巧用Outlook发送会议(约会)提醒

我们在工作中，时常会遇到需要召集会议或者需要与别人进行约会的情况，如果人多的话，我们需要一个一个进行通知，工作量就非常大了。

那么，怎样才能减轻工作量，快速高效的完成工作呢？Outlook2007的日历功能为我们提供了非常快捷简便的方法，
一、初识Outlook2007日历功能
打开Outlook2007，点击左侧导航窗格中的“日历”选项，即可进入Outlook2007的日历界面，如下图：
在右侧的主界面中，我们可以根据自己的需要，点击相应的标签，即可选择将日期按照天、周或月来显示，以便于轻松添加任务。

在左侧的导航窗格中，Outlook2007也为我们提供了相应的快捷操作，可以很方便的共享自己的日历项。

二、新建任务，自动提醒
如果您也希望用Outlook2007的日历功能来提高工作效率，那么请打开Outlook2007，跟随以下步骤来进行操作吧。

下面以新建一个会议记录并设置自动提醒为例，简要介绍日历功能的使用。

首先，将日历项转换的“天”视图。

假设我们在2010年11月7日下午的15点15分，将召开本部门的周工作会议，那么，只需要将时间轴拖动到15点的位置。

此时仔细观察会发现，每个整点的时间轴都被用虚线分成了两部分，上面的部分表示前半个小时，后面的部分表示后半个小时。

我们的会议定在15点15分，那我们就选中上半部分，然后右击鼠标，选择“新会议要求”。

如下图：
在弹出的窗口中，我们便可以进行会议的各种属性的编辑了。

如下图：
接下来我们进行各种设置：
在“主题”一栏，输入我们本次会议的主题，如：Weekly Meeting。

在“地点”一栏，输入召开会议的地点，如：Shanyuanjie。

如果只是针对公司内部，我们可以简单的填写会议室的名称，而如果不只是在公司内部范围内举行，则建议填写详细的地址。

在“开始时间”一栏，填写会议开始的时间，如：2010年11月7日（星期日），15:15。

点击右边的箭头，可以在下拉列表中选择相应的时间，但下拉列表仅提供整点和半点的时刻，如果是其他时刻，我们可以手动进行输入。

在“结束时间”一栏，填写本次会议预期的结束时间，如：2010年11月7日（星期日）15:30。

当然会议有时候可能会被延长，或者提前结束，这里只是填写一个预期结果，以便于我们安排会议之后的事情。

而如果本次会议室全天都要进行，则直接选中“全天时间”前的复选框，此时只能进行日期的设置，则不再进行具体时刻的设置。

接下来，只需要输入会议的大致内容，一个新的会议提醒便建好了。

下面，我们进行会议提醒的设置。

在工具栏中，我们会看到很多关于会议提醒的选项，我们只需要点击相应的按钮，即可进行非常快捷的操作。

如下图：
在“显示为”一栏中，我们可以选择本次会议时本人的一些状态。

在“提醒”一栏中，我们设定Outlook进行提醒的时间。

点击“重复周期”，我们可以设定会议的循环周期，可以是按天、按周、按月或按年进行循环。

具体的使用不再具体介绍，大家可根据具体需要进行设置。

三、保存还是发送
经过上面一步，我们已经建立好了一个新的会议提醒。

此时，只需要点击工具栏中的“保存并关闭”按钮，即可进行其他工作了。

但是，在日常的工作中，要召开一个会议，并不仅仅只有我们一个人参加，还需要邀请其他人来一起参加。

而Outlook2007同样为我们提供了方便的邀请与会者的功能，只需要简单几步，即可邀请大家都来参加你的会议。

点击工具栏中的“邀请与会者”按钮，之前的窗口便发生了变化，增加了“收件人”一栏，此时，我们只需要输入需要参加本次会议的人的电子邮箱地址，然后点击“发送”，一个会议邀请便发送成功了。

如果对方同样使用了Outlook2007，那么会自动在他/她的日历中添加一个会议提醒，而接下来的事情，便是等待大家来参加会议了。

如下图：
关于日历功能的其他设置，可以参照会议提醒的设置方法来进行，这里也就不再一一进行介绍了。

（END）。