公文管理培训
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三、公文的种类及各文种的使用范围
（九）意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。 “意见”可用于上行文、下行文、平行文。
（十）会议纪要 适用于记载传达会议情况和议定事项。 “会议纪要”要标注出席人员名单，有请假
与列席情况的也要标注人员名单。
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四、公文运转中存在的主要问题
（一）什么是公文？ （二）公文的特点是什么？ （三）公文处理工作主要包括哪些内容？
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二、公文及公文处理的概述
（一）什么是公文？ 公文是党政机关、人民团体和企事业单
位在实施管理、处理公务过程中形成的具 有特定或法定效力和规范体式的文书，传 达贯彻党和国家方针政策，指导、布置和 商洽工作，请示和答复问题，沟通信息， 交流经验和记录情况的重要工具。
请示应在附注处注明联系人的姓名和电话。
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三、公文的种类及各文种的使用范围
（七）批复 适用于答复下级单位的请示事项。 “批复”属于下行文。公司对各单位请求事项，
以及各单位对其所属单位的请示事项给予的回复 意见均使用此文种。
“批复”要将对应的请示文件名称和文号反映 在文中，与“请示”无关的意见不应在“批复”中出 现。
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三、公文的种类及各文种的使用范围
我们国家从党和行政的两个管理序列分别对公文 处理进行了具体规定，共有15个文种。公司适用 其中的10个公文文种，分别是：“决定”、“公 告”、“通知”、“通报”、“报告”、“请 示”、“批复”、“意见”、“函”和“会议纪 要”。
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三、公文的种类及各文种的使用范围
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五、公文拟定应注意的事项
1．文件格式不规范
很多单位向公司请示、报告工作不以红头文件的形式， 只用普通白纸，没有文件编号，没有签发人，只加盖公章 就报送上来。
2．向多位领导送文
同时向多位领导报送文件，容易出现以下情况：一 种是领导只阅不批；另一种容易造成批办意见不一致。我 们要求上报文件至总经理办公室，由办公室递交相关领导 批办，重大事项确需公司领导都知道的，领导会召开会议 研究。除领导直接交办的事项外，不得以单位名义向领导 个人报送公文。
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五、公文拟定应注意的事项
（2）公文中使用简称，应该先用全称，并注明简称， 如“根据《财政部机关公文处理办法》（以下简称《办 法》）”
（3）公文中叙述地名时一律用全称，如“乌鲁木齐市” 不能简称“乌市”，“上海”不要写成“沪”。
（三）公文格式
公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单 位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附 件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、抄报 （送）单位、印发单位和印发日期等部分组成，并按下列 规定行文：
（三）公文处理工作主要包括哪些内容？
公文处理主要包括公文的收文办理、发文办理、公文 管理、整理立卷和归档利用等一系列相互关联、衔接有序 的工作。
收文办理包括签收、启封、登记、审核、拟办、批办、 分送、承办、催办等；发文办理包括拟搞、审核、签发、 印制、校对、用印、分发等；公文管理包括文件的公开发 布、撤销、废止以及文件的复制、清退等；整理立卷和归 档利用包括文件的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供 利用等内容。
要分清报告和请示的不同，报告是阅件，只阅知不答 复，如确需公司答复批准P的age事19 项，应独再行请示件。
四、公文运转中存在的主要问题
5．公文拟写方面的主要问题 文种不清，混用和错用文种；标题拟
写不规范；公文主旨不明；层次不清。如： ×××事项的请示报告
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五、公文拟定应注意的事项
前面我们向大家介绍了公司所规定的10个 文种，以下我们重点介绍公文拟写的基本 要求、应注意的问题和我们常用的通知、 通告、通报、函、请示、报告这六个文种 的区别。
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五、公文拟定应注意的事项
（一）公文拟写的基本要求 （二）公文拟写应注意的问题 （三）公文格式
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五、公文拟定应注意的事项
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五、公文拟定应注意的事项
（3）请示的内容要真实，不能为了解决某个 问题而有意虚报事实。
（4）请示的主送机关一般只写一个，只有受 双重领导时，才可同时主送两个领导机关。
（5）除领导直接交办的事项外，请示不得主 送领导者个人。
（6）请示不得同时抄送下级机关
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五、公文拟定应注意的事项
“通知”属于下行文。
（四）通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要指示、情况。
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三、公文的种类及各文种的使用范围
（五）报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答 复上级机关的询问。 “报告”属于上行文。公司报请总部阅知的事 项，单位报请公司阅知的事项，均使用此文种。 “报告”中不得夹带请示事项。 对于“报告”事项，收文单位一般无需回复。
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五、公文拟定应注意的事项
4.如何正确选用文种 正确选用文种重点要遵循以下2个原则： （1）依据有关规定选用文种 按照《公文处理暂行办法》规定的文种及每个文种的 适用范围选用文种。 （2）依据行文关系选择用文种 文件制发机关与受文机关的关系，决定了文种的选用。 向上级机关请示工作用“请示”，汇报情况用“报告”， 同平级机关商洽工作，请求批准用“函”；向下级机关行 文种类较多，通常有“通知”、“批复”、“通报”、 “决定”等。
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二、公文及公文处理的概述
5.具有规范的体例格式和特定的处理程序 为了维护公文的严肃性、权威性，提高公文
运转效率，党和国家有关机关规定了统一的公文 格式以及公文处理的程序和制度。各单位也结合 实际，制定了具体的公文处理规定，制发公文时 应遵循这些规范和要求。
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二、公文及公文处理的概述
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四、公文运转中存在的主要问题
3．一文多事
一件请示中有多个主旨的情况，如有的单位报送的请 示中，文中涉及互不相关的多个事项，要求公司帮助协调 解决或批复，这样不利于上级单位的办理和批复，从而影 响问题的及时解决。
我们要求，请示应“一文一事”。
4．报告夹带请示事项
有的单位上报有关工作情况的报告中夹带提出请上级 帮助解决的问题，甚至有的是需上级批准后才能实施的事 项。
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五、公文拟定应注意的事项
4．文字要简洁、明快，朴实、得体，并注 意用词和语气，反对冗长、杂乱、空话、套话。
5．人名、地名、引文、标点、数字要准确； 避免错别字，要正确使用结构层次序数；用词用 字要准确，规范，文内使用简称，一般应当先用 全称，并注明简称。
6．公文体式要规范。要使用规定的文种， 符合规范的公文格式。
（一）公文拟写的基本要求 1．观点正确。符合国家的法律、法规和方针、
政策及公司的有关规定。 2．内容真实、可靠。做到情况确实，数字准
确，符合客观实际，使公文切实发挥实际效用。 3．主题明确，条理清晰。公文一般要一文一
事，突出鲜明地表达主题，使人阅后一目了然； 要紧紧围绕公文主题思想，合理安排正文的结构， 做到层次分明，结构清楚。
公文管理培训
培 训 目录
培训依据 公文及公文处理的概述 公文的种类及各文种的使用范围 公文运转中存在的主要问题 公文拟定应注意的事项 常用文种的区别
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一、培 训 依 据
一、GB/T 9704-2012 国家行政机关公文格式 二、公司公文处理暂行办法
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二、公文及公文处理的概述
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三、公文的种类及各文种的使用范围
（六）请示 适用于向上级机关请求指示、批准。 “请示”属于上行文。公司呈报总部的需批复
事项；各单位呈报公司的需批复事项，均使用此 文种。
一事一请示，不能将多个事项放在一份“请 示”文件中。
呈报上级单位领导审阅、批示的有关具体事 项的文字材料，不做公文处理，但应归档。
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五、公文拟定应注意的事项
5. 引用公文应注意什么问题 人名、地名、时间、数字、引文准确。引用 外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、 月、日。引用公文应当先引标题，后引发文字号。
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பைடு நூலகம்、公文拟定应注意的事项
6.公文中年月日的写法有什么要求 公文中年、月、日的写法应注意以下几点： （1）文件（包括标题和正文）中的年、月、 日均应使用阿拉伯数字，如“二〇二〇年十月二 十三日”应写成“2020年10月23日”。使用汉字 书写，或汉字和阿拉伯数字混用都是不规范的。 （2）一些惯用语、词组、层次序数等中的数 字应使用汉字数码，如“星期三”不能写成“星 期3”，“第一次”不能写成“第1次”。
一事一批复，不可多个请示事项在一份批复 中回复。
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三、公文的种类及各文种的使用范围
（八） 函 适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问
和答复问题，请求批准和答复审批事宜。 “函”属于平行文。公司与其他关联单位沟通
工作，以及各单位之间或与不相隶属单位间行文 时均使用此文种。
“函”的回复可用“回函”、“复函”等。
2.拟写报告应注意的问题 （1）简明扼要，文字精炼。 （2）重点突出，详略得当，即使是综合报告， 也要重点突出几个问题，对其它问题简略带过。 （3）要有分析，不能只罗列现象，要着力揭 示问题的实质，分析发展趋势，提出拟采取的措 施和办法。 （4）要注意反映新情况、新问题，即报告的 内容要有新意。 （5）内容要真实可靠
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五、公文拟定应注意的事项
（3）公文中日期应写全年、月、日，如“2019年”不 能写成“19年”，或只写年、月，或只写月、日不写年， 一般情况下不用“去年”、“上月”等字样。
7.公文中使用简称应注意什么问题 （1）公文中机关名称一般不要使用简称，如用，必须 是规范的简称。如：“中华人民共和国国家发展和改革委 员会”简称为“发展改革委”；“国务院国有资产监督管 理委员会”简称为“国资委”。
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二、公文及公文处理的概述
3.具有很强的政治性和政策性 党和国家制定的路线、方针、政策、以公文
的形式下达，党政机关、人民团体和企事业单位 负有传达、贯彻、执行的责任。因些，各单位制 发的公文，必须符合党和国家的方针、政策，保 证各项方针政策的贯彻执行。
4.具有很强的针对性和时效性 公文是为解决具体的现实问题而制发的,具有 很强的针对性。这种实用性决定了公文的时效性， 即公文应制发及时，提高效率，注重时效。
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二、公文及公文处理的概述
（二）公文的特点是什么？
公文具有以下特点：
1.具有法定的作者 公文的作者是指依法设立、并能以自已的名义独立行 使权利、承担相应义务的社会组织机构（党政机关、人民 团体和企事业单位等）及其领导人。 2.具有法定的权威性和约束力 公文是发布者依据职权制发的，体现了制发或授权者 的意图，在法定的时间和空间内对受文对象的行为产生强 制性影响。
10种文种的适用范围 （一）决定 适用于对重要事项或重大行动做出安排、奖
惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适 应的决定事项。
（二）公告 适用于向国内外宣布重要事项，或者法定事
项。
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三、公文的种类及各文种的使用范围
（三）通知 适用于批转下级单位的公文，转发上级单位及不相隶
属单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周 知或执行的事项，任免人员；也适用于印发本单位规章制 度、领导讲话、会议文件等，印发、转发的文件内容是正 文的组成部分，不能以附件形式传递。
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五、公文拟定应注意的事项
（二）公文拟写应注意的问题 1.拟写“请示”应注意的问题
（1）拟写请示要准确把握好三个方面的内容， 首先要说明请示的理由，其次要讲清请示事项的 具体情况及要求给予解决问题的建议，最后要针 对性的提出要求及希望。
（2）请示应一文一事，切忌一文多事，如一 个请示涉及互不相关的多项内容，往往不便领导 批复，影响办事效率。
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五、公文拟定应注意的事项
（6）注意不要夹带请示事项，对于“报告”事 项，收文单位一般无需回复。
3.怎样正确拟写公文标题 公文标题是公文的总提要,它具有揭示公文主 题和内容的功能。 拟写公文标题时，要准确、简要地概括公文 的主要内容，用最精炼的文字鲜明、突出地表达 行文的主要目的，并正确地标明文种。即要把握 好“三要素”：发文机关名称、内容和文种。
三、公文的种类及各文种的使用范围
（九）意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。 “意见”可用于上行文、下行文、平行文。
（十）会议纪要 适用于记载传达会议情况和议定事项。 “会议纪要”要标注出席人员名单，有请假
与列席情况的也要标注人员名单。
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四、公文运转中存在的主要问题
（一）什么是公文？ （二）公文的特点是什么？ （三）公文处理工作主要包括哪些内容？
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二、公文及公文处理的概述
（一）什么是公文？ 公文是党政机关、人民团体和企事业单
位在实施管理、处理公务过程中形成的具 有特定或法定效力和规范体式的文书，传 达贯彻党和国家方针政策，指导、布置和 商洽工作，请示和答复问题，沟通信息， 交流经验和记录情况的重要工具。
请示应在附注处注明联系人的姓名和电话。
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三、公文的种类及各文种的使用范围
（七）批复 适用于答复下级单位的请示事项。 “批复”属于下行文。公司对各单位请求事项，
以及各单位对其所属单位的请示事项给予的回复 意见均使用此文种。
“批复”要将对应的请示文件名称和文号反映 在文中，与“请示”无关的意见不应在“批复”中出 现。
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三、公文的种类及各文种的使用范围
我们国家从党和行政的两个管理序列分别对公文 处理进行了具体规定，共有15个文种。公司适用 其中的10个公文文种，分别是：“决定”、“公 告”、“通知”、“通报”、“报告”、“请 示”、“批复”、“意见”、“函”和“会议纪 要”。
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三、公文的种类及各文种的使用范围
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五、公文拟定应注意的事项
1．文件格式不规范
很多单位向公司请示、报告工作不以红头文件的形式， 只用普通白纸，没有文件编号，没有签发人，只加盖公章 就报送上来。
2．向多位领导送文
同时向多位领导报送文件，容易出现以下情况：一 种是领导只阅不批；另一种容易造成批办意见不一致。我 们要求上报文件至总经理办公室，由办公室递交相关领导 批办，重大事项确需公司领导都知道的，领导会召开会议 研究。除领导直接交办的事项外，不得以单位名义向领导 个人报送公文。
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五、公文拟定应注意的事项
（2）公文中使用简称，应该先用全称，并注明简称， 如“根据《财政部机关公文处理办法》（以下简称《办 法》）”
（3）公文中叙述地名时一律用全称，如“乌鲁木齐市” 不能简称“乌市”，“上海”不要写成“沪”。
（三）公文格式
公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单 位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附 件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、抄报 （送）单位、印发单位和印发日期等部分组成，并按下列 规定行文：
（三）公文处理工作主要包括哪些内容？
公文处理主要包括公文的收文办理、发文办理、公文 管理、整理立卷和归档利用等一系列相互关联、衔接有序 的工作。
收文办理包括签收、启封、登记、审核、拟办、批办、 分送、承办、催办等；发文办理包括拟搞、审核、签发、 印制、校对、用印、分发等；公文管理包括文件的公开发 布、撤销、废止以及文件的复制、清退等；整理立卷和归 档利用包括文件的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供 利用等内容。
要分清报告和请示的不同，报告是阅件，只阅知不答 复，如确需公司答复批准P的age事19 项，应独再行请示件。
四、公文运转中存在的主要问题
5．公文拟写方面的主要问题 文种不清，混用和错用文种；标题拟
写不规范；公文主旨不明；层次不清。如： ×××事项的请示报告
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五、公文拟定应注意的事项
前面我们向大家介绍了公司所规定的10个 文种，以下我们重点介绍公文拟写的基本 要求、应注意的问题和我们常用的通知、 通告、通报、函、请示、报告这六个文种 的区别。
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五、公文拟定应注意的事项
（一）公文拟写的基本要求 （二）公文拟写应注意的问题 （三）公文格式
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五、公文拟定应注意的事项
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五、公文拟定应注意的事项
（3）请示的内容要真实，不能为了解决某个 问题而有意虚报事实。
（4）请示的主送机关一般只写一个，只有受 双重领导时，才可同时主送两个领导机关。
（5）除领导直接交办的事项外，请示不得主 送领导者个人。
（6）请示不得同时抄送下级机关
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“通知”属于下行文。
（四）通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要指示、情况。
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三、公文的种类及各文种的使用范围
（五）报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答 复上级机关的询问。 “报告”属于上行文。公司报请总部阅知的事 项，单位报请公司阅知的事项，均使用此文种。 “报告”中不得夹带请示事项。 对于“报告”事项，收文单位一般无需回复。
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五、公文拟定应注意的事项
4.如何正确选用文种 正确选用文种重点要遵循以下2个原则： （1）依据有关规定选用文种 按照《公文处理暂行办法》规定的文种及每个文种的 适用范围选用文种。 （2）依据行文关系选择用文种 文件制发机关与受文机关的关系，决定了文种的选用。 向上级机关请示工作用“请示”，汇报情况用“报告”， 同平级机关商洽工作，请求批准用“函”；向下级机关行 文种类较多，通常有“通知”、“批复”、“通报”、 “决定”等。
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二、公文及公文处理的概述
5.具有规范的体例格式和特定的处理程序 为了维护公文的严肃性、权威性，提高公文
运转效率，党和国家有关机关规定了统一的公文 格式以及公文处理的程序和制度。各单位也结合 实际，制定了具体的公文处理规定，制发公文时 应遵循这些规范和要求。
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二、公文及公文处理的概述
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四、公文运转中存在的主要问题
3．一文多事
一件请示中有多个主旨的情况，如有的单位报送的请 示中，文中涉及互不相关的多个事项，要求公司帮助协调 解决或批复，这样不利于上级单位的办理和批复，从而影 响问题的及时解决。
我们要求，请示应“一文一事”。
4．报告夹带请示事项
有的单位上报有关工作情况的报告中夹带提出请上级 帮助解决的问题，甚至有的是需上级批准后才能实施的事 项。
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五、公文拟定应注意的事项
4．文字要简洁、明快，朴实、得体，并注 意用词和语气，反对冗长、杂乱、空话、套话。
5．人名、地名、引文、标点、数字要准确； 避免错别字，要正确使用结构层次序数；用词用 字要准确，规范，文内使用简称，一般应当先用 全称，并注明简称。
6．公文体式要规范。要使用规定的文种， 符合规范的公文格式。
（一）公文拟写的基本要求 1．观点正确。符合国家的法律、法规和方针、
政策及公司的有关规定。 2．内容真实、可靠。做到情况确实，数字准
确，符合客观实际，使公文切实发挥实际效用。 3．主题明确，条理清晰。公文一般要一文一
事，突出鲜明地表达主题，使人阅后一目了然； 要紧紧围绕公文主题思想，合理安排正文的结构， 做到层次分明，结构清楚。
公文管理培训
培 训 目录
培训依据 公文及公文处理的概述 公文的种类及各文种的使用范围 公文运转中存在的主要问题 公文拟定应注意的事项 常用文种的区别
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一、培 训 依 据
一、GB/T 9704-2012 国家行政机关公文格式 二、公司公文处理暂行办法
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二、公文及公文处理的概述
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三、公文的种类及各文种的使用范围
（六）请示 适用于向上级机关请求指示、批准。 “请示”属于上行文。公司呈报总部的需批复
事项；各单位呈报公司的需批复事项，均使用此 文种。
一事一请示，不能将多个事项放在一份“请 示”文件中。
呈报上级单位领导审阅、批示的有关具体事 项的文字材料，不做公文处理，但应归档。
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五、公文拟定应注意的事项
5. 引用公文应注意什么问题 人名、地名、时间、数字、引文准确。引用 外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、 月、日。引用公文应当先引标题，后引发文字号。
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பைடு நூலகம்、公文拟定应注意的事项
6.公文中年月日的写法有什么要求 公文中年、月、日的写法应注意以下几点： （1）文件（包括标题和正文）中的年、月、 日均应使用阿拉伯数字，如“二〇二〇年十月二 十三日”应写成“2020年10月23日”。使用汉字 书写，或汉字和阿拉伯数字混用都是不规范的。 （2）一些惯用语、词组、层次序数等中的数 字应使用汉字数码，如“星期三”不能写成“星 期3”，“第一次”不能写成“第1次”。
一事一批复，不可多个请示事项在一份批复 中回复。
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三、公文的种类及各文种的使用范围
（八） 函 适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问
和答复问题，请求批准和答复审批事宜。 “函”属于平行文。公司与其他关联单位沟通
工作，以及各单位之间或与不相隶属单位间行文 时均使用此文种。
“函”的回复可用“回函”、“复函”等。
2.拟写报告应注意的问题 （1）简明扼要，文字精炼。 （2）重点突出，详略得当，即使是综合报告， 也要重点突出几个问题，对其它问题简略带过。 （3）要有分析，不能只罗列现象，要着力揭 示问题的实质，分析发展趋势，提出拟采取的措 施和办法。 （4）要注意反映新情况、新问题，即报告的 内容要有新意。 （5）内容要真实可靠
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五、公文拟定应注意的事项
（3）公文中日期应写全年、月、日，如“2019年”不 能写成“19年”，或只写年、月，或只写月、日不写年， 一般情况下不用“去年”、“上月”等字样。
7.公文中使用简称应注意什么问题 （1）公文中机关名称一般不要使用简称，如用，必须 是规范的简称。如：“中华人民共和国国家发展和改革委 员会”简称为“发展改革委”；“国务院国有资产监督管 理委员会”简称为“国资委”。
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二、公文及公文处理的概述
3.具有很强的政治性和政策性 党和国家制定的路线、方针、政策、以公文
的形式下达，党政机关、人民团体和企事业单位 负有传达、贯彻、执行的责任。因些，各单位制 发的公文，必须符合党和国家的方针、政策，保 证各项方针政策的贯彻执行。
4.具有很强的针对性和时效性 公文是为解决具体的现实问题而制发的,具有 很强的针对性。这种实用性决定了公文的时效性， 即公文应制发及时，提高效率，注重时效。
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二、公文及公文处理的概述
（二）公文的特点是什么？
公文具有以下特点：
1.具有法定的作者 公文的作者是指依法设立、并能以自已的名义独立行 使权利、承担相应义务的社会组织机构（党政机关、人民 团体和企事业单位等）及其领导人。 2.具有法定的权威性和约束力 公文是发布者依据职权制发的，体现了制发或授权者 的意图，在法定的时间和空间内对受文对象的行为产生强 制性影响。
10种文种的适用范围 （一）决定 适用于对重要事项或重大行动做出安排、奖
惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适 应的决定事项。
（二）公告 适用于向国内外宣布重要事项，或者法定事
项。
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三、公文的种类及各文种的使用范围
（三）通知 适用于批转下级单位的公文，转发上级单位及不相隶
属单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周 知或执行的事项，任免人员；也适用于印发本单位规章制 度、领导讲话、会议文件等，印发、转发的文件内容是正 文的组成部分，不能以附件形式传递。
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五、公文拟定应注意的事项
（二）公文拟写应注意的问题 1.拟写“请示”应注意的问题
（1）拟写请示要准确把握好三个方面的内容， 首先要说明请示的理由，其次要讲清请示事项的 具体情况及要求给予解决问题的建议，最后要针 对性的提出要求及希望。
（2）请示应一文一事，切忌一文多事，如一 个请示涉及互不相关的多项内容，往往不便领导 批复，影响办事效率。
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五、公文拟定应注意的事项
（6）注意不要夹带请示事项，对于“报告”事 项，收文单位一般无需回复。
3.怎样正确拟写公文标题 公文标题是公文的总提要,它具有揭示公文主 题和内容的功能。 拟写公文标题时，要准确、简要地概括公文 的主要内容，用最精炼的文字鲜明、突出地表达 行文的主要目的，并正确地标明文种。即要把握 好“三要素”：发文机关名称、内容和文种。