会议组织与协调管理制度

会议组织与协调管理制度
第一章总则
第一条
本制度是为规范企业内部会议组织与协调管理工作，提高会议效率和决策水平，促进企业各部门之间的协作与沟通而订立。

第二条
本制度适用于企业内部的各类会议，包含但不限于部门会议、项目会议、决策会议等。

第三条
会议组织与协调管理应遵从公平、公开、高效的原则，确保会议的目标明确、议题清楚，并对会议结果进行跟踪和落实。

第二章会议的组织和准备
第四条
会议组织者应在召开会议前订立会议议程，并提前通知参会人员，确保每位参会人员对会议内容有充分的准备。

第五条
会议议程应包含会议主题、时间、地方、参会人员、议题等信息，并及时发送给参会人员，通知应明确要求参会人员的到会时间和会议要求。

第六条
对于紧要的会议，组织者应提前征求参会人员的看法，避开冲突，确保会议的高效进行。

会议组织者应供应必需的会议料子，并要求参会人员提前阅读和准备。

会议料子应包含相关文件、报告、数据分析等必需的资料，以便
参会人员充分了解会议议题和背景。

第八条
会议组织者应确保会议场合和设备的正常运行。

会议前应检查会议
室的设备是否完好，包含投影仪、音响设备、白板等，并提前布置相
关人员进行技术支持。

第九条
会议组织者应在会议开始前进行签到，并记录参会人员的到会情况，以确保参会人员的出勤情况。

第三章会议的进行和管理
第十条
会议的主持人应依据会议议程定时召开会议，并主持会议的进行。

主持人应确保会议的秩序井然，掌控会议的时间，保证会议的高效进行。

第十一条
主持人应敬重每位参会人员的发言权，并掌控发言时间，确保每位
参会人员都有机会表达本身的看法。

第十二条
会议过程中，参会人员应谨守会议纪律，遵守会议规定，不得打断
他人发言和进行不相关的讨论。

若有异议，应通过适当的方式提出，
并依照会议纪律进行讨论和决策。

第十三条
会议期间，参会人员应认真记录会议内容和决策结果，确保会议结
果的准确性和完整性。

会议结束后，会议记录应及时整理和归档，以供参会人员和相关部
门参考和查阅。

第十五条
对于会议中提出的紧要建议和决策，相关部门应定时跟踪落实，并
及时向参会人员、领导汇报相关进展。

第四章会议的评估与改进
第十六条
会议组织者和参会人员应定期进行会议效果的评估，并依据评估结果，不绝改进会议的组织和管理工作。

第十七条
评估内容应包含会议的目标是否达成、会议效率和讨论质量等方面，通过参会人员的看法和建议，找到问题，并订立相应的改进措施。

第十八条
会议组织者应定期召开会议总结会，总结前期的会议工作，并依据
总结结果订立下一阶段的会议计划和改进措施。

第十九条
通过不绝的评估和改进，提高会议的效率和质量，使会议成为沟通、协作和决策的有效平台，推动企业的发展和进步。

第五章附则
第二十条
本制度由企业管理负责人负责解释和修改，并通过相关渠道向全体
员工发布和执行。

第二十一条
本制度自发布之日起生效，废止原有的会议组织与协调管理相关制度。