国家开放大学《电算化会计》常见问题参考答案

国家开放大学《电算化会计》常见问题参考答案
1．为什么凭证的填制与审核不能是同一个人？
参考答案：
为确保登记到账簿的每一笔经济业务的准确性和可靠性，制单员填制的每一张凭证都必须经过审核员的审核。

审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后，再审核。

审核员和制单员不能是同一个人。

审核操作员除了需要具有凭证审核权限外，还需要具有对待审核凭证制单员所制凭证的审核权，这个权限在“明细权限”中设置。

2.什么是资金流的控制？
参考答案：
在采购完成时，必然要与供应商进行结算，结算方式、结算时间、结算对象的合理选择，可以争取到供应商对所售商品折扣，以降低采购成本，所以在此不但要考虑实际成本，还要考虑机会成本，另外资金结算的合理选择不仅是资金结算的问题，它会影响到企业的整个经营活动。

因为，资金的合理结算，将带来采购成本的降低。

从而导致资金周转的加快和存货周转的加快，企业的经营活动进入良性循环。

3.什么是采购成本的控制？
参考答案：
采购成本包括材料或商品的价款和采购过程中发生的各种费用，其中有些费用是一些黑箱费用。

所以对采购成本的控制包括对价款的控制和对采购过程中发生各种费用的控制。

不同的企业对采购成本的控制有不同的方法。

4.会计档案管理的内容是什么？
参考答案：
会计档案管理主要是建立会计档案立卷、归档、保管、调阅、销毁等制度。

会计档案的内容包括打印输出的各种账簿、报表、凭证；存储会计数据的各种存储介质；系统开发的全部文档及其他会计资料。

档案管理的内容包括：（1）存档的手续。

主要指各种审批手续，如打印输出的账表，必须由会计
主管签章才能存档。

（2）安全措施及保密规定。

会计数据不得随意堆放，严防损毁、散失和泄密。

各种存放会计档案的介质均应存放在安全、洁净、防潮、防火、防盗的场所。

存放在磁盘、光盘上的会计备份要定期检查，以防数据损坏。

对任何伪造、非法涂改更改、故意毁坏数据文件、账册、磁性介质的要有相应的处理措施。

（3）档案保管及使用的审批手续。

查阅会计、档案由专门人员审批，并严格记录借用人员的姓名、借阅内容和归还日期。

各类会计档案的保存期限按《会计档案管理办法》规定的保管期限进行保管。

5.在修改账套时应注意的问题是什么？
参考答案：
账套建立完成后，在未使用相关信息时，可以根据业务需要，对某些已设定的内容进行调整。

（1）只有账套主管才能进行账套修改。

（2）账套中的很多参数都不能修改，若不能修改的账套参数输错，则只能删除此账套再重新建立。

因此，建立账套，确定账套参数时要小心谨慎。

（3）若先以系统管理员的身份注册了系统管理，应先执行“系统-注销”命令，再以账套主管身份注册。

6.在固定资产子系统中，折旧是如何进行计提的？
参考答案：
自动计提折旧是固定资产系统的主要功能之一。

系统每期计提折旧一次，根据录入系统的资料自动计算每项资产的折旧，并自动生成折旧分配表，然后制作记账凭证，将本期的折旧费用自动登账。

固定资产系统在一个期间内可以多次计提折旧，每次计提折旧后，只是将计提的折旧累加到月初的累计折旧，不会重复累计。

如果上次计提折旧已制单把数据传递到账务系统，则必须删除该凭证才能重新计提折旧。

计提折旧后又对账套进行了影响折旧计算或分配的操作，必须重新计提折旧，否则系统不允许结账。

计提折旧后可以立即编制记账凭证也可以在批量制单中进行记账凭证的编制。

7.在报表子系统中，报表如何汇总？
参考答案：
报表系统的报表汇总功能是指：结构相同，数据不同的两张报表经过简单迭加生成一张新表的功能。

在实际工作中，主要用于同一报表不同时期的汇总以便得到某一期间的汇总数据，或者同一单位不同部门，同一张报表的汇总，以得到整个单位的合计数字。

需要注意的是：
报表汇总功能不能用于编制合并报表。

这是因为合并报表是企业集团汇总子公司的有关会计报表的数据，以反映企业集团的综合财务状况。

合并时需要将各子公司之间的内部往来、内部投资等数据进行抵销，而不是各子公司报表的简单迭加。

编制合并报表必须使用具有编制合并报表功能的软件。

进行报表汇总时，需要进行汇总的报表（编好的数据表）必须已经存在。

且各表的结构必须相同。

8.在报表系统中如何编制一张完整的资产负债表？
参考答案：
报表子系统为了简化用户的报表格式设计工作，一般会预先设置一系列的报表模板以供用户选择使用。

系统中按照会计制度提供了不同行业的标准财务报表模板，包含了资产负债表、利润表、现金流量表等常用标准报表，这些模板大大简化了用户的报表格式和报表公式设计工作。

用户可以利用报表模板迅速建立一张符合本企业需要的财务报表。

灵活运用报表模板无疑可以加快报表处理的效率。

如果报表模板与本企业的实际需要存在差异，用户也可以充分利用报表格式和公式设置的功能，对原来的报表模板进行修改，生成新的报表模板。

9.在账务处理子系统中,会计科目的设置内容是什么？
参考答案：
（1）科目编码。

科目编码应是科目全编码，即从一级科目至本级科目的各级科目编码组合。

其中，各级科目编码必须唯一,且必须按其级次的先后次序建
立，即先有上级科目，然后才能建立下级明细科目。

科目编码中的一级科目编码必须符合现行的会计制度。

通常，通用商品化会计核算系统在建立账套时，会自动装入规范的一级会计科目。

（2）科目名称。

科目名称是指本级科目名称，通常分为科目中文名称和科目英文名称。

在中文版中，必须录入中文名称；若是英文版，则必须录入英文名称。

科目中文名称和英文名称不能同时为空。

（3）科目类型：科目类型是指会计制度中规定的科目类型，分为：资产、负债、所有者权益、成本、损益。

（4）账页格式。

定义该科目在账簿打印时的默认打印格式。

通常系统会提供金额式、外币金额式、数量金额式、外币数量式四种账页格式供选择。

（5）助记码。

用于帮助记忆科目，提高录入和查询速度。

通常科目助记码不必唯一，可以重复。

（6）科目性质（余额方向）。

增加记借方的科目，科目性质为借方；增加记贷方的科目，科目性质为贷方。

一般情况下，只能在一级科目设置科目性质，下级科目的科目性质与其一级科目的相同。

已有数据的科目不能再修改科目性质。

（7）辅助核算。

也叫辅助账类。

用于说明本科目是否有其它核算要求，系统除完成一般的总账、明细账核算外，还提供部门核算、个人往来核算、客户往来核算、供应商往来核算、项目核算五种专项核算功能供选用。

（8）其他核算。

用于说明本科目是否有其他要求，如银行账、日记账等。

一般情况下，现金科目要设为日记账；银行存款科目要设为银行账和日记账。

（9）外币核算。

用于设定该科目是否有外币核算，以及核算的外币名称。

一个科目只能核算一种外币，只有有外币核算要求的科目才允许也必须设定外币币名。

（10）数量核算。

用于设定该科目是否有数量核算，以及数量计量单位。

计量单位可以是任何汉字或字符，如：公斤、件、吨等。

10.在采购与应付系统中，如何根据业务单据形成会计凭证？
参考答案：
在采购与应付子系统中，首先对采购和付款业务中，会计核算使用的基本科目进行设置。

如：核算应付款的科目设置为“应付账款”、核算，核算预付款的
科目设置为“预付账款”，核算存货采购的科目设置为“材料采购”，核算进项税的科目设置为“应交税金----增值税----进项税”，核算存货的科目设置为“原材料”。

注意“应付账款”科目必须是按“供应商”辅助核算的科目。

当系统依据采购发票生成记账凭证时，系统便可生成如下的凭证：
借：材料采购
应交税金----增值税----进项税
贷：应付账款----某供应商
当某一采购发票与某一采购入库单结算完成后，也就是说，入库的存货已经开票，系统便可依据结算完采购发票，生成如下凭证：
借：原材料
贷：材料采购
当某一采购发票与某一付款单核销完成后，假设全额核销，付款方式为“支票”，系统便可生成如下的凭证：
借：应付账款
贷：银行存款
如果在上述的核销中，支票的金额不够，而使用了预付账款，系统便可生成如下凭证：
借：应付账款
贷：银行存款
预付账款
11.备份账套的作用体现在什么地方？
参考答案：
账套备份是将系统产生的数据备份到硬盘或其他存储介质，备份的作用体现在：
（1）保证数据安全
任何使用计算机系统的企业，均会视安全性为第一要务。

安全威胁来自众多的不可预知因素，如病毒入侵、硬盘故障、自然灾害等，这些都会造成数据丢失，对企业的影响是不可估量的。

因此，应定期将系统中的数据进行备份并保存在另外的存储介质上。

一旦系统内数据损坏，可以通过引入最近一次备份的数据及时
恢复到上一次备份的水平，从而保证企业日常业务的正常进行。

（2）解决集团公司数据合并问题
子公司的账套数据可以定期输出并被引入到母公司的计算机系统中，以便进行有关账套数据的分析和合并工作。

如果需要定期将子公司的账套数据引入到总公司系统中，最好预先在建立账套时就进行规划，使各公司的账套号不一样，以避免引入子公司数据时因为账套号相同而覆盖其它账套的数据。

（3）删除账套
如果企业初始建账时数据错误很多或某些情况无需再保留企业账套，可以将已有账套删除。

账套删除会一次将该账套下的所有数据彻底清除，因此执行此操作时应格外慎重。

为数据安全起见，系统一般提供账套删除前的强制备份，并且只授权于系统管理员。

12.对于销售时已钱货两清的业务，也必须输入收款单吗？
参考答案：
收款单的输入主要用于处理延期付款或分期付款的业务以便在收到客户的货款时需要输入收款单以冲销应收账款。

对于销售时即已钱货两清的销售业务系统可以直接根据销售发票生成收款单。

13.工资子系统的基本功能有哪几部分构成？
参考答案：
工资子系统应具有的基本功能有：
（1）系统初始设置
系统的初始设置主要是设置系统工作必不可少的基础内容。

包括：
工资类别以及工资业务处理的要求：如是否代扣个人所得谁、是否需要扣零处理、职工编码长度等。

工资项目：在工资系统中由于各单位的工资项目一般相差较大，因此系统应具有设置适合具体单位需要的工资项目功能以便生成适合企业工资核算需要的工资数据库。

工资业务处理和核算必须的基础内容：如职工所属工作部门、相关银行名称及账号、个人所得税纳税基数及税率、人员档案等。

初始数据：主要是每个员工各项工资的基本数据，如基本工资、职务工资等。

（2）日常业务数据录入
主要是录入考勤、产量工时、奖金等每月变动的工资数据。

另外可能发生的人员变动和工资数据的变动也在此功能中处理。

（3）工资的结算与分配
工资的结算包括职工日工资的计算、职工个人应付工资合计、个人所得税的计算及实发工资的计算公式设定和计算。

工资费用的分配包括工资费用分类、汇总、统计和进行工资费用的明细分类核算。

（4）工资数据的输出
工资数据的输出包括工资数据的查询，工资单、工资汇总表的打印，以及向账务系统、成本核算系统输送规定格式的数据和工资管理所需要的各种管理信息等。

14.工资子系统的核算和管理任务有哪些？
参考答案：
工资子系统的核算和管理任务主要包括以下内容：
（1）根据企业各部门提供的职工劳动的数量和质量及考勤情况，及时、准确输入与职工工资有关的原始数据并计算职工的工资，包括职工应发工资、个人所得税和各种代扣款并编制工资单。

以便发放工资并正确反映和监督企业与职工的工资结算情况。

（2）根据职工的工作部门和工作性质，汇总分配工资费用和计提职工福利费、劳动保险费等并生成相应的记账凭证。

以便进行工资费用的账务处理和正确的计算产品的成本。

（3）根据管理的需要提供有关的工资统计分析数据。

（4）及时处理职工调入、调出、内部调动及工资调整数据。

15.库存子系统功能结构是怎样的？
参考答案：
库存子系统功能结构包括：
（1）系统初始设置
库存管理子系统初始设置的主要作用是为系统的运行建立一个运行环境，另外通过建立系统的基础档案和初始数据，为下一步的业务处理做准备。

这些基础
档案包括：存货档案、仓库仓库、出入库类型等。

基础数据为系统投入使用前的库存数量。

（2）日常业务处理
库存管理子系统能够处理的业务有各种出入库业务、调拨业务和盘点业务。

处理这些业务首先输入或由其它子系统传入各种业务单据，然后再审核确认。

对盘点业务除了要输入盘点单外，还要与进行核对，最后形成盘盈、盘亏单对库存账进行调节。

（3）账表输出：统计报表功能可以按各种条件输出用户需要的反映存货收发存情况的各种统计报表，如：出入库流水账、库存台账等。

这些报表不仅可以显示，同时可以打印，还可以以多种格式输出到文件中。

（4）月末结账：库存管理系统的月末结账是将当月的出入库单据按月封存，并将当月的出入库数据记入有关账表中。

16.怎样增加操作员？
参考答案：
只有系统管理员有权限增加操作员。

增加系统操作员时，必须明确以下关于操作员的特征信息：编号、姓名、口令和所属部门。

（1）编号
操作员编号是系统区分不同操作人员的惟一标志，因此必须输入。

（2）姓名
操作员姓名一般会出现在其处理的票据、凭证上，因此应记录其真实姓名，以便对其操作行为进行监督。

（3）口令
指操作员进行系统注册时的密码。

口令可由多个数字、字母及特殊符号构成。

可以说，口令是操作员身份的识别标记。

第一次输入时，可以由系统管理员为每个操作员赋予一个空密码，当操作员登录系统时，建议立即设置新密码，并严格保密。

此后，每隔一定时间，需要更换密码，以确保密码的安全性。

系统还要求操作员二次输入口令以验证正确性。

二次输入的口令必须与前面输入的口令完全一致。

为安全起见，一般系统要求输入两次密码，核对一致后才予以保存。

输入过程中为确保不被他人注意，往往采用屏幕屏蔽的方式，如屏幕显示“*”号用
来代表录入的口令。

口令可以为空。

（4）部门
输入该操作员所属部门，可选项。

17.报表数据必须在账簿中提取吗?
参考答案：
一般情况下，报表中的数据可能来源于以下途径：
（1）由总账各科目的余额与发生额产生
（2）由明细账各科目的发生额或余额产生；
（3）由辅助账统计产生；
（4）由本表计算产生；
（5）由其他报表产生；
（6）由其他资料产生；
（7）由其它业务系统的统计数据产生
（8）直接规定字符或常数；
（9）临时输入。

18.报表格式设置的要点是什么？
参考答案：
报表格式设置包括以下内容：
1.报表尺寸定义。

报表尺寸定义的目的是确定报表的行数和列数，其单位是表行和表栏。

报表尺寸确定了，报表占用的范围也就确定了。

在定义时应注意表栏目的宽度应以能够放下本栏最大数字为原则，否则将出现数字溢出的错误。

2.单元属性和风格定义。

单元属性主要指的是单元内容的性质如数字、字符还是表样。

单元风格是指单元内容的字体、字号、字型、对齐方式、颜色图案等设置。

设置单元属性和风格会使设计的报表更符合阅读习惯，更加美观清晰。

定义单元属性和风格可以首先确定区域，定义时对整个区域进行定义以简化操作。

3.组合单元定义。

在整表设置方式中，在设定的范围内所有的处理都是以单元为基本处理单位。

在进行格式设置时，对报表的标题、表尾的说明文字等在一个单元中无法登录的较长文字，可以使用将横向几个相邻单元组合成一个组合单元，使用组台单元功能还可以解决复合报表表头的设置工作。

录入报表项目。

设置好空的表格后，需要在相关单元输入报表的标题、栏目名称、项目名称、表尾等，以形成特定报表的类似手工的空表。

19.报表编制的基本要点是什么？
参考答案：
报表的编制是由计算机在人工的控制下自动完成的。

它的作用是使系统运行载有设置好的报表结构的文件，使其中的运算公式能从相应的数据源中调取数据填入相应的表单元中，从而得到数据表。

系统将自动生成一个文件用以保存得到的数据表。

为了区分不同月份的同一张表，每次编制报表前系统都将要求用户输入关键字的值，如相同关键字值的报表已存在，系统将要求用户确认是否重编。

如果用户重新编制，则新编的表将覆盖已存在的旧表。

因此，如果用户修改过表格式或表公式，则必须重新将该报表编制一遍，以得到按新结构生成的报表。

20.报表输出处理的基本要点是什么？
参考答案：
表处理系统报表输出有两种方式：一种是屏幕显示输出，这种输出主要为用户检查报表设置和编制是否正确用。

另一种输出是打印输出，此时输出的是按正规要求生成的正式报表。

这些功能的使用与EXCEL、WORD等的打印功能基本相同。

除此以外，报表系统还提供了其他一些功能十分强大的输出方式，能够实现不同格式的文件之间的转换。

通过运行“文件”“生成EXCE”等功能可以输出包括EXCEL文件、XML文件、HTML文件等。

21.数据和信息的概念是什么？
参考答案：
一般认为数据是对客观实体的属性进行描述时，采用适当的方式记录下来的、可资鉴别的符号。

它既包括数量形式表达的定量属性值，也包括以文字形式表达的定性属性值。

信息这个概念一般被定义为：数据加工后得到的结果，这一结果对人们的决策行为产生影响。

根据上述定义，数据和信息从形式上反映的都是对客观实体属性的值。

但数据强调对事实的客观记录；而信息更强调与人们决策活动的密切联系。

22.机制凭证是什么？
参考答案：
机制凭证是指由计算机生成的两种凭证：一种是对于某些具有规律性、且每月都发生的期末结转业务，由计算机根据设置自动生成其记账凭证，这类凭证一般称为机制凭证，另一种是由计算机会计信息系统中其他子系统生成的记账凭证。

23.系统管理员有什么功能？
参考答案：
系统管理员负责整个应用系统的总体控制和维护工作，可以管理该系统中所有的账套。

以系统管理员身份注册进入，可以进行账套的建立、引入和输出，设置操作员和权限，监控系统运行过程，清除异常任务等。

系统管理员是系统中权限最高的操作员，他要对系统数据安全和运行安全负责。

24.计算机方式下记账，结账功能应注意哪些问题？
参考答案：
期末结账时应注意的问题
（1）各科目的摊、提、结转工作必须在结账以前完成。

这些期末结转业务可以采用手工编制记账凭证，输入计算机进行结转，也可以利用系统提供的自动转账凭证设置功能设置自动转账凭证进行结转。

（2）当月输入的记账凭证必须全部记账，如有未记账的当月凭证，系统将不能结账。

结账后就不能再输入该月凭证。

（3）上月未结账，本月无法结账。

（4）结账后产生的账簿和报表才是完整的，结账前产生的账簿和报表不一定能反映该月的全部业务。

（5）每月只能结账一次，因此一般结账前应作数据备份，如果结账不正确可以恢复重作。

（6）有些通用账务系统初始设置中需要设定每月的结账日期，使用这些软件必须在规定的日期进行结账，否则系统将不予结账。

（7）结账过程同样不允许无故中断系统运行或关机。

25.请解释一下账套主管。

参考答案：
账套主管负责所选账套的维护工作。

主要包括对所管理的账套进行修改、对年度账的管理（包括创建、清空、引入、输出以及各子系统的年末结转），以及该账套操作员权限的设置。

26.请问销售与应收子系统中需要对哪些业务进行处理？
参考答案：
销售与应收子系统应完成以下环节的业务处理：
1.通过销售订单的输入、确认等环节，完成销售的订货业务。

2.通过输入发货单，或根据销售订单由系统自动生成发货单，通知仓库给客户发货。

3.通过输入销售出库单，或根据发货单由系统自动生成销售出库单，完成销售的出库业务，更新现有库存量，并确认出库的成本。

同时通过销售订单与实际出库单的对比，动态掌握销售订单执行情况。

4.通过输入销售发票，或根据销售订单、销售发货单由系统自动生成销售发票，完成销售的开票业务，同时根据销售发票确认销售价格，以便于财务部门及时进行销售收入的核算。

5.以各种条件（如：供应商、产品等）对销售出库情况、销售开票情况和销售订货情况进行查询。

6.通过输入、审核各种收款单，处理各种销售活动产生的收款业务，以随时掌握销售业务的收款情况。

7.通过销售发票与销售收款的对比，形成与客户的往来账。

27.账务处理子系统的账簿输出是怎样输出的？
参考答案：
账务处理子系统的账簿输出包括日报单输出，日记账输出，明细账输出、总账输出和辅助账输出。

每种输出均有查询和打印两种输出方式。

使用查询输出方法时，用户需要输入查询条件，系统根据用户输入的条件在屏幕上显示需要的账簿内容。

需要打印时，用户可以操作对应功能键，系统即将用户需要的账簿内容打印出来。

账簿输出的格式由科目设置中的账类所决定，可以输出三栏式、数量金额式、。