OA概念及其在企业管理中的作用

ＯＡ概念及其在企业管理中的作用
一、什么是ＯＡ
ＯＡ是OFFICE AUTOMATION的缩写，我们一般的叫法是：OA系统，OA办公系统，OA办公自动化，办公自动化，网络办公系统，也可以称之为OA软件或者OA协同网络办公系统，本意为利用技术的手段提高办公的效率，进而实现办公的自动化处理。

ＯＡ从最初的以大规模采用复印机等办公设备为标志的初级阶段，发展到今天的以运用网络和计算机为标志的现阶段，对企业办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用。

在功能方面：广义而言，OA应该是一个企业除了生产控制之外的一切信息处理与管理的集合。

它面向不同层次的使用者，便有不同的功能表现：对于企业高层领导而言，OA是决策支持系统（DSS）。

OA运用科学的数学模型，结合企业内部／外部的信息为条件，为企业领导提供决策参考和依据；对于中层管理者而言：OA是信息管理系统（IMS），OA利用业务各环节提供的基础“数据”，提炼出有用的管理“信息”，把握业务进程，降低经营风险，提高经营效率；对于普通员工而言：OA是事务／业务处理系统。

OA为办公室人员提供良好的办公手段和环境，使之准确、高效，愉快地工作。

二、OA能为您解决什么
OA能够为单位管理人员、工作人员提供良好的办公手段和环境，使之准确、高效、愉快的工作。

帮助实现信息资源的共享；增强员工协同工作的能力；强化领导的监控管理；有效管理起有形（设备等）、无形(业务信息、知识)资产，避免流失；实现公文流转、审核、签批等行政事务的自动处理，促进管理电子化、规范化，完美整合了组织内部的信息流。

具体来说，OA能为您解决：
·节约运营成本
不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去，等候审批、签字、盖章，而是利用快速而廉价的网络传递手段，发挥信息共享功能来协调单位内各部门的工作，减少工作中复杂环节，同时将传统的表格填写过程电子化，大大降低了、打印、传真、复印的费用，帮助用户能够更快地、准确地完成相关工作节约不仅是纸张还有时间。

网络远程办公节约纸张、差旅、会议、通讯等方面的费用。

·增强领导监控能力
强化领导的监控管理，增强管理层对组织的控制力，及时有效监控各部门、各成员的工作进度情况；实时、全面掌控各部门的工作状态，及时发现问题及时解决，从而减少差错、防止低效办公。

·管理公司有形、无形资产，初步实现知识管理
通过OA系统办公平台使办公用品、图书管理、车辆管理等管理组织的有形资产避免流失；员工的工作经验和技术技能，不断积累，将成为组织中强大的共享资源，通过对知识资源的授权利用将加速创新和提高效率，也避免因人员流动导致工作的脱节与贻误，初步实现对组织无形(业务信息、知识)资产的管理，为公司进一步进行知识管理打好良好的基础。

·提高团队工作效率，加强协作精神
协同办公平台的无处不在，工作流、日程、即时沟通等功能，极大的提高组织的协同效率与沟通能力，使组织成为一个快速响应的整体，提高了公司的凝聚力，增强了公司的竞争力。

三、OA对企业管理的作用的集中体现
第一：提升企业办公效率同时，重在执行力的提升
手工的审批在速度和效率上跟不上时代的发展，更重要的是领导者无法有效监控到员工日常的工作。

对流程的审批不知道停滞在那个环节、那个部门、原因在那里。

很多管理制度
的确立，到底员工是否关心，执行没有，执行花费多长时间并没有得到有效反馈，也就没有办法改进和提升，所以造成管理层的政令很难有效执行。

第二：OA的终极目的最终是为企业战略发展和管理服务
OA的整个管理思想是以人为核心，以管理企业运营过程为目的，通过管人来实现整个企业规范运营。

所以它区别于以物料为核心的ERP，以资金为核心的财务，以物流为核心的进销存。

这些业务软件的核心特点都是以结果为导向，精细化管理为主，缺乏对过程的管控。

而OA，更进一步说协同OA，面对的是组织行为，强调的是企业资源的整体运作。

所以OA与这些业务软件是相得益彰的。

那么OA的终极目标是什么呢？最终把OA作为一个不同部门，不同岗位员工日常业务办公的平台，员工每天办公的数据按照权限自动汇总给相关权限的管理层生成统计报表从而给公司的管理提供决策支持。

如果员工办公的数据不能沉淀为管理层需要的报表，我们认为OA以人为核心的软件是无法做到进行有效对管理过程进行控制的。

第三：规范公司的管理，避免人为的因素：
手工审批受人为因素影响较大，所以企业很多的管理制度和法规不能有效执行，中国很多企业初具规模就提出法制。

所以OA系统是法制最好的执行手段。

对于刚刚进行信息化的企业，前期需要一个过渡期进行缓冲，但是最终公司的管理是需要规范的，当然规范需要允许进行适当的调整。

所以企业的流程是需要沉淀以后最终会被固化下来。

所以企业的流程关键是经过梳理、沉淀进行优化最终找到管理的规律。

当然对于不断规范的企业前期OA系统是需要支持一些人为因素，经过不断规范，最终找到适合企业的管理规律。

所以强调OA流程既需要很强的自主判断能力，又要非常灵活以适应企业业务流程和组织架构的变更。

因为企业员工每天的工作都很忙，不能指望通过员工记住很多的管理制度来进行人为判断，比较现实的是员工提交流程，系统自动根据员工填入的内容进行自动判断进行相关领导审批，以此来规范整体的管理过程。

第四：部门与部门，员工与员工之间信息的沟通和共享
在手工时代，部门与部门之间无法进行充分的信息共享与传递，所以导致很多重复性的工作。

同时企业很多事务是需要跨部门运作，员工与员工之间工作的协同迫切需要一个平台来支撑。

而OA是很高的工具，借助这一平台，将跨地区、组织、部门的员工紧密地联系在一起。

第五：知识的沉淀和痕迹的保留
对任何企业来说，都会有员工流失，都会有新的员工进来。

流失的员工对于企业来说，等同于资源的流失，特别是对于关键业务岗位的员工。

企业需要有一个平台来记录员工日常的核心工作和他掌握的公司的核心资源，以方便后续员工快速交接和跟进，避免企业造成损失。

同时对于新员工培养成一个适岗的员工，企业需要花费很大的代价，如果通过OA系统把相同岗位的员工所从事的工作的痕迹和经验共享给新员工，这会大大缩短新员工的培训时间，并节省公司的培训费用。

第六：加强对员工日常行为的考核：
很多企业对员工的考核都停留在印象打分上，这样不利于留住优秀的人才。

通过OA系统，可以把员工日常工作情况所产生的成绩作为考核的部分依据来对员工进行动态的绩效考核。

来充分调动员工积极性，使企业在快速发展中快速积累所需要的人才。

所以OA不单纯一个无纸化的软件，而是一个管理工具，通过它来贯彻企业管理制度的执行，传播企业文化，通过流程的规范、知识的沉淀、员工的配合和协作来促进企业中人与组织的和谐发展。

而OA系统更是基于精确管理思想指导下开发出来的一整套管理方案，与一般的OA系统的简单的功能罗列不同，OA将精确管理理念以严密的逻辑关系展示出来，是真正将管理
思想现实化的结晶,至于精确管理的思想，您可以在下面的附件中有一个完整的认识。