人力资源员工档案管理制度

第一章总则
第一条为加强公司人力资源员工档案管理，确保档案的完整、准确、安全，提高档案利用效率，根据国家有关档案管理法规和公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司全体员工档案的管理工作。

第三条员工档案是公司人力资源管理工作的重要组成部分，是反映员工个人基本情况、工作经历、教育背景、技能特长、奖惩记录等信息的载体，对员工的选拔、任用、培训、考核、晋升等工作具有重要意义。

第二章档案收集与整理
第四条档案收集应遵循真实性、完整性、及时性原则。

第五条档案收集范围包括：
1. 员工个人基本信息：身份证、户口本、婚姻状况、政治面貌等；
2. 教育背景：学历、学位、专业、学籍证明等；
3. 工作经历：工作单位、职务、任职时间、工作业绩等；
4. 技能特长：专业技术资格证书、职业技能等级证书等；
5. 奖惩记录：奖励、处罚、考核结果等；
6. 入职、离职手续：劳动合同、离职证明等。

第六条档案整理应按照档案分类、编号、编目、归档等要求进行。

第七条档案分类应按照档案内容、形式、形成时间等进行。

第八条档案编号应采用统一编码方式，便于查询和管理。

第九条档案编目应包括档案名称、编号、形成时间、页数、密级等。

第十条档案归档应按照档案分类、编号、编目等要求，将档案整齐、规范地存放在档案柜中。

第三章档案保管与利用
第十一条档案保管应遵循安全、保密、方便利用原则。

第十二条档案保管人员应具备一定的档案管理知识和技能，严格遵守档案保管制度。

第十三条档案保管应确保档案实体安全，防止火灾、水灾、盗窃等事故发生。

第十四条档案保密应按照国家有关保密法规和公司实际情况，对涉及国家秘密、
商业秘密等档案进行保密。

第十五条档案利用应遵循合法、合规、便民原则。

第十六条员工档案查询、借阅、复制等，需经本人或单位负责人同意，并办理相
关手续。

第十七条档案利用过程中，应确保档案的完整、准确、安全。

第四章档案销毁
第十八条档案销毁应按照国家有关档案管理法规和公司实际情况，进行严格审批。

第十九条档案销毁前，应进行核对、登记，确保档案齐全、准确。

第二十条档案销毁应采用安全、环保的方式进行。

第五章附则
第二十一条本制度由公司人力资源部负责解释。

第二十二条本制度自发布之日起实施。

通过以上制度，我们旨在规范公司人力资源员工档案管理，提高档案管理水平，为公司人力资源管理提供有力支持。