备用金管理暂行办法
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备用金管理暂行办法
第一章总则
第一条为了加强备用金管理,减少资金占用,根据国家财经纪律和财经制度,结合公司实际,特制订本办法。
第二条本办法适用于------有限公司(以下简称“--公司”),所属全资、控股子公司参照执行。
第二章备用金使用范围
第三条职员借用备用金仅限于以下范围:
1.差旅费和其他人员因工作需要的金额较小、时间较短的借款;
2.汽车零星购油费、过路过桥费、紧急维修等必须用现金交易的业务;
3.未参与公司统一采购,自行购买办公用品和其他小件物品;
4.其他金额较小,支付频率高的,不便用支票结算的项目。
原则上,以下付款不能动用备用金:
1.金额较大且不是正常营运需要的借款;
2.应由公司统一支付的工资性支出;
3.租金、外包费、定点加油费、日常维修、保险费等定期支付且可以不用现金支付的项目;
4.没有财务认可的发票或凭证;
5.私人事务的借款或其他支出;
6.金额较大且可以用支票结算的付款;
7.其他一些财务认定不适宜从备用金中支出的项目。
第三章备用金分类及额度标准
第四条备用金分为业务周转金和临时备用金,业务周转金主要用于公司小车驾驶员、售后服务人员、驻外的销售和财务人员、零星采购人员、生产处零星维修等借款,如人员调离原岗位业务周转金随之取消,相关部门应及时通知财务部门,相关人员必须及时到公司销账。
第五条业务周转金的额度确定方法
对经常出差的小车司机、质控处售后服务人员、零星采购人员及零星维修等人员所需的业务周转金额度,由各相关部门根据实际情况予以核定,其金额应不超过2000元。
销售及财务等驻外人员周转金标准参见《销售费用管理暂行规定》,其金额不超过5000元。
第六条临时备用金的额度确定方法
1、对差旅费备用金的额度控制,原则上省内出差按150元/天借支,省外出差按200元/天借支。
2、对外出参加培训或会议所需备用金按已审批的培训或会议通知办理借款,额度根据实际情况控制。
3、对走访市场、举办展会等备用金额度控制,按照公司已审批的报告金额借支。
第四章备用金审批支出流程
第七条职员借用备用金,必须由其本人填写申请借款单,详细注明用途和借款金额,属借款出差的必须填写出差地点及时间,经本部门负责人或公司分管领导审核签字后,经财务处经办会计审核,符合规定的由财务处负责人审批,报总经理审批,方可办理借款;如审核不符合规定,由经办会计注明原因后直接退还于借款人;如果有特殊情况可报总经理特批后,再报财务审核借款。
借支业务周转金在具体办理借款时需附“业务周转金额度审批表”。
第五章信用与担保
第八条职员临时备用金借款期限为一个月,任何职员均须于借款后一个月内(出差人员以出差返回后10天之内为准),报销有关费用冲减备用金并缴清余款,逾期未报销或未缴清余款的,由财务直接从其本人工资中扣收,不够扣收,下月补扣并加收利息,利率按同期银行贷款利率的两倍执行。
第九条各职能部门经办人员所借业务周转金建立部门第一负责人书面担保制度,若人员内部调整,由原部门负责人负责督促其归还周转金,如不能按时清偿,由原部门负责人赔偿损失;继任者需重新办理借款手续。
销售市场部业务周转金担保执行“市场部经理担保制”。
第十条职员临时备用金建立相应的信用积分制度;职员信用满分为10分,初次借款时给予初始10分,信用积分采取累积扣分制。
第十一条职员借款信用扣分标准详见附件1。
第十二条信用等级分值在6分-8分之间者,再次借款须由部门负责人担保,且借款金额乘以相应的信用等级分除以10,如不及时归还借款由担保人负责归还此次借款;信用等级分值在5分以下者,一律不得再次借款,由部门负责人直接借款或安排其他人员办理。
第五章监督与处罚
第十三条集团公司内部其他单位来公司办事人员,原则上不予借支备用金,特殊情况,仅限于借支食宿、路费等费用的金额,并且须由对方部门及公司对口部门负责人签署意见,报公司总经理审批后,方可办理借款手续,公司对口部门负责该笔备用金借款的催收。
第十四条财务部门应有专人负责备用金的管理,每月定期编制报送备用金帐龄表和信用积分,并每月初提供备用金扣款表,定期进行备用金的核对、清收以及使用情况的检查,并提供给总经办作为职
员“两考一评”的依据之一。
第十五条各单位应严格备用金的管理,控制备用金的总额,严禁将特定用途的备用金挪作他用或公款私存。
如有上述情况,一经发现一律严处。
第十六条本办法由--公司财务处负责解释。
第十七条本办法自下发之日起执行,原下发的文件同时作废,以本办法为准。
附件:
1、信用积分扣分标准表
2、业务周转金额度审批表
3、备用金审批流程图
4、备用金帐龄分析表模板
------有限公司
信用积分扣分标准表
业务周转金额度审批表
申请部门申请人
申请金额
部门负责人审核
申请事由
公司分管负责人
财务核定金额经办会计财务处负责人
备用金审批流程图
不总符经合理规特定批
后
办
理
正办常理借具款体手提续款
手
续
附件4:备用金帐龄分析表模板
公司名称:截至日期:2004年-月-日单位:元
备注:每月5日编制完成,报送财务部门负责人、总经办、纪委(子、分公司上报--公司财务处)
审核人:编制人:
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