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会计电算化对会计内部控制的影响
在本文中,笔者首先在对我国会计电算化中存在的问题进行分析的基础上分析会计电算化对会计内部控制的影响,最后提出加强会计电算化管理以完善企业内部控制的措施。

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所谓会计电算化,是指在会计实务中,以当代电子技术以及信息技术等电子计算机技术为主要操作手段进行会计工作,是一个应用电子计算机实现的会计信息系统。

它实现了数据处理的自动化,使传统的手工会计信息系统发展演变为电算化会计信息系统。

会计电算化是会计发展史上的一次重大革命,它不仅是会计发展的需要,而且是经济和科技对会计工作提出的要求。

一、我国会计电算化中存在的问题
1.复合人才的缺乏,电算化会计人员整体素质有待提高
之于会计电算化,它不仅要求操作人员具有会计的专业知识,还要求操作人员具有一定的计算机专业知识,这就需要对会计人员进行计算机相关知识培训。

第一、计算机培训教材老化。

由于当前科技发展迅猛,计算机的更新换代以及计算机技术也是以目不暇接的速度更新变化着。

然而,在现如今市场上的计算机教材,大都是前几年出版的,知识老旧,对实际操作的指导意义不强。

即使是最近出版的也是原先教材的翻新出版,这样的教材不仅不能达到会计电算化的要求,甚至还会导致会计电算化发展滞后。

第二、会计人员知识不全面,缺乏对会计人员的再培训和定期考核。

相对于传统的手工会计,会计电算化是人机结合的系统,财务人员不仅要掌握财务知识还要对计算机的硬件以及软件都要有一定的了解。

目前在我国,这种既是会计专业的同时又兼备计算机技术的人才还有很大的缺口,然而对这方面的人才培养还需要相当长一段时间。

2.会计电算化涉及范围的局限:缺少具有管理功能的会计软件
我们可以到会计软件市场上走一走,发现我国的会计电算化软件种类十分繁多,然而,这些品种满目的的软件它们在功能上基本上没有差别。

但是,在我国经济迅速发展的要求下,无论是企业单位还是使用单位,它们最终都是要市场化的,所以,企业在进行生产经营决策时,必须依赖其对市场的预测,况且在对事物进行决策与执行的过程中必须进行全面控制,之后还要进行核算分析,这些都需要与之相对应的会计管理软件来完成。

专业化管理软件的缺乏无疑会影响会计电算化的发展。

从这种意义上来讲,完整意义上的会计电算化并不是利用计算机对会计工作简单的进行操作,而是将财务会计电算化与管理会计电算化相整合在一起,使二者有机结合。

这不仅使财务会计记账、算账为管理会计提供资料,而且使管理会计可以将资料充分利用;更使管理会计获得来自于财务会计基本信息以外的其他相关信息,为管理提供更全面、更具体的信息。

3.会计软件不能及时升级换代,软件安全性、保密性差
第一、在当前不少企业中,相对于计算机的硬件而言,计算机的软件系统还是比较古老的。

目前。

企业中相当一部分人没有正确的理解会计点算化的真正意义,仅仅认为会计电算化是以计算机记账代替手动记账,只重视对于其计算机硬件进行更新而无视于会计软件的升级,使得会计软件跟不上现实操作的需要。

第二、有的企业虽然对会计软件进行不断的更新,其企业应用的软件也是最新版的,但是对于计算机的安全性却关注甚少,导致会计信息泄露,对企业的发展形成障碍。

4.内控制度不够健全,电算化基础管理工作十分薄弱
会计电算化虽然在很大程度上减轻了会计人员的工作量,但同时也增加了操作人员、系统维护人员等岗位,带来了许多新的要求,提出了新的问题。

而目前,我国建立在手工操作条件下的会计基础工作的管理还存在着很多不足,一些中小企业内部控制也不是十分完善。

实施会计电算化,就需要建立与之相配套的一系列内部控制制度加以约束,才能充分发挥电算化的优势。

目前,不少单位没有严密的管理制度或有章不循,使得会计电算化不能正常健康运转。

由于基础工作薄弱,建立在此基础上的电算化管理也就出现了一些问题,导致手工与计算机并行时间过长,增加了会计人员的工作量。

二、会计电算化对会计内部控制的影响
1.内部控制形式的变化
第一、由于会计电算化采用了先进的计算机技术,使得在传统手工会计下进行的一些内部控制措施显得有些多余,甚至已经没有必要再进行这方面的控制了;
第二、在实施会计电算化后,原先的传统手工会计下进行的一些内部控制被计算机的内部控制所自动化。

第三、在会计电算化系统中,不仅存在着人工进行的内部控制,还存在着计算机程序进行的内部控制,它们二者之间是相结合的。

2.内部控制制度内容的变化
由于会计电算化将计算机技术也引入了会计操作实务中,使得对计算的控制
也加入了会计内部控制中,例如对计算机病毒的防治、对计算机硬件的维修、对计算机软件的分析、程序的编制、操作人员的维护、信息介质的维护、信息安全的保障、系统维护人员的道德责任等等问题都加入到了会计内部控制的内容中。

3.内部控制重点的变化
传统手工会计转换为会计电算化后,进行会计财务工作时的数据都将来源于数据库,在会计操作中,如果出现对计算机的操作不当,不但会使数据输出发生错误,还会导致计算机系统受到损害。

所以,在会计电算化后,在整个会计电算化业务中,对数据输入操作不当的控制将是最重要的控制环节。

4.信息存储介质的变化
由于在会计电算化中,会计操作主要是通过计算机来完成,信息的存储大都是通过磁性介质来予以保存的。

然而当磁性介质受潮、受热、被磁化、弯曲后都会使介质损坏,导致信息丢失,所以,在对信息系统的资料进行保存时也要进行必要的控制,以免发生不必要的风险。

5.会计网络化带来的新问题
第一、网络环境下,大量的会计信息通过开放的互联网传递,很难保证其真实性与完整性。

第二、互联网的开放特性,给一些非善意访问者以可乘之机。

第三、计算机病毒的猖獗也为互联网系统带来更大的风险。

三、加强会计电算化管理以完善内部控制的措施
1.严格机构和人员的管理与控制
会计核算软件正式使用后,对原有会计机构必须做相应调整,针对各类人员制定岗位责任制度。

会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。

基本会计岗位可包括会计主管、出纳、会计核算、稽核、会计档案管理等工作岗位;电算化会计岗位包括直接管理、操作、计算机维修及会计软件系统维护等工作岗位。

机构调整必须同组织控制相结合,以实现职权分离,有效地限制和及时发现错误或违法行为。

如规定系统开发人员和维护人员不能兼任系统操作员和管理人员等。

2.严格系统操作环境管理和控制系统
操作环境包括系统操作过程以及系统的维护。

操作程序控制主要通过制订一
套完整而严格的操作规定来实现。

操作规程应明确职责,操作程序和注意事项,并形成一套电算化系统文件。

如规定交接班手续和登记运行日志,规定资料备份及机器的使用规范,规定软碟专用以防病毒感染。

系统维护包括硬件维护和软件维护。

3.建立计算机房管理制度
实行电算化以后,设立计算机房的主要目的是:给计算机设备创造一个良好的运行环境,保护机器设备;防止各种非法人员进入机房,保护机内程序和资料的安全。

具体措施包括:
第一、对进入机房内的人员进行严格审查。

第二、保证机房设备安全的措施。

如机房防火规定等。

第三、保证计算机正常运行的措施。

如机房防潮、防磁等方面的规定等。

第四、会计资料和会计软件安全保密的措施。

如数据备份规定及不准在计算机上玩电脑游戏等规定。

第五、修改会计核算软件的审批和监督制度。

如规定会计核算软件的修改需报经单位总会计师批准等。

4.建立健全的档案管理制度
这些档案主要是指打印输出的各种账簿、报表、凭证,存储会计资料和程序的软碟及其他存储介质;系统开发运行中的各种文档及其他会计资料。

档案管理的功能是负责系统内各类文档资料的存档、安全保管和保密工作。

档案管理一般通过制定与实施档案管理制度来实现,通常包括:
第一、存档的手续,必须有会计主管和系统管理员的签章才能存档保管。

第二、各种安全保证措施,如备份软碟应贴上保护標签,应存放在安全、洁净、防潮的地方。

第三、采用磁性介质保存会计档案要定期进行检查和定期复制,防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失。

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