网络办公环境下如何做好电子文件归档管理

网络办公环境下如何做好电子文件归档管理
摘要：随着科学技术的快速进步，网络信息技术普及率全面提升，纸质版的文
件逐渐被电子文件所取代，为了保证相关电子文件的安全，相关人员在文件归档
管理中，如何做好文件的收集、整理、规范管理，就尤为重要。

本文主要从何为
电子文件、电子文件归档和管理进行相关论述。

关键词：网络办公；电子文件；文件归档管理
引言
随着现代信息化的发展，传统的办公主要朝向网络化办公发展，新型的互联
网式办公模式向“公文往返式”办公模式发起了挑战，由于网络办公高效、便捷、
省事、省力，节约工作成本等优点，逐步让大众办公网络化。

因此，做好电子文
件的归档管理，就显得异常重要。

尤其是对电子文件的形成和管理、积累、鉴定、归档，以及电子文档的保存、归档和管理，应该由相关工作部门指定特定人员去
管理，从而保证电子文件的连续性和规整性。

一、电子文件分类与收集整理
电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光
盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理并可以在通信网络上传递的文件。

电子
文件主要包括通过特殊环境生成的数字信息，通过光盘、硬盘、Ｕ盘等介质保存，通过计算机阅读、处理、加工等数字信息。

1.1电子文件分类
文本文件，指用文字处理技术形成的文字文件、表格文件等。

图像文件，指用扫描仪、数码相机等设备获得的静态图像文件。

图形文件，指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。

视频文件，指用视频设备获得并经计算机处理的文件。

音频文件，指用音频设备获得并经计算机处理的文件。

1.2电子文件的收集整理
电子文件的收集内容与纸质文件几乎相同，只是电子文件收集的范围、载体、形式有所不同而已。

在归档的电子文件中，主要包括用计算机处理的各种公文和
报表；其次，草稿性的电子文件一般不要归档收集，但针对某些法律法规等重要
性文件，在修改的过程中，便需要开始收集相关电子文件。

电子文件的整理，对
于将来电子文件的查阅、检索等很有帮助，所以应做好电子文件的整理工作，以
档案管理的标准进行归档。

例如，在收集各种电子文件的时候，要注意备份利用计算机处理生成的文书
档案、所有电子财务数据的会计档案、全部数字化处理的科技档案、公文档案等。

对于一切无纸化办公所生成的文件，都应该有一套严格的管理制度，进行电子文
件归档，只有这样，才能避免因为其他原因，造成的文件丢失。

在电子文件整理过程中，要对电子文件进行重新的分工与排序。

将分散、凌
乱的文件依据一定的标准，进行重新整理。

根据单位的不同，我们可以将电子档
案分为行政管理类、经营管理类、党政公务类、生产管理类、地质勘测类等相关
类别，不同类别会产生不同的电子文件，因此，在进行电子文件整理过程中，为
了保证文件的整齐、安全、完整，需要将文件的格式转换为统一格式，这在文件
管理归档过程中，起到相当重要的作用。

根据文件的不同，电子文件管理员要建立不同的数据库，依据不同门类的实
际情况，进行编排与分类，例如，文本文件开头字母用Ｗ表示，图像文件开头用
Ｔ表示，图形文件开头用Ｘ表示，视频文件开头用Ｓ表示，音频文件开头用Ｙ表
示等，这样，有利于后期对电子文件的维护和使用。

二、电子文件的归档管理
2.1 电子文件归档存在的问题及分析
由于多种原因，在进行纸质版文档向电子版文件转变过程中，很多单位或部
门未能将纸质版对应的电子文件进行统一保存管理，导致电子版文件错乱，因此，在现实工作中，电子文件管理人员要加强电子文件与纸质文件的核对与收集工作，一方面，可以有效减少重复性工作带来的麻烦，有利于档案的检索工作，为了将
来电子文件实现单轨制运行管理，我们也要积累电子文件的归档管理经验。

另外，在实际工作中，存在数据库中的数据目录与电子文档不能一一对应，很容易出现
重复归档、遗漏归档、错误归档等现象。

2.2电子文件的规范化管理
在档案管理归档过程中，电子文件逐年增多，因此，作为档案管理工作中的
一项新课题，电子文件管理，需要重点关注。

在网络办公的环境下，每个人的电
脑中都存在着大量的电子文件，由于缺乏相应管理，加上电子产品的特性，操作
失误、病毒感染、电子产品自身的硬件问题，很容易造成文件误删、找不到情况，因此，加强对电子文件的科学管理，发挥电子文件的相应作用，就尤为重要。

2.3电子文件的归档
2.3.1归档方法
电子文件的归档，可以分为两步走，先进行逻辑归档，然后定期完成物理归档。

相关工作人员在归档时，要充分考虑到电子文件的技术环境、相关软件、数
据类型、版本、被操作数据等技术因素。

具体来说，逻辑归档指的是在计算机网
络上进行，这样，不会改变电子文件原来的储存方式和位置，从而实现电子文件
的管理权限向相关部门的移交；而物理归档，主要指在计算机失去网络上进行，
然后将相关文件的管理权限向相关部门移交。

当然，对于归档电子文件的接收，接收单位要遵从有关规定进行认真检验，
在检验合格后，才能如期将电子文件移交给相关部门进行保管。

如果电脑处于联
机状态，归档的电子文件的移交工作，可以通过网络进行移交，但是，移交方和
接收方仍然需要进行相应手续的办理。

移交方在移交之前，接收方在接收之前，
都应该对归档文件进行检验，只有所有电子文件全部合格，方可进行。

2.3.2电子文件归档登记要求
每一份电子归档文件，都需要在相应电子文件登记表上登记，并且电子文件
登记表要与电子文件同时保存。

纸质电子文件登记表应该与电子文件载体保存在
一起。

电子文件接收方，应对移交的电子文件的真实性、完整性、有效性等方面
进行检测，并且由接收方负责人签署审核意见，只要双方达成共识，方可移交登记。

2.3.3明确电子文件归档中的责任划分
电子文件归档过程中，大概会经历文件形成部门、信息管理部门、档案管理
部门，这就要求各个部门各司其职，明确相应的责任和义务，协调相关工作。

对
于文件形成部门，有义务和责任将文件收集齐全，及时移交给档案管理部门。

这
就说明，在文件归档过程中，文件形成部门起到至关重要的作用；信息管理部门，承担着将各个部门的信息进行流通，收集对于文件归档有价值的文件，并且解决
在文件归档过程中出现的问题，是实现文件归档自动化的首要关节点；档案管理
部门，承担着对电子文件进行监督和管理职责，不但起到保障电子文件长期有效
存在，而且还要为相关部门提供准确的信息及相关指导。

因此，只有相关部门分
工明晰，责任到位，全力以赴，才能更加科学、安全的进行电子文件的归档和管理。

2.3.4提高电子文件归档管理的质量
要提高文件归档管理，要做到对文件进行一定的编辑，按照统一的标准进行
全面处理，规范文件格式，按照同一格式，分类保存，从而保证文件的长期有效性，最后，要保证电子文件的安全性，做到电子文件储存安全、信息安全。

结束语：本文主要网络办公条件下，电子文件分类、电子文件收集范围、电
子文件归档存在问题以及解决方案，从而探究如何更好的进行电子文件归档管理，进行简单分析。

参考文献：
[1]李积敏.浅谈如何做好电子文件的管理与归档[J].《办公室业务》，2017年
第07期.
[2]王良城.我国电子文件管理制度述略[J].中国档案，2012（03）：。