办公自动化(OA)方案

企业OA系统：为公司、职员、客户、合作伙伴盈利。

办公自动化系统企业未来之路福州鑫烁信息技术工程有限公司文档说明OA：企业信息化建设全新选择。

企业在不断努力扩大品牌知名度同时，设法提高自身工作效率，以及改善同职员、客户、合作伙伴关系；因此，常常寻求广告宣传、制度变革和利用信息技术等途径来实现。

在IT技术越来越成熟、互联网越来越普及今天，企业可以选择通过网络来提高办公效率。

1.1 引言现代企业步入21世纪，越来越多企业将自己业务增长动力放在如何应用当今先进计算机技术，提高企业运作效率上来。

电子商务这一概念出现，就是在这个背景下诞生。

随着Intranet/Internet 技术日益成熟，越来越多用户开始采用Web 技术实现自己信息系统建设，同时更多用户和计算机供应商都把注意力转移到电子商务上，用户已经发现，他们希望能够基于Internet/Intranet，实现内部企业信息电子化，建立企业信息网，同时也实现企业与外部、企业与企业信息交流电子化。

在全球市场中，不断地革新已成为发展主旋律。

目前，公众对行业关注意识不断增强，对服务水平要求不断提高；国内外新竞争者不断涌现，行业间竞争日益激烈；成本不断提高，利润率不断降低；企业组织机构在业务发展过程中不断重组；现有信息来源匮乏。

面对这些挑战，公司必须加快变革步伐，加强企业内部信息管理，不断提高内部工作效率。

在这场变革中，企业内部管理是公司发展最关键因素之一。

实现智能化办公是每个公司借以发展基础，如何选择一个合适应用系统平台，在其上建立适应企业内部办公需求功能强大、应用开发容易、方便管理、界面友好各种应用，是企业办公自动化项目成功关键。

现代企业管理人员文化层次较高，计算机应用较为熟练，能对一些应用软件熟悉操作。

但是企业长期以来，一直应用传统办公模式，依靠人工传送各种文件、信息，各单位之间为了进行信息传递，不仅浪费了大量人力、物力，还造成信息流转慢、资源难以共享。

传统办公管理方式在提高效率方面无法做到根本性突破。

因此，我们需要一种高效、现代化办公手段来改变传统办公管理模式，实现管理数字化、信息化、网络化目。

迪泰科技根据自己实际技术实力进行了认真分析：公司管理制度健全，管理规范，有软件实施基础；目前公司公司各部门计算机配备已基本到位，硬件配置完全能满足软件需求，不需要再追加太多投资，实施办公管理系统有良好基础。

经过深入了解，我们决定实施办公管理系统。

经过三个月调研、开发、试用，建成了一个适合于大型企业公司办公管理系统平台，目前系统已经开始推广应用。

整个系统密切结合本公司实际需求和发展需要，主要包括公用信息平台、流程管理系统、工作管理系统、系统维护管理系统四部分。

系统采用B/S结构，安全性好，维护简单。

下面就例举一个办公自动化系统建设情况向大家作一介绍。

1.2 网络结构设计公司分布情况：总部位于福州某大厦内，在外地有若干办事处和移动办公人员，公司员工总数有数十名。

公司各部门计算机资源比较独立，主要提供文件和打印共享服务、内部数据交换等服务，但没有实现基于全公司信息交换和资源共享。

在本次网络建设中，主要涉及到公司总部办公楼与办事处、移动办公人员建立基于企业内部OA系统以及企业与客户之间互相网信息平台(WEB)，实现整个公司内部文件共享和打印，内部WWW服务，以及内部邮件系统，并为实现办公管理系统打下良好基础。

对外连接主要有两方面：因特网接入，实现基于全公司范围对外信息访问，并要求保证一定安全性；办事处和移动办公人员访问企业内部网，同时保证内部网安全性。

1.2.1根据公司计算机使用状况，对需求情况进行了分析1.2.1.1 网络带宽要求由于建成后企业网采用先进Intranet方式，内部邮件服务、对内信息发布和数据库服务等应用需要较高带宽来保证。

现阶段中小型企业信息内容以文字和报表为主，但是语音、视频图象等占用高带宽多媒体应用已成为计算机网络发展方向。

所以在网络设计中应充分考虑网络带宽，不仅要满足现在系统需要，而且要充分考虑系统未来发展扩充需要。

1.2.1.2 Intranet系统要求迪泰科技在本次企业网建设中要求采用先进Internet/Intranet技术，构建一个内部网平台，开通内部信息发布(WWW)系统；建立中小型企业内部办公管理系统，构建内部网消息通信平台，实现企业内部电子化信息交流，从而提高工作效率。

1.2.1.3 接入因特网需求满足中小型企业及移动办公对互联网要求。

1.2.1.4 远程访问需求为了中小型企业下属分公司、办事处与公司内部网联接问题，满足远程用户访问内部网资源需求，同时考虑到出差人员和外地人员访问内部网信息需求，中小型企业内部网应该支持远程通讯功能，提供电话拨号访问服务。

1.2.1.5 安全性需求考虑系统安全性，主要涉及到内部网各个部门间信息安全，尤其是财务部门信息。

由于网络要实现与因特网连接，因此需要采用相应代理服务器软件来有效控制非授权用户对内部网访问以及内部网用户对因特网访问，实现系统安全性。

中小型企业下属分公司、办事处以及出差在外移动用户都需要与企业内部网交换信息，所以应该认证和授权其访问信息，同时保证这些信息在网络上传递时安全性。

1.2.1.6 可靠性需求由于企业内部网负责传输全公司办公信息、事务信息和生产信息，因此在进行系统设计过程中必须考虑系统可靠性。

在设备选型方面，选用具有较高可靠性并支持容错网络设备和服务器，如支持冗余电源、带电热拔插、链路冗余等容错技术。

为了保证数据可靠性，应该选用支持磁盘阵列（RAID）等磁盘冗余技术服务器，尽量减少因为磁盘故障造成系统意外宕机。

1.2.1.7 可扩充性需求随着业务发展，公司、企业很有可能再新建办公楼，从而增加信息点个数，影响网络负载。

所以选择网络设备时，应该考虑网络可扩充性，以及远距离互连能力。

1.2.2根据上述需求，进行了网络结构设计和网络设备选型。

1、公司目前已申请一条ADSL专线接入互联网，只需再增加一台带路由功能ADSL MODEM和一台24口博达(BDCOM S2026)交换机，通过五类线将总部所有计算机组成局域网，实现内部信息与打印共享，并且通过ADSL实现所有计算机访问互联网。

2、增加一台航天联志AISINO服务器作为OA服务器(windows2000/2003ADserver)，将所有公司信息放置在该服务器上供公司本部员工共享。

3、将互联网信息平台(WEB)放置在托管服务器上供所有客户对信息共享，并与客户建立互动通道。

·为了满足远程用户拨号入网要求，网络远程用户通信路由器选用是华为公司Quidway2509产品，能提供8个异步远程访问端口，远程用户能方便利用电话线拨号访问中心网络数据资源。

·互联网应用方面，采用ADSL接入方式，满足了公司、企业总部及分公司应用。

·由于服务器涉及系统大量资源，其速度，存储容量，可靠性等性能对系统影响巨大。

因此，我们选用航天联志科技Aisino 8231T服务器：INTEL XEON2.8G/Intel® E7320 chipset 芯片组/1G ECC DDR内存/SATA 160G硬盘/2*1000M LAN/15”LCD显示器。

用HP8G磁带机做主要备份设备，用山特城堡在线2KBA/2H做后备电源。

整个系统网络拓扑结构图如下：1.3 系统核心功能介绍鑫烁科技办公自动化系统采用Windows2000或Windows2003环境下MS SQL Server2000作为数据库平台，提供事务、消息通讯分发，同时采用Windows2000或Windows2003环境下Microsoft Internet Information Server为WWW访问服务器。

在客户端只需要Internet Explorer5.0或以上版本浏览器即可使用。

做到了无须安装，立即使用。

开发工具采用了.Net(C#)，在技术结构方面，最终用户界面统一，应用系统全部在服务器端，系统负载轻，开放性好，系统维护升级方便。

鑫烁科技办公自动化系统主要包括公用信息系统、流程管理系统、工作管理系统、维护管理系统四部分，下面介绍一下主要功能系统。

1.3.1公用信息系统公用信息系统主要包括通用办公自动化系统中电子邮件、电子新闻、电子公告、电子论坛等内容。

另外我公司根据实际情况，我们添加了两个模块，一个是业务信息模块，另一个合理化建议模块。

业务信息模块以公司内部部门为分类单位，每个公司或部门都有自己栏目，栏目根据自己部门属性进行设置。

栏目内容要体现自己部门风格，密切结合自己工作，可以是一些别人需要了解规章制度（例如报销规定等）、标准规范（例如劳动人事合同文本等）、培训知识（例如财务知识、外贸知识等）、个人经验等，只要符合公司规定内容都可以在业务信息中得以体现。

我们把业务信息模块作为实施知识管理一个途径，通过它来充分挖掘企业内部外显知识和内隐知识。

在这个平台上，由个人和企业整体创造新知识，将新知识传播给整个企业组织，进而融入整个企业管理全过程。

我们还根据各部门提供信息量进行评比，鼓励先进。

公司以这种方式激励大家运用集体智慧，来提高企业创新能力。

该功能模块比较符合企业对知识共享、知识管理要求，使用频度最高。

我们不仅在电子论坛进行信息搜集，了解职工反映，还专门设立了合理化建议栏目，让员工及时发现企业发展过程中遇到问题，集思广益。

对提出问题，需要回答，责任部门必须反馈解决意见，如果提出建议很有价值，公司、企业给予建议人一定奖励。

这种协同工作方式使信息沟通打破了时间、地域限制，同事们可以随时参加到协同工作中去，信息渠道畅通了，需要协调问题解决起来更方便了。

大家普遍反映在使用过程中一些简单功能却能产生意想不到效果，例如很简单电子邮件使用就加强了同事间联系，增进了同事间友谊，方便了日常工作。

通过业务信息发布和BBS、合理化建议等栏目使大家参与意识增强了，大家主动地关心企业发展，在积极地参与过程中，自身也得到了提高。

1.3.2流程管理系统流程管理系统主要针对流程式工作进行管理，包括公文管理、会议管理、用款报销管理、项目审批管理。

流程管理主要为企业创建一个协同办公网络环境，使上述业务处理可完全在网络环境下完成，提高办公效率，全面提高企业决策效能。

我们在运行过程中，针对以前不合理工作流程大胆进行了改进，例如一些通知就通过电子方式进行传达，迫使大家接受这种方式。

如果你不看，责任就在自己。

由于企业与政府机关性质不同，对公文处理等要求不高，所以对这些功能进行了弱化，例如一些文件传递尽量以电子邮件方式进行传递。

有些文件不再经过层层审核就可以传递给需要了解人，传递时效性大大增强了。

1.3.3工作管理系统工作管理系统包括工作日志管理和各部门业务工作管理。