办公室7S管理实施方法

标题办公室7S管理实施方法版次A/0

办公室是企业管理人员的工作活动场所，也是给客户、员工留下第一印象的地方，办公室的7S水平如何，直接影响到个人的工作效率与企业的形象。

开展办公室7S目的是为了提高工作效率

开展后的效果

·思路会变得很清晰

·想要的东西很快就能找到

·更容易产生创意

·工作更有实效

·工作之余有更多时间可以自由支配

实施时尝试引进“设计规则”理念

1、先把工作分类（操作类+思考类）

2、尽量提高操作类工作效率

3、确保有时间留给自己，利于思考。

实施的几个要点

1、制定原则，彻底执行

2、争取减少时间的浪费

3、不过分整理

具体实施技巧

一、办公室共用物品管理

目的明确日常维护责任人、确保共用物品得到管理。

范围适用于多人办公室，大家共用的物品或设施的管理。如饮水机、打印机、复印机、空调、茶具、看板、资料柜等。

1、统一定位在都方便使用的位置；

2、定位方法参见（十二、物品定位“隐形定位法”）；

3、将共用物或设备日常维护责任划分到个人，并明确管理要求。

二、公私分明

目的区分公司物品和私人物品。

1、清理不要物；

2、私人用品和办公用品分开放置；

3、私人用品不宜过多，原则上不超过一个

抽屉；

4、私人用品应置于抽屉的下层；

5、标识明确：办公用品、常用资料、私人

物品；

6、不可出现“杂物”标识。

图例1

标题办公室7S管理实施方法版次A/0三、有名有家

目的工作牌与物品定点定位，明确标识。

1、办公室物品（椅子、落地扇等），茶几台

面物品（烟灰缸、茶具等）摆放定点定位；

2、明示标识岗位、职责，便于非本部门人员

的工作联系或者外来拜访。

深圳市东升源电器设备有限公司

部门：行政部

姓名：张XX

职务：人事

图例3

四、OA设备管理

1、清理不要物；

2、公用的工具（传真机、打印机、复印机等）应统一定位在各部门都方便使用的位置；

3、明确管理责任人。

五、柜架管理

目的分类明确，便于取用。

1、清理不要物；

2、各文件、物品必须分层、分类管理

标准类、记录类、通知类、日常管理类、

规定规范、参考资料、事务管理类、品质管

理类、生产计划类、报告类、人事管理、档

案类、工艺文件、空白表格等......

3、各文件柜、架内物品都必须按轻重决定置

于哪层。一般轻的物品、文件放上层，重的

放下层；

4、各文件柜、架内物品都必须按使用的频率

决定置于哪层。一般为使用频率高的置于中

间拿取方便的位置，使用频率低的置于偏高

或偏低的层次；

5、标识明确；

6、定期清扫，保持干净无尘。

图例4

照片

标题

办公室7S 管理实施方法

版 次

A/0

六、文件资料管理

七、电脑与文件7S

1、建立电脑文件目录文档，计算机内文件应存储有序、合理，易于检索查找；

2、个人文件与公司文件区分放置，并标识清楚，个人文件不做要求；

3、公司文件要进行文件分类并标识清楚（思路参见下图）；

4、公司文件加密与不加密的文件要用标识区分清楚；

5、常用文件的快捷方式（桌面禁止放文件，编辑完之后归类管理）

6、离开时锁住屏幕。

7、下班后请关闭电脑（除特殊情况外）。

电脑文件分类（例）：

目的

文件资料要分类放置，通过目视化管理，使文件移位或者被取用了能够马上发现。

1、清理过期的资料；

2、建立文件目录文档；

3、个人文件与公司文件区分放置，并标识清楚；

4、公司文件要进行文件分类并标识清楚；

5、公司文件保密与不保密的文件要用标识区分清楚并区分管理。

6、每册资料都需要有明确的标识：①资料名称 ②定位标识 ③管理者标识；

7、每次使用过的资料都必须按指定的位置归

回原处；

8、保持资料干净整齐。 图例5 分类文件夹 分类文件夹 分类文件夹 分类文件夹

C 盘

系统文件 桌面文件（临时） 我的电脑 E 盘

D 盘 个人文件 公司文件 F 盘 分类文件夹

标题办公室7S管理实施方法版次A/0八、空白表单\表格管理

九、桌面整洁

目的桌面干净整洁，不随意放置，养成良好习惯。

1、清理不要物；

2、可定置于桌面的物品为：电脑、文件栏、电话、笔筒、台历、茶杯，并要求定位；

3、工作时可有需处理的文件资料等置于桌面，但人长时间离开时，文件、资料必须归位；

4、桌面文件状态可按“待处理”、“已处理”、“处理中”分类管理；

5、保持桌面清洁。

图例7

目的直观明了，取用快捷；库存数明确，不重复领用，不造成表单堆积。

1、部门内有多种表单时，需分类管理；

2、为了方便查找，建议用不同颜色分开；

3、为了防止急用时没有的现象，建议有复印或者领用提示；

4、定期清理不用、过期的表单、表格。

图例6

标题办公室7S管理实施方法版次A/0

十、桌底状态

1、清理不要物（包括私人鞋物）；

2、文件资料/产品等不可直接置于桌底；

3、离开座位时，椅子要推近桌子；

4、保持地面干净。

图例8

十一、抽屉状态

目的抽屉物品定位，清晰明了，减少寻找时间，提高效率。

1、不要物的清理；

2、办公用品、文件资料、私人用品必须按类别

分抽屉放置；

3、一个抽屉内有几种物品时，建议想办法将物

品固定，避免来回开关抽屉时物品乱动；

4、标识清楚；

5、定期清理，保持干净无尘。

图例9

十二、物品定位(隐形定位法)

1cm

打印机

12cm

图例10

说明：需定位的地面物品：碎纸机、衣架、书架、茶几\地面复印机\柜式空调\梯子等易移动物品；定位线宽2CM左右，两边长12CM,隐藏实物内边缘1CM贴附，以免磨损。当物品靠墙时，只需定外侧；

目的：提醒归位。