卓越主管基本教练讲座(PPT 47页)

主管应具备的管理能力
创造性洞察力 :提出正确的问题 敏 感 力 : 对待别人 远 视 力 : 开创未来 应 变 力 : 预料变化 集 中 力 : 执行改变 忍 耐 力 : 活在远景里
主管应有的涵养与职责
主管的做人涵养
心存感谢之心, 感谢上级/同事/部属之三谢心 要有胸襟与气度,不要得理不饶人,予人下台阶 不要吝给部属机会,设法使部属的人格发展成熟 欣赏别人的才华,诚心祝福别人的升迁 责人先责己,多赞扬别人必不吃亏
主管花在会议的时间如果超过25%以上,便是管理不 良的征兆
管揽大师威廉•怀特 :
会议是主管必须忍受的,无丝毫贡献的劳力工作
主管如何主持会议
会议的类型
过程导向会议:
乃为共同研讨知识和交换讯息,通常是定期而有 规律的举行
任务导向会议
乃为因应突发事件或某些特殊问题而举行
主管如何主持会议
过程导向会议 :一对一,幕僚会议及作业评估等
主管如何建立团队
团队合作困难的因素
o缺乏长期的眼光,只求眼前的利害得失,彼此自然 不易合作 o权威主义盛行,但谁都不服谁 o界面不清,含糊地带各不相涉,形成本位主义 o个人自扫门前雪,别管他人瓦上霜的传统观念
源自文库 主管如何建立团队
中国象棋式的合作团队
o创业期:老板应站在第一线与员工一起奋斗,
扮演[兵]的角色
主管如何建立团队
主管建立团队之道
o要建立[全员经营]的观念与行动:
日本的子弹列车之所以快速,主要在于每节车厢 都有火车头,且步调一致 企业经营之道其实也是一样.每个部门/员工都是 火车头,大家同一步调,就能发挥威力,达到[全员 经营]的境界
主管如何做好授权
擅用授权,功用无穷
授权不是零和竞赛,而是你行我也行的制度 设计,故主管如能善用授权,好处多多
会议旨在集思广益与交换意见,故主管不应以权威或 专家身份在会议上做武断的致词,以避免破坏脑力激 荡的气氛,必要时可运用反语式的发问,以激发大家的 思考创意
主管如何主持会议
过程导向会议
作业评估会议(营运检讨会议)
乃是部门间的业务交流,由某部门向其它部门简 报该部门的现况 其它部门主管一方面可了解公司整体状况,一方 面可评估或询问其它部门问题 彼此交换意见,增加接触,亦是增加团队合作不 可或缺的途径
主管应有的涵养与职责
主管的做事态度
主管是带兵官,应随时切记部门出事时,自己 身处何处? 建立专家的风范,必要时要露几手给部属看 重视学[力]而非学[历],以务实的态度来做事
主管应有的涵养与职责
主管的职责
职司各方利害关系的调和
对上:辅弼上司,分忧解劳,要站在上司的角度行事 对下:要领导与培养部属,尤其是对部属潜力的开发 同事:对平行的单位,不应有本位主义,只夸自己瓜甜
主管如何支配时间
时间管理的原则
紧
急
三
一
四
二
重要
主管如何支配时间
时间管理的原则
1.重要又紧急:今日不做,明日会后悔 2.重要不紧急:深入研究,不要冲动 3.紧急不重要:请他稍等又何放妨? 4.不重要~不紧急:你理他做什么!
主管如何支配时间
时间管理的要诀
•每个单位应有年度计划,作为行事的最高准则 •主管不要穷忙,瞎忙,无心的忙,主管一乱,部属 跟着乱,结果就会天下大乱 •将可控制的时间先行掌握,集中办理事务 •养成建立优先级的习惯,除非必要,不要变动 •适度的学习[拒绝],以避免过多的干扰
主管如何建立团队
主管建立团队之道
o提倡三和音:
要部属了解起音,专业音,及团队音三者密切配合的 重要
o四毋音是团队实施的软件基础:
主管凡事毋意,毋必,毋固,毋我,才能由小圈圈扩大 为大团队
主管如何建立团队
主管建立团队之道
o力行五C哲学: 沟通:Communication协调:Compromise 融和:Conciliation共识:Consentience 合作:Co-work o为部属建立可求高薪,又有新发展的[双新]环境, 让部属分享成果与成就,才是真团队
1. 主管可专心于重要事项 2. 培养企业未来所需的人才 3. 有机会发现部属的能力与潜力 4. 借重部属专长,提升其工作情绪 5. 因有职务代理人,工作的安排与设计更有弹性
主管如何做好授权
授权有其实际的困难
授权的好处甚多,但实际执行时也面临些困难, 这些困难同时来自于主管与部属二方面
开始授权前,应将权责如何区分,让部属充分 了解
主管如何做好授权
授权有其实际的困难(部属篇)
部属不愿自冒风险,承担责任 怕因事情做不好,而遭受批评 缺乏必要的数据和可资运用的资源 缺乏自信,而事事上呈请示 主管本人的来者不拒感,造成部属的依赖感
主管如何做好授权
授权之基本观念
授权是基于对部属的信任,即[你办事我放心] 授权是循序渐进,逐级扩大的,当部属表现好时, 才有扩大与延伸的可能 授权的基础在于共信,共识,如权责不分会碍事 授权并不授责,主管仍负部属做事成败的责任
主管如何主持会议
任务导向会议
乃是因应重大事故或突发事件要迅速做决 定而召开,故没有固定主席,视发起单位是谁而定
此种会议的功能乃看会议主席的筹划与沟通能 力,成果是否符合预定目标,视其努力而定
召开此种会议一定要做好打底工作,事先要自行 规划会议欲达成的决议事项为那些?然后才决定 如何召开
主管如何主持会议
主管应具备的能力与条件
主管应具备的管理技巧
技术性技巧
高唱专业化的时代,技术性专长越多,越能与他人协调和合作
人际性技巧
真正的人际性技巧,是一种时时刻刻自然流动的表现
概念性技巧
主管的宏观角度与跨部门间之配合与协调
诊断性技巧
即站在整体眼光去探讨,描述,解释,分析,归纳,进而提出解决之道
主管应具备的能力与条件
卓越主管8大基本教练
1.主管的特质与内涵
2.主管的角色与功能
3.主管应具备的能力与条件
4.主管应有的涵养与职责
5.主管应如何支配时间
6.主管应如何建立团队
7.主管应如何做好授权 8.主管应如何主持会议
讲师: 倪迎春
主管的特质与内涵
主管的人性特质 主管是劳心而非劳力者 主管是人才而非人手 主管不是主官 主管是既管又理的人 主管是负责单位绩效成败的人 主管是综合各方关系的人
o成长期:要分工,老板居中间,担任分工协调角色,
扮演[车/马/炮]的角色
o稳定期:老板退居最后,扮演类似[教主]的角色,
其角色类似[将/士/相]
主管如何建立团队
中国象棋式的合作团队
o由上述可看出一个公司的组织,颇类似象棋一般 o基层主管:要采取人钉人的方式,属于人治 o中层主管:主要的任务是分工协调,建立制度,扮演
授权并不等于弃权,主管应确实认清授权的真 义,所有成败仍应由主管承担,才不会与部属 间因事情的失败而产生彼此诿过的事情发生
主管如何做好授权
授权有其实际的困难(主管篇)
自认自己最能干,认为部属能力,尚不足以担当 更大的责任 主管怕授权太多,威胁自己在企业的地位 权力欲望大,被人请示有种虚荣式的成就感 有些工作带有机密性,必须由主管亲自办理 主管工作方式僵化而少变化,而不知如何授权
主管的角色与功能
主管的角色 人际关系角色
头脸人物,领导者,联系者
信息角色
侦测者,传播者,发言人
决策角色
创新者,解决纷争者,资源分配者,谈判者
主管的角色与功能
主管的管理功能
规划:知己知彼,百战百胜的功夫 组织:团队合作,建立共识 用人:知人善任,适才适所 指挥:建立共识,培养使命感 控制:追踪考核,确保成果
主管如何做好授权
授权之基本观念
授权可使主管有时间实施重点与例外管理 授权要充分与明确化 授权之监督是放在决策过程上,而非成果之上 授权可由部属之工作成熟度,而逐渐减少对其监 督的程度
主管如何做好授权
有效授权的要领
授權之前,應先決定好授權工作的範圍與權責 需物色适当人选,并给予必要的训练,支持与鼓励 要协助部属克服工作过程的障碍 先设计好授权后如何进行追踪考核 授权应公开而非私相授受 避免反授权,需培养部属接受授权的能力与意愿
一对一式的会议
乃是主管与部属对谈,主要在主管教导部属工作 技巧与专业技能,而部属也要向主管说明工作进度,业 务近况与潜在的问题,以获得主管的支持与协助
会议的议程与形式都由部属准备,时间约一小时内.多 久谈一次乃视部属工作或职务的成熟度而定
主管如何主持会议
过程导向会议
幕僚会议(部门会议)
乃是主管与所有部属共同讨论的会议,每月最少 有一次,应由主管事先准备好议程,以供部属早日思考 与准备,但应含自由发言的项目
主管的特质与内涵
主管的类别 唯命是从型的主管 干预部属型主管 专权独断型主管 鸭子干部型主管 外科医生型主管
主管的特质与内涵
主管工作的内涵 工作进度异常紧凑 工作特点为简短,片段与多变 主管都是行动导向者,且特别偏爱口语沟通 主管工作最大的危险就是不能深入 主管的工作仍以艺术成分居多
提高企业经营绩效
经营绩效的圆满达成,有赖前述各环节的配合,包含主管 类别,管理能力与技巧,管理功能/角色等之密切配合
主管如何支配时间
主管的时间常被误用
•每天都在救火,解决燃眉之急的事务 •小事花冗长时间讨论,大事却草草了事 •由于忙碌,反而重视当前短期方案,未有长期规划 •工作时间常被打扰,可控制时间大多零散不整 •办公时间常无创意或良好的工作改善对策 •开会经常拖延,天马行空,不易按时散会
主管如何主持会议
会议的目的
信息与技术的交流,并传授给部属或受影响的人 为解决特定的问题,并随之产生或协助他人订定 决策 会议是从事管理工作必经的媒介,你绝对无法避 免开会,但你能让会议更有效率
主管如何主持会议
对会议的评判
国人对会议常有 :
会而不议,议而不决,决而不行,行而不果的恶评
管理大师彼得•杜拉克 :
法治的执行者
o高阶主管:制定公司的决策与方向,提高公司的形象,
系部门稳定的重心与船长的角色
主管如何建立团队
主管建立团队之道
o主管要无私心,才能建立永久性的团队之效 o鼓励大家要通情 :
互通情报,交换意见是促进团队合作的基础
o寻求共同的利害,提升目标 :追求大同,不计小异 o鼓励[沟结 ]:部门间要多多沟通,才能增进结合 o主管要有三公精神 :公平,公正,公开
主管应有的涵养与职责
主管的做人涵养
与部属分享信息与成果 洞悉部属的需求,激励它发挥潜力 识人与识巧(Know-who & Know-how)并重 走动管理最有效
主管应有的涵养与职责
主管的做事态度
不要怕事与推事,并以多做小事为荣 凡事全力以赴,找事做而不等事做 虚心学习,一切事物皆为吾师 使命感的自我期许,我若不做,谁来做? 主管是现场的经营者,应随时站在第一线
主管如何主持会议
有效会议应遵行的准则 :会议中
1. 准时开会 2. 指定专人计时和记录 3. 可考虑站立开会,以免长篇大论,浪费时间 4. 单刀直入,尽早进入主题 5. 防止其它事妨碍会议的进行,尽量避免干扰
主管如何主持会议
有效会议应遵行的准则 :会议中
6. 务以达成目的为宗旨,让大家有开会目的意识 7. 将会议结论复述一次,以加深大家的了解 8. 准时结束会议,以便同仁能安排自己的工作 9. 有时不妨发送一份会议查核表,调查大家对会议
有效会议应遵行的准则 :会议前
1. 研究是否有不必要开会或取代开会的办法 2. 主管限制或减少自己的出席 3. 减少出席人数 :通常会议以7 – 12人为最佳 4. 配合大家的时间,选择最适当的开会时间
主管如何主持会议
有效会议应遵行的准则 :会议前
5. 选择最适当的地点开会 6. 会议目的应公开,且要有明确的议程 7. 估计会议成果,培养与会者的成本意识 8. 限制开会时间与各议题的讨论时间
主管如何支配时间
时间管理的要诀
•订立完成期限,然后严加考核 •学会当机立断,迅速做决策 •掌握并限制开会时间,不要过于冗长 •在一段时间内要专注的解决一件事 •学习做好授权工作,这是最困难,但却最重要的事
主管如何建立团队
o主管不是明星,而是企业团队的设计与执行人 o主管是否有团队精神,常是企业绩效高低之关 键所在 o拆字论
团队:将具专长,才华的人聚在一起共事 合作:多人成一口,要大家有共识的迈向一致的目标
主管如何建立团队
团队合作困难的因素
o传统跑单帮,宁为鸡首不为马尾的民族习性作祟 o三家烤肉一家香的麻将哲学作祟 o大家都是诸葛亮,没人要当臭皮匠 o信任自己人,讲求缘与同的关系,族群意识强烈 o分而治之的封建观念盛行,先分很难后合