集团行政文件管理控制流程图
文件管理及记录控制程序(含表格)
文件管理及记录控制程序（ISO9001-2015）1.目的1.1规范质量管理文件的编制、审批、收集、编目、标识、归档、贮存保管、修订审批和修订版别状态的控制要求，以确保管理文件内容的充分性和适宜性,并为持续改进提供依据。
1.2明确文件发布、分发的控制要求，使管理文件有需求使用的单位可及时获取，同时有效防止作废文件的非预期使用。
1.3明确对企业知识进行收集和整合、积累保存、有序传递、共享交流、适时更新的规定，实现企业知识在内部的共享、积累、有序传递和有效应用，2.适用范围适用本公司质量管理体系中所要求的各项程序、办法、标准类、外来文件以及过程中的记录,包括3C及EICC所需要的文件。
3.名词定义3.1管理文件：是指公司管理体系的《管理手册》、程序文件，和确保程序有效运作和控制所需的准则和方法类文件，以及外来文件。
3.2外来文件：3.2.1公司：与公司营运相关的，外部的法律、法规和标准，统称为外来文件。
3.2.2各部门：公司发行的一、二阶文件及各部门自己发行的三、四阶文件为内部文件，其它的统称为外来文件。
3.3受控文本：指文件分发的文本中，必须对文本的修订、分发和作废进行相应识别和控制的每一份文本，皆称为受控文本。
反之称为非受控本。
3.4工作记录：指管理体系运作生成的，即按程序文件要求所生成的格式化的、有关质量管理的结果性记录、证据，统称为工作记录(简称记录)。
3.5发文记录：指相对于特定某一单位而言，依记录的来源状态对记录所做的分类，其中所有从该单位开出的记录，统称为该单位之发文记录。
3.6收文记录：指相对于特定某一单位而言，依记录的来源状态对记录所做的分类，其中所有该单位接收到的其它单位流转或分发性记录，统称为该单位之收文记录。
3.7单一式记录：指同一份记录只需由单一部门填制记载、签核生效，称之为单一式记录。
3.8联单式记录：指同一份记录由两个（含）以上部门同时填制记载、并共同签核完毕方可生效的记录，称之为联单式记录。
文件控制程序范本
文件控制程序范本一、目的本文档旨在规定公司文件控制程序，以确保文件的完整性、准确性和一致性。
通过明确责任和流程，我们将确保所有文件都能得到妥善管理和使用，从而为公司提供稳定、可靠的信息来源。
二、范围本文档适用于公司内所有文件的控制，包括但不限于行政管理文件、人力资源文件、财务文件、采购文件、销售文件等。
三、职责1、行政部门：负责文件的审核、批准、发放、存档和废止。
2、使用部门：负责文件的接收、使用、保管和保密。
3、监督部门：负责对文件控制程序进行监督，确保程序的执行。
四、程序1、文件编制：使用部门根据工作需要向行政部门提出编制文件的需求，并提交相关材料。
行政部门审核后，交由编制部门完成编制工作。
编制完成后，文件需经行政部门审核，最终由公司领导批准后生效。
2、文件发放：生效的文件由行政部门负责发放，需按照公司规定进行编号、盖章、登记，确保文件的合法性和唯一性。
各部门应按照规定的范围和数量领取文件，并妥善保管。
3、文件使用：各部门在使用过程中应遵守文件的使用规定，注意保护文件的完整性和保密性。
使用完毕后，应将文件及时归还行政部门或存档部门。
4、文件修改与更新：当文件需要修改或更新时，使用部门应向行政部门提出申请，经审核批准后由编制部门进行修改或更新。
修改或更新后的文件需重新审核、批准和发放。
5、文件废止：当文件不再适用或需要更新时，行政部门应宣布废止该文件，并通知各部门停止使用。
废止的文件需进行存档或销毁处理。
6、文件存档：所有生效的文件均需进行存档管理，以便日后查阅和使用。
行政部门应建立完善的存档制度，确保文件的完整性和安全性。
7、监督与检查：监督部门应对文件控制程序进行定期检查和评估，确保程序的执行和文件的合法性。
如发现违规行为，应及时纠正并追究相关责任。
五、附则1、本程序自发布之日起生效，如有未尽事宜由行政部门解释并制定补充规定。
2、本程序最终解释权归公司行政部门所有。
一、目的本文档旨在规定和描述公司文件控制程序，以确保文件的统一性、完整性和准确性，并促进公司内部信息交流和协同工作。
公司全套管理工作流程图(完全版)一 (1)精选全文
复核考核表 有偏差否
根据部门等 级排列个人 考核等级
总经理
各部门
年度考核 执行办法
终审
年度考核 执行办法
组织设定部门 和个人的期间 考核项目和
KPI指标 部门及个 人绩效考
核表
期终进行 考核打分
决
人事行政部
总经理
当事人
策
根据公司决策
性
结果填制
调动
人
审批表
事
部长签审
调
分管副总
动
签审
程
调动 审批表
调动 审批表
终审
准备培训资 料及经费
实施培训
工
用人单位
分厂人事科
人
请假当事人填写
请
请假单
假
申
班长签审
请
车间主任签审
3天
程
以上
副经理签审
序
8天
以上
经理终审
请假单
当事人工 作交代
存档
职
用人单位
总经理
集团总裁
人事行政部
员
及
请假当事人填写
干
请假单
部
请
科长签审
假
申
部长签审
请
程
副总签审
请假单
请假单
序
请假单
终审
终审
当事人工 作交代
序
终审
发文、归档
调令
调令
办理移交
说明：跨公司调动，必须由上级公司签发人事调动令，调出单位 办理解聘，调入单位办理录用。
部
当人事
调出单位
调入单位
人事行政部
门
根据员工或
间
行政事业单位内部控制业务流程图
精品文档内部控制工作开展步骤及业务流程图一、内部控制工作流程成立单位内部控制领导及组织机构建设项合同.精品文档二、主要经济活动的管理结构.精品文档三、主要经济活动内部控制流程图（一）预算管理内部控制流程图1、工作步骤示意图预算编制了解预算预算执行梳理各业业务的管查找风控制制度务环节的理结构和建设险点设计预算业务工作流程业务的主决算管理要环节预算绩效管理（1）预算执行预算执行申请超出预算指标申请进入预算追加调整程序符合预算指标及其规定预算执行分析预算执行审批预算执行管理（2）预算绩效管理确定绩效管理对象制定绩效目标监控执行情况开展绩效自评或评价撰写绩效报告或评价报告评价结果应用. 精品文档2、工作流程图3、风险点及主要措施一览表（1）预算编制及批复.精品文档（2）决算和预算绩效收支管理内部控制流程图（二）工作步骤示意图、1.精品文档2、风险点及主要措施一览表.精品文档政府采购管理内部控制流程图（三）工作步骤示意图1、采购预算与计划采购活动了解政府采购业务梳理各业政府采购采购项目验的管理结制度控制查找风务环节的收构和业务业务建设设计险点工作流程的主要环节采购质疑投诉采购资料归档.精品文档2、工作流程图编制、审核、批复政府采购预算编制、审核政府采购计划确定采购组织形式和采购方式组织采购签订政府采购合同组织验收办理资金支付手续记账，采购文件归档、风险点及主要措施一览表3.精品文档（四）国有资产管理内部控制流程图1、工作步骤示意图2、风险点及主要措施一览表.精品文档.精品文档（五）建设项目管理内部控制流程图1、工作步骤示意图建设项目查找风控制的管理结制度务环节的工程招标建设险点设计构和业务业务工作流程的主要环节项目变更竣工决算2、风险点及主要措施一览表.精品文档.精品文档（六）合同管理内部控制流程图1、工作步骤示意图合同订立了解合同业务的管梳理各业理结构和查找风制度控制务环节的合同履行合同业务业务的主建设设计险点工作流程要环节合同登记与归档、2工作流程图合同调查合同谈判合同文本拟定未通过合同审核合同签署合同登记.合同履行合同解除合同补充和变更．精品文档3、风险点及主要措施一览表.精品文档四、总结：配套工作内控制度是对关于本单位有关规章制度的科学化、系统化整合，各单位要在原有内部管理制度的基础上对照分析，参照本指引，建立或完善本单位内部控制体系，并制定内控工作手册。
1文件化信息控制流程
一、文件化信息控制流程图
1、内部文件
二、流程控制说明：
1、流程输入
ISO9001:2015质量管理体系要求形成文件的信息、相关法律法规、公司为确保质量管理体系有效性所需的形成文件的信息。
2、流程控制要求
2.1 内部文件
2.2 外来文件
2.3 记录文件
3、流程输出：
公司所使用的质量管理体系文件和记录适宜有效，体系运行符合标准要求和相关法律法规要求，为体系运行提供符合性证据。
三、风险和机遇
公司文件化信息编写未结合实际，形成“两张皮”。
根据公司实际，结合标准要求和相关法律法规要求编写公司质量管理体系文件，并严格执行，提供真实有效运行证据。
四、检查考核：
频次：每月。
具体执行公司《质量目标和绩效考核控制流程》的规定。
五、记录/表单：
《文件审批表》
《文件发放、回收登记表》
《收文登记表》
《文件更改申请单》
《文件借阅记录》
《文件清单》
《记录清单》
《公司适用的产品或服务质量标准清单》。
集团流程文件管理流程
流程编号：E-LC-O-2009-002-B流程名称：华东流程、标准文件管理流程生效日期：2009年7月27日第一部分：流程说明1目的规范流程、标准类文件的编写、修订、审批、更新和存档。
2适用范围适用于华东区各部门的业务流程和业务标准类文件的管理，不包括公司政策类文件（如财务制度、人事制度）及IT部门的技术文件。
3流程规则3.1定义：3.1.1流程、标准类文件包括：流程、规定、标准、操作指引（细则）等各类对业务活动进行规范的文件；规定、标准和操作指引（细则）统称标准类文件。
3.1.2流程是对业务的规范描述文件，将业务活动按步骤和对操作过程的管理要求按规范格式编写；流程文件所描述的是业务活动，而不是孤立的事物。
3.1.3规定是针对业务工作或事务制订的规范性措施或要求。
3.1.4标准是业务工作或工作成果的衡量准则、规则或特性要求。
3.1.5操作指引（细则）是针对某项业务工作或事务制订的具体操作方法、步骤等引导性文件。
3.1.6流程补充规定是对已执行的流程内容进行扩充和细化的文件。
3.1.7流程修改通知是对已执行的流程中的规则或操作进行修改、更新的文件。
3.2编号规则：3.2.1文件编码规则：标准类文件编号：华东-部门-年份-流水号流程类文件编号：华东+部门+是否跨部门+年份+流水号+版本号+类型（数字\小写字母）如：E – XZ – O – 2009 – XXX - A/B版本流水号年份跨部门0（OPEN），部门内I(IN)部门区域（华东）3.2.2公司各部门规范简称：3.33.3.1本流程中文件模版均见附件。
3.3.2文件的编号由流程标准部在文件完成审批后统一编制。
3.3.3流程、标准类文件正文均使用五号宋体，行距为1.25。
4流程涉及部门职责4.1华东区各职能部门:负责流程、标准类文件的编写、修订和报批；负责对涉及本部门的文件在部门内的培训、落实。
4.2流程标准部：负责规范并解释流程、标准类文件的模版、文件格式、文案的审核；负责关联部门的确定、协调各部门之间对流程的不同意见，未能协调成功的问题由流程标准部确定；负责流程、标准文件（含部门内、跨部门）的审核；负责流程、标准文件的整理、存档、更新管理、挂网；负责组织流程、标准的培训、推广、稽核。
最新文件管理控制程序(配流程图)
1.0目的为确保公司所属部门使用的文件能迅速且正确的流通，且各相关部门能适时获得适当且有效的文件版本。
2．0范围本程序适用于与本公司内部质量管理有关的各类文件资料（包括采用任何形式或类型的媒体的质量手册、程序文件、作业指导书、表单及外来文件资料等）的管理3. 0职责3。
1管理者代表3.2各部门负责人4.0容。
1受控文件：指授权、更改及发放都受控制的文件，包括以下几大类:4.1。
1体系文件：包括各质量手册、程序文件、作业指导书（检验标准—)、表单等；4.1.2外来标准类文件：包括国家、行业标准、法律、法规等标准类资料；4。
1。
3外来技术文件：包括客户技术文件、客户样板、供方规格书类资料.4.2受控文件：文件分发后有任何修订或文件取消，人事行政部将跟进该文件.受控文件盖有红色“受控文件"印章；4.3非受控（参考）文件：作为参考目的而使用的文件；文件经分发后，有任何修订版本或文件取消，人事行政部将不跟进该文件，非受控文件盖有红色“参考文件"印章；4。
4受控文件原稿：授权者亲笔签名文件；4.5作废文件：凡文件有新版发行时,人事行政部把旧版文件统一收回，人事行政人员在文件上加盖红色”作废”章；5。
0文件编码5.1 编码规则◆质量手册（一级文件)的编号：流水号（01、02…)质量管理手册◆管理程序文件（二级文件)的编号:流水号(01、02…)质量管理体系程序文件◆作业指导性/标准规范性/工艺流程性（三级文件）文件的编号:流水号(001、002…)部门代码文件代码（WI制度、流程/SOP作业指导书）◆表格及记录（四级文件）的编号:版本/版次(初版为A/0，改版为A/1，以此类推）表格流水号（001、002…）部门代码文件类别代号（FM）)◆部门代码:5。
2 文件版次（即版本和修改次数）的修订：5。
2。
1 版次以「A/0」表示,A/（1———99）代表版本，n（0—-—5）代表修改次数；5。
集团公司各项业务经过流程图
集团公司各项业务经过流程图行政人事管理流程入职流程：新员工收到《聘用通知》或电话通知后，需要准备入职所需的资料和证书。
员工报到时需要填写员工履历表，办理入职手续并录入打卡指纹。
此外，还需要发放基本办公用品、安排住宿，并向各部门介绍新员工。
在入职前，公司会为员工提供必要的培训和研究，包括公司制度、员工手册、岗位职责等。
离职流程：试用期内员工需要提前一周向部门主管申请离职，正式员工需要提前一个月向部门主管申请离职面谈。
辞职申请需要经过部门主管、部门经理和行政管理中心主任的审批，员工级的审批可由人力行政主管审批，主管级及以上需要总经理批准。
员工离职后需要交离职表，并按照离职表上所涉及的相关部门负责人依次进行交接签字，生效后把离职单交回人事行政部门，结算薪资。
请假流程：员工需要申领《请假单》，并经过部门主管、部门经理和总经理的审批。
员工级请假时间超过3天以上需经总经理批准，3天以下可由主管直接审批，主管级以上请假需经总经理批准。
请假单需要交至行政管理中心，以备核算考勤。
请假时间超过三天以上者到假时必须销假以便人力部行政部门核销。
出差流程：员工需要提交出差申请，并经过部门总监或总经理的审批。
在出差过程中，需要安排交通工具和其他事务，并在回公司后进行汇报和资料移交。
出差费用需要审核并报销结单，需由财务总监审批。
专项档案管理流程：相关部门需要收集档案，行政管理中心进行整理、分类、编号、装订和归档。
档案需要经过主管领导审核和总经理审批，销毁需要编制销毁清单并进行销毁。
重要档案借阅管理流程：员工需要填写借阅单，并经过主管领导和相关领导的审核。
借阅后需要归还，并经过调出档案、总经理审批和登记归档等流程。
办公用品采购领用管理流程：员工需要提出采购需求，行政管理中心汇总需求计划并审核资金需求。
市场调查询价后，经过人力行政经理和财务总监的审核，编制计划预算和采购单，申领资金后进行采购。
公文（发文）管理流程：主办部门需要拟稿填写，经过审批单的审核后进行发文。
文件及记录控制程序
1、目的对质量管理体系的所有文件进行有效控制，确保质量管理体系运行的各个场所使用有效文件，并处于受控状态，以及质量管理体系的持续有效进行，保证记录完整，实现质量追溯性。
2、范围适用于本集团公司及所属子公司质量管理体系所有文件和记录。
3、定义3.1受控文件：指最新有效文件，加盖“受控”印章的文件。
3.2非受控文件：未加盖“受控”或加盖“作废”的文件。
3.3质量体系文件：质量手册、程序文件、作业文件、质量记录、表格等。
3.4 记录：为完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件。
3.5 外来文件：非本公司发布的，与质量体系有关的标准、规范、手册，与产品有关的法律法规，顾客提供的标准等文件。
3.6技术性文件：设计图样、工艺文件、作业指导书、检验规程等；“技术通知”3.7行政文件：除公司技术性文件、质量体系文件以外的行政管理性文件；4、职责4.1集团总经理：负责质量手册的批准。
4.2集团管理者代表：负责集团公司质量手册审核、程序文件的批准。
4.3集团质量管理部门：负责质量手册的编制、组织程序文件的编写、修改、校对与报批。
4.4各部门主任、子公司分管领导：负责本部门所需的三、四层次文件的批准。
4.5各部门、子公司各职能部门：负责本部门第三、四层次文件文件的编制、报批。
4.6集团质量部门：负责组织和主持质量管理体系文件编制、修改、评审、发布、更新、作废、处置的监督管理。
4.7集团技术部门：识别和编制所需的技术、工艺等文件，并负责该文件的归档管理，（含顾客图纸、样件等）。
4.8人力行政部门：编制公司行政管理文件并负责公司行政文件归档管理，（含人事任命、培训、基础建设等）。
4.9各部门：负责识别所需的各种内部管理性文件。
5、文件控制流程图6 过程要点描述7、记录管理流程图9附加说明文件编制、审核、批准矩阵表见附件一9.1文件及记录的编码规则9.1.1质量体系文件编号规则为：发行日期：2022年7月1 日版本： G0ABC XX QX XXXX XXX作业文件序列号：001-999程序文件号（上层文件号）质量体系文件类别号：手册：M；程序：P；记录：R；子公司代号（YZ-迎洲，JZ-机制，YH-云海）公司代号9.1.2程序文件编码规则为：QP 0803程序文件号 (0803为变更管理程序)9.1.3三层次文件编码规则为：XX / QP XXXX XXX各子公司标识/ 程序文件代号程序文件号三层次文件序列号9.1.4 记录表单文件编码规则：XX / QPR XXXX － XXX各子公司名称标识/质量记录代号程序文件号记录表单号9.1.5质量手册文件号为“QM”9.1.6 程序文件页面设置格式8.1.6.1程序文件表头ABC集团有限公司（宋体小二加粗居中）文件及记录控制程序 (四号加粗居中)文件编号： QP0701（宋体5号）页数： 5/7（宋体5号）发行日期：2022年7月1日（宋体5号）版本： G0（宋体5号）9.1.6.2程序文件序号标题宋体、五号、加粗；9.1.6.3 程序文件正文宋体五号；行距固定值22磅；特殊格式“无”（首行无缩进）9.1.6.4程序文件提纲目录：1.目的；2.范围；3.定义；4.职责；5.流程图；6.要点描述（表格形式）；7.附加说明；8.支持文件；9.记录明细表（表格形式）； 10.文件变更记录（表格形式）。
文件和记录管理制度
1 范围本程序适用于xx集团总部各部门、分公司。
本程序规定了xx集团卓越绩效管理体系有关的所有文件和记录的管理要求，包括内部和外部文件。
2 定义2.1 文件指xx集团卓越绩效管理体系运行过程中所形成的全部文件。
2.2 记录指xx集团卓越绩效管理体系运行过程中形成的用于表明所取得的结果或提供完成工作证据的文件。
2.3 内部文件指xx集团自行编制的文件，包括管理手册、程序、作业文件及其他。
2.4 外部文件指外部相关方发布的与集团公司管理相关的文件，包括法律法规、通知公告等。
2.5 临时文件指xx集团各职能部门发布的用于临时事务的文件，如会议通知等。
3 职责3.1总裁负责管理手册及其他重要文件的审批。
3.2 分管领导负责职责范围内发布文件的审核或批准。
3.3 综合管理部3.3.1负责xx集团各职能部门以xx集团名义发布的行政类公文的审核、编号和发放控制，并按照《档案管理制度》进行档案管理。
3.3.2负责党务类公文的审核、编号和发放控制。
3.3.3负责团务类公文的审核、编号和发放控制。
3.3.4负责xx集团总部管理体系内公文以外所有文件的审核、编号和更改控制，并对各分公司文件实施备案管理。
3.6 总部职能部门负责本部门相关文件的编写、保管、更新、修订及档案移交等工作，并对外部文件进行识别和控制。
3.7 分公司根据xx集团总部体系文件，制定完善本公司的管理体系文件，做好文件管理工作。
3.8 文件管理员负责本部门具体的文件管理工作。
4 文件管理程序文件管理流程图如下：4.0 xx 集团卓越绩效管理体系文件结构及编号要求 4.0.1 文件结构外部文件识别 内部文件编写部门内审核 跨职能审核批准发布实施评审更新归档保存否监督检查内网公示征求意见4.0.2 编号要求除临时文件外，体系文件结构内包含的文件都需要统一编号，编号的要求为： 1) 管理手册2) 程序文件3) 公文管理手册程 序xx 集团总部公文 制度 内部标准 专业手册 分公司公文 作业指导 制度 外部文件 记录 外部文件 记录 临时文件临时文件第一层次：管理手册 QDJS- CX - XXX顺序号QDJS- SC - A/0版本号第三层次：作业文件第二层次：程序文件4) 制度5) 内部标准6) 专业手册7) 工法8) 外部文件沿用原编号，如需进行转化编写，按照上述要求进行编号。
文件管理程序流程图形式
A：受控文件右上角盖“受控”章，将原稿保存在文控中心，将副本分发至相关部门，并且要求接受文件人员在接收文件的同时在《文件发放/回收登记表》上签名以示已接收该文件。
Ｂ：公司内不得使用加盖印章的复印件，一经发现,文控中心有权收回销毁。
Ａ:文件的格式
B:文件的标题
C：文件编号、序号
D：修订版本及修订内容(如无版本的文件可省此项)
E：文件编写者签字。
F:审批后的签字。
G：生效日期(如无生效日期,以最后批准日为生效日期)。
文控中心
6
受控文件登记
1、将确定合格的受控文件于两天内登记在《文件一览表》中．
文控中心
文件一览表(文件目录）
7
文件发放
3、将定稿的文件发至各相关部门。
4、如有未按规定格式制作的文件,文控中心不予以收发。
文控中心
文件编号管理原则
２
文件的编制
1、各部门按照文控中心定稿的文件格式制作各类文件。编制的文件需达到如下要求：
A：符合性——应结合并需包括所选标准条款的所有要求。
B:可操作性——应符合公司的实际情况，具体的控制要求应满足公司需要。
5文件管理流程：
序号
流程图
流程说明
负责人
相关文件
相关记录
1
文件格式规定
1、各部门文件制作人或负责人按照光能集团文件格式制订好所需文件的初步格式后交文控中心。基本如下:公司LOGＯ及名称、标题、正文标题、流程图/内容
部门文件负责人
2、文控中心对文件格式进行定稿确认，并对文件进行编号，编号要求见《文件编号管理原则》。
集团公司各部门审批事项流程时限图
部门审批工作流程及时限管理规定1目的为提高集团总部职能部门工作效率，理顺工作流程，明确接口关系和责任，防止“大企业病”，特制定本规定。
2 适用范围本规定适用于各成员企业向集团公司和燃气控股公司各职能部门及其它部门报批的各项事宜。
3 有关解释3.1 本规定所指的“天”系有效工作日，不包括培训日、周日及节假日在内。
3.2 负责审核、签批的主管领导如外出，为确保审批事项能及时下达，归口部门须通过电话、传真等形式请示，经批准后，可以先发回执行，后补办签字手续。
3.3 流程图中实框表示必须经过的程序，虚框表示或有程序。
4 部门文件审批流程时限已经明确由各职能部门归口的审批事项流程时限图附后，本规定中未明确的审批事项，一律上报集团办公室，由集团办公室转送各职能部门或集团领导审核批复。
5 附则5.1 各职能部门负责检查并督促本部门归口审批事宜的办理。
5.2 各成员企业报批的各项事宜如超出时限规定，各成员企业应向集团办公室反映情况，集团办公室将追究相关部门责任，并视问题的严重程度减扣该部门当月考核分。
5.3 本规定由经济发展部与集团办公室共同解释并监督实施。
5.4 本规定自颁布之日起执行，此前下发的有关制度、规定与本规定不一致的，以本规定为准。
附件：1.《集团办公室文件审批流程时限图》2.《集团公司人力资源部文件审批流程时限图》3.《财务部文件审批流程时限图》4.《经济发展部文件审批流程时限图》5.《集团公司技术质量部文件审批流程时限图》6.《安委会办公室及保卫处承办审批事项流程时限图》7.《教育培训部部文件审批流程时限图》8.《董事长办公室审批事项流程时限图》9.《集团工会审批事项流程时限图》10.《控股公司经营管理部审批事项流程时限图》11.《燃气控股公司技术质量安全部文件审批流程时限图》附件1集团办公室文件审批流程时限图一、行政管理处审批文件（4天）1．各成员企业有关人员需配备(或自备)移动电话及报销话费的审批2．各成员企业上报办公资产的审批件(计算机设备及耗材除外)二、公关文化处审批文件（3-6天）1．各成员企业预算在2万元以上的品牌推广策划活动审批2．各成员企业年度广告宣传计划及计划外的新增广告宣传项目审批3．各成员企业标的在2万元以上的媒体投放审批4．各成员企业媒体广告的广告创意和设计方案审批5．新闻发布会或记者招待会的策划方案审批6．预算在2万元以上的公共活动策划方案审批7．其他须公关文化处审批的事项三、国际合作处审批文件，在一天内完成初审和协调程序。
文件和记录控制程序-带流程图
1 目的
对质量管理体系有关的文件和资料进行控制，确保公司各部门能得到和使用最新版本的文件和资料，保证受控文件的有效性，防止作废文件的非预期使用。
2 范围
适用于本公司所选定的与质量管理体系要求有关的所有文件和资料的控制，包括质量手册、程序文件、三级文件、表单等。
3 定义
4 职责
4.1总经理：负责公司质量手册、程序文件及人事行政管理类三层文件的批准。
4.2 各职能部门：负责职责范围内三级文件的编制、审批、接收、归档、使用；负责本部门质量记录格式的编制、修订；负责职责范围内外来文件的收集、评审；负责收集、整理本部门的质量记录。
4.3 质量部：负责质量手册、程序文件的编制及审核，负责组织程序文件评审。
4.4人事行政部：负责质量记录的保存；负责除财务类相关文件记录外的所有
公司运行文件记录的管理（存档、受控、上传、发放、回收、销毁等）；负责文件管理平台的日常维护、监管。
4.5 各部门负责人：负责本部门编制的质量记录格式和三层文件的审批。
5 过程乌龟图
6 过程流程图及内容
7相关文件
7.1《质量体系文件编制指导书》
7.2《资料管理规定》
8记录
9过程指标
9.1文件下发及回收及时率=更新文件数/下发（回收）数*100%。
文件管理流程图
文件管理流程图文件管理流程图是指在企业、机构或个人进行文件管理时，按照一定的步骤和程序进行的管理流程。
下面是一个简单的文件管理流程图：文件管理流程图1. 收集文件- 由相关部门或个人将需要管理的文件收集起来- 包括电子文件和纸质文件2. 分类整理- 对收集到的文件进行分类，可以按照文件类型、文件内容、文件日期等进行分类- 根据分类，将文件进行整理并放置到相应的位置，可以使用标签、文件夹或文件柜等方式进行标识和存放3. 创建文件索引- 对所有的文件进行编号或标识，以便快速查找和管理- 创建文件索引，包括文件名称、编号、存放位置等信息，并将索引存储在数据库或电子表格中4. 存储文件- 将纸质文件存放到文件柜或文件夹中，确保文件的安全和完整性- 将电子文件存储在计算机或服务器中，根据不同的文件类型选择合适的存储方式，如硬盘、云存储或备份设备5. 文件检索- 当需要查找某个文件时，通过文件索引进行检索- 输入文件名称、编号或关键词等进行搜索，可以根据不同的条件进行筛选和排序6. 文件借阅与归还- 当需要借阅某个文件时，填写文件借阅单，并由相关人员审批和签字- 借阅人在规定的时间内使用文件，并在使用完毕后归还文件7. 文件更新与维护- 当文件内容有更新或有需要删除的文件时，进行相应的修改或删除操作- 在文件更新和维护过程中，及时更新文件索引和存储位置8. 文件销毁与归档- 当某些文件不再需要保留时，按照相关规定进行文件销毁 - 对于一些需要长期保留的文件，可以进行归档，将文件存放到专门的存储区域，并做好相应的标识和记录9. 定期审查与整理- 定期对文件进行审查和整理，及时处理过期文件或冗余文件，以保持文件管理的高效和精确以上是一个简单的文件管理流程图，可以根据不同的组织和个人需求进行调整和优化。
文件管理流程图可以帮助提高文件管理的效率和准确性，优化工作流程，并能确保文件的安全和易于使用。
企业管理全套流程图
处理意见
权 限 内
审批
执行
办理时间限制
※．起草呈批件部门∕所属公司集团分管领导根据事务内容判断是否报总裁裁定．
-5-
1小时
流程名称：公司文件管理流程 流程编号： AA-xz-02 流程类别：行政类
开始
各所属公司 /职能部门
集团办公室 公司各职能部门
相关领导
总裁
开始
起草文件
审核 办理时间限制
留存有价值文件 分类
过程指导、督促
装订
排列
移交
编目
集团档案室 装盒
编号、编目 装订 排列 分类 审核
-14-
流程名称：公司技术档案汇总存档流程 流程编号： AA-xz-12 流程所有者：行政类
所属公司、技术部
设计前期
案卷目录编制
初步设计
设
计
周
技术设计
期 长
的
，
分
段
收
施工图设计
集
案卷装订
档案号编制 案卷编目
开始
开始
司机
集团办公室
指定加油站
加油车辆
注：加油卡为有月度 油料计划并分批在 指定加油站购买的
油料管理员
登记核定里程表
领取加油卡
油料管理员跟从
登记加油数量 和里程数
加油司机签名
完成 -13-
流程名称：公司文件存档管理流程 流程编号： AA-xz-11 流程所有者：行政类
年底开始
所属公司、各职能部门 整理
流程数量
13 12 6 13 9 7 5 3 7 5 6
页号
5-17 18-37 38-45 46-60 61-71 72-80 81-87 88-92 93-102 103-109 110-117
行政事业单位内部控制业务流程图
内部控制工作开展步骤及业务流程图一、内部控制工作流程
二、主要经济活动的管理结构
三、主要经济活动内部控制流程图（一）预算管理内部控制流程图
1、工作步骤示意图
（1）预算执行
（2）预算绩效管理
2、工作流程图
3、风险点及主要措施一览表（1）预算编制及批复
（2）决算和预算绩效
（二）收支管理内部控制流程图
1、工作步骤示意图
2、风险点及主要措施一览表
（三）政府采购管理内部控制流程图
1、工作步骤示意图
2、工作流程图
3、风险点及主要措施一览表
（四）国有资产管理内部控制流程图
1、工作步骤示意图
2、风险点及主要措施一览表
（五）建设项目管理内部控制流程图
1、工作步骤示意图
2、风险点及主要措施一览表
（六）合同管理内部控制流程图
1、工作步骤示意图
2
3、风险点及主要措施一览表
四、总结：配套工作
内控制度是对关于本单位有关规章制度的科学化、系统化整合，各单位要在原有内部管理制度的基础上对照分析，参照本指引，建立或完善本单位内部控制体系，并制定内控工作手册。
各单位在内控工作有效开展的基础上，还需建立内控工作的评估机制和监督机制，通过评估工作报告和发挥内部监督机制的监督作用，不断检验、修正和完善本单位的内控工作。
信息化为开展内控工作的有效手段，各单位要根据本单位的实际情况，探索将经济活动及其内部控制流程嵌入单位信息系统中，开展本单位的信息化工作，切实提高内控工作效果。
文档管理流程图
第一阶段：文件起草和审批节点D2、F2，起草文件1．对于需要以公司名义发的文件，各职能部门起草与本部门相关的文件，行政主管起草与行政管理相关的文件。
2．将起草好的文件递交行政部经理审定。
(规定起草文件后1日内送交行政部经理审定)节点C3，审定1．行政部经理对递交上来的文件进行认真审定。
2．签署自己的意见并及时上报行政人事副总审批。
(对紧急文件在当日审定，一般文件3日审定)节点B3，审批1．行政人事副总对上报的文件进行审批，对审批权限内的文件，审批合格后及时下达给行政部经理。
不合格者返回文件起草部门，重新修改调整、上报。
2．审批权限外的文件签署自己的意见并及时上报给总经理审批。
(对紧急文件在当日审批，一般文件3日内审批)节点A3，总经理审批1．总经理对上报来的文件进行最后审批并签署自己的意见。
2．将审批合格后的文件下发给行政部经理。
不合格者返回文件起草部门，重新修改调整、上报。
(对紧急文件在当日审定，一般文件3日内审定)第二阶段：文件发布和收存节点C4，通知发文1．行政部经理收取行政人事副总或总经理下发的经批示合格的文件。
2．对文档整理并备案存档。
将整理后的文件交付行政主管。
(时限为当日将文件送交行政主管)节点D4，打印1．行政主管接到发来的文件后正确无误打印成正式文本。
(时限为当日将文件打印好)节点D5，编码1．行政主管将打印好的文件编码。
(时限为当日内)节点D6，发文1．行政主管将编码后的文件送至相关部门。
(时限为收到文件后当日发文)节点E6，签收1．各部门收取发送来的文件并签字确认。
节点E10，存档1．行政主管对编码后的文件存档保存。
第三阶段：接收来文节点D7，接收外单位来文1．行政主管接收外单位来文，签字确认收文。
2．及时上报行政部经理审看。
(时限为收到文件后当日上报文件)节点C7，审看内容1．行政部经理对上报的来文认真审看。
2．及时上报行政人事副总审看内容。
(时限为对紧急文件在当日审定，一般文件2日内审定)节点B7，审看内容1．行政人事副总收取上报的文件并认真审看内容，签署自己的意见。
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《文件报废申请单》
结束
“作废”文件、《文件发放、更改、报废登记 表》
《文件发放\更改申请单》
进行“172.16.10.5\企管办、管理体系、管理文件、 《文件发放、更改、报废登记记录》 编制部门提出文件修改申请提交企管部审批
改版文件按照文件标准流程进行 编制部门\企管部提出文件的报废申请经过审核、批准后予 以报废 企管部体系文控和档案室分别进行文件的扫描稿电子版本和批准原稿纸质版本的报废
编制部门\企管部
《文件发放\更改申请单》
编制部门\企管部
文件报废原因、报废内容、报废版本 等内容
企管部\档案室
《文件报废申请单》
附件1：行政文件管理控制流程图
输出
开始 行政管理文件
编制的文件初稿
Hale Waihona Puke 文件内部评审稿 编制部门内部初审 文件内部校标稿 文件内容与格式的校标 文件内部审核稿 《文件会签单》 编制部门负责人审核 《文件会签单》 文件审核稿
主导部门\配合部门
输入
文件编制部门
识别出来的需求、流程、目的、其他 相关文件、记录和文件编制的格式要 求 识别出来的需求、流程、目的、其他 相关文件、记录和文件初稿 文件的内部评审稿、文件控制程序 文件的内部校标稿 文件内部审核稿 文件的内部审核稿、文件会签单 文件修改稿、文件会签单 文件审核稿 文件批准稿原稿、扫描稿
业务部门流程涉及部门进行会签 内审员汇总、修改、回复会签意见
N
文件批准高 《文件发放\更改申请单》
编制部门负责人审核 《文件发放\更改申请单》、文件的发放版本 编制部门分管领导审核 企管部文件管理员身躯文件批准稿原稿、扫描稿 档案记录
局域网文件、《文件发放\更改申请单》 文件校对、格式校对等
档案室进行文件批准稿原稿的归档
文件编制部门
文件编制部门 文件编制部门 文件管理员 内审员 内审员\部门负责人 部门分管领导 企管部文件管理员
企管部文件管理员
文件批准高原稿、扫描稿、《文件发 放、更改申请单》 文件批准稿原稿 《文件发放\更改申请单》、文件的发 放版本
企管部
总经办档案管理员
编制部门
文件修改原因、修改范围、修改内容 、修改版本等内容