材料采购制度 (2)【精选文档】

材料采购制度
一、制订本管理制度目的
为规范集团公司内材料采购管理，控制和降低工程施工中的材料消耗、减少材料浪费现象、努力降低工程施工成本、提高经济效益，特制订本制度。

二、材料请购的提出与采购方式
1、由工程部、项目部依据工程现场情况，结合现有库存量,提出
采购申请。

采购申请要有一个前置期,每月25日前提出下月所需物资材料的采购计划单，内容包括主材、辅材、工具、设备维修配件、劳保防护用品、临时设施等.每周五提出下周材料进场计划，临时加急需用材料可临时提出。

在ERP上设置月计划、周计划、加急临时计划三个表式流程。

2、材料采购计划单应详细注明材料名称、规格型号、数量、质
量、品牌要求及要求进场时间.
3、计划单在ERP流程上由项目部发起,传送给工程部,在传至采购
部执行。

4、计划单的撤销与变更，由于各种原因，需要撤销或变更，必须
提出采购计划撤销变更通知单，注通知单与采购计划单号相连接,原计划自动调整。

5、采购方式，根据目前市场的情况,采购采取以下三种方式：
错误!合同采购错误!零星采购错误!网上招标采购
三、询价议价
1、采购部在桀骜计划单后,即展开询价议价工作.
2、询价议价对象在合格供应商信息网未建之前,可依据多家供应
商历史信息，参照现有行情，咨询多家供应商，供应商选择一般不少于三家,并在ERP上填报询价表。

3、询价议价的对象要遵循先厂家后物资代理最后经销商的顺序。

4、专业冷门材料，采购部门应会同公司专业人员共同参与询价议
价，在特殊情况下，可不走货比三家程序。

四、议价定价原则
1、始终获取最低价格的原则,大宗材料在有明显下滑的形势下,要
约定价格随下滑度调整价格下调比例，如水泥及水泥制品、钢材等。

2、确保采用最优供应商的原则,确定供应商要有四比：比价格、
比质量、比付款条件、比售后服务，一旦价格确定下来，首先要选择其他三项条件，谁家最优就选谁家。

3、稳定合格供应商队伍的原则，在一般情况下，要优先保证与我
公司长期合作且信誉度好的供应商。

4、定价审批原则，在确定供应商后，价格走流程审批,供应商必
须按合同约定，提供材料封存样品，保证材料按质送货。

五、合同签约与管理
1、合同分统一合同与简易合同两种.
统一合同是公司统一模式的采购合同，适用于大宗材料的约定.简易合同是用于金额在1—5万元之间的零星采购。

2、供应商一旦确定后，应在最短时间内完成合同会签工作流程，
合同签约完成后应立即组织采购。

3、合同的内容、格式、要素必须符合《合同法》,对双方的权利
和义务必须公平、公正、平等。

合同中必须明确价格、数量、质量、技术性能、质量标准、保修年限、供货方式及时间、付款方式、售后服务、退货索赔、违约责任、法院仲裁地等条款，并附上供应商营业执照、税务登记证、组织机构代码证、开户银行账号、增值税开票资料、联系电话等信息。

合同一式四份，甲乙双方各执两份，采购部留一份，公司档案室存一份。

4、零星采购在5万元以下（含5万元）1万元以上，采购时必须
签署简易合同，简易合同由采购员直接与供应商协商签订,价格由采购部拍板,但合同上必须要有开户银行及账号，加盖与付款单位名称相符的法人章，附上营业执照及联系人电话等信息.
六、付款申请及流程
1、预付款，合同约定有预付款的，在申请付款时可不需要通过材
料结算，直接申请付款,流程自动弹出预付款金额,在需要先付款后发货的情况下，也走预付款流程，单无论哪种付款,先必须提供相应的发票.
2、合同材料进度付款
合同材料进度款是指供应商供货至一定阶段的供货金额总量,按合同
约定付款方式申请拨款的款项。

支付进度款时必须具备以下条件:
错误!符合合同约定的付款条件。

错误!按合同规定提供相应的发票。

○，3材料进度结算单与付款条件一致。

错误!由项目部提出申请.
错误!发票、账号、收款单位三者同源.
3、零星材料款的支付.
错误!零星材料采购在1000元以下，可用现金支付货款。

○2零星采购在1000元以上10000元以下，必须用转账支票支付货款。

错误!简易合同付款,必须按合同通过银行打入对方账户。

错误!所有零星材料必须先入库再报销，入库单上没有上传ERP经办人的签字，拒绝付款。

付款附近要包括发票、入库单、送货单、简易合同、转账支票存根,存根上有收货人签字。

○，5使用支票付款人，要走ERP流程予以核销。

七、入库、出库及保管.
㈠材料入库
1、入库单的填写,要求有关信息都能体现。

错误!在入库单上要注明项目名称，供货商名称、入库时间。

○2要把材料名称、规格型号（有品牌的要注明品牌)填写清楚。

错误!合理使用计量单位，一般情况下不允许出现“捆”“桶”
“箱”等模糊计量单位。

如必须使用要注明这些模糊计量单位的单位量。

○，4在入库单上要签署收货人、保管人的姓名，特殊重要物质要有项目经理、质检员签字。

错误!在入库单上备注送货单单号或时间。

错误!所有入库单要及时报送公司，每月25日前必须把所有入库单连同送货单全部报送公司。

㈡材料的验收
错误!确认供应商所送材料是否按我们计划上所需材料相符，如有不符，需及时上报及时作出处理。

错误!查验送货量与送货单上的量是否一致、规格型号是否相符.
错误!所送货物根据合同要求是否具备合格证、备案证、检验证书这三证，收货人要把该三证一同收下，送交项目部备案。

错误!仓管员协调质量人员检查材料是否与合同相符，与封样是否相符，质量不好的坚决拒收。

错误!对按理论计算材料重量、体积的材料(如刚才、砂石等）要详细记录计算依据，绝不能让供应商欺骗。

错误!在验收大堆材料时，要按项目部指定位置,一次卸货到现场，减少二次搬运费用。

○7需要过磅的材料，要拍专人到磅站验磅,绝不允许弄虚作假。

㈢材料的保管与出库。

错误!材料要分类别，整齐存放,对易燃、易爆、易潮、有毒材料采取
相应措施,妥善存放,大堆材料要在指定位置码放整齐,杜绝因保管失责而造成的材料浪费。

○2严格出库手续，领料人除项目经理人员外，施工班组必须指定专人领料,领料单上必须签署领料人的姓名,并及时报上传到ERP流程. ○，3出库单必须妥善保管,一份也不能缺少并在每月25日前上报公司。

错误!低值易耗品及工具的出库要建立台账管理，详细记录借用人的姓名、借出、归还时间.所借物品长时间不归还的要查清原因提出索赔。

㈣仓库盘存与调拨。

错误!仓库应每月全面盘存或重点盘存一次，确保库存存量正确无误，保持与账上物资存量一致，为项目编排采购计划提供有效数据。

盘存中出现无空缺，要分析原因查出问题，及时向主管部门汇报情况，如若是因偷到而产生短缺，数量巨大时要向四方机关报案，如是保管不当而造成短缺，要追究当事人责任。

错误!工程竣工要对仓库进行全面盘存清点，列出库存明细表，计算出金额，并把物资有价值的转移，并根据出库明细表冲减项目成本。

错误!在施工过程中项目与项目之间材料调拨，要通过“材料调拨单”进行合理分担成本，绝不允许随意动用无手续关系的材料. 八．材料退货与索赔
○1在使用过程中发现材料质量问题，必须及时向供应商提出退货，
供应商拒不退货的，应提出索赔，并在材料款中扣除，数额巨大的应到合同规定的法院提出诉讼.
错误!合同规定按实结算付款的在该材料产生结余的情况下应予以退货。

错误!退货是要出具退货单，退货单上手续齐全,比如项目有关人员及收货人签字，标明材料名称、规格型号、数量及时间。

退货单一律用入库单办理，在入库单上标明“退货”两字，数量用红字或负数表示，必要时附上退货清单。

九、应付材料款及材料成本核算。

○，1所有材料不管是通过合同采购或零星采购,都要通过会计“原材料”科目核算，不得直接进入“工程施工”科目。

通过“原材料”科目来归集“应付材料款”合同材料往往是发票与送货不同步，现规定通过“暂估材料"科目过度，待发票到位冲转“暂估材料”，转入“应付材料款”,只有这样才能清晰反映材料款往来情况. 错误!正常施工项目（除小型并短缺完工的项目外），每月必须结转材料成本，根据当月出库单,借“工程施工”，贷“原材料”科目,及时反映项目成本情况，同时在ERP上清楚反映各施工班组领料情况，为工程审计创造条件。

小型并短期内完成的项目,在工程竣工时一次性结转材料成本。

十、采购部门的自律与要求。

错误!采购人员应勤勉工作、严格自律，不能有损害公司利益的行为，不能接受回扣及其他名义的馈赠,不能谋取私利，如有发生必须
严肃处理。

错误!要围绕一切服务于项目为中心的指导思想，严格履行合同。

执行计划，想方设法保障材料供给。

错误!采购部门要了解各项目材料库存情况，合理采购、合理调剂、合理替代,最大限度提高库存材料的利用率，。