秘书的重要职业技能：和领导一起外出办公

1、准备阶段
当领导确定出访后，秘书要在出发前做好充分的准备⼯作，包括思想、组织、物质和资料等⽅⾯的准备⼯作。

（1）思想准备。

秘书要了解商务出访的意图、⽬的；出访的内容和重点；邀请单位和对象；参加出访的有关⼈员；出访的⼤致⽇程安排；希望邀请单位做哪些准备⼯作等。

（2）组织准备。

秘书要做到：根据领导指⽰拟制出访⽅案；通知有关部门确定参加出访的随从⼈员名单，并进⾏编组和分⼯；组织所有⼈员参加预备会，听取领导关于预备⼯作的指⽰，学习有关⽂件，布置具体任务；印发出访⽅案和⽇程安排；与邀请单位联系，使其有所准备。

（3）资料准备。

秘书要收集：邀请单位的历史沿⾰，领导班⼦，当前⼯作发表及评价的资料；同出访⼯作相关的领导指⽰政策，法规性⽂件；同出访中⼼内容相关的理论和典型经验⽅⾯的资料；出访地区有关地理、⽓候、交通情况以及风⼟⼈情⽅⾯的资料。

（4）物质准备。

秘书要携带：办公⽤具、常⽤药物、差旅费以及照相机、收录机等⽂化⽤品。

2、出访阶段
（1）做好组织安排。

领导商务出访免不了有察看商品⽣产现场，召开座谈会或个别访问等形式。

这就要求随从秘书为之安排好时间、地点和有关⼈员。

⽆论哪种活动，随从秘书都要做好记录，以便事后分析、研究。

秘书看到、听到的情况要及时、准确地向领导汇报。

（2）主动提出建议。

在出访阶段，随从秘书如发现问题，应主动向领导提出如何处理的建议。

（3）及时同企业联系。

在领导出访期间，秘书要同原企业及时沟通信息。

如将外出领导的活动情况及时⽤通讯⼯具告知企业，使企业留守掌握外出领导的状态。

同时也要从企业内部获取信息，使外出领导及时了解领导的重要指⽰，以及原企业的⼯作动向，保证领导信息灵通，以利实施不间断的指挥。

（4）处理好⽇常事务。

随从秘书要主动处理⽇常的事务⼯作。

在组织安排中碰到⼈事、时间、地点等⽅⾯的⽭盾，要主动协调，尽量做好事半功倍，提⾼效率。

还要尽可能保证⾸长的⽣活和休息，使之⾝⼼健康、精⼒充沛地投⼊⼯作。

3、结束阶段
随从秘书要做好出访活动的善后⼯作，这个阶段主要有：
（1）做好返程安排。

联系安排好返程的交通⼯具，预定好车、船、机票，安排好途中⾷宿，确保领导的安全。

（2）整理调查资料。

回企业后，要把出访中发现的问题整理归纳成条，提出改进⼯作、解决问题的建议。

（3）抓紧有关问题的落实。

在出访时，领导答应办的事，回企业后秘书要及时通知、督促有关部门抓好落实，做到⾔⽽有信，件件有着落，事事有回⾳。

（4）报销差旅费。

随从秘书要协助领导结算开⽀、报销差旅费、偿还预借款。

（5）回顾总结。

随从秘书⼯作要对⾃⼰跟随领导出访期间的⼯作进⾏回顾总结，主动征求领导的批评、帮助，这对秘书⾃⾝的提⾼不失为⼀种有效的办法。

秘书在整个跟随领导外出活动期间要时刻注意维护领导的威信，执⾏政策，遵守纪律，谦虚谨慎，平易近⼈，为领导、也为秘书⾃⾝树⽴良好的形象。