公司程序文件

公司程序文件
文件控制程序
编号：CDNF/QES-CX-01
1.目的
对与组织一体化管理体系有关的文件进行控制,确保各相关场所使用文件为有效版本。

2.范围
适用于与一体化管理体系有关的文件控制。

3．职责
3．1 总经理负责批准发布手册。

3．2 管理者代表负责审核手册
3．3 各部门负责相关文件的编制、使用和保管。

3．4 办公室负责组织对现有体系文件的定期评审。

3．5 办公室负责手册、程序文件、公司标准的发放回收。

3．6 各部门负责本部门与一体化管理体系有关的文件的收集、整理和归档等。

4．工作程序
4．1文件的分类与保管
4.1.1手册（第一级文件及程序文件（第二级文件作为公司主要标准之一，由办公室管理。

4.1.2公司第三级一体化管理体系文件分为两类:
（1）部门工作手册:作为各部门运行一体化管理体系的常用实施细则:包括管理标准(部门管理制度等);工作标准(岗位责任制和任职要求等);技术标准(国家标准、行业标准、企业标准及服务、检验规范等)；部门记录文件等。

由各相关部门自行保存并报办公室备案存档。

4.1.3公司级管理性文件，如各种管理制度、部分外来文件，包括与一体化管理体系有关的政策，法律法规文件等，由办公室门保存。

4.2一体化管理体系文件的编号
（1）手册：
公司名称代号—QES—年号，手册中各章以节号区分。

例如：CDNF/QES-CX-2016，表示公司手册2016年版。

（2）程序文件
CDNF/QES-CX—A
例如：CDNF/QES-CX—01表示第一个程序文件。

（3）公司标准：
a)外来文件名称和编号直接引用原标准名称和编号
b)企业管理制度（内部管理文件）编号为CDNF/QES-GL，单个管理文件加序号进行编制，例如CDNF/QES-GL-序号
c)企业内部作业指导书编号为CDNF/QES--ZY，单个作业文件加序号进行编制，例如CDNF/QES-ZY-序号
（4）记录：
a)程序文件所附的记录：CDNF/QES—JL—序号
例如：CDNF/QES-—JL—01，表示体系文件的第一个记录。

4.3文件的编写、审核、批准、发放
文件发布前应得到批准，以确保文件是最适宜的：
（1）手册由办公室组织编写，由管理者代表审核，上报总经理批准发布，由办公室负责登记、发放；
（2）程序文件、各部门工作手册由各部门负责人组织编写、汇总，由管理者代表审核，报总经理批准，办公室负责登记、发放；
（3）应确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本。

文件的发放、回收要填写《文件发放、回收登记表》。

4.2文件的受控状况
文件分为“受控”和“非受控”两大类，凡与体系运行紧密相关的文件均应为受控，由各部门按规定执行。

所有受控文件必须在该文件封面加盖受控文件章。

4.5文件的更改
（1）手册由办公室组织更改，填写《文件更改申请》，由管理者代表审核，上报总经理批准后更改，由办公室发放，办公室应保留文件更改内容的记录；
（2）其它文件的更改由各相应主管部门填写《文件更改申请单》，经原审批部门审批，再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理。

如果指定其他部门审批，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料；
（3）文件更改后必须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯一性。

4.6文件的领用
（1）文件使用者应填写《文件发放、回收登记表》，经相应主管部门负责人审批方可领用。

（2）应破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；应丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明丢失的文件分发号失效；发放部门作好相应
发放签收记录。

4.7文件的保存、作废与销毁
4.7.1文件的保存
（1）与一体化管理体系相关的文件必须分类存放在干燥通风，安全的地方；
（2）各部门文件由本部门人员保管。

办公室每季度对各部门文件保管情况进行检查；
（3）对受控文件，各部门资料员应及时填写本部门使用文件的《文件一览表单》。

将清单一份报办公室备案，一份送办公室；
（4）任何人不得在受控文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰，易于识别和检索。

4.7.2文件的作废与销毁
（1）所有失效或作废文件由相关部门资料员及时从所有发放或使用场所撤出，加盖“作废”印章，防止作废文件的非预期使用；
（2）为某种原因需保留的任何已作废文件，都应进行适当的标识；
（3）对要销毁的作废文件，由办公室填写《文件销毁申请》，经管理者代表申请批准后，由办公室统一销毁。

4.7.3文件的借阅、复制
借阅、复制与一体化管理体系有关的文件，应填写《文件借阅、
复制记录》，由相关部门负责
内不允许使用复制的受控文件。

4.8外来文件的控制
4.8.1部门收到外来文件，须识别其适用性，并控制分发以确保其有效。

4.8.2办公室负责收集相关国家、行业、国际标准最新版本，统一编号、加盖受控印章，分发到相关部门使用，并把旧标准收回。

4.8.3各部门要把上述标准及其他与一体化管理体系有关的外来文件填入《文件一览表单》，并报办公室备案。

4.9每年由办公室组织对现有一体化管理体系文件进行定期评审，各部门结合平时使用情况进行适时评审，必要时予以修改，执行文件相关规定。

4.10对承载媒体为其他材质的文件控制，也应参照上述规定执行。

4.11作为记录的文件应执行《记录控制程序》。

5.相关文件
5.1《记录控制程序》
6．记录
6.1《文件发放、回收登记表》
6.2《文件借阅、复制记录》
6.3《文件一览表单》
6.4《文件更改申请》
6.5《文件销毁申请》
记录控制程序
编号：CDNF/QES-CX-02
1 目的、范围
对与质量、环境和职业安全健康、环境和职业安全健康管理有关的记录进行有效控制和管理，为证实一体化管理体系有效运行提供客观证据，制定本程序。

本程序适用于与一体化管理体系有关的所有记录的管理。

2 相关文件
GB/T19001—2016标准；
GB/T24001—2016标准；
GB/T28001—2011 标准；
公司《一体化管理手册》、《文件控制程序》及公司其他一体化管理体系文件。

3 术语和定义
参照本公司《管理手册》中的术语解释。

记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。

客观证据：支持事物存在或其真实性的资料。

4 职责
4.1 办公室负责一体化管理体系内、外部审核和管理评审记录的整理、归档、保存和管理。

4.2 运营部负责产品销售质量、环境和职业安全健康记录的监督管理和日常检查，检查和整理上报工作。

4.3各部门负责收集、整理、保管本部门的记录，并按本程序规定的要求具体实施记录的控制。

5 工作程序
5.1 记录的控制范围与分类
5.1.1 记录的控制范围包括：各一体化管理体系文件中规定提供的记录，以及在一体化管理体系运行中形成的其他记录（包括声像、磁带、照片、软盘、文字资料等），也包括来自相关方的记录。

5.1.2 记录的分类包括：各项管理记录、各项操作记录、各种监视和测量记录及各种报告等。

5.2 记录的收集（生成）
5.2.1 管理手册、程序文件和其他管理文件规定的记录，由责任部门或人员按相应的格式随工作进展如实填写，应由相关方生成的记录，由运营部相应责任人员及时收集。

5.2.2 填写记录时字迹要清晰、整齐、能准确识别，填写人员签名时必须签全名，记录不得用铅笔填写。

5.2.3 记录的内容要完整、齐全，提供的数据资料要准确，语言要
简练。

收集和保存的记录应尽量使用原始件（包括记录表格本身规定的复写件），顾客提供的记录可使用复印件。

5.2.4各项管理记录和各种报告要及时填写，各项销售记录、监视和测量记录应随时整理，不得后补、伪造。

5.2.5 记录一经填写完成，原则上不允许任何部门或个人涂改，以确保其原始性、可追溯性和证明作用，并为制定纠正/预防措施提供依据。

如系笔误或经证实原有记录不准确，可在原始记录上采用“划改”形式进行更改，但应保留原有记录的可识别性。

凡以涂、贴、刮等方式改动的记录一律
5.3 记录的贮存与保管
5.3.1 所有记录由公司、部门、人员三级实施管理。

各层次部门应将记录的生成（收集）、保管责任落实到具体人员。

各层次部门和人员应保管的记录参照“记录一览表”。

5.3.2下列记录应由公司档案室归档保存：
a 管理评审记录及有关决议；
b 内部审核报告； c第三方审核的有关资料；
d 其它需要归档保存的记录；e记录归档时由档案室按档案管理执行。

5.3.3 记录应贮存在通风、干燥、安全且便于查找的地方。

5.3.4 记录应保存的期限参照“记录一览表”
5.4 记录的借阅/查阅
借阅/查阅记录必须经记录运营部门负责人批准签字并在“记录借阅登记表”中登记后，方可借阅/查阅。

与记录内容无直接关系的人员，无权借阅/查阅。

5.5 记录的处理
5.5.1 记录保存期满后，保管人请示本部门（单位）负责人，由本部门（单位）负责人做出处理决定。

5.5.2 批准销毁的记录由保管人员负责销毁，并有部门其他人员见证，做好销毁记录。

若仍有参考价值予以保留时，由保管人员在记录的右上角用醒目颜色标明“过期”字样。

5.6记录的移交
办公室按照国家相应要求负责技术资料的收集、装订工作,办公室负责审核后按照相关要求办理移交手续.
6.记录：
《记录清单》
管理策划控制程序
编号：CDNF/QES-CX-03
1.目的
为实现公司的目标、指标、方案，合理调配，使用资源进行管理策划。

2.范围
适用于对确保实现目标、指标、方案的资源加以识别与策划。

3.职责
3.1总经理根据本公司的目标、指标、方案配置必要的资源，负责批准各部门编制的管理策划
文件。

3.2管理者代表负责审核各部门为管理策划编制的有关文件。

3.3办公室组织各部门进行管理策划，编写相应的策划文件，并对策划的实施情况进行监督、
检查。

3.4各部门负责人负责本部门管理策划及实施。

4.程序
4.1目标
4.1.1为实现公司的方针，特确定公司总的质量、环境和职业安全健康目标为：
1．产品交付验收合格率大于95%；
2．顾客意见及时处理率 100%。

3．顾客满意率大于90%。

4.1.2与产品有关的各部门应将公司总目标进行分解，转化为本部门具体的工作目标。

为保证
目标的顺利完成，需进行相应的管理策划。

4.2进行管理策划的时机
公司在下列情况下需要进行管理策划：
（1）按照管理标准建立、改进一体化管理体系时；
（2）公司的方针、目标、组织机构等发生重大变化时；
（3）公司的资源配置、市场情况发生重大变化时；
（4）现有体系文件未能涵盖的特殊事项。

针对具体的产品销售和系统集成销售合同所进行的策划执行《产品实现过程的策划程序》。

4.3管理策划的内容
总经理应确保对实现目标所需的资源加以识别和策划。

管理策划应包括下列内容：
（1）需达到的目标及相应的管理过程，确保过程的输入、输出及活动，并作出相应规定：（2）识别为实现目标所需建立的过程的资源配置需求；
（3）对实现总体目标和阶段或局部的目标进行定期评审的规定，重点应评审过程和活动的改进；
（4）根据评审结果寻找与目标的差距，确保持续改进，提高一体化管理体系的有效性和效率；
（5）策划的结果（包括变更）应形成文件，如管理方案等。

4.2管理策划输出文件的编制原则
（1）参照手册的有关内容，应符合方针、目标，并与产品实现过程的策划及其他体系文件的内
（2）已有的文件中的内容可被引用，并根据特殊的要求增加新的内容，
4.5管理策划输出文件的编制、审批和发放
（1）《管理策划输出文件》由办公室组织各部门负责人编制，经管理者代表审核、总经理批准后，以受控文件形式发放到相关部门。

（2）《管理策划输出文件》的封面必须写明策划销售名称及编号、编制人、审核人、批准人、发布日期。

4.6管理策划的实施、监督检查和更改
4.6.1各部门在执行中应按照管理策划规定的内容、要求、进度进行控制，并将执行情况、存
在的问题等及时反馈到办公室；
4.6.2办公室对管理策划实施情况进行检查和验证，协调相应的资源，并填写《管理策划实施
情况检查表》报管理者代表和总经理。

4.6.3管理策划的更改
（1）《管理策划输出文件》的更改应在受控状态下进行，应由更改部门填写《文件更改申请》经管理代表审核、总经理批准后进行更改，按《文件控制程序》执行；
（2）在更改期间应保持一体化管理体系的有效运行，例如公司机构的调整应对职责作出相应的变更，以确保体系正常的运行。

4.6.4 管理策划所形成的文件，由档案部门负责存档保存。

5. 相关文件
5.1《文件控制程序》
5.2《产品实现过程的控制程序》
6. 记录
6.1《管理策划实施情况检查表》
6.2《各部门的管理策划输出文件》
6.3《文件更改申请》
管理评审控制程序
编号：CDNF/QES-CX-04
1.目的
按计划的时间间隔评审一体化管理体系,以确保其持续的适宜性、充分性和有效性。

2.范围
适用于对公司一体化管理体系的评审。

3.职责
3.1总经理主持管理评审活动，批准管理评审报告。

3.2管理者代表负责向总经理报告一体化管理体系运行情况，提出改进建议，审核相应的管理评审报告。

3.3办公室负责评审计划的制定、收集并提供管理评审所需资料，并负责实施管理评审中提出的相关的纠正、预防措施。

3.4各相关部门负责准备、提供与本部门工作有关的评审所需资料，并负责实施管理评审中提出的相关的纠正、预防措施。

4. 程序
4.1管理评审计划
4.1.1每年至少进行一次管理评审，可结合内审后的结果进行，也可根据需要安排。

4.1.2办公室每次管理评审前十天编制《管理评审计划》，报管理者代表审核，总经理批准。

计划主要内容包括：
（1）评审时间：
（2）评审目的：
（3）评审范围及评审重点：
（4）参加评审部门及人员：
（5）评审依据：
（6）评审内容。

4.1.3当出现下列情况之一时可增加评审频次。

（1）公司组织机构、产品范围、资源配置发生重大变化时；
(2 ) 发生重大质量、环境和职业安全健康事故或用户关于质量、环境和职业安全健康投诉或投诉连续发生时；
（3）当法律、法规、标准及其他要求有变化时；
（4）市场需求发生重大变化时；
（5）即将进行第二、三方审核或法律、法规规定的审核时；
（6）内部审核发现严重不合格时。

4.2管理评审输入
管理评审输入应包括与以下方面有关的当前的业绩和改进的机会；
（1）审核结果，（包括第一方、第二方、第三方一体化管理体系审核、产品质量、环境和职业安全健康审核等的结果：）
（2）顾客的反馈，包括满意程度的测量结果及与顾客沟通的结果等；
（4）改进、预防和纠正措施的状况，包括对内部审核、日常发现的不合格项采取的纠正和预防措施的实施及其有效性的监控结果；
（5）以往管理评审跟踪措施的实施及有效性；
（6）可能影响一体化管理体系的各种变化，包括内外环境的变化，如法律法规的变化等。

（7）一体化管理体系运行状况，包括方针和目标的适宜性和有效性。

4.3评审准备
4.3.1预定评审前十天，办公室以书面形式向管理者代表汇报现阶段一体化管理体系运行情况并提交本次评审计划，由管理者代表审核，总经理批准。

4.3.2办公室根据评审输入的要求，收集评审资料，准备必要的文件，评审资料由管理者代表确认。

4.3.3办公室向参加评审的部门发放《管理评审通知单》及本次评审计划和有关资料。

4.2管理评审会议
（1）总经理主持评审会议，各部门负责人和有关人员（内审员、特殊岗位人员等）对评审输入做出评价，对于存在的及潜在的不合格项提出纠正和预防措施，确定责任人和整改时间；
（2）总经理对所涉及的评审内容做出结论（包括进一步调查、验收等）。

4.5管理评审输出
4.5.1管理评审的输出应包括与以下方面有关的措施：
（1）一体化管理体系及其过程的改进，包括对方针、目标、组织结构、过程控制等方面的内容；
（2）与顾客要求有关的产品的改进，即现有产品与相关要求的符合程度的评价。

包括是否需要对产品、过程进行审核等与评价内容相关的要求；
（3）资源方面的需求等。

4.5.2会议结束后，由办公室根据以上要求进行总结，编写《管理评审报告》，经管理者代表审核，交总经理批准，发至相应部门并监督执行。

本次管理评审的输出可以作为下次管理评审的输入。

4.6改进、纠正、预防措施的实施和验证
办公室根据《改进控制程序》的规定，对改进、纠正和预防措施的实施效果进行跟踪验证。

4.7如果评审结果引起文件更改，应执行《文件控制程序》。

4.8管理评审产生的相关记录应由办公室按《记录控制程序》保管，包括管理评审计划、评审前
各部门准备的评审资料、评审会议记录及管理评审报告等。

5. 相关文件
5.1《内部审核程序》
5.2《改进控制程序》
5.3《文件控制程序》
5.4《记录控制程序》
6. 记录
6.1《管理评审计划》
6.2《管理评审通知单》
6.3《管理评审报告》
6.4《纠正和预防措施处理单》
法律法规与其它要求获取、确认程序
编号：CDNF/QES-CX-05
1 目的
用来确定适用于公司产品销售程中的质量、环境和职业安全健康法律、法规，及其他应遵守的要求，并建立获取这些法律和要求的渠道。

2 范围
适用于对与公司一体化管理体系活动相关的法律、法规、标准和其他要求的控制。

3 职责
3.l 办公室负责相关体系的法律法规、标准和其他要求的收集。

3.2办公室负责组织确认相关法律法规的适用性和符合性。

3.3办公室负责保存相关法律、法规和要求原件。

3.4办公室负责将相关法律、法规和要求传达给全体员工并遵照执行。

4 工作程序
4.1与公司相关的质量、环境和职业安全健康法律、法规和产品标准。

4.2获取的方法和渠道
4.2.1办公室每月与质监局进行电话联系，获取新的国家质量、环境和职业安全健康的法律法规。

4.2.2办公室还可以通过上级部门、公共事务运营部门、图书馆、出版社以及网络等渠道，获取最近的文件、法律法规。

4.5选择、确认
4.5.1办公室负责组织各部门确认所获取的各类法律、法规、标准及要求的适用性和符合性，记录在《法律法规清单》上。

当上述文件更新或增加时，及时进行修正。

4.5.2办公室保存质量、环境和职业安全健康法律、法规、标准及其他要求的原件，按《文件控制程序》对法律法规进行管理。

4.6法律法规的传达、学习
4.6.1办公室负责将相关法律、法规和要求传达给全体员工。

可以对法律法规中的重要内容进行摘编，有针对性的分发到各相关部门。

4.6.2办公室负责组织全体员工学习相关法律、法规和要求，并遵照执行《人力资源控制程序》。

5相关/支持性文件
6 5.1 《文件控制程序》
5.2 《人力资源控制程序》
6 记录
6.1法律法规清单
目标、指标及管理方案控制程序
编号：CDNF/QES-CX-06
1．目的
制定并实施质量、环境和职业安全健康目标、指标及管理方案(以下简称：目标、指标及管理方案)的管理，为产品质量、环境和职业安全健康的提高及一体化管理体系的持续改进做出贡献。

2．范围适用于中心目标、指标及管理方案的制定、更改和实施。

3．职责
3.1总经理负责目标、指标及管理方案的批准和颁布。

3.2 管理者代表负责审核目标、指标及管理方案。

3.3办公室负责组织目标、指标及管理方案的制定、修订和保持，并监督和检查目标、指标及管理方案的实施。

3.4 各部门负责目标、指标及管理方案的具体实施。

4．工作程序
4.1目标、指标及管理方案的制定
4.1.1办公室每年年底组织各部门根据质量、环境和职业安全健康方针、本年度的目标、指标及管理方案的完成情况以及其它外界因素的变更，制定下年度的质量、环境和职业安全健康目标、指标及管理方案，经管理者代表审核，中心总经理批准后生效。

4.1.2目标、指标及管理方案制定时应考虑：
a) 中心的质量、环境和职业安全健康方针；
b) 产品要求及满足产品要求所需的内容；
c) 法律、法规和其他要求；
d) 相关方要求，商业机会；
e) 技术、财务及实施的可行性；
f) 预防为主和持续改进的精神；
g) 应尽可能量化，并设置可测量参数；
h) 将目标和指标细化到有关的职能部门及层次上；
i) 为目标、指标及管理方案的实现设置完成时间。

4.2 目标、指标及管理方案的实施
4.2.1办公室组织各部门对所属员工进行目标、指标及管理方案的
宣传、培训，确保全体员工清楚中心及本部门的目标、指标及管理方案，并付诸实施。

4.2.2目标、指标及管理方案以受控文件的形式发至各部门具体实施。

a) 经总经理批准后，可向相关方或公众公开中心方针、目标、指标。

b) 各相关部门依据质量、环境和职业安全健康目标、指标对管理方案的要求，制定管理方案管
控措施，可行时必须将管理方案量化。

4.3 质量、环境和职业安全健康目标、指标及管理方案的进度追踪
4.3.1各部门根据分解到本部门的具体目标、指标及管理方案的内容，设置完成时间，明确责任人，应切实将部门目标指标落实到各项工作中，做好相关记录，采用适当的统计方法，进行测算，做好
4.3.2管理者代表或办公室定期追踪方案执行状况的每一个阶段，并对其进行确认，若有偏离计划者，依《产品撤回控制程序》、《纠正与预防措施控制程序》执行。

4.3.3 办公室每半年对质量、环境和职业安全健康目标、指标及管理方案实施情况进行统计汇总，做出分析报告，并将实施情况提交管理者代表审核。

4.3.4管理方案在年度终了时，负责部门须对执行状况成效提出说明，并提供改善完成后的监测记录或照片，交管理者代表做最终审核；
4.3.5办公室在管理评审会议上，就目标、指标及管理方案的完成情况进行汇报，并就目标、指标未完成事项，提出改进通知。

同时，结合本年度目标、指标及管理方案的完成情况，制定下年度的目标、指标及管理方案。

4.4 目标、指标及管理方案的更改
4.4.1在方针、相关法律法规及其他要求、管理状况和其他内外界因素（包括产品、活动、服务发生变化等）发生变更时，目标和指标、管理方案应重新评审和修订。

4.4.2为确保管理方案的适宜性，中心需根据实现目标的进展情况，
及时更新或修订管理方案。

此外，中心还需每半年评审管理方案，根据活动、产品、服务或运行条件的变化，及时对管理方案做必要的修订和调整。

4.4.3目标、指标及管理方案由办公室组织进行更改，管理者代表审核后，报中心总经理批准后生效。

相关文件执行《文件控制程序》。

4.5目标、指标及管理方案的评审与改进
4.5.1 每次管理评审时，均需对目标、指标及管理方案进行评审，确保其有效性和适宜性。

4.5.2 各相关部门在管理评审会议中提出管理方案执行情况报告，对于由于特殊原因而无法完成的管理方案，则由管理评审会讨论决议修订，必要时可修正管理目标与指标。

4.5.3目标、指标及管理方案未达到规定要求，采取改进措施。

4.6考核
5．相关文件
5.1《文件控制程序》
5.2《管理评审控制程序》
5.3《年度目标指标及考核办法》
5.4《监视和测量资源控制程序》
5.5《纠正与预防措施控制程序》
6．相关记录
6.1《管理方案》
人力资源控制程序
编号：CDNF/QES-CX-07
1.目的
通过对培训的管理，对从事质量、环境和职业安全健康有关的各级人员进行系统和专业培训，增强质量、环境和职业安全健康意识，提高业务水平、管理水平和职业道德素质，确保质量、环境和职业安全健康一体化管理体系有效运行。

2.范围
适用于承担一体化管理体系规定职责的所有人员，包括临时雇佣。