驻外机构费用报销管理办法(发文)

集团驻外机构费用报销管理办法

伴随着公司的不断发展壮大，其所涉及的项目逐步增加，驻外机构人员数量不断增多，为了保障公司及广大驻外人员权益，规范财务报销制度和薪酬制度，现制定本办法。

一、适用范围：

本管理办法适用于公司委派的长期驻外人员。

二、驻外补贴

驻外补贴是公司体恤员工远离集团本部，鼓励员工积极努力地工作，按月以工资形式发放的一种福利。

三、驻外机构人员食宿

1、驻外人员住宿由公司统一安排，按照级别不同，所驻地域等情况统一安排住宿。

2、驻外人员每日三餐由公司全部承担，标准为每人10元/日。

四、驻外人员费用报销项目及管理办法

1、电话费

按不同级别，每人每月电话费报销额度不同，自本办法实施后，电话补助将不在计入月工资中，将以发票报销形式予以实现。各驻外人员所用电话必须为本人实名且只能在一个号码下报销费用，不接受多号码分别报销。

公司鼓励合理节约，年终结算时实行多退少补，举例说明：A君每月电话费报销额度为300元，每年共3600元，年终结算时，其实际报销费用为2000元，公司届时将省下的1600元以现金形式返还；若其实际报销费用大于3600元，多出部分将在当月工资中扣除。（各项目人员电话费报销额度见附表1）

2、招待费

招待费是指在有益于公司项目发展或与所驻地政府相关机构人员进行协调沟通时，发生的费用。招待费使用原则是不提倡铺张浪费，倡导有效使用。各驻外机构在报销招待费时，须同时提交《招待记录单》（见附表2），无《招待记录单》或所报销费用于《招待记录单》所记录费用不符时，财务不予报销。

3、探亲假费用

建筑开发部驻外期间实行全月上班制，公司从体恤员工角度出发，每月安排2次探亲假，每次2天，往返路费由公司承担。员工事后可凭《探亲假申请单》（见附表3）及往返车票进行报销。员工在报销时须同时提交《探亲假申请单》，无《探亲假申请单》或《探亲假申请单》所批准日期于报销火车票日期不符，财务不予报销。

4、燃油费及过路费

各驻外机构人员如需驾车出差，须提前填写《出差申请单》，事后员工可凭《出差申请单》、加油票据及过路费票据按照差旅报销流程进行报销，如无《出差申请单》或《出差申请单》所记录与过路费票据不符，财务不予报销。

5、驻外人

驻外人员由于工作需要往返所驻地于公司之间的，在离开所驻地前须填写《驻外人员往返记录单》（见附表4），并在返回时在同一张《驻外人员往返记录单》继续填写，事后员工可凭《驻外人员往返记录单》和往返车票，如在哈市无固定住所者，可依据相关规定报销住宿费用，无《驻外人员往返记录单》、《驻外人员往返记录单》填写不完整或填写日期于车票日期不符，财务不予报销。

自本管理办法发布之日起，财务部只报销本管理办法中所规定的报销项目。如发生虚报现象，各驻外机构负责人将负主要责任，届时将按公司规定进行处理。

附表2

探亲假申请单

项目区域：

负责人审批签字：审批日期：……………………………………………………………………………………….

探亲假申请单

项目区域：

负责人审批签字：审批日期：