超越2000使用小技巧

超越2000使用小技巧
1．对数据进行检索时，检索不出所需的数据怎么办？
解决方法：出现此问题是因为在进行数据接收后，倒排项数据没有整理，导致数据检索不完全。

可进入系统维护→选择相应的系统模块（如未归档文件管理，或归档文件管理）→选择-常规数据--倒排维护菜单项→分别选择待整理的倒排项→再点击“整理”，逐个将该模块中的几个倒排数据项进行整理。

2．数据检索出来后，想要修改数据，但无法修改和保存？
解决方法：在检索列表中，显示的数据只能查阅和打印而不能更改。

如果要进行检索并修改检索出来的数据，可点击“著录”菜单下的“检索修改”，数据检索出来后，可点击“修改”按钮，修改完后点保存即可。

3．在超越2000中如何进行“排序”项的设置操作？
解决方法：在数据的浏览界面上，在任一数据行上单击鼠标右键，选择“设定高级排序方式”，在弹出的对话框中，选择自己所需排序的条件后（可多个条件组合排序），点击确定即可。

4．在超越2000中如何按条件进行“筛选”操作？
解决方法：在数据的浏览界面上，用鼠标左键点击所需要进行筛选列的标题，在弹出的界面上，选择自己所要筛选的对象后，点击确定即可。

如果筛选对象太多，也可选择“自定义”，在自定义的下拉菜单中输入所需筛选的具体条件后，点击确定即可。

5．在超越2000中引入电子文件后“保存”按钮是灰色的，无法点击保存。

解决方法：这是因为引入电子文件后，电子文件自动和条目数据挂接保存，这时可直接点击系统的关闭按钮（），退出电子文件操作菜单后，点击“保存”即可。

6．在超越2000中如何将服务器上的电子文件下载到本地机器中？
解决方法：打开电子文件后，点击“下载”按钮，选择需下载的文件后，再选择电子文件的保存路径，点击“确定”即可。

7．在超越2000各管理模块中“检索”功能中的“查询”有什么作用？
检索功能中的“查询”是对于数据较广泛的一种检索方式。

传统检索方法所需的前提是用户必须知道检索条件具体是哪一项，然后在相对应的录入栏中输入检索条件进行模糊检索。

而在实际工作中，可能无法确定己知的检索条件具体是对应哪一项，这时就可用“查询”功能，只要这条数据中包含己知条件的关键字，不管关键字是在“文件题名”中还是在“责任者”或其他任何著录栏中，都可检索出来。

“查询”类似于网络中的搜索引引擎。

8．在何种情况下使用“综合检索”模块？
一般情况下，用户都知道所需检索的数据具体是在哪个模块中。

但有时候不确定数据具体在哪个模块，此时就可以使用“综合检索”；“综合检索”可跨管理模块进行模糊检索，直接对数据库进行操作，只要有所检索的关键词，无论在哪个模块，都能准确地检索出。

9．在“综合检索”中，输入条件却无法检索出己录入的数据。

解决方法：在“综合检索”中，系统默认的检索条件只有“文件题名”、“责任者”和“主题词”等几项，如果检索条件是这几项以外的情况，则需在“综合检索”下的“检索项设置”中增加检索条件。

具体操作如下：点击“检索项设置”，选择要检索的对应模块，然后把左边“可选栏目”所需检索条件项加入到右边“己选栏目”中，点击确定即可。

10．在案卷管理模块中，如何查看一份案卷对应的多份卷内文件？
解决方法：在案卷管理中，点击“检索”，检索出要查看的案卷后，点击“卷内文件浏览”，即可看到相对应的卷内文件，如要看卷内文件详细内容，双击要
查看的卷内文件即可。

11．在对未归档文件归档为卷内文件（或归档文件、或资料）时，无法按模糊检索将所需归档的未归档文件检索出来。

解决方法：进入“未归档文件管理”，点击“归档”的下拉按钮，选择“归档管理”，确定归档方式后，点击“执行”，在弹出的菜单中，选择所要检索的条件，在第二栏下拉菜单中，如果选择“等于”，则必须输入完整条件，不能以“%”符号做为通配符来检索，如果只知道几个关键字的话，可在下拉菜单中选择“包含”关系（其作用与“%”符号相同），然后输入关键字即可检索出所要归档的具体数据。

12．在“数据管理”的“批量修改”中，为何一般情况下只能修改一条数据？
解决方法：这是因为用户把所需批量修改的文件检索出来后，没有“选择”需修改的多条记录。

为了数据的安全性及防止误操作，系统默认是仅选中了一条数据，所以会出现此现象。

具体操作方式如下：按条件检索出所需批量修改的多条数据后，在记录列表上单击右键，点击“全选”，可以选择显示的全部记录；或选择一条记录后，按住“Ctrl”键，并在其它记录上点击鼠标左键，可以选择多条记录；或选择一条记录后，按住“Shift”键，再在另一记录上点击鼠标左键，可以选择第一次选择和第二次选择之间的全部记录；选择完毕，再点击“批量修改”，即可进行批量修改的操作，此时“上一条”、“下一条”按钮才会起作用。

此操作仅限于超越2000 V2.0及其以上版本。

13．超越2000新版本与旧版本报表不兼容，无法导入旧版本所制作的报表？
解决方法：这是因为超越2000报表机制有少许地方进行了改进，实际上对旧报表格式是完全兼容的。

具体操作如下：进入“数据管理”模块，单击“报表设置”的下拉菜单，选择“编制报表”，在弹出的界面中，点击“管理”下拉菜单，选择“转入旧格式报表”，即可导入以前旧版本的报表，并对其进行升级。

此操作仅限于超越2000 V 2.0及其以上版本。

14．在“数据管理”模块“数据接收”中的“执行重复性检查”有什么作用？
数据接收中，如果选择了要执行重复性检查，程序就会根据数据管理—数据检查设置中所设置的数据项为检查条件，当接收的数据记录与已存在的记录中的检查数据项的值完全相同时，则判定为记录重复，不接收该记录。

程序将未接收的记录都写入超越2000的安装目录下的errMsg.Txt记录文件中，如：C:\DA\errMsg.Txt。

重复性检查的作用是避免将重复的记录接收进超越2000系统中。

用户也可以在数据管理—数据检查中检索出重复的记录，进行修改或删除操作。

15．在“数据管理”模块“中，“数据检查”有何作用？
此功能主要用于“数据接收”时，没有选择“执行重复性检查”而导入了相同的数据时，用“数据检查”可以按数据检查设置中设置的重复性检查数据项将相同的数据检查出来，列出重复的记录，可进行修改或删除等处理。

16．在超越2000中，录入了数据，有时重新进入软件后，却无法看到录入的数据，也无法检索到该数据，而再录入此记录时，系统会提示有重复数据，这是什么原因？
解决方法：出现此问题的原因应是用户密级设置设为无密或秘密，而录入记录的数据项中密级设置成了绝密或机密，导致下次进入会无权看到录入的记录。

具体解决操作方法如下：进入“系统维护”，点击“用户管理”，在用户名上单击右键，选择“修改用户信息”，将该用户的“密级”设置为绝密即可解决。

17．在数据备份中，什么是“条目数据”，什么是“系统数据”？
在超越2000中，条目数据是指管理模块中用户著录的数据记录。

在这里还包含与条目数据相关联的电子文件，备份时也将一同备份。

将用户、权限、分类、提示、倒排、界面等设置信息统称为本系统的系统数据。

用户可以通过“仅备份条目数据”和“仅备份系统数据”灵活的选择适合
自己实际情况的备份操作。

18．计算机上安装了瑞星杀毒软件，超越2000有时无法使用，如何处理？
在有些版本的Windows上瑞星杀毒软件可能会影响超越2000功能模块的启动，只要执行瑞星杀毒软件的“监控中心→关闭内存监控”，就可以启动超越2000的功能模块了。

启动超越2000的功能模块（如：文件级档案管理）后，再执行瑞星杀毒软件的“监控中心→打开内存监控”，功能模块可以正常运行。

对存在此冲突的杀毒软件，建议在设置项中将此功能取消（即设置为关闭内存监控）。