用Word转换“套打”文本目录

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用Word转换“套打”文本目录
作者：杨丽辉
来源：《档案管理》2010年第03期
在早期的档案案卷目录与文件目录中，有相当一部分是用字处理软件Word或WPS，采用“套打”的方式直接打印在印刷好的案卷目录或文件目录上。

如今在建立机读档案案卷目录数据库与文件目录数据库时，往往要将这些目录重新输入数据库，费工、费时、费力。

这里向大家介绍一种利用字处理软件Word 2003自带的“转换工具”，将文本转换成可导入数据库的目录数据方法。

第一步：将“套打”的目录文件中的文本文件在“Word 2003”中，按“条”分段。

每一条目录
的每一个著录项间用“，”号分开(注意必须用半角“，”号)。

著录项内没有内容的同样要用“，”号分开。

将目录文本文件排成下列格式：
顺序号，文号，责任者，题名，日期，页号，卷号
第二步：将排好的文本文件全部抹黑“选中”。

第三步：在Word 2003中的[表格]菜单下，选择[转换]命令级下的[文本转换成表格]命令。

第四步：在“文本转换成表格”对话框的“自动调整”操作下，选择“根据内容调整表格”项。

然后选择“确定”按钮。

第五步：将上表“全选”后“复制”，直接“粘贴”到“Excel 2003”中，就能生成可直接导入数据库的目录数据。