出差及报销管理制度

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出差及报销管理制度
第一条目的
为提高公司成员出差效能、规范出差审批及差旅费报销流程，特制定本制度。

第二条出差管理原则
（一）出差必须先获批准或被安排出差，并填报《出差申请表》（附件1），对擅自主张者不予报销差旅费并按照旷工处理；
（二）出差人员必须按照高效、经济、安全便捷原则选择交通工具、路线和时间；
（三）提倡力行节约，并对限额控制的差旅费用据实报销、超支自理；
（四）公务出差兼私人旅行，公司仅承担公务出差部分的差旅费；
（五）出差费用实行预算管理，各部门必须对本部门的年度差旅费用提出明确预算金额，超出预算额度的出差申请原则上不予批准。

第三条审批权责
（一）副总经理负责所属员工出差费用不超过10,000元的审批；
（二）总经理负责对副总经理、各职能部门责任人及出差费用超过10,000元的出差进行审批；
（三）财务部负责出差备用金申请的审核、差旅费报销的审核；
（四）员工出差国外或港、澳、台地区，一律由总经理审批。

第四条差旅费构成
列入本制度的差旅费是员工办理公务或公司外派学习、外出参加会议或考察等活动发生的费用，主要包括：
（一）长途交通费：乘坐飞机、轮船、火车、长途汽车的费用；
（二）市内交通费：乘坐公共汽车、出租车、地铁、轻轨列车的费用；
在公共交通系统能满足出行需要的地区不予报销打车费用；
在公司派车的出差活动中，一律不予报销出差人员（司机除外）的交通费用；
（三）住宿费：异地出差因过夜住宿发生的费用，但出差距离以及交通条件不足以支持必须住宿的情况不予报销住宿费用；
（四）误餐补贴：报销餐费或者出差活动当中包含餐饮安排的人员，其出差期间的误餐补贴相应扣除；
（五）其它费用：公务发生的邮寄、快递、托运费等费用；
（六）上述费用具体标准如下：
第五条驻外人员
（一）驻外人员是指因公司业务需要，长驻在本公司业务关系单位超过15天（含）及以上的员工，不视为出差，不享受出差补贴；
（二）驻外人员的餐食住宿由所驻单位负责解决，公司另外每月给予1,000元补贴；
（三）驻外人员因公司业务自所驻单位外出办事的可按照本规定享受食宿补贴；
（四）如遇所驻单位无法提供食宿的，驻外人员可另行填报《签
呈表》（附件2）报总经理审批，按出差标准享受食宿补贴。

第六条出差审批
（一）各部门应根据任务情况合理安排出差人员，确定出差地点、路线和时间等相关事宜，出差人员应填写《出差审批表》，并经有审批权限的部门批准同意；
（二）不同部门员工共同出差，按照所属部门各自履行审批手续；同部门多位员工共同出差，由其中职位最高的员工履行出差审批手续；
（三）出差人员凭《出差审批表》办理差旅费预借及差旅费报销审批手续；
（四）《出差审批表》申报内容包括：出差目的地、联系人及电话、出差事由、计划出差时间、预借款项及用途，特别是出差人员要根据出差的天数及行程，认真填写出差时间及预借款项栏；
（五）各部门负责人对所属员工的出差负有直接管理职责，行政部根据《出差审批表》协助各部门负责人对员工出差进行管理。

第七条出差前准备
（一）出差经费的支出有两种方式：个人垫付及预支借款，如涉及提前预支出差费用，须填写《借款凭证》（附件3）按照公司财务管理制度要求执行；
（二）员工填写《出差审批表》并经批准后，应准备相关的资料，并与任务相关人员取得联系，做好出差前准备工作；
（三）各级管理人员出差临行之前必须做好部门工作安排，将自己的出行情况告知部门员工并做好职务代理及授权工作。

第八条出差期间的管理
（一）严格遵守公司各项管理规定，每天应主动与直接领导取得联系，及时汇报工作进展情况和遇到的问题；
（二）严格按照《出差审批表》上事先计划的出差路线和行程执行，不得擅自改变出差路线和延误行程，如有特殊情况需要改变路线和延长出差时间，须事先向直接审批领导汇报，经同意后方可改变；
（三）出差期间手机始终处于开机状态,以便能随时取得联系；
（四）出差期间任何公司成员均不得违反国家法律和当地法规；
（五）员工因出差办理公务受伤所产生的费用由公司承担，但因为反法律、法规及公司规定所导致的后果除外；
（六）出差期间损坏或丢失公司财产的，按实际价格的100%赔偿；
（七）对公司、客户信息及保密资料严格控制，不得泄露给他人，不得丢失，对于因个人原因致使信息泄露或丢失的应承担相应责任；
（八）有紧急情况或重大事件时，可不分时间和级别随时汇报，获取上级领导意见后遵照执行。

第九条出差费用报销及流程
（一）出差人员应在出差结束后10个工作日内填写《差旅费报销单》（附件4）报销出差费用，逾期未报者，财务部门有权拒绝报销；
（二）每周二、四两天为财务部费用报销日，其它时间不办理报销业务；
（三）票据除合法之外，还须符合以下条件：
1、票据时间、单位等内容完整、真实，支出项目清楚，无涂改现象；如为购买物资支出，还需附有明细单，详细开列所购物品的品名、规格、数量，单价、金额等；
2、如发票为小张发票需用纸张进行粘贴；
3、发票填制的大小写金额相符，有开具单位的财务发票印章；
4、票据背面必须有经手人、证明人（如有）签字；
5、所有报销须由经办人亲自办理，不得由他人代报；
（四）报销流程：
（五）出差人员不得违反规定虚报差旅费；不允许以非出差期间发生的费用票据或非正式票据虚列支出，否则，财务部有权拒绝受理；
（六）出差中途改变路线和延长出差时间的，报销审批时需另附情况说明，否则，由出差人自行承担因此增加的费用；
（七）出差期间发生招待费用的，须出差人员填报《签呈表》审批后方予报销；
（八）经查实为虚增报销者，责令退回虚报金额，并按虚报额处以三至五倍的罚款；
（九）各级审签人员因把关不严而失职，使弄虚作假的票据得以报销，由此给公司造成经济损失或不良影响的的，由各级审签人员承担相应的连带责任。

（十）部门负责人或直接领导如有故意包庇、纵容员工弄虚作假的违规行为，一经查实，按虚报额处以三至五倍的罚款，同时另视情节轻重给予内部处分。

第十条 出差责任处理
有以下行为者不予报销出差费用，情节恶劣的将依据后果严重程度追究相应责任：
（一）未执行审批及抄送流程；
经办人填报单据
部门负责人审批
会计审核
分管领导审批
财务负责人审批
总经理审批
出纳付款
（二）未执行《出差审批表》中的行程、路线、时间的出差计划，且更改行程、变更路线时未经上级领导批准；
（三）因出差人员工作严重失误，不及时汇报，导致完不成任务且失去补救机会。

第十一条其它
（一）所有人员需公司派车外出的须填写《派车申请单》（附件5），由行政部负责安排车辆；
（二）驾驶员出车机场接送人员均不视为出差，其中出车至福州长乐机场、泉州晋江机场每次给予补贴20元，至厦门高崎机场每次给予补贴30元；
（三）本制度自颁布之日起实施。

附：
1.《出差审批表》
2.《签呈表》
3.《借款凭证》
4.《差旅费报销单》
5.《车辆使用申请单》
附1：
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出差申请单
附2：
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附3：
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借款凭证
财务主管：部门主管：借款人：
附4：
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差旅费报销单
厂领导：财务：主管：
附5：
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车辆使用申请单。