第4章 Excel 2003电子表格处理

第4章Excel 2003电子表格处理本章导读学习完本章以后，你将能够：⏹掌握Excel 2003的特点及其主要功能；⏹掌握工作簿的建立和对工作表的编辑；⏹掌握公式和函数的应用；⏹掌握数据表单的管理与数据分析；⏹掌握数据图表创建与编辑；内容介绍人们在日常生活、工作中经常会遇到各种各样的计算问题。

例如，商业上要进行销售统计；会计人员要对工资、报表等进行统计分析；教师记录计算学生成绩；科研人员分析实验结果；家庭进行理财、计算贷款偿还表等。

这些都可以通过电子表格软件来实现。

内容如下：4.1 电子表格处理软件的功能4.2 Excel 2003工作环境4.3 Excel 2003的基本操作4.4 制作图表4.5 数据管理和分析4.6 打印工作表教学目的要求学生了解EXCEL 2003 的基本操作、掌握excel 工作薄建立与编辑、了解excel 公式与函数应用、了解excel 图表和数据管理。

教学重点工作簿的建立、数据的管理与分析。

教学难点公式与函数应用关键词工作簿；工作表；单元格；公式；函数授课时量理论学时：4电子表格概述Office家族成员之一——电子表格软件表格标题数据文字数值自动填充公式函数图表图形对象数据清单排序筛选分类汇总公式自动处理图表直观显示数据管理功能4.1 电子表格处理软件的功能电子表格处理软件一般具有以下功能：（1）创建、编辑和格式化工作表（2）制作图表(3) 管理和分析数据(4) 打印工作表4.2 Excel 2003工作环境Excel 2003的启动和退出与Word 2003类似。

4.3 Excel 2003的基本操作1.Excel的工作窗口2.工作表的建立3.工作表的编辑4.工作表的格式化编辑栏列号活动单元格地址行号当前单元格工作表标签工作表工作簿1.Excel 的工作窗口工作簿与工作表工作簿⏹工作簿是计算和存储数据的文件，其扩展名.xls。

⏹每一个工作簿可由一个或多个工作表组成，在默认的情况下是由3个工作表组成的。

⏹新建第一个工作薄的默认名：book1.xls。

工作表■一个工作表最多有65 536行、256列。

■行号：1~65536 列标：A~IV■工作表由工作表标识符区别，如sheet1、sheet2、Sheet3单元格工作表中行和列的交叉部分称为单元格，是存放数据最小单元。

单元格的地址表示形式：列标+行号如：A5、D8为了区分不同工作表的单元格，需要在地址前加工作表名称，如Sheet1! A1。

范围(矩形区域)的表示：A1:C5编辑栏显示和选定单元格、图表项、绘图对象等取消操作确定操作“编辑公式”状态EnterTabEsc或或编辑输入区2.工作表的建立⑴输入数据直接输入快速输入数据自动填充数据从外部导入数据⑵计算数据“记忆式输入”“选择列表输入”直接输入数据包括：文字。

如果要将一个数字作为文字输入，数字前要加单引号“‘”数值。

可采用十进制形式或科学计数形式；如果数字以“+”或数字“0”开头，“+”和“0”会自动省略；分数的输入应先输入“0”和空格日期和时间。

日期输入可用“/”或“－”分隔符，如：2006/10/08，2006-10-08；时间输入用冒号“：”分隔，如：21：56：返回快速输入数据“记忆式”输入“选择列表”输入“选择列表”命令，或者按“Alt+↓”键返回自动填充数据自动填充数据分三种情况：(1)复制数据。

选中一个单元格，直接拖曳，便会产生相同数据，如果不是相同数据，则需要在拖曳的同时按Ctrl 键.(2)填充序列数据。

可通过“编辑/填充/序列”命令，在“序列”对话框中进行序列有关内容的选择,如下图所示。

（3）填充用户自定义序列数据选择“工具|选项”命令，在“选项”对话框中单击“自定义序列”选项卡，在其中添加新序列，有2种方法：一种是在“输入序列”框中直接输入，每输入一项内容按一次回车键，输入完毕后单击“添加”按钮，如下图所示；还有一种是从工作表中直接导入，首先单击“导入”按钮左边的图标，用鼠标选中工作表中的序列数据，然后再单击“导入”按钮，如下图所示。

从外部导入数据⏹选择“数据｜获取外部数据”命令，可导入其他数据库（如Access、FoxPro、Lotus123等）产生的文件和文本文件。

⏹在数据输入过程中，有可能会输入无效数据，因此通常在输入前选择“数据｜有效性”命令。

返回计算数据1、公式Excel的公式由运算符、数值、字符串、变量和函数组成。

⏹公式必须以等号“=”开始⏹Excel中的运算符运算符运算功能优先级( )括号1-负号2%百分号3^乘方4*与/乘、除法5+与-加、减法6&文本连接7 =、<、>、<=、>=、<>等于、小于、大于、小于等于、大于等于、不等于8引用运算符含义示例：区域运算符：包括两个引用在内的所有单元格的引用SUM(A1:A2)，联合操作符：对多个引用合并为一个引用SUM（A2，C4，A10）空格交叉操作符：产生对同时隶属于两个引用的单元格区域的引用SUM（C2：E10 B4：D6）引用运算符四类运算符的优先级从高到低依次为：“引用运算符”、“算术运算符”、“文字运算符”、“关系运算符”，当优先级相同时，自左向右进行计算。

例：使用公式计算实发工资2、函数是预先定义好的公式，它由函数名、括号及括号内的参数组成。

其中参数可以是常量、单元格、单元格区域、公式及其他函数。

多个参数之间用“，”分隔。

函数输入有两种方法：直接输入法和粘贴函数法（1）直接输入法：即直接在单元格或编辑栏内输入函数，适用于比较简单的函数。

（2）插入函数法：较第一种方法更常用。

可以通过“插入|函数”命令、或单击“常用”工具栏中的按钮，打开“插入函数”对话框进行操作。

值得注意的是，如果是5个基本函数，Excel提供了一种快捷的计算方法，即使用工具栏“自动求和”按钮的下拉菜单如下图所示，它将自动对活动单元格上方或左侧的数据进行这5种基本计算。

3、公式中单元格的引用相对引用。

当公式在复制或填入到新位置时，公式不变，单元格地址随着位置的不同而变化，它是Excel 默认的引用方式，如：B1，A2：C4绝对引用。

指公式复制或填入到新位置时，单元格地址保持不变。

设置时只需在行号和列号前加“$”符号，如$B$1混合引用。

指在一个单元格地址中，既有相对引用又有绝对引用，如$B1或B$1。

$B1是列不变，行变化；B$1是列变化，行不变。

单元格引用方式举例例：设公式在F2 单元格，公式：=D2+E2其中D2、E2为相对引用公式：=$D$2+$E$2其中D2、E2为绝对引用公式：=$D2+$E2其中D2、E2为混合引用注意：该公式复制到其他单元格，各种引用的区别就会显现。

3.工作表的编辑⏹单元格、行、列的插入和删除⏹单元格数据的编辑单元格内容的清除、删除、移动和复制⏹工作表的编辑工作表的插入、移动、复制、删除、重命名等工作表的常见操作有如下表：选取范围方法单元格鼠标单击或按方向键多个连续单元格从选择区域左上角拖曳至右下角；单击选择区域左上角单元格，按住Shift键，单击选择区域右下角单元格多个不连续单元格按住Ctrl键的同时，用鼠标作单元格选择或区域选择整行或整列单击工作表相应的行号和列号相邻行或列鼠标拖曳行号或列号整个表格单击工作表左上角行列交叉的按钮；选择“编辑/全选”命令；按快捷键Ctrl+A单个工作表单击工作表标签连续多个工作表单击第一个工作表标签，然后按住Shift键，单击所要选择的最后一个工作表标签4.工作表的格式化☐设置单元格格式☐设置工作表格式①设置列宽和行高②自动套用格式③使用条件格式（1）设置单元格格式选择”格式｜单元格”命令或“格式”工具栏（2）设置工作表格式⏹设置列宽和行高选择“格式｜列”、“格式｜行”菜单⏹自动套用格式Excel提供了17种供自动套用的格式⏹使用条件格式条件格式可以使数据在满足不同的条件时，显示不同的格式。

4.4 制作图表创建图表（可通过“插入/图表”命令或单击“常用”工具栏中的按钮，利用图表向导来创建图表）编辑图表调整图表的位置和大小更改图表的类型添加和删除数据修改图表项添加趋势线设置三维视图格式图表组成4.5数据管理和分析1.建立数据清单数据清单是Excel工作表中单元格构成的矩形区域，即一张二维表，又称为数据列表。

它与工作表的不同之处在于：☐数据清单中的每一行称为记录，每一列称为字段，第一行为表头☐数据清单中不允许有空行或空列；字段名必须唯一，每一字段的数据类型必须相同；不能有数据完全相同的两行记录1、使用记录单修改、删除或增加记录选择“数据”|“记录单”菜单命令，Excel就会显示工作表的记录单！“新建”可在数据表最后一行的下面添加一行“删除”将删除工作中与记录单内容相对应的数据行“上一条”、“下一条”可进行逐行数据查看。

2.数据排序作用：以便于比较、查找、分类简单排序单击、按钮或“数据/排序”命令复杂排序“数据/排序”命令图为“排序”对话框3.数据筛选1、概念⏹数据筛选就是将数据表中所有不满足条件的记录行暂时隐藏起来，只显示那些满足条件的数据行。

2、Excel的数据筛选方式⏹自动筛选⏹高级筛选3.数据筛选数据筛选有两种：自动筛选和高级筛选。

自动筛选可以实现单个字段筛选，以及多字段筛选的“逻辑与”关系（即同时满足多个条件），操作简便，能满足大部分应用需求；高级筛选能实现多字段筛选的“逻辑或”关系，较复杂，需要在数据清单以外建立一个条件区域。

1．自动筛选通过“数据|筛选|自动筛选”命令实现，在所需筛选的字段名下拉列表中选择符合的条件，若没有，单击其中的“自定义”输入筛选条件。

如果要使数据恢复显示，执行“数据|筛选|全部显示”命令。

如果要取消自动筛选功能，执行“数据|筛选|自动筛选”命令，使“自动筛选”前的“√”消失。

2．高级筛选当筛选的条件较为复杂，或出现多字段间的“逻辑或”关系时，使用“数据|筛选|高级筛选”命令更为方便。

在进行高级筛选时，不会出现自动筛选下拉箭头，而是需要在条件区域输入条件。

条件区域应建立在数据清单以外，用空行或空列与数据清单分隔。

输入筛选条件时，首行输入条件字段名，从第2行起输入筛选条件，输入在同一行上的条件关系为“逻辑与”，输入在不同行上的条件关系是“逻辑或”，然后执行“数据|筛选|高级筛选”命令，在其对话框内进行数据区域和条件区域的选择，筛选的结果可在原数据清单位置显示，也可在数据清单以外的位置显示。

4. 分类汇总是对数据清单按某个字段进行分类，将字段值相同的连续记录作为一类，进行求和、平均、计数等汇总运算。

分为：简单汇总（指对数据清单的某个字段仅统一做一种方式的汇总）嵌套汇总（指对同一个字段进行多种方式的汇总）4. 分类汇总（1）简单汇总案例求各部门基本工资求各部门基本工资、实发工资和奖金的平均值。