管理文秘一般工作方法与顺序
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• (4)接受指示后，要不失时机地贯彻实施。
• (5)要善于领会上司意图，按上司意图办事。 但要防止自作聪明地去捕捉上司的“默许” 和“暗示”，以免弄巧成拙。
• 4．传达方法
• (1)传达不走样，不可夹进自己的意见。
• (2)必要时可形成文字材料，照本宣科。
• (3)如果有些指示不便直说，可以根据上 司授意注意保密。不可在普通电话、普 通函件里传达有秘密内容
何处得到配合。 • (6)How：怎样实施这一计划。 • (7)How much:实现计划需要花多少资金。
2、实施的步骤
• （1）同时检查是否按照当初所拟定的 顺序进行——如果没有按照原定计划进 行，就要马上加以修正、调整，并向上 司报告。
• （2）上司所指示的工作无论是哪一种， 都要正确地实施——即使上司所指示的 工作看起来毫无意义，也要确实按照上 司的意思去执行。
• (2)挡驾方法
• A．电话挡驾。 • B．来访挡驾。先问清来由，判断有无必要
引见给上司，或先作请示。
• C．会议活动挡驾。对无必要的会议和活动， 要替上司委婉地谢绝或替其参加。
• 7． 分工方法与合作方法
• (1)分工方法
• “集中领导，分工负责”的原则。文 秘部门的负责人要根据实际工作需要， 划分每个人的职责，防止和克服忙闲 不均的现象。
• 第三阶段：以紧急程度和重要程度 为标准，对不同的事安排不同的时 间和精力去做：
• 1．很重要且很紧急的事，应该在第一时间 去做，并值得花费大量时间和精力。
• 2. 很重要但并不紧急的事，计划好什么时间 开始作，应该花费大量的时间。
• 3．紧急但并不重要的事，马上就作，但应在 尽可能短的时间内完成。
理时，向上司请求指示，向上司请求批准， 上司必须作出答复或批复。
• 报告：是向上司反映情况，提出建议，或应
上司要求作出汇报，上司不一定作出答复或 批示。
• 请示与报告：一定要分开使用，两者的作用、 意义不同。请示必须事先，报告则可以在事 先、事中、事后。
• 2．计划方法和总结方法
• 计划方法：
• (1)要有科学的、明确的工作计划 • (2)分清轻重缓急决定工作次序，有条
Fra Baidu bibliotek •
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读
• (3)增进关系作用。适当的进言，形成与上司 经常的、非正式的思想交流、切磋，有利于 建立既是上下级，又是同志式的正常关系， 甚至可进一步形成亲密的工作伙伴关系。
• 进言的方法和要求是：
• 1. 适事。
• 2．适时。
• 3．适地。看场合，工作上的建议，可在公 众场合或会议上提出；对上司的提醒、批评、 劝谏，则应经过深思熟虑之后，宜在个别场 合进行。
B是，秘书想到，如果将信寄走对 公司和经理本人都非常不利。自己是经 理的助手，有责任提醒经理。为了公司 的利益，哪怕得罪了经理也值得，于是 对经理这样说：“经理，这封信不能发， 把它撕掉算了。”
C是，秘书不仅没有退下去打印， 反而前进一步，提出忠告：“经理，请 您冷静一点！给对方回一封这样的信， 后果会是什么呢？在这件事上，我们难 道就没有应该反省的地方吗？”
有理地去进行。
• 总结方法：
• 每隔一段时间就要对自己的工作作及 时的回顾，以便肯定成绩，得出经验， 得出不足，吸取教训。
• 3．受意方法
• (1)备好记录本，记录下指示要点。 • (2)注意倾听，用心判断指示的用意。 • (3)必要时可以提问，直至明了意图为止，
但不要打断谈话。
• (3)如有不同意见，可以公开提出，但要言之 有理，并要注意方式、态度。
（二）按照“优先顺序”处理工作
• 第一阶段：先将自己想做的工 作以重要程度为标准分为：
• 1．是否应该做的事? • 2. 是否做或不做都无所谓的事? • 3．是否不可以做的事?
• 第二阶段：以紧急程度和重要程 度为标准，把应该做的事分为：
• 1．很重要且很紧急的事； • 2. 很重要但并不紧急的事； • 3．紧急但并不重要的事； • 4．有价值，但并不重要也不紧急的事；
• 4．适度。要注意掌握分寸。不应自以为是， 进言不是单向的，而是双向的交流，文秘随 时准备自己的意见被否决，乐于在与上司交 流、切磋中接受正确的意见，服从真理。
• 6． 变通方法和挡驾方法
• (1)变通方法
• 通常文秘必须照章办事，但特殊情况下，文 秘可采用变通方法，灵活从事。重大紧急的 事，可越级请示，先处理再报告 。
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something
管理文秘的工作顺序、 工作方法
一、文秘的工作顺序
• （一） 文秘工作的指导思想 • 先作计划，付诸实施，然后检查
结果，围绕着“计划――实施—— 检查”这样一个滚动的过程。
1．计划的步骤
• （1）充分了解即将开始的工作内容— —除了和整体工作的关系之外，也要正 确了解工作的重要性、紧急性和上司的 期待要求等。
• 4．有价值，但并不重要也不紧急的事，尽量 控制做这类工作的时间，应该在完成了所有 重要的、紧急的工作后，再去做。
•
（重要程度）
•
B
• 很重要，但不紧急
A
很重要，也很紧急
•
•D
• 既不重要，也不紧急
（紧急程度）
C
很紧急，但不重要
三．文秘的工作方法
• 1 、 请示方法与报告方法
• 请示：是工作上有疑难，无法处理或无权处
• （3）配合上司预期的期限。
3、检查的步骤
• （1）对照自己的工作来分析计划和实绩的 差异——先检查是否有如当初计划所预期的 成果。如发现两者之间产生差异，就要分析 检查原因，冷静地、正确地加以评估，随时 予以改进，并记录在“研究备忘录”上，以 便日后进行改进。
• （2）把以前进行过的工作或别人做过的工 作和目前自己所从事相同性质的工作加以比 较分析——如果发现有知识或技术不足的情 况，就应努力予以弥补。
D是，当天快下班时，秘书将打印 好的信递给已经心平气和的经理说： “经理，可以将这封信寄走吗？”
• 作为文秘人员，你认为哪一种做法最 正确？说明原因。
• 思考题：
• 1、简述文秘人员的工作顺序。 • 2、假如你是一名文秘人员你将如何管
理好你的时间？ • 3、联系实际说明文秘人员的主要工作
方法。 •
• (4)重要的指示，应该要求被传达者复述 一遍，以免漏听或漏记。
• 5．进言方法
• 进言是指文秘主动对上司提出意见、建议、 批评或规劝。其意义和作用：
• (1)参谋作用。主动地向上司提出建议或工作 方案，有利于发挥参谋作用；
• (2)补缺作用。智者千虑，必有一失；愚者千 虑，必有—得。上司难免有疏忽、缺点，及 时进言，有利于发挥助手作用，也有利于变 被动服务为主动服务。
• (2)合作方法
• 文秘工作头绪多，涉及面广，有时单 枪匹马不能完成，而且—环疏忽，就 可能前功尽弃，因此文员要善于同他 人合作，密切配合，步调一致。
• 情景分析：
哪种做法最好？
•
一天，某公司经理突然收到一封非常无
礼的信，是一家与公司交往较深的协作单位
的厂长写来的。经理怒气冲冲地把秘书叫到
自己的办公室，让秘书记录自己口述的回信：
“……我没有想到会收到你这样的来信，虽
然我们之间已有那么长时间的往来，但事已
至此，我不得不中止我们之间的一切交易和
往来，并且按照惯例，我要将这件事公之于
众！……”这是信的大致内容，经理命令文
秘人员立即将信打印并寄出。
• 对于经理的命令，秘书现在可以有以下 四种做法：
A是，“是，好的。”然后立即回 到自己的办公室，将信打印寄出。
• （2）思考以什么方法进行效率会最 佳——为配合工作期限的要求应安排工 作顺序，并具有迅速、正确、完美的工 作意识。
• （3）上司分派两项以上工作时，必须 为工作排定优先顺序。
计划的内容－－5W2H
• (1)What：达成目标的行动是什么。 • (2)Why：为什么要采取这些行动。 • (3)When：何时完成这些行动。 • (4)Who：由谁负责实施，受谁领导和指挥谁。 • (5)Where：何处、何部门实施这一计划，由
• (5)要善于领会上司意图，按上司意图办事。 但要防止自作聪明地去捕捉上司的“默许” 和“暗示”，以免弄巧成拙。
• 4．传达方法
• (1)传达不走样，不可夹进自己的意见。
• (2)必要时可形成文字材料，照本宣科。
• (3)如果有些指示不便直说，可以根据上 司授意注意保密。不可在普通电话、普 通函件里传达有秘密内容
何处得到配合。 • (6)How：怎样实施这一计划。 • (7)How much:实现计划需要花多少资金。
2、实施的步骤
• （1）同时检查是否按照当初所拟定的 顺序进行——如果没有按照原定计划进 行，就要马上加以修正、调整，并向上 司报告。
• （2）上司所指示的工作无论是哪一种， 都要正确地实施——即使上司所指示的 工作看起来毫无意义，也要确实按照上 司的意思去执行。
• (2)挡驾方法
• A．电话挡驾。 • B．来访挡驾。先问清来由，判断有无必要
引见给上司，或先作请示。
• C．会议活动挡驾。对无必要的会议和活动， 要替上司委婉地谢绝或替其参加。
• 7． 分工方法与合作方法
• (1)分工方法
• “集中领导，分工负责”的原则。文 秘部门的负责人要根据实际工作需要， 划分每个人的职责，防止和克服忙闲 不均的现象。
• 第三阶段：以紧急程度和重要程度 为标准，对不同的事安排不同的时 间和精力去做：
• 1．很重要且很紧急的事，应该在第一时间 去做，并值得花费大量时间和精力。
• 2. 很重要但并不紧急的事，计划好什么时间 开始作，应该花费大量的时间。
• 3．紧急但并不重要的事，马上就作，但应在 尽可能短的时间内完成。
理时，向上司请求指示，向上司请求批准， 上司必须作出答复或批复。
• 报告：是向上司反映情况，提出建议，或应
上司要求作出汇报，上司不一定作出答复或 批示。
• 请示与报告：一定要分开使用，两者的作用、 意义不同。请示必须事先，报告则可以在事 先、事中、事后。
• 2．计划方法和总结方法
• 计划方法：
• (1)要有科学的、明确的工作计划 • (2)分清轻重缓急决定工作次序，有条
Fra Baidu bibliotek •
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读
• (3)增进关系作用。适当的进言，形成与上司 经常的、非正式的思想交流、切磋，有利于 建立既是上下级，又是同志式的正常关系， 甚至可进一步形成亲密的工作伙伴关系。
• 进言的方法和要求是：
• 1. 适事。
• 2．适时。
• 3．适地。看场合，工作上的建议，可在公 众场合或会议上提出；对上司的提醒、批评、 劝谏，则应经过深思熟虑之后，宜在个别场 合进行。
B是，秘书想到，如果将信寄走对 公司和经理本人都非常不利。自己是经 理的助手，有责任提醒经理。为了公司 的利益，哪怕得罪了经理也值得，于是 对经理这样说：“经理，这封信不能发， 把它撕掉算了。”
C是，秘书不仅没有退下去打印， 反而前进一步，提出忠告：“经理，请 您冷静一点！给对方回一封这样的信， 后果会是什么呢？在这件事上，我们难 道就没有应该反省的地方吗？”
有理地去进行。
• 总结方法：
• 每隔一段时间就要对自己的工作作及 时的回顾，以便肯定成绩，得出经验， 得出不足，吸取教训。
• 3．受意方法
• (1)备好记录本，记录下指示要点。 • (2)注意倾听，用心判断指示的用意。 • (3)必要时可以提问，直至明了意图为止，
但不要打断谈话。
• (3)如有不同意见，可以公开提出，但要言之 有理，并要注意方式、态度。
（二）按照“优先顺序”处理工作
• 第一阶段：先将自己想做的工 作以重要程度为标准分为：
• 1．是否应该做的事? • 2. 是否做或不做都无所谓的事? • 3．是否不可以做的事?
• 第二阶段：以紧急程度和重要程 度为标准，把应该做的事分为：
• 1．很重要且很紧急的事； • 2. 很重要但并不紧急的事； • 3．紧急但并不重要的事； • 4．有价值，但并不重要也不紧急的事；
• 4．适度。要注意掌握分寸。不应自以为是， 进言不是单向的，而是双向的交流，文秘随 时准备自己的意见被否决，乐于在与上司交 流、切磋中接受正确的意见，服从真理。
• 6． 变通方法和挡驾方法
• (1)变通方法
• 通常文秘必须照章办事，但特殊情况下，文 秘可采用变通方法，灵活从事。重大紧急的 事，可越级请示，先处理再报告 。
2023最新整理收集 do
something
管理文秘的工作顺序、 工作方法
一、文秘的工作顺序
• （一） 文秘工作的指导思想 • 先作计划，付诸实施，然后检查
结果，围绕着“计划――实施—— 检查”这样一个滚动的过程。
1．计划的步骤
• （1）充分了解即将开始的工作内容— —除了和整体工作的关系之外，也要正 确了解工作的重要性、紧急性和上司的 期待要求等。
• 4．有价值，但并不重要也不紧急的事，尽量 控制做这类工作的时间，应该在完成了所有 重要的、紧急的工作后，再去做。
•
（重要程度）
•
B
• 很重要，但不紧急
A
很重要，也很紧急
•
•D
• 既不重要，也不紧急
（紧急程度）
C
很紧急，但不重要
三．文秘的工作方法
• 1 、 请示方法与报告方法
• 请示：是工作上有疑难，无法处理或无权处
• （3）配合上司预期的期限。
3、检查的步骤
• （1）对照自己的工作来分析计划和实绩的 差异——先检查是否有如当初计划所预期的 成果。如发现两者之间产生差异，就要分析 检查原因，冷静地、正确地加以评估，随时 予以改进，并记录在“研究备忘录”上，以 便日后进行改进。
• （2）把以前进行过的工作或别人做过的工 作和目前自己所从事相同性质的工作加以比 较分析——如果发现有知识或技术不足的情 况，就应努力予以弥补。
D是，当天快下班时，秘书将打印 好的信递给已经心平气和的经理说： “经理，可以将这封信寄走吗？”
• 作为文秘人员，你认为哪一种做法最 正确？说明原因。
• 思考题：
• 1、简述文秘人员的工作顺序。 • 2、假如你是一名文秘人员你将如何管
理好你的时间？ • 3、联系实际说明文秘人员的主要工作
方法。 •
• (4)重要的指示，应该要求被传达者复述 一遍，以免漏听或漏记。
• 5．进言方法
• 进言是指文秘主动对上司提出意见、建议、 批评或规劝。其意义和作用：
• (1)参谋作用。主动地向上司提出建议或工作 方案，有利于发挥参谋作用；
• (2)补缺作用。智者千虑，必有一失；愚者千 虑，必有—得。上司难免有疏忽、缺点，及 时进言，有利于发挥助手作用，也有利于变 被动服务为主动服务。
• (2)合作方法
• 文秘工作头绪多，涉及面广，有时单 枪匹马不能完成，而且—环疏忽，就 可能前功尽弃，因此文员要善于同他 人合作，密切配合，步调一致。
• 情景分析：
哪种做法最好？
•
一天，某公司经理突然收到一封非常无
礼的信，是一家与公司交往较深的协作单位
的厂长写来的。经理怒气冲冲地把秘书叫到
自己的办公室，让秘书记录自己口述的回信：
“……我没有想到会收到你这样的来信，虽
然我们之间已有那么长时间的往来，但事已
至此，我不得不中止我们之间的一切交易和
往来，并且按照惯例，我要将这件事公之于
众！……”这是信的大致内容，经理命令文
秘人员立即将信打印并寄出。
• 对于经理的命令，秘书现在可以有以下 四种做法：
A是，“是，好的。”然后立即回 到自己的办公室，将信打印寄出。
• （2）思考以什么方法进行效率会最 佳——为配合工作期限的要求应安排工 作顺序，并具有迅速、正确、完美的工 作意识。
• （3）上司分派两项以上工作时，必须 为工作排定优先顺序。
计划的内容－－5W2H
• (1)What：达成目标的行动是什么。 • (2)Why：为什么要采取这些行动。 • (3)When：何时完成这些行动。 • (4)Who：由谁负责实施，受谁领导和指挥谁。 • (5)Where：何处、何部门实施这一计划，由