（不使档案互相混乱），不丢（档案不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到损坏）。
同时，应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补。