论信息系统运行管理的目标及内容

论信息系统运行管理的目标及内容[内容提要]信息自愿的开发与利用，包括信息的收集、传输、加工、存储等各类活动，利用计算机、通信设备、各类软件、数据，遵循一系列标准、规范、法律制度，需要各类管理与技术人员。

上述各种要素根据信息运动的规律和信息资源开发、利用的目的及要求有秩序的组合起来，就称谓信息系统。

因此信息系统的运行管理就是信息资源管理的重要内容。

[关键词]信息系统管理技术内容一、系统运行管理目标信息系统交付使用开始，研制工作即告结束。

系统进入实用阶段后，这时任务是对系统进行管理和维护，使信息系统真正发挥为管理者提供信息的作用。

而所谓运行管理工作就是对信息系统的运行进行控制，记录其运行状态，进行必要的修改与扩充，一边是信息系统真正符合管理决策的需要，为管理决策者服务。

没有科学的组织与管理，信息系统不会自动地为管理工作提供高质量的信息服务，而且信息系统本身也会陷入混乱，信息系统的管理工作也不能与机器设备本身的管理工作等同起来。

计算机应用系统的的任务是为管理工作服务，它的管理工作是以向一个组织提供必要的信息为目标的，是以能够满足管理工作人员的信息需求为标准的，而机器本身的管理与维护工作只是这一工作的一小部分，只是提供料硬件的保证，真正增做到向管理人员提供信息还需要做许多软件操控、数据收集、成果提供等工作。

因此，信息系统应该有专人负责其运行管理与维护工作。

这里说的专人，不应该是只管理硬件设备的硬件人员，应该是有了解系统功能及目标的、与管理人员直接接触的信息管理人员。

二、系统运行管理的内容信息系统的运行管理工作是系统研制工作的继续，主要包括日常的运行的管理、运行情况的记录以及对系统的运行情况进行检查与评价。

这些工作做好了，信息系统就能够如预期的那样，为管理工作提供所需的信息。

反之，系统就不能如预期的那样发挥作用，甚至系统本身也会崩溃而无法使用。

(一)运行的管理信息系统投入使用后日常运行的管理工作是相当繁重的。

一下简单的列举需要完成的各项任务。

1、数据的收集。

例如，在库存管理工作中，进货出货的业务处理，每天的业务都应该及时、准确地收集起来并录入计算机。

这里的任务包括三项：数据收集、数据校验数据录入。

收集工作常常是由分散在各行业务部门的业务管理人员进行的。

因此，其组织工作往往是比较难以进行的。

然而，如果这一工作不做好，整个系统的工作就会建立在“沙滩”上的。

系统主管人员应该努力通过各种方法，提高这些人员的技术水平和工作责任感，对他们的工作进行评价、指导和帮助，以便提高所收集数据的质量，为系统有效的工作打下坚实的基础。

数据校验的工作，在较小的系统中。

往往是由系统主管人员自己来完成。

在较大的系统中，一般需要设置专职人员来完成这一任务，国外称其为数据控制人员。

需要指出的是，对于担负数据校验工作的人员，对其业务要求是比较高的。

因为，对于信息系统来说，最重要的资源数据，一切硬件、软件及其他资源，都是为了保证数据的及时、完整及准确，整个系统的效率或对外的形象都依赖于它所保存的数据。

无论多先进的硬件设备，无论多么完善的加工功能，如果没有及时、完整、准确的数据，都不能发挥实际的效益。

我们的许多系统，正是在这一点上重视不够，形成了“进去的是垃圾，出来的还是垃圾“的局面，这种情况不但是系统无法实际使用，而且使用户对系统丧失信息。

给计算机应用的推广造成了很不好的影响。

而保证数据的及时、准确和完整，并不只是计算机技术本身的问题，而是与具体业务机密联系的。

在数据由手工处理方式转变到计算机处理的过程中，要把好关是不容易的。

一方面，校验者必须对系统所处理的业务有足够的了解，许多数据的真确或错误是不能只从数据本身字面上来判断的，往往需要对数据的逻辑含义的理解，甚至需要相当的实践经验。

对于系统所处理的业务一无所知是不可能做好校验工作的。

另一方面，从事校验工作的人，又必须对计算机系统对数据的要求（包括格式、范围、平衡关系等）有确切的了解。

一般地说，对于计算机处理的要求、长处、弱点，要有比较清楚的认识。

因此，无论是由系统主管人员自己担负这一工作，还是由专职人员来校验，都必须给与足够的重视。

当然，我们可以通过提高数据收集人员的业务水平，来减轻数据校验工作的负担。

然而，单靠这方面工作是不行的。

如前所述，数据收集人员一般来说是由业务人员，并且在行政上也不属于信息处理的专职部门。

因此，数据校验这种“数据把关”的工作是不可缺少的。

录入工作是比较简单的，其要求是迅速与准确。

录入人员的责任在于把经过校验的数据送入计算机，他们应严格的把收到的数据及时准确的录入计算机系统，一般来说，录入的数据是记载在某种磁性介质，如磁盘、磁带上。

他们并不对数据在逻辑上、具体业务中的含义进行考虑与承担责任，这一责任时由校验人员承担的，录入人员只需要保证送入计算机的数据与纸面上的数据严格一致，这是有录入人员与校验人员的职责来决定的。

因此，不能由录入人员代替校验人员。

当然，这两项工作也截然分开的。

某些校验工作是在录入之前完成的。

例如，某些显而易见的超出合理范围的数据，五一应在录入之前排除，而某些需要大量准备好的程序来检验录入工作的质量。

在许多系统中，为了保证重要数据的安全，常常在录入或更新数据时，先把新录入的数据库放在临时的工作文件之中，而不让录入人员直接接触重要数据文件本身。

待经过检验确认无误后，再有系统管理人员或负责数据检验的人员，运行专门的程序，存入数据或进行更新。

总之，必须由系统管理人员本身或比较熟悉系统的专职人员把关，以确保系统的安全。

这方面的工作，局外人并不直接了解，然而，却是整个系统同有效地工作的基础。

它看起来很琐碎，很单调，然而却非常重要。

2、在保证基本数据的完整、及时和准确的前提下，系统应完成例行的信息处理及信息服务工作。

常见的工作包括：例行的数据更新、统计分析、报表生成、数据的复制及保存、与外界的定期数据交流等等。

这些工作，一般来说都是按照一定的规程，定期或不定期地运行某些事先编制好了的程序，这是由软件操作人员来完成的。

这些工作的规程，应该是在系统研制中已经详细规定好了的，操作人员也应经过严格的培训，清楚的了解各项操作规则，了解各种情况的处理方法。

这些工作是在系统已有的各种资源的基础上，直接向领导、管理人员及其他使用者提供信息服务，当然，这里只包括例行的服务。

组织软件操作人员，完成这些例行的信息处理及信息服务工作，是系统主管人员又一项经常性任务。

3、为了完成前面所列的数据录入及例行服务工作，要求各种设备始终处于正常运行的状态之下，为此，需要有一定的硬件工作人员，负责计算机本身的运行与维护。

对于大型计算机，这一工作需要有较多的专职人员来完成，对于微型机，则不要求那么多的人员及专门设备，这是微机的一个重要优点。

然而，这并不是说，微机没有硬件运行及维护工作要做，相反，如果没有人对硬件设备的运行维护负责，设备就很容易破坏，从而使整个系统的正常运行失去物质基础，这种情况已经在许多单位多次发生。

这里所说的运行和维护工作包括设备的使用管理，定期检修，备用配件的准备及使用，对于微型机来说，虽然不一定要许多专职人员来完成这些工作，至少也要指定能够切实负责的人员来监管这些事情，无人负责是不行的。

4、系统的安全管理，也是日常工作的重要部分。

信息系统各个环节都可能存在不安全因素。

例如：数据输入部分，数据通过输入设备进入系统，输入数据更容易被篡改或者输入假数据；数据处理部分，数据处理本分的硬件容易被破坏或盗窃，并且容易受电磁干扰或因电磁辐射而造成信息泄漏；通信线路上，通信线路上的信息容易被截获，线路容易被盗窃或破坏；软件中，操作系统、数据库系统和程序容易被修改或破坏；输出部分，输出信息的设备容易造成信息泄漏或被窃取。

上面讨论的四项任务是日常运行中必须认真组织，切实完成的。

做为信息系统的主管人员，必须全面考虑这些问题。

组织有关人员按规定的程序实施，并进行严格要求，严格管理。

否则，信息系统是很难发挥其应有的实际效益的。

除了这些例行工作之外，常常还会有一些临时的信息服务的要求向我们的计算机应用系统提出。

例如，临时查询某些数据，生成某些一次性的报告，进行某些统计分析，进行某种预测或方案测算、这些信息服务不在系统的日常工作范围之内，然而，其作用往往要比例行的信息服务大得多。

随着管理水平的提高和各级领导信息意识的加强，这种要求还会越来越多。

领导和管理人员往往更多地通过这些要求的满足程度来评价和看待计算机应用系统。

因此，努力满足这些要求，应该成为计算机应用系统主管人员特别注意的问题之一。

满足这些要求的工作，其复杂程度是很不相同的，一般地说，基于系统已有的数据比较容易满足，需要添加新的数据的信息服务比较难满足；查询系统中现成的数据比较容易满足，需要对数据加工综合的问题比较难满足；加工办法已有，只是次序或参数变化的比较容易满足，需要新的加工方法的比较难满足。

因此，系统主管理人员，必须对自己手中所掌握的数据及加工方法有确切的了解，才能准确地判断哪些能满足，哪些比较难，哪些暂时还不能满足，并估计出满足这些要求所需要的工作量（包括程序编写、数据录入、程序运行等）从长远来说，系统的主管人员还应该积累这些临时要求的情况，找出规律，把一些带有普遍性的要求加以提炼，形成一般的要求，对系统进行扩充，从而转化为例行服务。

这是信息系统改善的一个重要方面。

当然，这方面的工作不可能由系统主管人员自己全部承担，因此，信息系统往往需要一些程序员。

这些程序员的任务包括两方面，首先对于系统运行中发现的错误进行修改，根据情况的变化或用户需要的变化对系统进行修改和扩充。

其次，满足使用者提出的各种临时要求。

系统主管人员的责任在于全面地考察系统的运行情况，确定修改或扩充的目的、方向及要求，组织程序员对某一模块进行必要的修改或增添某一模块、系统主管人员负责保证全系统的结构完整，程序员负责正确地修改或扩充某一种模块。

从以上讨论可以看出，系统信息系统的日常管理工作是十分繁重的，不能掉以轻心。

特别要注意的是，信息系统的管理决不只是对机器的管理，对机器的管理只是整个管理工作的一部分，更重要的是对人员、数据及软件的管理。

认为系统投入使用后，只需要有人管机器的想法是绝对错误的。

当然，在一些较小的信息系统中，其中的一些工作可以合并起来，由较少的人员去承担。

然而，尽管人数可以减少，上述各项工作却都必须完成，任何一方面的疏忽都会影响的信息系统的功能及实际效益。

(二)系统运行情况的记录在完成上街所述各项日常管理工作的同时，应该对系统的工作情况进行详细的记录。

这个问题常常容易被忽略，因此，我们在这里作进一步的强调和说明。

系统的运行情况如何对系统管理、评价是十分重要且十分宝贵的资料。

人们对于信息系统的专门研究，还只是刚刚开始，许多问题都处于探讨之中。