浅析行政工作过程中秘书的辅助决策

浅析行政工作过程中秘书的辅助决策

[摘要]秘书辅助决策并不是丢掉秘书本职工作,更不是越位替代领导决策,而是充分发挥秘书部门的职能,本文对此问题进行了分析、研究。

[关键词]行政决策;秘书;辅助决策

1 秘书在现行的行政决策中的地位

1.1 秘书的含义

本文研究的主要是公共行政领域的秘书。行政秘书大致有以下几个特点:一是大多参照或依照公务员进行管理。二是所在机构大致为办公室或办公厅。三是其职能专业性要求不高,注重上下级的信息沟通。四是兼有咨询和辅助决策的职能。

1.2 秘书的功能定位

作为行政秘书,一定要克服那种以为秘书工作的天职仅是完成领导交办任务的片面认识,改变秘书工作偏重于事务的倾向,增强参政意识,充分发挥自己的工作积极性、创造性,从消极应付与忙乱繁杂的被动局面中解放出来。

2 行政工作中秘书辅助决策作用的发挥

2.1 秘书辅助决策的必要性

第一,秘书辅助决策是领导决策的有益补充。正确的决策有利于提高效率、少走弯路,促进各项事业全面协调可持续发展;错误的决策则必然导致劳民伤财、事与愿违,给工作和事业带来损害。为确保决策的科学性,领导必须善于借助他人包括秘书的优势,弥补自身的不足。

第二,秘书辅助决策是转变秘书职能的现实需要。中央早就明确提出秘书工作要实现“四个转变”,“四个转变”的核心是“从偏重于办文办事转变为既办文办事又出谋献策”。所谓“出谋献策”就是要求秘书人员在做好各项事务工作的基础上,主动协调领导做好决策前、中、后的各项准备、控制和善后工作,成为领导决策的有力助手。

第三,秘书辅助决策是提高秘书综合素质的有效途径。过去由于管理体制及传统思想文化的影响,“办文、办会、办事”等事务性工作成为秘书的主要职责,占据了秘书工作的大部分时间和精力。事实证明,通过辅助领导决策,在参谋服务的实践过程中,秘书可以进一步培养自身的大局观念和战略眼光,提高自身的决策水

平和工作能力,这对于科学、有效地做好秘书工作以及今后自身发展都将起到重要的推进作用。

2.2 秘书辅助决策的思维模式

我国秘书界一些学者曾提出过秘书与领导“同层次思维”和“同步思维”的模式。这种思维模式的实质,是要求秘书站在领导者的高度观察问题、分析问题,寻求解决问题的办法。从这个意义上讲,“同层次思维”与“同步思维”的提法无疑是有益的。但是,在实践中,秘书并不是与领导者站在同层次的客观位置上,而是站在领导与被领导,决策与执行的中介位置,因此,秘书与领导者“同层次思维”缺乏客观基础。秘书为领导工作服务一般要求超前提供信息,先期做好准备,中期操办和辅助参与,后期执行、总结和收集反馈。因此,要求秘书与领导“同步思维”,一是缺乏实践的基础条件,二是不符合秘书本职工作的客观要求,也不利于秘书发挥其主观优势。因此,从秘书工作的职能特征来看,在管理组织中,秘书应建立层次移动、角色变换和与领导异步互补的思维模式。

所谓层次移动,是指秘书在实际工作中既要了解和熟悉领导的思维方向、思考内容,不同时期的思考重点以及对各种问题的思路,又要了解各中间管理层次,从执行层次思考问题的出发点和落脚点,各层次有关利益的关节点和期望要求的关键点。只有在层次移动中思考问题,才更有利于发挥秘书人员的职能优势,对领导者提供全面的综合性辅助活动。这样思考问题,比和领导者站在同一层次上思维的叠加和重合更有利于优化领导行为。所谓角色变换,是指秘书在辅助领导贯彻执行上级的方针政策和制定本组织的决策方案时,既要站在上级领导的角度看问题,也要站在本组织领导的角度看问题,还要站在组织内部各类公众的角度看问题。也就是说,既要变换成各种角色看问题,又要超然于某一角色之外看问题。这样,既有利于思领导之所思,急领导之所急,又有利于客观冷静地从必要性与可行性,上级需要与下级要求,主观愿望和客观条件等不同的角度,发挥其参谋助手作用。

充分发挥各方主体的职能,帮助行政决策者作出正确决断,不仅有助于减少国家由于投资失败造成的国家财富的损失,更有利于科学运用财政资金促进经济的健康发展。