Access 报表秘诀

Access 报表秘诀：避免常见错误
作者：Luke Chung
FMS 总裁
2002 年4 月(修订日期：2002 年6 月)
适用于：
Microsoft® Access (2.0、95、97、2000、2002)
摘要：本篇文章可提供开发人员一些小秘诀，避免犯下建立Access 报表时常见的错误。

本篇文章适用于Microsoft Access 资料库(.mdb) 和Microsoft Access 专案(.adp)。

本篇文章假设您已经具备建立Access 报表的知识。

内容
简介
常见错误
其他资源
结论
简介
Access 报表具有超强功能，且Access 一向被视为Microsoft Windows® 的最佳报表产生器。

但是有一些开发人员常犯的错误，可能会导致报表执行错误或执行不当。

以下是设计报表时常见的问题清单。

完成报表前，开发人员应该先核对是否有这些问题。

常见错误
发布报表前，请先根据这些项目检查您的报表：
∙请使用报表标题。

如果没有标题，报表会以报表名称显示，而您也许不想让使用者看见报表名称。

∙请确定使用者看见的标签和标题皆正确无误。

∙如果您使用说明档，请确定说明档名称和说明内文识别码正确。

∙请确定每个已指定[Event Procedure] 的事件都具有已定义的事件程序。

常见的错误之一就是指定物件后，却没有写入程式码。

当您更改控制项的名称后，如果忘记将连结至旧名称的事件程序更名，也可能发生相同的错误。

请一并检查区段层次的事件。

∙请确定将每个群组标题的[保持在一起] 属性都设定为[用第一个详细资料] 或[整个群组]，请勿设定为[否]。

如此可避免列印报表时，群组标题单独出现在页尾，而没有任何详细记录。

正确地设定此属性即可将标题移至下一页，才不会单独出现。

如果您的群组大小超过一页，请勿使用[整个群组]，以免列印资料时插入一张空白页。

∙使用Access 2002 时，请确定将[自动置中] 属性设定为[是]。

[自动置中] 可让报表开启时保持在萤幕的中央位置，无论报表储存时的位置为何，或使用者的萤幕解析度为何。

∙请确实为每个报表指定一个「NoData」事件，以便应付没有资料的情况。

「NoData」事件必须设定「Public Boolean」变数，并取消报表的开启动作。

呼叫程序应该张贴一段讯息，有礼貌的告知使用者该报表中没有资料。

例如，以下是报表的「NoData」事件中包含的程式码范例：
Private Sub Report_NoData(Cancel As Integer)
gfReportHasNoData = True
Cancel = True
End Sub
其中gfReportHasNoData 是「Public」变数，可在模组的宣告区段中定义，范例如下：
Public gfReportHasNoData As Boolean
预览和列印报表的程式码如下：
Public Function PrintPreviewReport(pstrRptName As String, _
pfPreview As Boolean) As Boolean ' 注解: 列印或预览报表。

等待完成。

' In : pstrRptName - 待列印/预览的报表名称
' pfPreview - 预览为True，列印为False
' Out : 成功则True；不成功则False
Dim fOK As Boolean
Dim lngSaveErr As Long
Dim intDoEvents As Integer
fOK = True
' 没有资料时变成True。

gfReportHasNoData = False
' 预览或列印报表。

On Error Resume Next
lngSaveErr = 0
If pfPreview Then
DoCmd.OpenReport pstrRptName, acViewPreview
lngSaveErr = Err.Number
If Not gfReportHasNoData Then
' 设定焦点至报表，并将报表最大化。

DoCmd.SelectObject acReport, pstrRptName, False
DoCmd.Maximize
End If
Else
DoCmd.OpenReport pstrRptName, acViewNormal
lngSaveErr = Err.Number
End If
fOK = (lngSaveErr = 0)
On Error GoTo 0
' 是否已成功列印或预览报表？
If fOK Then
If pfPreview Then
' 等候报表关闭。

Do While (SysCmd(acSysCmdGetObjectState, acReport, pstrRptName) > 0)
For intDoEvents = 1 To 3
DoEvents
Next intDoEvents
Loop
End If
ElseIf gfReportHasNoData Then
MsgBox "报表没有资料。

"
End If
PrintPreviewReport = fOK
End Function
如此一来，当报表没有资料时，Access 不会显示或列印没有记录(资料) 的报表，
而是显示讯息方块，来通知使用者报表中没有资料。

其他资源
您可能需要花费时间和心力，逐一检验每个可能出错的项目，以确认报表的设计是否正确。

特别是当您接手别人的工作，或需要设计大量报表时，检查的工作更加费时费力。

幸好您还可以利用一些工具来应付此处提到的常见错误，这些工具会检查您所有的报表，然后反白显示找到的错误。

工具之一是FMS, Inc. 提供的Total Access Analyzer：/Products/analyzer/index.html。

Total Access Analyzer 是功能完备的Access 资料库分析工具，还能处理报表以外的程式。

除了无法验证使用者看见的精确画面以外，Total Access Analyzer 的报表分析功能可以侦测本篇文章所述的所有常见错误。

Total Access Analyzer 适用于Access 2.0、97、2000 和2002。

工具之二也是FMS, Inc. 提供的Total Access Speller：/Products/speller/index.html。

Total Access Speller 是拼字检查工具，可检查使用者所见的表单、报表和其他物件。

您可以轻松检查所有标题和标签，以确定拼法是否正确。

Total Access Speller 适用于Access 2.0、97、2000 和2002。

结论
开发应用程式需要花费许多心力。

千万别让小错误毁了您的应用程式，让您在老板或客户面前出糗。

即使是单纯的打字错误也可能摧毁使用者对您的应用程式、工作及细心度的信任。

通常每个报表只需要花几分钟进行检查，就可以确保使用者不会发现明显的错误。

花费一些时间来维护您的工作品质和信誉，绝对是明智的抉择。

使用这份检查清单来检查您的报表，作为品质确认的基础程序。

如果您发现其他错误，可以将它加入这份清单中，以免重蹈覆辙。

犯错是难免的；但一再犯错就表示不知记取教训。

祝您好运。

Luke Chung 是FMS Inc.的总裁及创始人，此知名供应商为Microsoft Access 使用者和开发人员提供协力厂商产品。