提高财务管理系统软件可维护性的方法

提高财务管理系统软件可维护性的方法
作者：张鹏
来源：《甘肃教育》2007年第14期
〔关键词〕财务管理；系统软件；维护方法
〔中图分类号〕 G721
〔文献标识码〕 C
〔文章编号〕 1004—0463（2007）07（B）—0039—02
随着计算机在信息管理领域中的普及和推广，计算机财务管理系统已走进了各行各业。

然而每个行业、每个单位所具有的不同管理特点以及财务制度的改革所引起的企业财务管理的相应变化，使计算机软件开发人员越来越感到软件维护以及功能模块的二次开发其工作量之大，任务之重叫人难以承受。

笔者就如何提高财务管理系统软件可维护性的方法谈一些自己的看法。

一、加强系统用数据库的定义
1.“账簿”名字由系统自动产生
各单位对于正常发生的经济业务，往往通过会计凭证的填制和审核，可以反映和监督这些经济业务的发生和完成情况。

但是，一个单位在一定时期的会计凭证很多，每张凭证只能反映一项经济业务，因而会计凭证对经济业务的反映只能是分散的，零星的，不能全面地、联系地、系统地反映一个企业在一定时期内发生的全部经济业务。

为了便于了解一个单位在一定时期内的全部经济活动，就必须设置会计账簿。

把会计凭证所提供的大量而分散的核算资料加以归类整理，登记到账簿中去，以取得经营管理上所需要的各种核算资料，这种用来全面、连续、系统的记录会计业务，具有专门格式而又相互联系在一起的账页，称为会计账簿。

设置和登记账簿是会计核算的一种专门方法。

财务管理软件自动产生“账簿”的程序包括两部分内容：建立“账簿”和修改已建立“账簿”的结构。

“账簿”名字由字母开头并加会计科目表中一级科目编号组成。

文件名开头字母多寡由用户通过屏幕输入。

在产生“账簿”之前，应先建立一个“账簿”结构文件，然后根据用户输入的字母及会计科目表，利用文件建立命令或文件拷贝命令自动产
生全部一级科目的“账簿”，接着用户根据需要对已建立的文件结构进行修改。

虽然建立的数据文件较多(一般企业所使用的一级科目在四十个以上)，但在程序执行中不需要作索引，省去了建立索引的开销，这相对提高了系统的运行速度。

由于“账簿”文件名是规范的，与一级科目编号是一一对应的，自然在使用“账簿”的程序中不会直接使用会计科目所对应的文件名。

2．增加会计科目类别字段
建立会计科目是财务管理及会计电算化初始化工作中的重要内容，它主要包括设立科目编号，输入科目名称，定义账户类别等内容。

为了消除程序中出现直接的科目编号，在记账凭证输入时，为了满足用户要求，凡是往来科目要求作金额核对处理的，在程序中往往会要用具体的科目编号作为比较对象，根据判断结果决定程序的执行路线。

如果往来科目编号改变必须要对程序作相应修改。

为了把程序和数据相对独立开来，在定义会计科目表的数据库时增加了科目类别标志字段，用标志字段代替程序中的具体科目编号。

这样做到了把业务变化引起的程序修改转到了数据维护上。

会计报表的编制也是财务管理系统中不可缺少的部分。

会计报表是根据账簿记录和其他日常核算资料，以一定的指标体系，总括地反映会计主体一定时期内的财务状况、经营成果和理财过程的报告文件。

它是会计核算程序的最后环节。

编制会计报表是会计核算的一种专门方法。

一个单位的经济活动的内容、成果及其财务状况是通过一定的经济指标来揭示的。

会计核算的目的，就是要通过对经济业务进行记录、加工、整理、综合、汇总等环节，将会计主体的资产、负债和所有者权益的变动，利润的形成与分配，以及资金的取得和运用等各方面的会计信息，以一定的指标体系，全面、系统、概括地反映出来，以便人们了解其一定时期经济活动的内容、成果和财务状况。

在会计核算过程中，会计账簿所提供的会计资料仍然是分散在各类账户中的，不能集中而概括地反映出企业、单位经济活动的全貌。

因此，就必须对账簿中的会计资料作进一步的加工、整理、综合，并结合其他日常会计核算资料，按照一定的指标体系，以报告文件的形式集中地反映出来，从而全面、系统、概括地提供会计主体一定时期内经济活动的内容、经营成果和财务状况的信息。

在编制会计报表处理中，报表项目的变化会直接引起程序的修改且工作量也较大。

这也许正是目前市场上销售的财务管理软件中编制会计报表功能模块分为对用户开放和半开放的原因吧。

这里所指的“开放”是指向用户提供源程序，用户在系统运行时遇到报表变化时可由用户完成程序维护。

它虽然给用户程序修改的方便，但是销售者不会向用户提供系统设计文档，只能靠用户在阅读源程序、弄清其设计思想、方法之后才可以动手修改，这无疑给用户带来了很大困难，同时也给系统的运行带来了影响。

为了做到使用户只修改数据而不修改程序，在编制会计报表的功能模块设计中，可以把报表内容作为系统数据文件，建立了一个报表格式定义数据库，把程序与报表的具体内容分离开来。

二、加强系统初始化功能
会计软件的初始化是指从手工会计系统(或旧的计算机会计软件)转换成电算化会计软件过程中所做的有关初始性工作。

这些工作完成后，才可以用会计软件进行日常的会计处理。

财务管理软件的初始性是指正式录入记账凭证前应该做的各种前期工作，它包括使用财务处理软件前的手工准备阶段，科目代码的设置，初始余额的装入，运行环境的初始设定等。

初始化工作完成后，就可进入正常的计算机日常账务处理阶段，即录入凭证、记账、出账阶段。

由于初始化工作是因为使用电算化会计软件引起的，而初始化阶段计算机还不能代替手工做会计核算工作，所以，初始化阶段会增加会计人员的工作量。

但初始化工作是非常重要的，初始化工作的好坏，直接影响到以后工作能否顺利进行。

为了避免由于管理制度和方法的变化引起功能模块的二次开发，我们必须加强系统的初始化功能，尽可能地给用户提供自定义窗口。

1.工资结构定义
用户可根据本单位工资结构定义工资项目(包括工资项目名称、类型长度等参数的指定)。

因为无论何种工资结构总是包含收入(实发)部分、支出(扣除)部分，从收入部分减去支出部分便是职工的应发部分。

系统用表格形式分为收入、支出部分，并按顺序由用户输入信息，这样系统同时也完成了工资的计算公式的定义。

2．工资输出文件项目的指定
一个单位至少有离退休职工和在职职工两种不同的输出报表，用户可以通过自定义窗口，从已定义的工资项目中指定输出报表包含的项目，用户还可根据需要指定所需要的其他报表。

如，储蓄发放表、水电费发放表等等。

3．工资分配方式的定义
任何一个单位的工资内容会按月按用途分配到相应的会计科目中去。

由于各单位的分配方式略有不同，且分配到核算科目所包括的工资项目也会随工资结构变化而变化。

所以在初始化
中给用户提供了定义工资分配方式的功能。

工资分配的去向大致涉及到以下几个科目(贷方科目)：
(1)基本生产(在建立了厂内银行核算的单位把应分配到该科目的总金额转到厂内银行进行核算)；
(2)辅助生产；
(3)企业管理费；
(4)利润的营业外支出；
(5)专业基金的职工福利、奖励基金；
(6)销售。

用户可按要求输入信息完成工资分配的定义。

系统根据用户输入的信息，自动产生工资分配程序。

这样用户通过系统初始化便可以完成工资改革发生变化而引起的系统维护工作。