秘书学资料

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1、“秘书”一词最早出现于汉代，根据古代文献记载，“秘书”一词是指具有秘密性质或神秘色彩的图书，这些图书主要有两类：一类是指封建帝王宫禁内收藏的各类经典文献。

另一类是指谶纬图箓。

2、秘书概念真正具有现代意义的开宗明义之举，是以孙中山领导的中华民国临时政府的建立为标志的。

当时的中华民国临时政府实行总统制，下设秘书处。

3、秘书学的学科特点：一、综合性；二、应用性。

4、秘书主体是指具有秘书资格和秘书行为能力的人。

秘书资格和秘书行为能力，这是构成秘书系统主体要素的两个必备条件。

5、秘书机构的类型：（一）按工作时间分：1、常设性秘书机构；2、临时性
秘书机构。

（二）按社会性质分：1、国家公务秘书机构；2、社会秘书机构；3、私人秘书机构。

（三）按服务对象分：1、领导集体秘书机构；2、个人秘书机构。

6、信访受理：1、来信受理（收信、阅信、登记、立案）2、来访受理（接待、登记、接谈、现场处理、立案）
7、信访信息分析和反映的作用有以下几方面：掌握社情民意、提供政策建议、改进信访工作。

8、按发生的原因分：内源性危机、外源性危机。

（按危机的性质分，主要有：政治性危机、群众性危机、治安性危机、自然性危机、事故性危机、公共性危机、侵权性危机、误解性危机。

）
9、信息的特征：客观性、传感性、可变性、共享性。

10、信息传递的方式：一、按信息传递的方向分，可分为单向传递、双向传递、多向传递。

二、按信息的载体形式分，可分为口头传递、书面传递、图像传递和
实物传递。

11、督促检查的主要方法：电话督查、书面督查、实地督查、会议督查。

12、秘书与领导者关系的类型：互补型、诤友型、服从型、依赖型、抵触型、奴仆型、交换型。

13、秘书职业道德的范畴：一、秘书职业理想；二、秘书职业态度；三、秘书职业责任；四、秘书职业义务；五、秘书职业纪律；六、秘书职业良心；七、秘书职业荣誉。

14、秘书职业道德的规范：一、尽职尽守；二、实事求是；三、廉洁奉公；四、任劳任怨；
五、谦虚谨慎；六、保守秘密；七、文明守信。

15、秘书知识结构：秘书的知识结构包括基础知识、专业知识和辅助知识三部分。

一、基础知识：政治哲学类；文化基础类；外语类；法律政策类。

二、专业知识：秘书业务知识；服务单位的专业知识。

三、辅助知识：主要包括领导学、管理学、公共关系学、心理学、经济学、文学、人才学、传播学、社会学等方面的知识。

16、秘书业务能力：一、写作能力；（1、命题写作能力；2、主题提炼写作能力；3、改写能力；4、缩写能力。

）二、口头表达能力；三、听知能力；四、阅读能力；五、协调能力；六、策划组织能力；七、预测能力；八、应变能力；九、观察能力；十、交际能力。

17、、按行文关系划分：上行文；平行文；下行文；辐射行文。

18、批复适用于答复下级机关请示事项。

19、、授权行文即通过委托授权，由其他机关或个人代表本机关行文。

授权行文有以下几种情况：1、授权秘书部门行文。

2、授权新闻机构行文。

3、授权律师行文。

20、催办的办法：电话催办、书面催办、派人催办。

21、会议主办者是指对会议活动的组织、管理、协调负主要责任的机构或者个人。

与会议主
办者相关的术语有：1、承办者；2、协办者；3、赞助者。

22、与会者又称为会议成员，是会议活动的主体，一般可分成四种类型：1、正式成员；2、列席成员；3、特邀成员；4、旁听成员。

23、会议记录的方法：1、详细记录。

2、摘要记录。

3、简易记录。

24、接待工作的基本要素：来访者、来访意图、接待者、接待内容、接待方式。

接待者有以下几种：领导人、专职接待人员、业务人员、秘书人员。

25、接待的类型：
（一）按接待者与来访者的相互关系划分：对上接待、对下接待、平行接待。

（二）按接待的性质划分：工作接待、生活接待、事务接待。

（三）按计划与否分：有约接待、临时接待。

（四）按组团与否分：团组接待、个别接待。

26、接待的环境分为硬环境和软环境。

软环境是指接待过程中的人文环境。

主要有两个方面：组织文化环境、接待礼仪环境。

27、秘书事务大致可以分为两类：一类是为领导的决策及其实施而提供直接服务的事务；另一类工作则与领导的决策及其实施联系较为间接。

28、值班的类型：1、按值班的时间分为：常设性值班、休假日值班、临时性值班。

2、按值班的内容分为：综合性值班、专项性值班。

29、值班工作的主要任务：承办临时事项、接待临时来访人员、处理来电来函、安排值班人员、掌握领导日程安排及外出情况、协调安全保卫工作。

30、日常接待的形式：1、前台接待。

2、办公室接待。

31、按秘密的性质分：国家秘密、商业秘密、组织内部秘密。

按秘密等级分：绝密级、机密级、秘密级、内部级。

按秘密存在的方式分：有形秘密（文献类秘密、物体类秘密、声像类秘密、电子类秘密）无形秘密（口头类秘密、技术类秘密）
32、会议保密：场馆保密、会议文件保密、器材保密、时间保密、人员保密、传达和宣传保密。

33、（会见的相关术语：1、接见2、召见3、拜会4、回拜）
34、（会见的类型：1、政治性会见2、工作性会见3、礼节性会见4、慰问性会见5、公关性会见）
35、秘书系统的职能包括辅助决策、处理信息、督促检查、协调关系和办理事务者五大职能。

36、秘书协调的特征：从属性、广泛性、间接性。

37、辅助知识对秘书人员的作用是丰富头脑、开阔视野、扩大思路、提高工作效率。

主要包括领导学、管理学、公共关系学、心理学、经济学、文学、人才学、传播学、社会学等方面的知识。

38、秘书的知识结构包括基础知识、专业知识和辅助知识三部分。

专业知识包括秘书业务知识、服务单位的专业知识。

39、秘书能力结构有秘书的业务能力和业务技能两部分组成。

40、计划包括：规划、设想、计划、要点、方案、策划书。

名词解释：
1、秘书是以全面处理信息和事务的方式直接辅助领导者实施管理的人员。

可以从以下方面理解和把握：一、秘书活动的根本对象是领导者；二、秘书活动的根本职能是辅助管理；三、秘书活动的根本方式是处理信息和事务；四、秘书活动的根本性质是辅助性。

2、秘书系统是一个由秘书活动诸要素组成的、要素之间相互作用并与外部环境发生联系的综合体。

组成秘书系统的基本要素有三项：一是主体要素，即从事秘书活动的秘书人员；二
是手段要素，即秘书活动的方法、技术、程序和以物化工具为主的物质手段；三是对象要素，即秘书主体通过一定的手段所作用的信息和事务。

3、秘书机构的含义：秘书机构是指根据领导系统的工作需要设计的、具有共同的目的和明确的工作规范、既分工又协调的秘书群体。

秘书机构是秘书活动发展到一定程度的产物，也是秘书系统在特定条件下的表现形态。

4、信访工作：我们把党政机关、社会团体和企事业单位对人民群众的来信来访的受理过程称之为信访工作。

信访工作的基本要素：信访人、受理着、信访事项、信访渠道、信访结果。

5、辅助决策的含义：辅助决策，就是在决策的全过程中，给予决策主体全面的信息支持和经验、能力和精力等方面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。

辅助决策的特征
是：经常性、多功能性、综合性、全过程性。

6、处理信息的原则：及时性原则、保真性原则、适用性原则、系统性原则、浓缩性原则、预测性原则。

7、督促检查简称督查，是指秘书系统对下一级机关或本级机关个部门贯彻落实上一级机关或本级机关的各项决策以及领导人指示的情况展开督促检查的活动，又称督办、查办。

秘书部门的督查有两种：一是决策督查；二是专项督查。

8、协调是协调主体运用自己的影响力，调节或消除协调对象之间的矛盾的一种活动。

任何组织只有通过有效的协调，才能形成整体合力，实现共同目标。

9、秘书修养是指秘书在德、才、胆、学、识等方面经过学习和锻炼所达到的水准。

“德”即秘书的思想和道德；“才”即秘书的才能，包括能力和技能；“胆”即秘书的心理品质；“学”即秘书的知识、学问；“识”即秘书的分析、判断和预见的能力。

10、发文审核是指由本机关职能部门或经办人员拟写的、需由领导人签发之前，由秘书部门先行审查核准。

11、拟办即在领导人批办之前，由秘书部门负责人或经授权、具有较高水平的秘书人员，在仔细研究文件的基础上，提出如何办理文件的初步意见或建议，供领导人批办时参考。

拟办要求做到：1、了解机关或单位内部机构设置和具体职能分工，掌握每位领导人的职权范围，熟悉各项工作的流程和规则。

2、在认真阅读文件、切实领会文件的精神实质和具体的的办理要求的基础上，从本机关或单位的工作全局出发，尊重客观实际，提出切实可行的建议。

必要时可向领导人提出多套方案以供选择。

3、拟办意见力求简明扼要，语气应当是简易型、祈请顶的。

拟办人要亲署名姓名，写明日期，以示郑重负责。

12、秘书实务中的接待工作，是指特定的组织对公务来访者的迎送、接洽和招待活动，它同信访工作中的来访接待的区别在于：前者的主要对象是具有公务关系的特定组织的代表，后者的主要对象是人民群众。

13、接待工作的含义：秘书实务中的接待工作，是指特定的组织对公务来访者的迎送、接洽和招待活动，它同信访工作中的来访接待的区别在于：前者的主要对象是具有公务关系的特定组织的代表，后者的主要对象是人民群众。

14、前台接待是目前公司中普遍设置的专门负责来访客人的登记和引领、电话总机的接听与转接、邮件的接收与发放、报刊的订阅及管理、文件的打印和复制以及员工考勤管理等工作的岗位。

15、保密工作的含义：保密工作是指特定组织及其成员为达到保守组织秘密的目的所采用的一切手段和措施。

16、值班工作的含义：值班的一般含义是指在当值的班次里担任工作。

秘书工作中所称的值班，其具体含义是指在正常工作时间之外，或为保证机关正常运转，在一般的秘书业务之外所安排的、在特定的时间和地点处理日常事务和临时事项的工作。

17、（危机是指由自然或人为因素造成的、突如其来的、对组织造成较大损失和压力的事件
或事故。

危机的特点是：意外性、危害性、蔓延性、可控性。

）
18、非职务影响力是指秘书主体由于职业活动以外的自身素质和行为能力对领导者自然造成的一种影响力，又称自然影响力。

19、策划书是偏重于创意的一种计划，主要用于举办需要在某些方面创新和突破的活动或行动。

策划书在内容上不仅可以针对一次具体的活动或行动，也可以是围绕企业的战略发展进行策划。

在写作上，策划书要说明策划的背景和依据，对策划对象要作具体分析，优势还要作横向的比较，以显示自身的优势。

简答题：
一、秘书学的学科特点：一、综合性：综合性是指秘书既不属于行政管理学的一个分支学科，也不是仅仅同写作学相交叉的边缘学科，而是一门与众多学科交叉复合、有机融会而形成的综合性学科。

二、应用性：秘书学是一个相对独立和完整的理论体系，但这一理论体系是建立在应用基础上的。

秘书学的应用性要求秘书学的理论抽象和概括，必须以生动的秘书活动实践，以及由此产生的秘书活动经验为基础。

二、秘书系统运动的基本特征（或者秘书工作的五个特征）。

一、中介性。

首先，从管理控制过程来看，秘书系统在领导与被领导、管理与被管理、
联系与被联系、决策与执行、施控与受控的相互关系中，属于中介层次。

其次，从
信息运动的过程来看，秘书系统处于输入与输出、传递与反馈的中介地位。

秘书系
统中介性的特征，一方面，决定了秘书系统本身是一个非独立的辅助管理系统。

它
既不能摆脱领导系统而存在，也不能离开受控系统而运作。

因此，中介性是秘书系
统活动区别于其他辅助系统活动的本质特征，秘书系统活动的其他特征都是由此而
派生的。

另一方面，中介性特征还决定了秘书系统在整个管理系统的活动过程中，
必须扮演承上启下，协调内外，沟通左右的特殊角色，发挥“纽带”和“桥梁”的
特殊作用。

二、直接性。

秘书系统辅助活动的直接性具体表现为：在组织关系上，秘书机构直接隶
属于领导机关或领导者个人；在岗位设置上，秘书人员直接在领导身边工作；在工
作过程中，秘书系统直接听命于领导系统，直接对领导系统负责，直接向领导系统
传递和反馈信息，直接处理领导系统交办的事项。

三、全面性。

全面性是秘书系统的辅助活动渗透到领导系统活动的所有领域。

秘书系统
活动的全面性特征主要体现在三个方面：首先，体现在辅助职能的全面性上。

其次，
体现在辅助过程的全面性上。

第三，体现在辅助事务的全面性上。

四、潜隐性。

其表现有三个方面：一是活动名义的假借性。

二是活动过程的幕后性。

三
是劳动成果的潜在性。

五、机要性。

秘书系统活动的机要性特征，要求秘书人员增强保密观念，严格遵守各项保密制度，确保各类秘密的安全。

三、会谈和会见的联系与区别：
1、会谈和会见的联系。

会见与会谈往往相辅相成。

双方领导人之间的会见，往往为双方的正式会谈定下基调或创造条件；在会见中，双方领导人之间达成的原则性共识，往往要通过具体而又细致的会谈加以系统化、条文化。

会谈也可以为领导人之间的高峰会见做先期准备。

2、会谈和会见的区别：
（1）身份要求不同。

会见时，双方的身份高低可以不同，但会谈时双方的身份或规格除特殊情况外通常应当对等。

（2）目的不同。

会见的目的较为广泛，沟通交流、抗议照会、慰问勉励、联络感情均可。

会见的议题可以是严肃的政治关系，也可以是具体的工作问题，或者是礼仪性、慰问性的话
题。

总之，会见不要求达成书面协议。

而会谈的目的则是通过交换意见达成共识或书面协议。

（3）约束力不同。

会见一般是以口头的方式达成谅解或共识，且无严格的约束力；而会谈达成的书面协议只要合法，有严格的约束力，并受法律保护。

四、秘书对领导者的补偿作用（都看79--86）
五、秘书对于领导者的影响力表现在哪些方面：一、职务影响力。

职务影响力是秘书主体在自己的职责范围内对领导所产生的影响力，这是秘书影响力的主要方面。

二、非职务影响力。

由三种因素组成：品格因素；智能因素；心理因素。

六、公告适用于向国内外宣布重大事件或法定事项。

使用公告要注意两点，一是公告属于公开发布的辐射性公布，受众面广；二是要庄重，只有在涉及重大事项或法定事项时才可使用。

七、请示与报告是两个不同的文种，二者的区别在于：一是行文目的不同。

请示的目的在于请求上级机关的答复而使自己明确所请示的事项能否办、如何办；报告的目的在于让上级机关了解本单位的工作、情况、建议，或者答复上级机关的询问，并不要求上级答复。

因此，报告中不能夹带请示事项。

二是内容表达不同。

请示必须严格做到一文一章；综合性报告则要求全面系统。

三是行文时间不同。

请示一定要事先行文，报告则事中、事后均可。

四、主送机关不同。

报告的宗旨在于上级机关提供信息，不是为了让其批复，因而允许多头主送。

而请示是为了向上级机关请求批示或批准的，只能写一个主送机关。

五、事项的多少不同，报告的事件可以是一件，如专题报告；也可以是多见，如综合报告，而请示只能是一件事。

八、议案与提案的区别是：
1、目的和效力不同。

议案是在会议期间提出的、请求在会议上讨论审议的书面议题，其本质特征就是“议”。

因此，提出议案的目的就是为了使其列入议程，成为本次会议的议题。

议案一经会议审议通过，便具有法律和行政效力。

提案是对某方面工作提出的意见或建议，可以在该组织举行会议时集中提出，但一般不要求列入会议的议程对其进行审议和表决，因此不具有约束力。

2、提出的时间和程序不同。

议案一般应当在会议召开之前和会议期间向会议的议案处理机构以书面的方式提出，并须经会议的领导机构审查、同意，才能列入会议议程。

提案也要求以书面的方式提出，但一般没有提出的时间限制，会前、会中、会后均可以。

3、内容范围不同。

议案的内容范围有较严格的限制，必须是本次会议职权范围内的事项，否则就不得列入会议议程。

提案的内容范围较为宽泛，一般不受限制，凡是与会者有权关注的问题都可以意见、主张、批评或建议的形式提出。

九、议程、日程和程序的区别
会议议程、会议日程和会议程序都是关于会议活动顺序的安排，它们之间的区别在于：会议议程是整个会议议题性活动顺序的总体安排，不包括会议期间的仪式性、辅助性活动，其特点是概括、明了，一旦确定，不得任意改动，凡有两项及以上议题的会议，都应当事先制定议程。

会议日程是将各项会议活动落实到单位时间，凡会期满一天的会议都应当制定会议日程。

会期半天以内、且都是议题性活动的会议，只需制定议程，而不必制定日程。

会议程序则是一次单元性会议活动或单独的仪式性活动的详细顺序和步骤，规模较大、活动较多、会期较长的会议，往往同时制定会议的议程、日程和程序，以适应不同层次活动的需要。

以举行颁奖、选举、揭牌等仪式为主的会议活动，一般只制定会议程序，不制定议程。

十、通告与公告的异同：
1、通告与公告都属于公开发布的辐射性公文。

2、它们之间的区别在于：一是周知对象范围不同。

公告面向国内外，通告适用于国内，而且局限于一定的范围；二是内容性质不同。

公告用于重大的或法定的事项，通告的内容具有较大的弹性，使用范围较广。

十一、（多级行文和越级行文的比较。

）见书上162—163
分析案例346
（情境）秘书事务，是指秘书主体在辅助领导者实施管理的过程中直接作用于具体事和
物的劳作过程，又称秘书实务，如电话实务、接待实务、信访实务、文书实务等。