信息沟通控制程序-5.5 (2)

ZHCT/WI-5.5-2011
1.目的
通过建立有序的内外部信息沟通程序 ,确保质量信息沟通渠道的有效、通畅，促进体系的有效运行和持续改进。

2.适用范围
本程序适用于来自客户，公司各部门各层次间的相关信息的控制和管理。

3.职责
3.1 管理者代表负责对信息交流和沟通的途径、方法进行确定，并负责统筹公司对内、对外相关信息的传
递、分析、处理与协调工作。

3.2各部门负责工作范围内内外部信息的收集、传递和沟通，负责向相关方宣传公司质量方针及要求，并对
体系运行中所需信息沟通负责。

3.3质量部负责有关质量方面的法律法规和变更信息的收集和传达。

4.控制程序
4.1信息收集
4.1.1内部信息收集
①经确认适用本公司的外部信息
②体系运行中各种数据、文件化资料、各种记录；
③公司内涉及质量问题的各类要求、决议、申请、指示、投诉、抱怨等
④存在、潜在的不合格和不符合，如质量问题统计分析结果等；
⑤公司活动、服务或服务发生变化，需对体系进行一定变更的各类信息
⑥紧急信息，如出现突发的质量事故
⑦其他信息，如员工建议
4.1.2外部信息收集与相关归口部门
序号外部信息内容归口部门
1 政策、法律法规、标准；地方政府机构、行业主管部门信息质量部
2 客户反馈市场部
3 顾客投诉市场部
信息沟通控制程序编号ZHCT/WI-5.5-2011
版本 A.0 修订
4 供方与运输方的信息采购部
5 设施与设备的资料收集工程部
6 培训、招聘及人才信息人力资源部
4.2信息沟通方式
4.2.1内部沟通方式:
根据信息的紧急重要程度选择沟通方式，包括：口头、电话、邮件、会议、纸质文件等方式
4.2.2外部沟通方式
以备忘录、传真、邮件、调查表、网络查询、咨询、投诉等形式
注：各部门应主动与利益相关团体进行外部沟通（采用调查表、口头交流等形式）；并须保留相应的外部信息交流和沟通记录
4.3信息传递路线
4.3.1自上而下的沟通
1.总经理以文件的形式向管理者代表下达公司有关质量管理体系的决策、规定等内容
2.总经理召开公司会议或管理评审，与各部门负责人沟通质量管理体系信息
3.部门上级向下级传达的工作信息
4.3.2自下而上的沟通
下级向上级传达的工作信息
4.3.3.部门间沟通
各部门之间的沟通，可采用信息反馈单的形式进行
4.3.4内审组进行内审，以内审检查表的形式，采用交叉审核，并实施汇报
4.4信息的反馈与处理
1）内部信息反馈要求及时；外部信息反馈最长时间不超一周
2）所有质量信息做出处理意见后报告分管领导批准；批准的最终处理意见分别返回各类信息来源部门
3）有关责任部门接到处理意见及时组织实施并反馈信息来源部门
4）信息来源部门验证信息处理意见的落实情况，每月汇总移交文控中心
4.5信息台帐管理
信息沟通控制程序编号ZHCT/WI-5.5-2011
版本 A.0 修订
4.5.1文控中心建立台帐信息，包括:
★经营采购信息;
★与顾客有关的信息
★安全生产信息、生产信息
★质量检验信息
★质量管理体系信息
★行业技术标准、有关法律法规信息
★其他信息
4.5.2信息管理规定
1）文控中心对定期信息收集的有效性及反馈渠道的顺畅进行检查
2）文控中心每半年对信息沟通过程绩效进行评定，每年进行一次综合评定，评定结果纳入管理评审输入。

绩效评定公式：
质量信息反馈、传递、处置符合率=“质量信息反馈单”填写符合份数/抽检“质量信息反馈单”份数*100%
5.支持性文件
《改进控制程序》
《管理评审控制程序》
6.记录
《会议签到表》
《会议通知单》
《会议记录》
《质量信息反馈单》
《备忘录》。